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信息技术的飞速发展已成为加速经济发展和社会变革的强大推动力,建立会计信息化制度,使得整个社会的生产方式、生活方式和思维方式都发生了深刻的变化。
一、制定会计信息化建设的发展规划
会计信息系统建设的发展规划,是对近几年企业会计信息系统建设工作所要达到的目标,以及如何有效地、分步骤实现这个目标而作的规划。会计信息系统作为企业管理信息化的关键部门,它的建立对企业管理信息化具有举足轻重的作用。会计信息系统建设发展规划应以本部门、本系统的发展战略目标为依据,结合本单位的实际情况来制定。发展规划应包含以下内容:
1.会计信息系统建设工作目标。企业会计信息系统建设工作的目标,是指几年内准备建立一个怎样的会计信息系统。管理信息化发展的总目标制约着工作目标的制定。通过核算手段和财务管理手段的现代化,提高会计信息处理的准确性和时效性以及会计的辅助决策能力,为提高管理水平和经济效益服务。
2.会计信息系统的总体结构。总体结构指的是系统的规模、业务处理范围,以及由哪些子系统构成,这些子系统间的联系和系统间界面的划分。确定系统的总体结构应在单位条件允许的情况下具有一定的高起点和超前性。
3.会计信息系统建立的途径。建立计算机会计信息系统有多种途径,最基本的两种是定点开发和购买商品化软件。采用何种途径主要是依据管理的需求和单位经济、技术及组织上的可行性。
4.系统的硬、软件配置。在发展规划中应根据单位发展目标的要求和单位的经济力量,对系统的硬、软件配置提出原则性要求和指导性意见。从计划阶段就对硬、软件系统提出规定和原则性要求,有助于从计算机会计工作的整体需要出发,作出合理的长远安排,克服从眼前、从局部需要出发的局限性,避免系统资源的浪费。
5.确定工作步骤。确定工作步骤主要是确定系统实施的步骤和每一步骤的发展目标和任务以及各实施阶段资源的分配情况,以便组织实施工作。
6.确定会计信息系统建设工作的管理体制和组织机构。规划中应明确规定建设过程中的管理体制和组织机制,以利于统一领导、专人负责、高效率地完成系统的建设工作。另外,会计信息系统的建立不仅改变了会计工作的操作方式,而且会引起会计业务处理流程、人员的组织方式,甚至是单位整个管理模式的一系列重大变革。
7.制订专业人员的培训与配备计划。会计信息系统的运行和管理需要不同专业、不同层次的专业人员。为了满足系统的这种需要,应根据系统目标与本单位现有人员情况制订专业人员的培训与配备计划,以便合理调配工作人员,使人员培训与系统建设同步进行。
8.资金的来源与预算。建设会计信息系统需要较多的资金投入,因此,要对资金的使用作出预算并安排资金来源,制定预算时不应只重视硬件费用,而忽视软件及其他辅助和扩展费用。
二、发展会计信息化的对策
21世纪是知识经济时代,计算机技术以前所未有的速度在全世界普及,会计电算化也在迅猛地向前发展着,人们也更加清楚地认识到会计信息化的普及与发展是社会与时代的共同要求。
1.加强会计信息化理论的研究。会计信息化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展,电算化会计理论研究的滞后制约了会计电算化软件的成熟与发展。要加强电算化会计理论的研究,建立较完备的电算化会计理论体系,对会计软件的设计提出更完善的系统要求,使得会计软件更实用、更成熟,并完全符合会计审计工作的要求。电算化会计产生和发展的过程,也是对突破传统会计观念,对现行的会计理论和方法提出新问题、新课题,以及研究和确立新的理论和方法的过程。随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用,新的问题和新的课题将不断出现,对新课题进行深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步的完善和发展。同时,只有信息化会计理论丰富了,才能为制定促进会计信息化发展的政策、法规提供强有力的依据。
2.从宣传及法制上提高会计信息化,保护信息所有者、使用者的权益。为了对付日益猖獗的计算机犯罪,保护信息所有者、使用者的权益,国家应制定并实施计算机安全及数据保护法律,从宏观上加强对信息犯罪的控制。应该重视网络会计实践选择会计程序和方法的过程,过早地制定不完善的政策、法规,很可能会抑制网络会计实践的创造性,这反而不利于网络会计的发展。应努力为信息领域提供一个良好的社会环境,还应加强这方面的道德教育。
