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一、新升格高职院校图书馆编目业务外包的社会背景
自1991年《国务院关于大力发展职业技术教育的决定》及1996年的《中华人民共和国职业教育法》的颁布之后，职业技术教育蓬勃兴起，高等职业院校迅速发展，不少中专学校及成人学院纷纷升格或合并升格，成为高职院校的重要组成部分。在新建院校中，新升格的高职院校约占总数的60％左右。这些院校图书馆在馆藏、人员、馆舍等方面有一定基础，但是离教育部《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》里的要求还有一定距离，例如最基本的藏书量指标，根据不同类型的院校其基本指标有所不同，学生人均图书(册/学生)从50到80不等。而据笔者了解，目前很多新升格的高职院校的图书馆都没有达到这个指标，以我馆为例，目前藏书量仅为6万多册，学生人均图书不到30册；如果根据《高职高专院校人才培养工作水平评估方案(试行)》教学基础设施部分要求“图书馆藏合格标准：理工农医类为15万册，文史财经管类16万册”，就更有差距。而这批新升格的院校都安排在近几年内接受评估，可以想像这批院校图书馆的图书采编任务之重，如何解决好这个问题成为现阶段比较迫切的课题。
要解决此问题无非两条途径，一是壮大图书馆的采编人员的队伍，这一点在现实中是行不通的，因为新升格高职院校图书馆的人员编制本身就非常有限。如我馆全部员工共9人，即使采编人员再招聘10人，对于一年几万种需加工的图书也是力不从心。那么只剩下业务外包这途径，目前很多图书馆也是这么做而且实践证明是有效的，关键是如何做才能采编业务“外包”好，这是本文要讨论的内容。
二、图书馆采编业务外包的优点
1 业务外包可以解决图书馆人力不足的问题
高职院校办学规模的急剧膨胀和教学要求的提高使图书馆的业务量急剧增加。因此，人力不足成为高职院校图书馆普遍存在的问题，其中采编人员更是紧缺，现有人员远远应付不了每年几万册的图书采编工作，只有推行业务外包这种新型管理模式，才能低耗、高效完成这些工作量。
2 业务外包可以提高采编人员的素质与能力
在新升格高职院校图书馆中，由于人员少，其采编人员也是馆业务骨干，几乎所有技术问题都需他们去处理。而由于同样的原因，像盖馆章，贴磁条等简单的事务性同时也是耗时性强的工作也需由采编人员完成，容易造成图书馆无法全面开展多种业务，这样又反过来导致采编人员缺少了其他业务经验，综合水平难以提高。业务外包，正是高职院校图书馆增加服务手段、提高工作人员业务素质的良好机会。其一，通过把采编业务外包出去。减轻工作人员工作量，使其有机会开展图书馆深层次的服务工作。其二，把本馆比较吃力的对技术要求高、服务层次深的业务外包出去后，能够采取联合作业的方式，让本馆人员全过程参与相关业务，从而利用这种学习和实践的机会，使馆员队伍得到锻炼和提高。其三，业务外包后可以使图书馆抽出人员进行外培，能有效地提高工作人员的理论水平和业务能力。一言以敝之，科学、有效地运用业务外包，可以提高工作人员素质，反之，高素质的工作人员又能对外包业务进行有效监控，使两者形成良性循环。
3 业务外包给图书馆集中力量做好核心业务提供基础
如上面所提到的，业务外包可以让一些学历层次和素质较高的采编人员解脱出来，从事图书馆深层次的服务工作，高职院校图书馆的核心业务应是集中力量优化和开发新的信息服务功能。从目前高职院校图书馆的情况来看， 大多数还停留在借借还还的浅层次服务上，编目业务也刚刚开始，大多没有开展较深层次的服务。因此，对于高职院校图书馆来说，重要的是确定适合高职教育的核心业务。首先，考虑到高职院校的学生层次是大专，教学目标强调的是技能的掌握和提高。与普通高校相比，高职院校的学生到馆率有一定差距。因此需要加大力气引导学生科学有效地利用图书馆，在享受图书馆服务的同时，培养其爱读书，会读书学习习惯。这也是《普通高等学校图书馆规程(修订)》提出高等学校图书馆的主要任务之一：开展信息素质教育，培养读者的信息意识和获取、利用文献信息的能力。
