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［摘 要］ 目前对于会计信息化档案管理的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白。本文在探讨我国会计档案信息化管理现状基础上，提出基于管理标准化思想的会计档案管理新思路，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。
［关键词］ 会计档案；信息化；管理；标准化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002
［中图分类号］ F231.4 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02
1 前 言
随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。
通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。
2 研究述评
2.1 文献述评
目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有：
李玲玲（２００３）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。
蒋长明（２００５）结合ＥＲＰ实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。
白玉（２００９）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。
卢朝英（２００９）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。
可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。
2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台
２００５年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。
国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和ＸＭＬ格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。
对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。
3 信息化会计档案管理建议
针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。
3.1 传统档案电子化——标准数据接口
标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容，则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。
标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存，并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素（数据项）进行了规范，可以结合电子商务和ＥＲＰ系统，在经济业务发生时，以网络实时数据采集方式，由各项业务的经办人员操作，根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导，把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据，由会计人员确认后，计算机程序自动进行分类整理和格式转换，存入基于ＸＭＬ的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理，完成原始会计数据的标准化储存工作，用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。
然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出，如辅助核算项档案描述的辅助核算信息，国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实，但是可以看到，在辅助核算里面，仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”，从企业日常经营决策需要来看，这是远远不够的。因此，本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制，增加其自定义功能部分；另一方面，应当强制引入账套管理，用于还原企业原始经营状态。
3.2 强制引入账套管理
在电算化条件下，基于完整性的要求，会计档案除保存各版本的备份原始数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此，保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件，以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据，以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。
正如上文所说，对于辅助核算等重要的会计档案信息，标准数据接口技术几乎对其无能为力，单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原，然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。
我国当前仍处于会计信息系统发展的初期，此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块，账务处理只是对手工处理方式的简单模拟，企业整体的信息化应用程度不高，往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中，直接备份账套是最直接有效的容灾策略，强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。
3.3 提交常用报表的格式——ＸＢＲＬ
ＸＢＲＬ（exｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ，可扩展商业报告语言）是一个开放的、独立的国际标准，它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类，在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息，从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。
目前，我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用ＸＢＲＬ技术，则这些资料只需利用一般的Ｗｅｂ浏览器即可解读，甚至可以直接阅读。而且由于ＸＢＲＬ的文件是以ＡＳＣＩＩ码的方式来保存，简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。ＸＢＲＬ文档所具有的可读性与易维护性，非常适用于必须长期保存的文献资料。此外，若采用标准的标记来描述这些文件内容，则非常适合对网上信息的自动搜寻，提高文件使用效率。通过ＸＢＲＬ技术，财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式，直接在网上进行交换，对各类报表用户，能做到“一次输入，各处通用”，兼容性和扩展性强，解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题，且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确，大大增强了财务信息的流通性。另外，也为报告范围的拓展，促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持，能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。
4 实施中的阻力和问题
笔者认为，对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期， 在上述建议实施过程中，可能遇到以下几方面的阻力，应当引起注意：
政府方面，没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性，缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度，使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。
企业方面，迫于管理成本压力，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。
财务人员方面，对信息化会计档案的重要性认识不到位，对信息化会计档案的组成内容不甚清楚，或者畏惧工作量的增加，往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。
5 结 论
我国的会计电算化经过３０多年的发展，逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是，当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后，已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式——ＸＢＲＬ三方面的建议，以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。
同时，本文认为，对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存，这样有利于增强企业财务系统的容灾能力，保证财务安全。
主要参考文献
［１］李玲玲．电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［Ｊ］．企业经济，２００３（１２）：２０９－２１０.
［２］蒋长明．ＥＲＰ系统环境下会计档案的保管方式［Ｊ］．财会通讯：综合版，２００５（２）：６７.
［３］白玉．电算化会计档案管理中存在的问题及相关对策［Ｊ］．档案，２００９（５）：５８－５９.
