论文部分内容阅读
[摘要] 医院文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作,是档案管理体系中的重要组成部分,是医院基础管理水平的重要体现，是医院管理历程的见证和有效凭据。一方面要按照档案管理规范，加强档案管理，提高档案管理质量；另一方面要重视档案的开发和利用。
[关键词] 医院文书档案 特点 管理利用
一、文书档案管理的特点
1、公文管理的规范性
医院文书档案主要由公文转化而来，公文管理是做好文书档案的基础。文书档案以公文为核心,以公文质量规范性为保障,必须做到五严：公文用纸严、公文检查严、、公文字迹严、公文文种严、公文转递严。
2、文书档案的标准性
档案信息工作是一项技术操作性较强的工作,文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用立足统一原则,有一套紧密相连的流程,每个流程、每一种载体的科学性、标准性都很强。
（1）立卷原则统一。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以医院形成的文件为主的原则。实际工作中,要注意解决好四个问题。一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的则不能立卷或归档,否則,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。三是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住卷宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。四是文书档案保管期限划分为永久、30年、10年,是适应当前文件材料数量大量增长和需要进行有效处置的要求,具有科学性和实践性。直接划分具体年限,可以使到期档案得到更明确的鉴定时间,把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定,这样有利于保存齐全,定期剔除无保存价值档案,便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。
（2）工作流程统一。随着科学技术的不断发展,在收集、鉴定、保管、利用等工作流程上都需要创新。其一要认真对照档案管理标准。档案工作的各个环节严格把关,确保分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观,保证档案案卷内文件材料的完整性和系统化。
（3）操作技术统一。档案工作的每一个流程,每一种载体(如纸质档案、电子档案)都具有复杂多样的操作技术。计算机网络准确及时的操作自不待言,就是一般整理及装订的日常事务,也具有一定的工作方法和技巧,方法得当、技术熟练,就能收到事半功倍之效。
3、文书档案的保密性
目前医院文书档案存在着纸质与电子并存的形式,这给档案的保密工作造成一定的难度。
（1）注重档案原始性。纸质文件一旦形成,原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化,纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,人们可从这些信息上确认文件的原始性。而电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易变化,而且失去了固定的形式,电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化,人们便难以确认它的原始性。
（2）注重电子档案加密性。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必代写论文须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。所以,对电子档案安全利用问题、采用通讯传输的加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等方面应予以有效的控制。
（3）注重档案人员的道德和法律素质。要求档案管理人员要树立依法治档意识,从严要求自己,具备高度的责任感和使命感。在工作中要一丝不苟,以医院的利益为重,管住自己的嘴,不该说的不说,不该看的不看,杜绝档案在自己手上泄密和遗失,否则就有可能造成无法弥补的损失。
4、文书档案的服务性
文书档案的服务性体现在利用、编研和统计工作上,医院文书档案重点是为领导决策和职能科室提供参考服务。
5、文书档案的多样性
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、加强医院文书档案管理
1、医院领导要重视对医院文书档案的管理，充分认识文书档案也是医院管理工作中的一部分，是医院历史发展的见证。
2、加大对文书档案管理的硬件和软件投入，从人力、物力、财力上保障文书档案管理的质量，从整理、存放、保存、保密等各个环节加强管理。加大对文书档案整理人员的知识、法律等方面的培训。
3、加强对文书档案管理的安全性，认真做好登记、查阅、保密等工作，做好防火、防盗、防虫等管理工作。
三、文书档案开发和利用
1、按照医院创建全国、省级及市级精神文明单位的评审、等级医院的评审、专科建设以及基础工程建设评审等要求,及时准确做好医院档案资料信息的提供工作。
2、认真编辑档案信息资料。组织编印《医院历史沿革》、《医院大事记》、《医院荣誉汇编》等系列资料汇编，展示医院的光荣发展历程。
3、充分利用档案信息资源。（1）利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种信息近千期，为医院管理决策和制定规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息。（2）利用档案信息资源，为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了大量信息资料。（3）利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供了相应的档案资料。
4、及时准确地为医院干部任免、职工职称晋升等重大事项,提供个人相关资料和凭证,极大地方便了工作任务的顺利完成。
5、医院重大基建项目中,为领导决策积极提供有关材料、图纸,以便顺利完成基建改造任务。
6、加快数字化进程,完善管理系统。为已公开的档案信息主动提供网上在线查询服务。