4 业务外包能降低图书馆的运作成本
采编业务对于新升格的图书馆来说，其是图书馆资金最大支出之一。采编外包可以减轻资金紧张而带来的运作压力。由于书商采用的是成本核算、规模化经营的管理模式，就完成同一业务来讲，书商的投入往往低于图书馆的投入。比如：在国外，从OCLC中心联机套录一条数据的费用是1美元；批量或回溯性编目服务费用为一种2美元以上。同样是分编图书，如果是图书馆自己完成，每种图书的分编成本至少要50美元以上。我国的情况也是如此。据统计，我国每种书的原始分编成本在10～15元，而从CALLS套录或者由书商提供分编数据，成本就要低得多。可以算一笔账，请一个编目人员2500(本科)一个月，一年就是30000元，而每个编目人员一天正常情况(不包括套录数据)编20条数据，一年的工作日：365(按平年算)一104(法定公休日52×2)一7(法定假日：元旦1天，五一、十一各3天)一5(春节休假通常占用5个工作日)=239天，减去寒暑假，那么剩下的时间就是150天左右，那么一年下来一个编目人员就是30000条数据，那么就是说图书馆自己编目的价格为1元一条，还没有包括材料费。而目前有些数据加工商可以做到0.8元/条。
5 加快新书上架速度
许多新升格的高职院校图书馆会出现这种现象：由于新书到馆数量剧增和编目加工人员短缺，导致新书积压。当前高新技术发展日新月异，知识更新、老化速度加快，信息更呈现明显的时代性和时效性。据专家称，新书特别是科技类新书，滞留一年，其情报价值就丧失30％，而尖端高新技术类图书，则在1～2年后几乎变成旧书。如果教师或学生到图书馆很难及时阅读市面上出售的新书，便会慢慢降低进图书馆的热情，图书的利用率也因此而大打折扣。如果将采编业务外包给书商和其他采编中心承包，要求承包者随书配编目数据或者到联机编目系统、书目数据库公司套录，就可以提高劳动效率，有效缩短新书在采访、编目上的滞留时间，从而更及时地满足师生需求。
三、业务外包操作的步骤及其所需注意的问题
1 纠正传统观念。确定业务外包范围
目前还有一部分人认为图书馆业务外包和企业外包一样只能将图书馆非核心的业务外包，而作为图书馆的核心业务的采编业务是不能外包。不过我们要认识到图书馆业务外包和企业外包有一个根本性的区别就是企业业务外包是追求效益的最大化，而图书馆是为了追求的是服务质量的最大化提升。所以笔者认为图书馆业务外包的工作不存在核心和非核心之分，只要某业务外包能节约成本、提高工作效率(相对不外包的情况)，或者是同样的支出能获得更大服务质量提升 的话，那无论哪项业务都应该外包。特别是对那些渴望短时间内提升自我服务质量的高职院校的图书馆来说更应该把自己难以消化的采编业务外包出去。
2 审慎选择外包商
在采编业务外包决策做出后，关键的一个问题是选择一个合适的外包商。外包商的服务质量会影响到整个图书馆的藏书质量和日后发展，首先要看外包商是否有运作管理的能力，是否有成功的案例，并通过审慎调查，了解其客户的满意度。其次还要考察外包商的财务状况、技术实力，还要对其资信进行调查，目的是建立长期可靠的外包协议，使双方都获利。在确定外包企业时，要防止两种倾向，一是一味追求大型书商，二是盲目追求价格低廉，不问书商状况。由于高职院校图书馆一般规模不大，业务量不多，而大的书商往往会把注意力集中到业务量较大的大型图书馆，对小馆的服务质量有时因兼顾不到而无法保证；价格过低的书商，往往资质、业务水平和信誉等有问题，达不到我们的要求。因此，对外包企业进行综合比较，科学合理地选择真正适合自己的书商，对高职院校图书馆来说，是一件既不轻松又很重要的事情。
