浅谈对测绘文书档案管理工作存在的问题与对策

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  摘 要:测绘文书档案管理是测绘单位档案存在的基础和重要资源发生地,是单位管理水平的重要衡量标的,是所有档案工作的重要组成部分。现主要针对测绘文书档案管理的现状进行探讨分析,从中找出问题所在,并提出相应的解决策略。
  关键词:测绘文书档案管理;问题;策略
  前言
  测绘文书档案是测绘单位档案工作的重要组成部分,是在测绘工作中形成的真实记录,是测绘管理和技术发展进程的重要记录载体,是促进测绘事业健康发展的宝贵财富,是后人学习传承借鉴的宝贵资料。现结合从事测绘文书档案工作实际经验和体会,浅谈对测绘文书档案管理工作存在的问题与对策。
  一、测绘文书档案管理中所存在的问题分析
  1.1 档案质量良莠不齐,归档立卷问题较多。
  文书工作是文书档案的基础工作,由于测绘单位中,文书管理与档案管理一般是按职责分工来分别管理,文书工作的质量直接影响到文书档案的质量。文书人员的新老交替、变更、调转,以及自身业务水平和管理能力的不同,使得文书档案质量参差不齐;在文书管理和文书档案的衔接工程中,也常常会造成一些遗失、脱节,从而降低文书档案的质量;在工作环节上,诸如行文请示无正规的文件批复,或者创先评优或上报材料没有公章等等,导致归档资料不齐备;归档立卷过去采用16开版本,而现行的公文处理要求采用标准的A4大小的幅面,造成存档材料前后规格不同,装订大小不一;人为因素会造成一些有保存价值的、应归档的没有归档,资料散失;在保存期限的划分上,也存在定期、长期、永久的划分不合理,有待于商榷等等,这些因素直接和间接地影响到测绘文书档案的质量。
  1.2 档案工作技术落后,管理不够科学合理。
  在测绘文书档案管理上,沿袭过去以来的通常做法,除了近几年来利用计算机形成文件保存文档数据外,其他的还停留在人工操作水平,技术比较落后,还没有充分利用好现代化的技术和科学的管理手段,发挥档案现代化管理的优势。使用计算机也仅仅拓展到目录收录,没有将所形成的全部资料扫描数字化或者扫描存档。历史形成的文档材料还依然停留在纸质状态,人工查找手工操作比较原始,不利于档案保护,工作效率较低,档案信息化没有充分应用。
  1.3 组织领导力度不够,设施设备配置不足。
  由于测绘单位以测绘生产为中心,文书档案管理相对受到的重视程度不高,领导层主动了解档案管理的情况较少,个别单位模糊地认为档案就是公文,按照公文整理要求整理归档就行了,对档案信息化建设工作认识不到位;在设施、设备的配置上,缺乏长远考虑,投入资金不足,没有配备与数字化文书档案相关的高性能扫描仪、微缩照相机,以及空调器、杀菌器材、现代化的存贮设备等。从而影响到档案管理的工作开展,降低了文书档案管理人员的积极性和工作质量。
  1.4 专职业务水平不高,管理制度缺失滞后。
  就我单位而言,文书档案管理由人事科相关人员负责,档案管理工作者基本上是兼职,没有专职技术管理人员,管理人员也非档案管理专业毕业,甚至没有上岗证,对文书档案管理精髓没有精准掌握。尽管也组织过相关人员参加短期的档案管理知识更新和继续教育培训,但也很难适应现代化档案管理的需要,加上工作交叉且职责繁重,使得文书档案管理人员业务钻研不深不透,向精细化纵深管理推进受到一定的影响,阻碍测绘档案功能的有效发挥和利用。在建章立制上,缺少相关配套的管理制度,存在管理内容不完整、形式不完备、主体不明确、追责机制不完善等现象。
  二、解决问题的措施
  2.1 从测绘文书档案的归档材料形成抓起,多环节夯实文书档案形成的基础。
  做好文书管理与档案管理的互通学习,使双方掌握工作衔接的相关要求,引起文书管理重视文字的格式、纸张的规格,书写工具的使用、文件修改及批阅程序等,按照规范的标准,统一行动;收文和发文要及时登记,文件材料要及时整理,保证文件的完整性,力争实现文书、档案工作一体化;档案管理者要深入学习并熟练掌握业务要求,做好归档材料的鉴定,去伪存真,对保存期限等要求要综合分析,科学决断,严格把关,实现档案资料保值增值,达到提升档案的质量的目的,从而提高文书档案管理和利用效率。
  2.2 提高文书档案的现代化管理水平,提高对档案管理工作规范管理。
  提高文书档案管理水平是个渐进的过程,要根据单位实际情况,制定合理的规划,力所能及地引进现代化管理手段,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,逐步加强和改善文书档案管理的现状,使整个档案管理工作处于一个规范、有序的范围中。
  2.3 加强档案管理工作的宣传,加强人力物力财力的投入。
  积极宣传测绘档案管理的重要意义,从领导决策层中端正认识,进一步增強领导对档案管理重要作用和意义的了解,要切实把档案管理工作纳入重要议事日程,尽快解决档案人员知识结构及兼职化问题,重视和培养青年档案管理人员,逐步把熟悉业务、档案和计算机的知识全面的人员配置在档案岗位上来,建立起一支有良好职业道德、较高专业能力的档案干部队伍;加大资金投入,进行库房改造、添置档案柜的、购买办公设备和管理软件,定做档案装具等来满足测绘档案建设的需要。
  2.4 提高档案管理人员的素质,完善落实档案管理相关制度。
  在合理配备专业档案管理人员的基础上,有步骤有计划地进行档案工作培训。制定合理的培训规划,注重新技术、新知识更新,努力增加综合知识的储备,提高管理人员的整体素质。结合单位实际,进一步完善相关工作流程,立足于现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果,建立健全文件归档等相关档案管理制度,逐步推进办公自动化和文档一体化建设步伐,实施电子文件与纸质文件双向管理,实现完成纸质档案的数字化工作。
  3 结束语
  以上从测绘单位文书档案管理的现状出发,指出了一些亟待解决的问题,客观地分析了在问题的形成原因,探讨了解决的办法和措施,给出了可行的意见和建议。在测绘事业快速发展的今天,测绘档案管理工作对测绘事业的健康发展起着至关重要的作用,传统的管理模式已不适应科技信息需要,必须改进工作,强化管理,不断进步,更好地于服务测绘生产,服务国家建设,在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。
  参考文献
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