试论事业单位档案管理工作中知识管理与实践

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  摘要:档案管理是事业单位的重要组成部分之一,面对当今数据时代,档案管理要不断创新才能适应新时代的发展。知识管理作为知识经济时代的翘楚,其与档案管理的结合,有效促进了档案管理事业的发展。本文探讨档案管理中知识管理存在问题,并提出相应对策。
  关键词:事业单位;档案管理;知识管理与实践
  信息化时代背景下,知识管理作为一种新型档案管理理念,为档案管理提供新思路与新技术,在档案管理中有着不可或缺的作用。因此,事业单位档案管理工作人员必须深入学习知识管理相关理念,在日常工作中准确实践知识管理。
  一、知识管理与档案管理
  知识管理是一种把以人为本作为管理思想,重点对非公开知识遵循积累、创新、共享、再积累的循环规律的新型管理理念和方法。知识管理是对公开知识和非公开知识的管理,但以对非公开知识管理为主,提倡二者之间相互转化共享。知识管理理念具有智力性、创新性和学习性的特点,是知识经济时代一个重要的组成部分。
  档案管理是事业单位工作内容的中心环节,做好各种档案的收集、整理、归档等是事业单位正常运作的保障。随着经济的发展,时代的进步,传统档案管理理念已经无法跟上事业单位发展的步伐,传统档案管理也要与时俱进。
  知识管理与档案管理有相同的管理目标和对象,管理流程也是相似的,因此将知识管理与档案管理的结合,可以使事业单位档案管理实现信息化的同时,深入拓展和运用档案相关知识,让档案的价值得以最大化体现。
  二、事业单位档案管理工作中知识管理存在的问题
  (一)对知识管理认识不深刻
  知识管理是知识经济时代的新兴产物,虽然近几年事业单位相继开展许多关于知识管理的培训,但是档案管理人员对知识管理的研究还是不够透彻,在日常工作中更愿意使用原来已经熟练的方法。由于对知识管理认识不深刻,导致没能够很好的发挥出知识管理的优势。
  (二)档案管理体制不够完善
  档案管理是一项较为繁琐的工作,它需要档案管理人员极具耐心与细心,对档案资料进行收集、整理、分类和归档,而这些看似普通的工作背后需要一套完善健全的制度来制约,才能使档案管理工作井然有序。有些事业单位虽然制定了体制,但并没有严格按照制度去管理和执行,致使工作出现误差,知识管理的应用受到了阻碍,影响工作进度[1]。
  (三)档案管理人员职业素养不高
  由于部分事业单位的档案管理人员对知识管理这个新理念认识不足,没有意识到档案管理工作中知识管理应用的重要性,所以工作态度不够认真,没有很好的应用知识管理。
  三、事业单位档案管理工作中知识管理与实践
  (一)加强知识管理学习
  事业单位要组织在职档案管理人员系统学习知识管理这一先进理念,将管理人员分成若干学习小组,形成组与组之间、组员与组员直接的良性竞争关系。并在学习后进行统一考试,通过考试后才能投入工作,对未通过考试的管理人员进行再次教育直至其通过考试。利用这样的方式不仅能够使管理人员加深对知识管理的理解与认识,而且能够让管理人员意识到知识管理在档案管理工作中的重要性,端正其工作态度。
  除此之外,事业单位还要定期开展针对档案管理人员专业能力的培训与讲座,为管理人员提供学习机会,让他们在工作之余不断吸收新知识、学习新技术,在提升自己的同时将学习的理论知识应用于实践,从而提高档案管理工作效率。
  除学习与培训外,事业单位还可以举办职业技能竞赛,在竞赛中取得优异成绩的档案管理人员给予相应的奖励,对竞赛中未达到合格线的管理人员提出严厉要求,做到奖惩有度,从侧面刺激管理人员工作与学习的积极性与主动性,也能够提高管理人员对待工作的使命感与责任感。
  (二)健全档案管理体制
  事业单位要找出现有档案管理体制中存在的漏洞,并有针对性的去完善体制,使新的档案管理体制能够适用于知识管理,让知识管理的实施能够在档案管理工作中实现有效作业,这也是提高档案管理工作效率与质量的有效手段。目前,知识管理已经渗透到事业单位档案管理工作中,虽然还处在不断探索阶段,但是将知识管理落实下去就可以在实践中总结经验,通过分析经验,结合知识管理的内涵,明确档案管理工作的流程,逐步完善档案管理体制。在信息化时代,有了健全的档案管理体制,档案资料的安全也能得到保障。
  (三)重视知识管理的创新
  知识管理与档案管理的共同核心就是共享知识内容,而在当今大数据信息时代,单单实现知识共享已经不能满足事业单位发展需要,这时知识管理中的另一核心—创新就起了重要作用,因此,必须要重视知识管理的创新。知识管理将事业单位的档案按照类别进行知识分类,同时对这些档案进行分析,找出各档案之间的相互关系,并从数据库中提取与之相关的知识建立联系,从而扩大知识共享范围,提高事业单位核心竞争力和档案管理效率[2]。
  (四)为知识管理应用提供支持
  事業单位档案管理要为知识管理应用提供基础物质和信息化技术的支持,以确保知识管理工作有序顺利进行。一方面,知识管理的应用需要人力、财力和物力。事业单位应成立专业部门,并提供充足资金,在物质基础方面给予知识管理支持。同时也要做好监督工作,保证资金用于知识管理工作,按时完成工作任务。另一方面,知识管理工作需要信息化技术的支撑,事业单位要为知识管理应用提供良好信息技术环境,使档案管理工作效率进一步提升。
  结论
  在越来越信息化和科技化的时代背景下,在事业单位档案管理工作中应用知识管理具有重要意义。知识管理自身的创新性可为档案管理工作提供新思路,健全档案管理结构,大大提高工作效率和工作质量。在未来发展中,档案管理与知识管理不可分割。
  参考文献
  [1]刘巍.基于知识管理开展事业单位档案管理工作[J].黑龙江档案,2020, No.240(03):94-94.
  [2]刘福华.大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式探讨[J].才智,2019, 000(006):206-206.
  作者简介:
  范瑶,1980年12月生,女,云南昭通人,汉族,中职(档案系列),大学本科,(从事档案管理工作)。
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