3 强化合同意识。把好外包合同签订关
为确保合作顺利进行，合作双方必须签订采购合同以约束双方和保证各自的利益。长期以来，由于图书馆参与市场经济活动不多，风险意识不强，对合同的认识比较肤浅。因此，作为有风险一方的图书馆，应慎重签订采购合同。首先，应该明确采编业务外包服务的具体内容，采编业务外包的数量、价格、合作期限、质量及质量的标准；其次，合同应确定附加服务水平和标准；另外，应明确风险承担、赔偿责任及争端解决程序；最后，应规定终止合同的权利，包括成本的显著增加、服务水平多次不达标、书商陷入财务或信誉危机导致不能履约等。同时要注意合同细则要具有可操作性，要有利于解决合同履行过程中出现的新情况新问题。如：图书馆在监控管理中发现某些编目数据缺编某个字段，此时，图书馆就应该及时的向图书供应商反映这一问题，而图书供应商也应该及时的反馈、答复、解释及修正。
4 加强质量监督
图书馆管理人员应摆脱那种认为业务外包意味着工作的转移以及外包后采编人员闲置的看法，这种看法是极其错误的。要使业务外包行之有救，就不能把它看成是转移或放弃责任，而应当视作延揽人才和筹集资源，那么我们必须对外包工作作为一个项目进行管理，而主要的管理人员恰恰是我们的采编工作人员。采编人员在整个管理过程起质量控制的作用，其中包括图书质量和编目数据质量。由于书商经营图书的目的在于经济效益，其编目人员往往只经过简单的培训后就从事编目工作，其管理都是量化管理，难免会出现只求数量不顾质量的问题，加之他们对馆藏文献建设缺乏基础认识，掌握编目数据标准化规则也比较机械，有时只能照搬在版图书提供的数据或者套录，难以做到准确无误。所以采编人员需对书商提供的数据逐条进行校审后才能倒进数据库流通。
另外要注意的是，采编业务外包减少了一定的采访浏览和选择文献的时间，但是采访工作不能深度外包，目前有些馆是根据外包商提供的书目进行圈选后返回外包商进行采购，这种办法采访回的图书往往不尽如人意。所以在采访过程中，采编人员必须抓好图书质量关，尽量采取现采方法。
自1991年《国务院关于大力发展职业技术教育的决定》及1996年的《中华人民共和国职业教育法》的颁布之后，职业技术教育蓬勃兴起，高等职业院校迅速发展，不少中专学校及成人学院纷纷升格或合并升格，成为高职院校的重要组成部分。在新建院校中，新升格的高职院校约占总数的60％左右。这些院校图书馆在馆藏、人员、馆舍等方面有一定基础，但是离教育部《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》里的要求还有一定距离，例如最基本的藏书量指标，根据不同类型的院校其基本指标有所不同，学生人均图书(册/学生)从50到80不等。而据笔者了解，目前很多新升格的高职院校的图书馆都没有达到这个指标，以我馆为例，目前藏书量仅为6万多册，学生人均图书不到30册；如果根据《高职高专院校人才培养工作水平评估方案(试行)》教学基础设施部分要求“图书馆藏合格标准：理工农医类为15万册，文史财经管类16万册”，就更有差距。而这批新升格的院校都安排在近几年内接受评估，可以想像这批院校图书馆的图书采编任务之重，如何解决好这个问题成为现阶段比较迫切的课题。
要解决此问题无非两条途径，一是壮大图书馆的采编人员的队伍，这一点在现实中是行不通的，因为新升格高职院校图书馆的人员编制本身就非常有限。如我馆全部员工共9人，即使采编人员再招聘10人，对于一年几万种需加工的图书也是力不从心。那么只剩下业务外包这途径，目前很多图书馆也是这么做而且实践证明是有效的，关键是如何做才能采编业务“外包”好，这是本文要讨论的内容。
二、图书馆采编业务外包的优点
1 业务外包可以解决图书馆人力不足的问题
高职院校办学规模的急剧膨胀和教学要求的提高使图书馆的业务量急剧增加。因此，人力不足成为高职院校图书馆普遍存在的问题，其中采编人员更是紧缺，现有人员远远应付不了每年几万册的图书采编工作，只有推行业务外包这种新型管理模式，才能低耗、高效完成这些工作量。
