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[摘 要]本文首先对当前档案管理信息化的必要性及现状进行了初步的分析，然后结合笔者的工作经验，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。
[关键词]档案管理 信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）33-0320-01
随着现代社会信息化程度的提高，信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式，促使了各个行业的变革。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》以及“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。近年来，计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化管理成为了档案工作适应社会信息化发展的必然要求， 档案信息化建设成为了档案管理、利用工作发展的必然趋势。
一、档案管理信息化建设的必要性
随着计算机信息技术作用的日益进度，使办公自动化水平大大提高，从而使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式出现了很大差异，使得传统的档案管理模式受大极大的挑战。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。通过电子信息化建设进行档案查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工管理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是档案管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强档案信息化建设，推进档案现代化管理水平的需要，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，是服务群众的需要。因此，档案信息化建设是档案建设发展的必由之路。
二、档案管理信息化建设的现状
档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。但在目前信息化发展如此迅速的今天，档案信息化建设还有很多方面需要不断建设和提高。
（一）档案信息化建设观念对落后
尽管档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有相当一部分人档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途，这就造成了在档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。
（二）档案管理信息化认识不到位
国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）提出了全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务是：各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等。目前，大部分档案信息化建设还处于应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等，对《纲要》的档案信息化建设有着狭隘的认识，未充分达到《纲要》的目标、要求。
三、做好档案管理信息化建设的几点思考
（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
信息化建设已经成为当前社会主流的管理手段，信息化的建设也为我们的档案建设工作带来了新的契机，提供了良好的基础。计算机的功能非常强大，它集收集、归档、管理与一体化，在档案资源的开发利用、检索方面发挥了巨大的优势，大大提高了我们档案管理工作的效率和质量。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的档案管理手段：一是要建立档案信息数据库。数据库具有非常强大的信息储存和检索功能，我们的档案管理可以充分利用这一点，对各种不同类型载体的档案（如纸质档案和照片、录音、录像档案等）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，更加细分我们的档案，建立完备的档案资料库。这样一来，不仅可以最大限度容量的收集我们的档案，而且可以进行快速的备案归档。同一单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。二是要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并建立标准的作业模式。现在档案存在的格式各种各样，这给档案的统一管理造成了不小的麻烦，这就要求建立规范化的档案格式，包括文字、来源、详略程度、标志符号等都要规范统一，提高档案目录数据查找的效率。目前，档案储存也是多种多样，随着数量的逐渐增加，很多不确定因素会威胁到档案的安全性，建立规范统一的储存方式，有利于档案按行业标准安全存储。档案管理信息化，可以使档案以电子资料形式表现出来，方便对档案的收集、整理、发布、归档、查询、删除等过程进行全程控制和管理，实现档案信息传输的自动化、一体化、标准化、规范化和共享化。
（二）利用网络平台，建立档案交互式管理体系
随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代，档案管理方式要从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。档案系统要从“网络化管理”和“数据化档案”出发，实现信息共享、共建的目的。档案管理软件必须具备规范化、通用化和很强的包容性。并在系统内建设数字化综合应用平台，促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
（三）加强技术培训，提高管理人员业务素质
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员，是保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续发展的当务之急。他们不仅要知道档案管理的一些常识，关键是要擅长运用计算机进行档案资料的整理工作。这些工作人员要不断与时俱进，加强自身的继续学习，不断的学习先进的档案管理方法，以应对信息化时代对档案管理工作的挑战。在档案工作重心上，要实现从过去较多强调安全和保密（重于保管、积累史料）向以用户需求为主导的重心转变，要从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基点。
结束语
档案是是一种历史记录，是国家信息资源体系最重要组成体系，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，是一笔非常宝贵的财富，是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设，创新管理理念和方法，充分利用档案资源的优势，为领导决策、信息咨询提供即时信息，从而实现档案潜在的巨大利用价值。
[关键词]档案管理 信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）33-0320-01
随着现代社会信息化程度的提高，信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式，促使了各个行业的变革。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》以及“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。近年来，计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化管理成为了档案工作适应社会信息化发展的必然要求， 档案信息化建设成为了档案管理、利用工作发展的必然趋势。
一、档案管理信息化建设的必要性
随着计算机信息技术作用的日益进度，使办公自动化水平大大提高，从而使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式出现了很大差异，使得传统的档案管理模式受大极大的挑战。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。通过电子信息化建设进行档案查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工管理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是档案管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强档案信息化建设，推进档案现代化管理水平的需要，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，是服务群众的需要。因此，档案信息化建设是档案建设发展的必由之路。
二、档案管理信息化建设的现状
档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。但在目前信息化发展如此迅速的今天，档案信息化建设还有很多方面需要不断建设和提高。
（一）档案信息化建设观念对落后
尽管档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有相当一部分人档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途，这就造成了在档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。
（二）档案管理信息化认识不到位
国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）提出了全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务是：各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等。目前，大部分档案信息化建设还处于应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等，对《纲要》的档案信息化建设有着狭隘的认识，未充分达到《纲要》的目标、要求。
三、做好档案管理信息化建设的几点思考
（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
信息化建设已经成为当前社会主流的管理手段，信息化的建设也为我们的档案建设工作带来了新的契机，提供了良好的基础。计算机的功能非常强大，它集收集、归档、管理与一体化，在档案资源的开发利用、检索方面发挥了巨大的优势，大大提高了我们档案管理工作的效率和质量。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的档案管理手段：一是要建立档案信息数据库。数据库具有非常强大的信息储存和检索功能，我们的档案管理可以充分利用这一点，对各种不同类型载体的档案（如纸质档案和照片、录音、录像档案等）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，更加细分我们的档案，建立完备的档案资料库。这样一来，不仅可以最大限度容量的收集我们的档案，而且可以进行快速的备案归档。同一单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。二是要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并建立标准的作业模式。现在档案存在的格式各种各样，这给档案的统一管理造成了不小的麻烦，这就要求建立规范化的档案格式，包括文字、来源、详略程度、标志符号等都要规范统一，提高档案目录数据查找的效率。目前，档案储存也是多种多样，随着数量的逐渐增加，很多不确定因素会威胁到档案的安全性，建立规范统一的储存方式，有利于档案按行业标准安全存储。档案管理信息化，可以使档案以电子资料形式表现出来，方便对档案的收集、整理、发布、归档、查询、删除等过程进行全程控制和管理，实现档案信息传输的自动化、一体化、标准化、规范化和共享化。
（二）利用网络平台，建立档案交互式管理体系
随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代，档案管理方式要从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。档案系统要从“网络化管理”和“数据化档案”出发，实现信息共享、共建的目的。档案管理软件必须具备规范化、通用化和很强的包容性。并在系统内建设数字化综合应用平台，促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
（三）加强技术培训，提高管理人员业务素质
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员，是保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续发展的当务之急。他们不仅要知道档案管理的一些常识，关键是要擅长运用计算机进行档案资料的整理工作。这些工作人员要不断与时俱进，加强自身的继续学习，不断的学习先进的档案管理方法，以应对信息化时代对档案管理工作的挑战。在档案工作重心上，要实现从过去较多强调安全和保密（重于保管、积累史料）向以用户需求为主导的重心转变，要从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基点。
结束语
档案是是一种历史记录，是国家信息资源体系最重要组成体系，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，是一笔非常宝贵的财富，是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设，创新管理理念和方法，充分利用档案资源的优势，为领导决策、信息咨询提供即时信息，从而实现档案潜在的巨大利用价值。