1、什么是电子档案?我单位由信息部门备份在服务器上的信息是电子档案吗?
　　答：由信息部门备份在服务器上的信息不是电子档案。电子档案要具备以下几个条件。(1)电子档案来源于电子文件，电子文件是由计算机、扫描仪等数字设备生成的，要通过计算机等设备进行阅读，而且是以二进制代码的形式存储在磁盘、光盘等载体上。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件在办理完毕后均应该归档保存。(2)需要归档保存的电子文件需转换成通用格式，加密文件要进行解密，压缩文件要进行解压缩。(3)电子文件归档时，除保存其本身外，还应记录其产生的软硬件环境，归档电子文件的文件格式，文件的题名、形成部门和时间等相关信息，并将这些信息一同归档。不能转换成通用格式的电子文件还应将其专用软件进行归档。(4)经过鉴定符合归档条件的电子文件应由电子文件形成部门履行一定的手续向档案部门归档。电子文件归档的一般程序是：鉴定一填写归档处理单→给予归档标识→预归档→调整归档电子文件→检测归档电子文件→归档。(5)电子文件归档后除保存在系统中，还必须将其存储到符合要求的脱机载体上。脱机保存的载体一般是只读光盘、一次写光盘、磁带等。有条件的单位还应实行异地保存。只有具备上述5个条件的电子文件才能称之为电子档案，而由信息部门进行备份的信息没有经过鉴定和给与归档标识等，不是电子档案。　(亦　青)
　　
　　2、文书档案以“件”为单位进行整理，怎么编档号?
　　答：北京市档案局在2001年印发的《北京市归档文件整理标准(试行)》规定，各单位档案部门编制的室编件号的编制方法为：以机构(问题)为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。例如：
　　按保管期限－年度－机构分类进件号编制是：
　　
　　按年度－机构－保管期限分类进件号编制是：
　　
　　3、我单位已尼在OA系统中襀了无纸化办公,归档时还要归纸质文件吗?
　　答：要。中华人民共和国标准(GB／T18894—2002)《电子文件归档与管理规范》和《北京市电子文件归档与管理暂行规定》都明确要求“具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品”，这点要求也是从文件的长久保存来考虑的。因为电子文件更依赖它所产生的环境，一旦系统或软件出现问题，电子文件可能就永远无法打开了，所以为了保证文件的长期可利用，在现阶段，除了保存电子文件，还必须保存传统载体的文件，可以定期将系统中归档的电子文件的正本及发文稿纸、批办单等打印下来进行归档。但是对于无法以传统载体形式保存的文件，如数据库文件、相关软件等，就只能保存电子文件了。　(亦　青)
　　编者按：最近一段时间，编辑部经常会收到庄重为信，反映在工作中遇到档案收集、整理方面的具体问题不知该如何解决本刊特开辟读者热线栏目，邀请北京档案局有关处室的同志进行解答，希望能满足读物要求加外，您在工作中遇到了什么难题，也欢迎来电来函垂询。