2 业务外包可以提高采编人员的素质与能力
在新升格高职院校图书馆中，由于人员少，其采编人员也是馆业务骨干，几乎所有技术问题都需他们去处理。而由于同样的原因，像盖馆章，贴磁条等简单的事务性同时也是耗时性强的工作也需由采编人员完成，容易造成图书馆无法全面开展多种业务，这样又反过来导致采编人员缺少了其他业务经验，综合水平难以提高。业务外包，正是高职院校图书馆增加服务手段、提高工作人员业务素质的良好机会。其一，通过把采编业务外包出去。减轻工作人员工作量，使其有机会开展图书馆深层次的服务工作。其二，把本馆比较吃力的对技术要求高、服务层次深的业务外包出去后，能够采取联合作业的方式，让本馆人员全过程参与相关业务，从而利用这种学习和实践的机会，使馆员队伍得到锻炼和提高。其三，业务外包后可以使图书馆抽出人员进行外培，能有效地提高工作人员的理论水平和业务能力。一言以敝之，科学、有效地运用业务外包，可以提高工作人员素质，反之，高素质的工作人员又能对外包业务进行有效监控，使两者形成良性循环。
3 业务外包给图书馆集中力量做好核心业务提供基础
如上面所提到的，业务外包可以让一些学历层次和素质较高的采编人员解脱出来，从事图书馆深层次的服务工作，高职院校图书馆的核心业务应是集中力量优化和开发新的信息服务功能。从目前高职院校图书馆的情况来看， 大多数还停留在借借还还的浅层次服务上，编目业务也刚刚开始，大多没有开展较深层次的服务。因此，对于高职院校图书馆来说，重要的是确定适合高职教育的核心业务。首先，考虑到高职院校的学生层次是大专，教学目标强调的是技能的掌握和提高。与普通高校相比，高职院校的学生到馆率有一定差距。因此需要加大力气引导学生科学有效地利用图书馆，在享受图书馆服务的同时，培养其爱读书，会读书学习习惯。这也是《普通高等学校图书馆规程(修订)》提出高等学校图书馆的主要任务之一：开展信息素质教育，培养读者的信息意识和获取、利用文献信息的能力。
4 业务外包能降低图书馆的运作成本
采编业务对于新升格的图书馆来说，其是图书馆资金最大支出之一。采编外包可以减轻资金紧张而带来的运作压力。由于书商采用的是成本核算、规模化经营的管理模式，就完成同一业务来讲，书商的投入往往低于图书馆的投入。比如：在国外，从OCLC中心联机套录一条数据的费用是1美元；批量或回溯性编目服务费用为一种2美元以上。同样是分编图书，如果是图书馆自己完成，每种图书的分编成本至少要50美元以上。我国的情况也是如此。据统计，我国每种书的原始分编成本在10～15元，而从CALLS套录或者由书商提供分编数据，成本就要低得多。可以算一笔账，请一个编目人员2500(本科)一个月，一年就是30000元，而每个编目人员一天正常情况(不包括套录数据)编20条数据，一年的工作日：365(按平年算)一104(法定公休日52×2)一7(法定假日：元旦1天，五一、十一各3天)一5(春节休假通常占用5个工作日)=239天，减去寒暑假，那么剩下的时间就是150天左右，那么一年下来一个编目人员就是30000条数据，那么就是说图书馆自己编目的价格为1元一条，还没有包括材料费。而目前有些数据加工商可以做到0.8元/条。
5 加快新书上架速度
许多新升格的高职院校图书馆会出现这种现象：由于新书到馆数量剧增和编目加工人员短缺，导致新书积压。当前高新技术发展日新月异，知识更新、老化速度加快，信息更呈现明显的时代性和时效性。据专家称，新书特别是科技类新书，滞留一年，其情报价值就丧失30％，而尖端高新技术类图书，则在1～2年后几乎变成旧书。如果教师或学生到图书馆很难及时阅读市面上出售的新书，便会慢慢降低进图书馆的热情，图书的利用率也因此而大打折扣。如果将采编业务外包给书商和其他采编中心承包，要求承包者随书配编目数据或者到联机编目系统、书目数据库公司套录，就可以提高劳动效率，有效缩短新书在采访、编目上的滞留时间，从而更及时地满足师生需求。