［４］卢朝英．改进会计电算化档案管理的建议［Ｊ］．陕西档案，２００９（５）：２２.
［关键词］ 会计档案；信息化；管理；标准化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002
［中图分类号］ F231.4 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02
1 前 言
随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。
通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。
2 研究述评
2.1 文献述评
目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有：
李玲玲（２００３）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。
蒋长明（２００５）结合ＥＲＰ实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。
白玉（２００９）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。
卢朝英（２００９）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。
可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。
2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台
２００５年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。
国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和ＸＭＬ格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。
对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。
3 信息化会计档案管理建议
针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。
3.1 传统档案电子化——标准数据接口
标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容，则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。
标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存，并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素（数据项）进行了规范，可以结合电子商务和ＥＲＰ系统，在经济业务发生时，以网络实时数据采集方式，由各项业务的经办人员操作，根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导，把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据，由会计人员确认后，计算机程序自动进行分类整理和格式转换，存入基于ＸＭＬ的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理，完成原始会计数据的标准化储存工作，用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。
然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出，如辅助核算项档案描述的辅助核算信息，国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实，但是可以看到，在辅助核算里面，仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”，从企业日常经营决策需要来看，这是远远不够的。因此，本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制，增加其自定义功能部分；另一方面，应当强制引入账套管理，用于还原企业原始经营状态。
3.2 强制引入账套管理
在电算化条件下，基于完整性的要求，会计档案除保存各版本的备份原始数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此，保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件，以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据，以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。
正如上文所说，对于辅助核算等重要的会计档案信息，标准数据接口技术几乎对其无能为力，单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原，然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。
我国当前仍处于会计信息系统发展的初期，此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块，账务处理只是对手工处理方式的简单模拟，企业整体的信息化应用程度不高，往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中，直接备份账套是最直接有效的容灾策略，强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。
3.3 提交常用报表的格式——ＸＢＲＬ
ＸＢＲＬ（exｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ，可扩展商业报告语言）是一个开放的、独立的国际标准，它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类，在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息，从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。
目前，我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用ＸＢＲＬ技术，则这些资料只需利用一般的Ｗｅｂ浏览器即可解读，甚至可以直接阅读。而且由于ＸＢＲＬ的文件是以ＡＳＣＩＩ码的方式来保存，简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。ＸＢＲＬ文档所具有的可读性与易维护性，非常适用于必须长期保存的文献资料。此外，若采用标准的标记来描述这些文件内容，则非常适合对网上信息的自动搜寻，提高文件使用效率。通过ＸＢＲＬ技术，财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式，直接在网上进行交换，对各类报表用户，能做到“一次输入，各处通用”，兼容性和扩展性强，解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题，且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确，大大增强了财务信息的流通性。另外，也为报告范围的拓展，促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持，能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。
4 实施中的阻力和问题
笔者认为，对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期， 在上述建议实施过程中，可能遇到以下几方面的阻力，应当引起注意：
政府方面，没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性，缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度，使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。
企业方面，迫于管理成本压力，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。
财务人员方面，对信息化会计档案的重要性认识不到位，对信息化会计档案的组成内容不甚清楚，或者畏惧工作量的增加，往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。
5 结 论
我国的会计电算化经过３０多年的发展，逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是，当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后，已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式——ＸＢＲＬ三方面的建议，以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。
同时，本文认为，对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存，这样有利于增强企业财务系统的容灾能力，保证财务安全。
主要参考文献
［１］李玲玲．电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［Ｊ］．企业经济，２００３（１２）：２０９－２１０.
［２］蒋长明．ＥＲＰ系统环境下会计档案的保管方式［Ｊ］．财会通讯：综合版，２００５（２）：６７.
［３］白玉．电算化会计档案管理中存在的问题及相关对策［Ｊ］．档案，２００９（５）：５８－５９.
［４］卢朝英．改进会计电算化档案管理的建议［Ｊ］．陕西档案，２００９（５）：２２.