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展会筹备的过程中，不少展会主办方或者参展商会忽略展会目标受众中有影响力的部分：媒体记者。尽管潜在客户以及客户应该引起展会组织者的最大关注，并且是参展商参加贸易展览会的主要原因，但订单的签订需要一个销售周期。与媒体记者建立关系可以促成展会前后曝光率的增加，从在社交媒体帖子中传播有关展览的信息，到发布特色新产品的宣传文章，以及包括对某一公司CEO的采访。掐指一算，这种关注所需要的货币投资是最少的，性价比最高。如果展商和主办方具有媒体公关方面的远见卓识，在展览计划中加入针对如何应对媒体的策略和活动。以下总结出来八条建议用来处理展会组织者与媒体的关系。
对接媒体
在即将到来的贸易展览会上，通知新闻媒体前来参展是展开活动的第一步，通知并不像编写通用的“来访我们的555号展位”电子邮件并点击“发送”那样简单。首先，需要建立一个记者和编辑的联系人列表，这些列表代表您的目标媒体，这些媒体可能会对展会感兴趣，并且有可能参加本次贸易展览会。
一些展览管理团队会应要求与参展商共享预先登记的媒体联系人名单，这为展会组织者寻找媒体提供了一个重要的线索。但是，如果展览管理团队不提供相关的帮助，那么主办方或参展商就必须进行一些研究，来找出会来参加展览会的媒体。根据位于科罗拉多州博尔德市的营销传播公司（Kroner Communications，a marketing-communicationsfirm）的负责人玛丽莲·克朗（Marilyn Kroner）的说法，在展会活动开始前几个星期就应该开始这一工作。这份工作其实可以借助搜索引擎，搜索上一年度都邀请了哪些媒体嘉宾参与，然后根据上一年度的展会媒体，确定本年度即将受邀的媒体名单。
如果已经熟悉为行业服务的贸易出版物，请访问其网站并联系其记者和编辑，以查看是否有来自这些媒体的任何人在展会现场。假设有人参加，请找出注册代表的姓名和联系人信息，以便可以在展会前、展会中和展会后直接与他或她联系。但是，如果不知道要定位哪些媒体，请查询销售代表（甚至是几个VIP客户），以确定他们经常阅读和信任的行业杂志或网站。然后将这些出版物添加到目标新闻媒体列表中。
审查联系人名单
根据客户产品的特殊性以及客户的市场定位程度，可能不希望在初始联系人列表中涵盖所有参加展会的记者。当然，可以广泛撒网，向新闻媒体广泛发送新闻稿，或对记者进行一番电子邮件轰炸，并希望取得最好的效果。但是，根据明尼阿波利斯的咨询服务公司（Brauer Consulting Group LLC）所有者苏珊.布劳尔（Susan Brauer）所说，仅仅因为新闻记者正在参加展会的活动，并不一定意味着这家媒体应该引起极大关注。
如果调查了销售代表或现有客户会对哪些媒体感兴趣，开始反复核查，审查过去的出版物列表是否显示去年媒体预先登记目录管理。如果目标媒体的作者或编辑，他们的宣传是客户想要看到的，那么就需要花时间去邀约这些媒体记者。
包装展会宣传资料
有了精简的新闻媒体清单在手，下一步就是弄清楚想对媒体说些什么，因为发给新闻媒体的信息和给客户和潜在客，户的信息有所不同。克罗纳（Kroner）说：“展会必须吸引记者，而且必须简明扼要，因为记者可能没有时间挖掘大量信息来了解要宣传的公司及其产品，他们关注的是如何迎合自己的读者群。正确的信息对于在展览前、展览中和展览后的成功采访至关重要。因此，首封电子邮件应包括明确自身的定位，产品的差异性以及该出版物读者的兴趣。”换句话说，尽管有传统新闻媒体都要发布的时间和地点，但是不能向列表中的每个媒体发送完全相同的消息。而应该有针对性地制定新闻策略，这需要更加个性化和细微差异化地分别对待。