三、业务外包操作的步骤及其所需注意的问题
1 纠正传统观念。确定业务外包范围
目前还有一部分人认为图书馆业务外包和企业外包一样只能将图书馆非核心的业务外包，而作为图书馆的核心业务的采编业务是不能外包。不过我们要认识到图书馆业务外包和企业外包有一个根本性的区别就是企业业务外包是追求效益的最大化，而图书馆是为了追求的是服务质量的最大化提升。所以笔者认为图书馆业务外包的工作不存在核心和非核心之分，只要某业务外包能节约成本、提高工作效率(相对不外包的情况)，或者是同样的支出能获得更大服务质量提升 的话，那无论哪项业务都应该外包。特别是对那些渴望短时间内提升自我服务质量的高职院校的图书馆来说更应该把自己难以消化的采编业务外包出去。
2 审慎选择外包商
在采编业务外包决策做出后，关键的一个问题是选择一个合适的外包商。外包商的服务质量会影响到整个图书馆的藏书质量和日后发展，首先要看外包商是否有运作管理的能力，是否有成功的案例，并通过审慎调查，了解其客户的满意度。其次还要考察外包商的财务状况、技术实力，还要对其资信进行调查，目的是建立长期可靠的外包协议，使双方都获利。在确定外包企业时，要防止两种倾向，一是一味追求大型书商，二是盲目追求价格低廉，不问书商状况。由于高职院校图书馆一般规模不大，业务量不多，而大的书商往往会把注意力集中到业务量较大的大型图书馆，对小馆的服务质量有时因兼顾不到而无法保证；价格过低的书商，往往资质、业务水平和信誉等有问题，达不到我们的要求。因此，对外包企业进行综合比较，科学合理地选择真正适合自己的书商，对高职院校图书馆来说，是一件既不轻松又很重要的事情。
3 强化合同意识。把好外包合同签订关
为确保合作顺利进行，合作双方必须签订采购合同以约束双方和保证各自的利益。长期以来，由于图书馆参与市场经济活动不多，风险意识不强，对合同的认识比较肤浅。因此，作为有风险一方的图书馆，应慎重签订采购合同。首先，应该明确采编业务外包服务的具体内容，采编业务外包的数量、价格、合作期限、质量及质量的标准；其次，合同应确定附加服务水平和标准；另外，应明确风险承担、赔偿责任及争端解决程序；最后，应规定终止合同的权利，包括成本的显著增加、服务水平多次不达标、书商陷入财务或信誉危机导致不能履约等。同时要注意合同细则要具有可操作性，要有利于解决合同履行过程中出现的新情况新问题。如：图书馆在监控管理中发现某些编目数据缺编某个字段，此时，图书馆就应该及时的向图书供应商反映这一问题，而图书供应商也应该及时的反馈、答复、解释及修正。
4 加强质量监督
图书馆管理人员应摆脱那种认为业务外包意味着工作的转移以及外包后采编人员闲置的看法，这种看法是极其错误的。要使业务外包行之有救，就不能把它看成是转移或放弃责任，而应当视作延揽人才和筹集资源，那么我们必须对外包工作作为一个项目进行管理，而主要的管理人员恰恰是我们的采编工作人员。采编人员在整个管理过程起质量控制的作用，其中包括图书质量和编目数据质量。由于书商经营图书的目的在于经济效益，其编目人员往往只经过简单的培训后就从事编目工作，其管理都是量化管理，难免会出现只求数量不顾质量的问题，加之他们对馆藏文献建设缺乏基础认识，掌握编目数据标准化规则也比较机械，有时只能照搬在版图书提供的数据或者套录，难以做到准确无误。所以采编人员需对书商提供的数据逐条进行校审后才能倒进数据库流通。
另外要注意的是，采编业务外包减少了一定的采访浏览和选择文献的时间，但是采访工作不能深度外包，目前有些馆是根据外包商提供的书目进行圈选后返回外包商进行采购，这种办法采访回的图书往往不尽如人意。所以在采访过程中，采编人员必须抓好图书质量关，尽量采取现采方法。