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1 地质档案的特点
1.1 多样性。地质科技档案，概括起来有：为社会公益性提供基础资料的区域地质调查资料及区域水文地质、工程地质、环境地质图及其说明书，区域航空、物探及遥感、地质调查资料；矿产普查、详查、勘探报告和生产勘探报告、闭坑报告；水文地质、工程地质、环境地质勘查资料；利用物探化探、遥感方法对多种地质体如地质现象进行地质工作形成的地质报告；围绕多种地质现象、地质体、地质理论开展的地质研究、科学实验、规划和预测形成的多种类型科研报告；其他类型的地质档案，如天体、极地深部地质档案等。
1.2 继承性。地质科技档案是地质学信息技术的载体，是前人的地质成果、地质教训和总结。地质工作特有的方法和技术必须通过它才能实现其传播。地质活动的一个重要特点，就是具有很强的继承性，地质科技档案可以帮助地质人员最大限度地继承前人的劳动成果，避免许多不必要的重复，加速地质工作的进程。
1.3 共存性。地质科技档案的管理，通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双规制。与电子档案相比，目前大多数档案利用者更愿意借阅纸质档案，因此，传统的纸质档案管理模式依然具有顽强的生命力。
2 地质档案收集工作中存在的问题
2.1 收集难。地质档案工作开展中最难的就是文件材料的收集。许多业务人员不理解不支持，担心交给档案室保管就会泄密，因而不舍得交出来，如果没有领导的支持和一定制约手段，仅靠档案人员的力量，往往显得身单力薄，收效不佳。
2.2 市场项目归档率低。由于市场项目的特殊性，如项目实施周期短，多则几个月，少则几个星期，市场项目数量众多，有的单位，多达几百个，再加上人员变动频繁，档案人员无法做到“四同步”；另外，由于市场项目一般合同额较低、利润低，而各项目组往往把成本放在第一位。向甲方移交完报告后，就不愿意再出一套移交档案室。
2.3 实物地质资料保管不善。由于地质资料的特殊性，即实践性、探索性非常强，因此实物地质资料保管很重要。而目前地质单位属地化管理，地方财政没有专项经费来维持或建立岩芯库，致使大部分岩芯流失，这对国家来说是很大的损失。
3 地质档案收集时应注意的问题
3.1 做好前期指导工作。一是与地质项目管理部门协商，研究有关地质项目的收集范围，尤其是重视地质科技材料的收集范围的设计要与地质项目的发展动态联系起来，完整地反映地质项目开展的全面情况；二是做好归档前的立卷工作，按照地质档案整理归档的规范，在项目组向档案室(馆)移交地质档案时做好相关的指导工作，尽量地把问题解决在归档前，以保证地质档案收集进地质档案室(馆)的质量。
3.2 做到主动收集和跟踪收集相结合。由于地质项目在开展时具有分散性的特点，如果不熟悉项目的开展模式，不主动了解项目开展情况，那么很可能出现地质档案收集不齐全的问题，所以在收集地质档案以前，就应主动收集相关资料，如，每年地质项目立项情况、设计编写实施情况以及野外工作进展情况，做到心中有数，不至于遗漏。跟踪收集主要针对项目结束的后续补充收集。由于地质项目结束后的资料补充部是由各项目组自行完成，因此档案部门要主动加强与各项目组的联系，并做好宣传，尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性，从而愿意配合档案部门，主动把这些材料交到档案部门。
3.3 检查验收。由于地质科技档案材料内容较多，从事野外地质工作的技术人员水平参差不齐，因此所产生的地质资料也就质量不一，这就要求收集时必须检查，发现问题及时纠正，确保归档地质资料的正确性。
3.4 强化监督管理机制。针对收集地质档案归档难点和薄弱环节有重点地进行监督，由于地质科技档案独有的特征，因此，地质档案部门要对电子文件形成过程进行监督检查，建立健全监督管理机制。把监督管理纳入企业或地质档案部门工作计划和职责范围，纳入信息管理工作程序，使地质档案收集归档成为人们的自觉行动，单位要把对地质档案的收集归档工作做到有计划、有布置、有检查、有考核、有总结，对那些归档率高的项目组进行表彰，归档率低的项目组进行通报批评，确保地质档案收集工作的有效开展。
3.5 加强地质档案工作人员的培训。由于人员变动频繁，导致新到岗人员业务不熟练，因此要经常组织相应的业务学习和信息化培训，培养档案人员的创新意识，激发档案人员的智力资源的再创造，从而拓宽档案人员非档案专业知识的视野，锻炼他们的理论与实践能力，不断提高档案学研究水平。更新其知识结构，提高其操作技能，尽快使他们掌握地质档案管理的新知识、新方法，担负起地质档案管理的重任。