3.会计信息应向网络化、管理化的方向发展。网络技术是当今世界发展最快的计算机技术,要清晰地认识到计算机网络建设是会计电算化发展形势的需要,也是实行会计电算化的重要手段。财务信息的处理与输出实现网络化,是提供高质量的财务信息的有力手段。网络化将是未来企业会计输入、加工以及输出其财务信息的主要作业形式,企业内部的业务都采用网络处理,对外都是网络输出,这种网上处理、传输信息的方式以及上网使用的方式是知识经济下最为普通的财务信息的生产与消费方式。绝大多数不上网的公司对外提供财务信息时会处于劣势,将缺乏竞争力。互联网的发展将改变传统的事后静态核算为高度实时化的动态核算,动态财务报告将完全突破传统会计的制约,使会计信息更具有决策意义。
在知识经济时代,信息成为企业发展的战略资源,而财务信息是企业最重要的战略信息资源之一,它涉及几乎整个企业的经营。全球化的竞争压力,迫使各个企业必须及时、全面、准确地掌握信息。企业真正需要的是计算机管理,而不是计算机处理,需要的是一套高度系统集成的以计算机为工具的管理思想,而不仅仅是将实际工作中的算盘和计算器改变为计算机。软件开发由核算型软件向管理型软件转化将成为必然的趋势。
电算化会计信息处理的代码化、数据共享和自动化,为现行会计体系中的财务和管理两个子系统的结合提供了条件和可能。如果电算化一直停留在财务会计子系统,而不涉及管理会计子系统的预测、决策、规划和分析,以及企业经济活动与效益的评估、内部责任会计与业绩的评价等,那么也就失去了发展电算化的意义。因此,从发展的角度看,企业应同时建立两个子系统并予以有机地结合,以便运用财务会计资料,建立适应管理需要的会计模型,使电算化会计从核算型向管理型发展,从而推动整个企业管理信息系统的开发、建立和完善。
4.在建立网络会计信息系统时,应该从技术上和管理上考虑会计信息系统的安全措施。鉴于计算机系统的脆弱性,在建立网络会计信息系统时,应该从技术上和管理上考虑安全措施。一方面,健全内部控制,在操作系统中建立数据保护机构,调用计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果,修改文件和数据必须登录备查。同时系统可自动识别有效的终端入门,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统会锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况并立即报警。另一方面,提高网络系统的安全防范能力。对病毒的预防可采取防火墙技术,以及将病毒及非法访问者挡在内部网之外,从而起到对内部信息的保护作用。对于信息系统则普遍采用数据加密技术,以防止信息在传输过程中被泄密。此外还有口令控制、访问用户的身份认证等。另外,要制定计算机机房管理规定,采用安全保护措施并加强磁介质档案的保存管理,防止信息丢失或泄露。
5.要适应网络会计发展的需要,必须大力加强会计信息化人才培训。在信息技术环境下,企业会计人员的素质、所扮演的角色、工作重点和工作价值将发生巨大的变革。首先,信息技术的应用彻底改变了会计工作的处理工具和手段。由于大量的会计核算工作实现自动化,会计人员的工作重点将从事中记账算账、事后报账转向事先预测、规划,事中控制、监督,事后分析、决策的一种全新的管理模式。其次,在信息技术环境下,会计人员不仅要承担企业内部管理员的职责,而且随着外部客户对会计信息需求的增长,会计人员还应及时向外传递会计信息,为供应商、债权人、投资者、政府管理部门等提供职业化的咨询服务。此外,在信息技术环境下,会计人员不再仅仅是客观地制造和反映会计信息,而且应使会计信息增值并创造更高的效能。会计人员的作用更多地体现在通过财务控制分析参与企业综合管理和提供专业决策。最后,目前会计人员所从事的会计核算和财务分析等常规的、结构化较强的工作,将由基于信息技术的信息系统完成,而会计人员将更多地从事那些非结构化的、非常规的会计业务以及完成对信息系统及其资源的评价工作。因此,未来的会计人员不仅要具有管理和决策方面的知识,还应具有利用信息技术完成对信息系统及其资源的分析和评价的能力。
目前在我国,既懂得网络信息技术,又具备商务经营管理知识,而且精通会计知识的复合型人才还非常缺乏。要适应网络会计发展的需要,必须经过一定的在职培训学习、特别是对那些正在主持和将要主持网络财务系统的财务人员,要进行网络财务的高级技能和知识培训,除了要求取得一定等级计算机应用证书之外,还应当认真学习使用财务软件开发技术,深入学习信息技术与财务、经营管理技术有机地融合于一体的相关课程。
除了要具备信息技术的基本知识,财务人员还应该培养一种重要的能力,即创造性地使用信息技术的能力。财务人员必须对新网络信息技术的出现有敏锐的洞察力,并且能够先于竞争对手制定出采用新技术实现财务战略和目标的解决方案。信息时代,具有创新能力的复合型人才是保证企业乃至国家在激烈的市场竞争中制胜的关键。
总之,会计信息化既是对传统会计的继承,又是对传统会计的发展。它的出现是会计技术手段上的一项“革命”,必将成为当代会计学中最有潜力的新领域。
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