在和媒体记者接触之前，请熟悉每个出版物，知道目标定位栏目的记者。如果希望在杂志的每周新产品摘要中获得人围评分，则可以按名称引用该列。这也有助于提及媒体过去发布的内容。例如，可以这样和媒体記者沟通，“我非常喜欢您本期杂志上所做的报道，我的公司在展会这方面有些创新，所以我很想在展会上与您见面，希望您对我们展会的创新之处进行报道。”如果很明显知道该出版物并且至少对其内容很熟悉，那么作者或编辑者将更容易接受商家给予的信息。而且据有经验的公关人员说，如果对接媒体的工作没有做好，那么对于经验丰富的记者和编辑来说，这是显而易见的，参展商和主办方是非常失礼的。
贸易展览策略专家兼“当我需要帮助”（WINH）的所有者罗宾·戴维斯（Robyn Davis）表示：“这不只是拥有媒体渠道清单就万事大吉，还在于参展商如何处理这些信息。以及与新闻媒体之间的沟通投入了多大的思想和创造力，这决定了是否可以从每天给予的机会中榨取每.一滴潜在价值。这种宣传需要在前期进行一些工作，通过花时间来了解更多有关记者派往特定节目的媒体渠道，最终可以洞悉他们的读者感兴趣的内容，从而引导这些读者成为你的潜在客户。
如何发放宣传资料
如果展会组织者决定，除目标清单上的记者和编辑之外还需要与大众接触，最好的方法是通过电子广播或新闻稿。理想情况下，新闻报道将重点关注相关公司即将在展会上展出的新产品或创新产品以及它们与行业相关的新闻事件。如有疑问，请遵循五个“W”原则：谁（who），什么（what），什么地方（where），什么时候（when）以及为什么（why）。如果公司没有重要的公告（例如新产品发布），请专注于公司相关领导讲话的任何会议，促销赠品或主持的图纸等。在显示信息之前，撰写一份媒体咨询，并将其分发给列表中的每个记者。
设置日程
发布新闻稿，与目标记者保持电子邮件联系，并在社交媒体上露面，这些都是让媒体成员参加并报道展会的策略的一部分。媒体不太可能突然要求对展位进行采访或私人参观一除非你的产品或公司已经引起了很大的轰动。所以要积极主动，在展览前几周就开始预约媒体。根据计划邀请的联系媒体的数量，你可以打电话或发电子邮件，但无论选择何种沟通方式，都要提供一个令人信服的理由，让媒体记者去采访你的展位，并且宣传相关的产品。 但是，在召开这些最重要的新闻发布会之前，请考虑要在何处举行。如果展览中没有安静、半私密的区域，则另一种选择是在展览的新闻发布室安排会议区域，这是大多数展览所允许的。在餐厅享用早餐或午餐进行场外会议通常是受欢迎的选择，因为它们可以在展厅时间安排，这样可以减少发生时间冲突和错过采访的风险。戴维斯（Davis）建议通过喝咖啡或进餐来建立联系，因为这样可以进行更多的一对一时间，而不会分散展示展览会的注意力。再加上吃点东西或喝一杯拿铁咖啡可以使记者们能更轻松愉悦地工作。
在付账的时候，主动请记者吃顿饭或吃点点心总是好的。然而，一些媒体对于记者接受任何礼物都有严格的规定，所以你的慷慨可能会被拒绝。
按时赴约
无论是安排展位会议还是计划通过咖啡或午餐进行交流，都要简洁地传达公司想要宣传的内容，使其适用于该出版物的读者，并且不要让媒体等待。话虽如此，请做好记者没出现和重新安排时间的准备。如果媒体代表的进度落后于计划，请尽最大努力容纳他们。为了避免采访之间的冲突，克罗纳（Kroner）建议在展会的日程安排中增加“弹性时间”，例如在两次会面之间有20分钟的时间间隔，以允许迟到和临时会议。
还应熟悉公司高层领导参加活动的时间表。克罗纳说：“确定您的哪位高管可以在展会期间举行新闻发布会，了解他们的日程安排，并确保他们承诺在一定的时间可以进行采访。”她还告诫参展商，以确保他们有合适的主管与会见的记者和编辑接触。例如，如果您从事的是技术行业，并且出版物的技术含量很高，则可能需要包括工程副总裁。如果是商业出版物，请考虑邀请公司的CEO或CFO参加采访。
对于有针对性的媒体，请提前联系以确定记者和编辑的特定需求，采访请求和故事角度。这样做可以确保随时准备好任何要求的材料以及适当的个人来回答问题。
跟进客户的情况