(作者单位：河南省地质矿产勘查开发局第二地质勘查院来稿日期：2009-10-20)
1.1 多样性。地质科技档案，概括起来有：为社会公益性提供基础资料的区域地质调查资料及区域水文地质、工程地质、环境地质图及其说明书，区域航空、物探及遥感、地质调查资料；矿产普查、详查、勘探报告和生产勘探报告、闭坑报告；水文地质、工程地质、环境地质勘查资料；利用物探化探、遥感方法对多种地质体如地质现象进行地质工作形成的地质报告；围绕多种地质现象、地质体、地质理论开展的地质研究、科学实验、规划和预测形成的多种类型科研报告；其他类型的地质档案，如天体、极地深部地质档案等。
1.2 继承性。地质科技档案是地质学信息技术的载体，是前人的地质成果、地质教训和总结。地质工作特有的方法和技术必须通过它才能实现其传播。地质活动的一个重要特点，就是具有很强的继承性，地质科技档案可以帮助地质人员最大限度地继承前人的劳动成果，避免许多不必要的重复，加速地质工作的进程。
1.3 共存性。地质科技档案的管理，通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双规制。与电子档案相比，目前大多数档案利用者更愿意借阅纸质档案，因此，传统的纸质档案管理模式依然具有顽强的生命力。
2 地质档案收集工作中存在的问题
2.1 收集难。地质档案工作开展中最难的就是文件材料的收集。许多业务人员不理解不支持，担心交给档案室保管就会泄密，因而不舍得交出来，如果没有领导的支持和一定制约手段，仅靠档案人员的力量，往往显得身单力薄，收效不佳。
2.2 市场项目归档率低。由于市场项目的特殊性，如项目实施周期短，多则几个月，少则几个星期，市场项目数量众多，有的单位，多达几百个，再加上人员变动频繁，档案人员无法做到“四同步”；另外，由于市场项目一般合同额较低、利润低，而各项目组往往把成本放在第一位。向甲方移交完报告后，就不愿意再出一套移交档案室。
2.3 实物地质资料保管不善。由于地质资料的特殊性，即实践性、探索性非常强，因此实物地质资料保管很重要。而目前地质单位属地化管理，地方财政没有专项经费来维持或建立岩芯库，致使大部分岩芯流失，这对国家来说是很大的损失。
3 地质档案收集时应注意的问题
3.1 做好前期指导工作。一是与地质项目管理部门协商，研究有关地质项目的收集范围，尤其是重视地质科技材料的收集范围的设计要与地质项目的发展动态联系起来，完整地反映地质项目开展的全面情况；二是做好归档前的立卷工作，按照地质档案整理归档的规范，在项目组向档案室(馆)移交地质档案时做好相关的指导工作，尽量地把问题解决在归档前，以保证地质档案收集进地质档案室(馆)的质量。
3.2 做到主动收集和跟踪收集相结合。由于地质项目在开展时具有分散性的特点，如果不熟悉项目的开展模式，不主动了解项目开展情况，那么很可能出现地质档案收集不齐全的问题，所以在收集地质档案以前，就应主动收集相关资料，如，每年地质项目立项情况、设计编写实施情况以及野外工作进展情况，做到心中有数，不至于遗漏。跟踪收集主要针对项目结束的后续补充收集。由于地质项目结束后的资料补充部是由各项目组自行完成，因此档案部门要主动加强与各项目组的联系，并做好宣传，尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性，从而愿意配合档案部门，主动把这些材料交到档案部门。
3.3 检查验收。由于地质科技档案材料内容较多，从事野外地质工作的技术人员水平参差不齐，因此所产生的地质资料也就质量不一，这就要求收集时必须检查，发现问题及时纠正，确保归档地质资料的正确性。
3.4 强化监督管理机制。针对收集地质档案归档难点和薄弱环节有重点地进行监督，由于地质科技档案独有的特征，因此，地质档案部门要对电子文件形成过程进行监督检查，建立健全监督管理机制。把监督管理纳入企业或地质档案部门工作计划和职责范围，纳入信息管理工作程序，使地质档案收集归档成为人们的自觉行动，单位要把对地质档案的收集归档工作做到有计划、有布置、有检查、有考核、有总结，对那些归档率高的项目组进行表彰，归档率低的项目组进行通报批评，确保地质档案收集工作的有效开展。
3.5 加强地质档案工作人员的培训。由于人员变动频繁，导致新到岗人员业务不熟练，因此要经常组织相应的业务学习和信息化培训，培养档案人员的创新意识，激发档案人员的智力资源的再创造，从而拓宽档案人员非档案专业知识的视野，锻炼他们的理论与实践能力，不断提高档案学研究水平。更新其知识结构，提高其操作技能，尽快使他们掌握地质档案管理的新知识、新方法，担负起地质档案管理的重任。
(作者单位：河南省地质矿产勘查开发局第二地质勘查院来稿日期：2009-10-20)