参考文献：
[1] 宋高峰，宋坤，浅谈医院办公室文书档案的管理和利用。
[2]马宁，张萧川，曾文言，刘天虎，浅谈县级医院文书档案管理和利用。
[关键词] 医院文书档案 特点 管理利用
一、文书档案管理的特点
1、公文管理的规范性
医院文书档案主要由公文转化而来，公文管理是做好文书档案的基础。文书档案以公文为核心,以公文质量规范性为保障,必须做到五严：公文用纸严、公文检查严、、公文字迹严、公文文种严、公文转递严。
2、文书档案的标准性
档案信息工作是一项技术操作性较强的工作,文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用立足统一原则,有一套紧密相连的流程,每个流程、每一种载体的科学性、标准性都很强。
（1）立卷原则统一。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以医院形成的文件为主的原则。实际工作中,要注意解决好四个问题。一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的则不能立卷或归档,否則,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。三是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住卷宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。四是文书档案保管期限划分为永久、30年、10年,是适应当前文件材料数量大量增长和需要进行有效处置的要求,具有科学性和实践性。直接划分具体年限,可以使到期档案得到更明确的鉴定时间,把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定,这样有利于保存齐全,定期剔除无保存价值档案,便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。
（2）工作流程统一。随着科学技术的不断发展,在收集、鉴定、保管、利用等工作流程上都需要创新。其一要认真对照档案管理标准。档案工作的各个环节严格把关,确保分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观,保证档案案卷内文件材料的完整性和系统化。
（3）操作技术统一。档案工作的每一个流程,每一种载体(如纸质档案、电子档案)都具有复杂多样的操作技术。计算机网络准确及时的操作自不待言,就是一般整理及装订的日常事务,也具有一定的工作方法和技巧,方法得当、技术熟练,就能收到事半功倍之效。
3、文书档案的保密性
目前医院文书档案存在着纸质与电子并存的形式,这给档案的保密工作造成一定的难度。
（1）注重档案原始性。纸质文件一旦形成,原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化,纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,人们可从这些信息上确认文件的原始性。而电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易变化,而且失去了固定的形式,电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化,人们便难以确认它的原始性。
（2）注重电子档案加密性。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必代写论文须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。所以,对电子档案安全利用问题、采用通讯传输的加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等方面应予以有效的控制。
（3）注重档案人员的道德和法律素质。要求档案管理人员要树立依法治档意识,从严要求自己,具备高度的责任感和使命感。在工作中要一丝不苟,以医院的利益为重,管住自己的嘴,不该说的不说,不该看的不看,杜绝档案在自己手上泄密和遗失,否则就有可能造成无法弥补的损失。
4、文书档案的服务性
文书档案的服务性体现在利用、编研和统计工作上,医院文书档案重点是为领导决策和职能科室提供参考服务。
5、文书档案的多样性
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、加强医院文书档案管理
1、医院领导要重视对医院文书档案的管理，充分认识文书档案也是医院管理工作中的一部分，是医院历史发展的见证。
2、加大对文书档案管理的硬件和软件投入，从人力、物力、财力上保障文书档案管理的质量，从整理、存放、保存、保密等各个环节加强管理。加大对文书档案整理人员的知识、法律等方面的培训。
3、加强对文书档案管理的安全性，认真做好登记、查阅、保密等工作，做好防火、防盗、防虫等管理工作。
三、文书档案开发和利用
1、按照医院创建全国、省级及市级精神文明单位的评审、等级医院的评审、专科建设以及基础工程建设评审等要求,及时准确做好医院档案资料信息的提供工作。
2、认真编辑档案信息资料。组织编印《医院历史沿革》、《医院大事记》、《医院荣誉汇编》等系列资料汇编，展示医院的光荣发展历程。
3、充分利用档案信息资源。（1）利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种信息近千期，为医院管理决策和制定规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息。（2）利用档案信息资源，为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了大量信息资料。（3）利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供了相应的档案资料。
4、及时准确地为医院干部任免、职工职称晋升等重大事项,提供个人相关资料和凭证,极大地方便了工作任务的顺利完成。
5、医院重大基建项目中,为领导决策积极提供有关材料、图纸,以便顺利完成基建改造任务。
6、加快数字化进程,完善管理系统。为已公开的档案信息主动提供网上在线查询服务。
参考文献：
[1] 宋高峰，宋坤，浅谈医院办公室文书档案的管理和利用。
[2]马宁，张萧川，曾文言，刘天虎，浅谈县级医院文书档案管理和利用。