采访结束并不意味着应该停止媒体公关工作。展会组织者可以跟踪每一个在展会，上经过摊位的记者，即使他或她没有坐下来进行采访。感谢记者和编辑的宝贵时间，提供会议期间要求的任何图像或信息，并在必要时安排节目后的谈话。“你要先发制人，让谈话继续下去，并证明你是可以接近的，愿意帮助他们撰写任何想要发表的文章。
话虽如此，克罗纳建议不要成为吱吱作响的轮子。她警告说：“乐于助人和讨厌的人之间肯定有一条很好的界限。将贵公司的产品专家、研究人员或执行人员定位为特定领域的专家，并把他或她作为采访对象。这通常为更多特定于产品或公司的产品打开了大门。关键不是要吸引媒体代表，而是要打开沟通渠道，并让您的公司牢牢占据主导地位，直到下一个大型行业盛会的来临。”
如果你的努力没有在展会结束后得到任何报道，不要绝望。事实上，你安排的与媒体成员的任何场内或场外的会议本身就是一个壮举。在你的后期报告中向高层管理人员提及这些互动，并知道你已经为以后的新闻报道和媒体关注打下了基础。
会场外的选择
贸易展览会，上的新闻关系不仅仅涉及展厅中发生的事情，公司还可以通过以下几种方式与展会现场的记者建立联系。
会议环节：如果您所在公司正在举办一个学习环节，邀请媒体可以为你所在的公司提供更多的曝光机会，并展示媒体在行业教育中的参与。你也可以發布一份新闻稿宣布会议的召开，或者通过社交媒体渠道传播消息，提醒与会者，并将你所在的公司定位为值得引起行业代表注意的思想领袖。
新闻发布室：尽管许多展览都取消了精心制作的新闻发布室，但大多数新闻发布区至少提供了一个记者和编辑可以工作的区域。而且，展览组织者经常会允许参展公司免费为展览室存放新闻资料袋。拥有几本公司手册，最新的新闻稿副本，展会上展示的任何新产品的产品数据表，或印有公司发言人联系方式的名片，这些都是吸引媒体代表关注的好方法。此外，有些活动使参展商可以在新闻发布室赞助早餐，午餐和咖啡站，这将使部分公司获得更多的曝光机会。
奖励计划：大多数展会都会组织奖励计划，以表彰那些向业界展示最佳新产品的公司。如果某家参展商赢了，这家公司可能会在比赛期间和比赛之后得到更多的曝光机会。所以，请参展商登录相关展会网站，查看有关展会公司可以参加的任何颁奖项目的信息。如果没有任何提议，告诉展会管理部门为其参展商增加一个展会上的竞争。克罗纳表示：“一款获奖产品在使用寿命结束前可能会有多次获奖机会，因此，获奖的优势可以持续数年。”
对接媒体
在即将到来的贸易展览会上，通知新闻媒体前来参展是展开活动的第一步，通知并不像编写通用的“来访我们的555号展位”电子邮件并点击“发送”那样简单。首先，需要建立一个记者和编辑的联系人列表，这些列表代表您的目标媒体，这些媒体可能会对展会感兴趣，并且有可能参加本次贸易展览会。
一些展览管理团队会应要求与参展商共享预先登记的媒体联系人名单，这为展会组织者寻找媒体提供了一个重要的线索。但是，如果展览管理团队不提供相关的帮助，那么主办方或参展商就必须进行一些研究，来找出会来参加展览会的媒体。根据位于科罗拉多州博尔德市的营销传播公司（Kroner Communications，a marketing-communicationsfirm）的负责人玛丽莲·克朗（Marilyn Kroner）的说法，在展会活动开始前几个星期就应该开始这一工作。这份工作其实可以借助搜索引擎，搜索上一年度都邀请了哪些媒体嘉宾参与，然后根据上一年度的展会媒体，确定本年度即将受邀的媒体名单。
如果已经熟悉为行业服务的贸易出版物，请访问其网站并联系其记者和编辑，以查看是否有来自这些媒体的任何人在展会现场。假设有人参加，请找出注册代表的姓名和联系人信息，以便可以在展会前、展会中和展会后直接与他或她联系。但是，如果不知道要定位哪些媒体，请查询销售代表（甚至是几个VIP客户），以确定他们经常阅读和信任的行业杂志或网站。然后将这些出版物添加到目标新闻媒体列表中。
审查联系人名单
根据客户产品的特殊性以及客户的市场定位程度，可能不希望在初始联系人列表中涵盖所有参加展会的记者。当然，可以广泛撒网，向新闻媒体广泛发送新闻稿，或对记者进行一番电子邮件轰炸，并希望取得最好的效果。但是，根据明尼阿波利斯的咨询服务公司（Brauer Consulting Group LLC）所有者苏珊.布劳尔（Susan Brauer）所说，仅仅因为新闻记者正在参加展会的活动，并不一定意味着这家媒体应该引起极大关注。
如果调查了销售代表或现有客户会对哪些媒体感兴趣，开始反复核查，审查过去的出版物列表是否显示去年媒体预先登记目录管理。如果目标媒体的作者或编辑，他们的宣传是客户想要看到的，那么就需要花时间去邀约这些媒体记者。
包装展会宣传资料
有了精简的新闻媒体清单在手，下一步就是弄清楚想对媒体说些什么，因为发给新闻媒体的信息和给客户和潜在客，户的信息有所不同。克罗纳（Kroner）说：“展会必须吸引记者，而且必须简明扼要，因为记者可能没有时间挖掘大量信息来了解要宣传的公司及其产品，他们关注的是如何迎合自己的读者群。正确的信息对于在展览前、展览中和展览后的成功采访至关重要。因此，首封电子邮件应包括明确自身的定位，产品的差异性以及该出版物读者的兴趣。”换句话说，尽管有传统新闻媒体都要发布的时间和地点，但是不能向列表中的每个媒体发送完全相同的消息。而应该有针对性地制定新闻策略，这需要更加个性化和细微差异化地分别对待。
在和媒体记者接触之前，请熟悉每个出版物，知道目标定位栏目的记者。如果希望在杂志的每周新产品摘要中获得人围评分，则可以按名称引用该列。这也有助于提及媒体过去发布的内容。例如，可以这样和媒体記者沟通，“我非常喜欢您本期杂志上所做的报道，我的公司在展会这方面有些创新，所以我很想在展会上与您见面，希望您对我们展会的创新之处进行报道。”如果很明显知道该出版物并且至少对其内容很熟悉，那么作者或编辑者将更容易接受商家给予的信息。而且据有经验的公关人员说，如果对接媒体的工作没有做好，那么对于经验丰富的记者和编辑来说，这是显而易见的，参展商和主办方是非常失礼的。
贸易展览策略专家兼“当我需要帮助”（WINH）的所有者罗宾·戴维斯（Robyn Davis）表示：“这不只是拥有媒体渠道清单就万事大吉，还在于参展商如何处理这些信息。以及与新闻媒体之间的沟通投入了多大的思想和创造力，这决定了是否可以从每天给予的机会中榨取每.一滴潜在价值。这种宣传需要在前期进行一些工作，通过花时间来了解更多有关记者派往特定节目的媒体渠道，最终可以洞悉他们的读者感兴趣的内容，从而引导这些读者成为你的潜在客户。
如何发放宣传资料
如果展会组织者决定，除目标清单上的记者和编辑之外还需要与大众接触，最好的方法是通过电子广播或新闻稿。理想情况下，新闻报道将重点关注相关公司即将在展会上展出的新产品或创新产品以及它们与行业相关的新闻事件。如有疑问，请遵循五个“W”原则：谁（who），什么（what），什么地方（where），什么时候（when）以及为什么（why）。如果公司没有重要的公告（例如新产品发布），请专注于公司相关领导讲话的任何会议，促销赠品或主持的图纸等。在显示信息之前，撰写一份媒体咨询，并将其分发给列表中的每个记者。
设置日程
发布新闻稿，与目标记者保持电子邮件联系，并在社交媒体上露面，这些都是让媒体成员参加并报道展会的策略的一部分。媒体不太可能突然要求对展位进行采访或私人参观一除非你的产品或公司已经引起了很大的轰动。所以要积极主动，在展览前几周就开始预约媒体。根据计划邀请的联系媒体的数量，你可以打电话或发电子邮件，但无论选择何种沟通方式，都要提供一个令人信服的理由，让媒体记者去采访你的展位，并且宣传相关的产品。 但是，在召开这些最重要的新闻发布会之前，请考虑要在何处举行。如果展览中没有安静、半私密的区域，则另一种选择是在展览的新闻发布室安排会议区域，这是大多数展览所允许的。在餐厅享用早餐或午餐进行场外会议通常是受欢迎的选择，因为它们可以在展厅时间安排，这样可以减少发生时间冲突和错过采访的风险。戴维斯（Davis）建议通过喝咖啡或进餐来建立联系，因为这样可以进行更多的一对一时间，而不会分散展示展览会的注意力。再加上吃点东西或喝一杯拿铁咖啡可以使记者们能更轻松愉悦地工作。
在付账的时候，主动请记者吃顿饭或吃点点心总是好的。然而，一些媒体对于记者接受任何礼物都有严格的规定，所以你的慷慨可能会被拒绝。
按时赴约
无论是安排展位会议还是计划通过咖啡或午餐进行交流，都要简洁地传达公司想要宣传的内容，使其适用于该出版物的读者，并且不要让媒体等待。话虽如此，请做好记者没出现和重新安排时间的准备。如果媒体代表的进度落后于计划，请尽最大努力容纳他们。为了避免采访之间的冲突，克罗纳（Kroner）建议在展会的日程安排中增加“弹性时间”，例如在两次会面之间有20分钟的时间间隔，以允许迟到和临时会议。
还应熟悉公司高层领导参加活动的时间表。克罗纳说：“确定您的哪位高管可以在展会期间举行新闻发布会，了解他们的日程安排，并确保他们承诺在一定的时间可以进行采访。”她还告诫参展商，以确保他们有合适的主管与会见的记者和编辑接触。例如，如果您从事的是技术行业，并且出版物的技术含量很高，则可能需要包括工程副总裁。如果是商业出版物，请考虑邀请公司的CEO或CFO参加采访。
对于有针对性的媒体，请提前联系以确定记者和编辑的特定需求，采访请求和故事角度。这样做可以确保随时准备好任何要求的材料以及适当的个人来回答问题。
跟进客户的情况
采访结束并不意味着应该停止媒体公关工作。展会组织者可以跟踪每一个在展会，上经过摊位的记者，即使他或她没有坐下来进行采访。感谢记者和编辑的宝贵时间，提供会议期间要求的任何图像或信息，并在必要时安排节目后的谈话。“你要先发制人，让谈话继续下去，并证明你是可以接近的，愿意帮助他们撰写任何想要发表的文章。
话虽如此，克罗纳建议不要成为吱吱作响的轮子。她警告说：“乐于助人和讨厌的人之间肯定有一条很好的界限。将贵公司的产品专家、研究人员或执行人员定位为特定领域的专家，并把他或她作为采访对象。这通常为更多特定于产品或公司的产品打开了大门。关键不是要吸引媒体代表，而是要打开沟通渠道，并让您的公司牢牢占据主导地位，直到下一个大型行业盛会的来临。”
如果你的努力没有在展会结束后得到任何报道，不要绝望。事实上，你安排的与媒体成员的任何场内或场外的会议本身就是一个壮举。在你的后期报告中向高层管理人员提及这些互动，并知道你已经为以后的新闻报道和媒体关注打下了基础。
会场外的选择
贸易展览会，上的新闻关系不仅仅涉及展厅中发生的事情，公司还可以通过以下几种方式与展会现场的记者建立联系。
会议环节：如果您所在公司正在举办一个学习环节，邀请媒体可以为你所在的公司提供更多的曝光机会，并展示媒体在行业教育中的参与。你也可以發布一份新闻稿宣布会议的召开，或者通过社交媒体渠道传播消息，提醒与会者，并将你所在的公司定位为值得引起行业代表注意的思想领袖。
新闻发布室：尽管许多展览都取消了精心制作的新闻发布室，但大多数新闻发布区至少提供了一个记者和编辑可以工作的区域。而且，展览组织者经常会允许参展公司免费为展览室存放新闻资料袋。拥有几本公司手册，最新的新闻稿副本，展会上展示的任何新产品的产品数据表，或印有公司发言人联系方式的名片，这些都是吸引媒体代表关注的好方法。此外，有些活动使参展商可以在新闻发布室赞助早餐，午餐和咖啡站，这将使部分公司获得更多的曝光机会。
奖励计划：大多数展会都会组织奖励计划，以表彰那些向业界展示最佳新产品的公司。如果某家参展商赢了，这家公司可能会在比赛期间和比赛之后得到更多的曝光机会。所以，请参展商登录相关展会网站，查看有关展会公司可以参加的任何颁奖项目的信息。如果没有任何提议，告诉展会管理部门为其参展商增加一个展会上的竞争。克罗纳表示：“一款获奖产品在使用寿命结束前可能会有多次获奖机会，因此，获奖的优势可以持续数年。”