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摘 要：随着我国高职院校普遍实行了院系二级管理体制，在这种体制下，系级办公室主任是一个非常重要的工作岗位。从树立一个形象、培养两种素质、提高三种能力、做好四项服务等方面，就如何做好高职院校系办主任工作进行了一定的理论探索。
关键词：高职院校；二级管理模式；系办主任；两种素质；三种能力；四项服务
作者简介：张宏，男，常州轻工职业技术学院讲师，主要研究方向为教育教学管理、学生思政教育。
中图分类号：711 文献标识码：A 文章编号：1674-7747（2016）32-0042-03
一、树立“一个形象”，工作“勤”字当头
高职院校系办公室是一个沟通内外、连接上下、联系师生的综合性部门，在系部管理系统中起着中心统帅地位和“窗口”平台的作用。系部的管理工作通过系办对院系领导、学校各职能部门、学校师生及相关企事业单位的服务来体现的。所以，系办工作人员应树立系办工作无小事，时时树立“窗口”意识。特别是系办公室的管理者和领导者的系办主任，更应该在工作谨言慎行，提高服务和形象意识，增强自身综合素质，树立起良好的对外形象。同时，由于系办主任的工作具有综合性、服务性、协调性、保密性和被动性的特点。因此，在处理日常事务的工作过程中必须要有足够的细心、耐性和勤奋精神，坚持“勤”字当头。如果不以“勤”字为先，就有可能会耽误工作，影响工作效率，最终会损害了整个工作的效果，也影响系办乃至系部甚至整个学校的良好形象。
二、培养“两种素质”，完善自身修养
（一）系办主任要重视培养自身的思想政治素质
系办主任是系部领导的左膀右臂，既是系部重要决策的参与者、执行者，又是国家和学校重要方针政策以及会议、文件精神的传达者。他的大部分工作都是政治性很强的工作，需要有较高的政治觉悟和强烈的政治责任感、使命感。因此，系办主任应从两个方面加强和提高自身的思想政治素质。其具体举措主要有以下两方面：（1）加强政治理论学习。自觉学习马列主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系等理论知识，认真领会其精髓，并自觉武装自己的头脑；（2）在工作实际中，自觉贯彻党的基本路线和方针政策。在复杂多变的工作中，要始终保持头脑清醒，正确判断形势，能够从政治上分辨大是大非，树立起正确的人生观、价值观。
（二）系办主任要重视培养自身的业务素质
列宁指出：“要管理就要内行，就要精通生产的一切条件……就要有一定的科学素养”。 [1]系办公室作为系部教科研管理的重要机构，其管理人员的业务素质也必须要能滿足管理的实际需要。所以，系办主任要加强专业知识的学习，及时了解高职院校发展的新趋势，把握专业和课程发展的方向，紧跟当前高职院校的人才培养模式改革，不断地增强自己服务教学管理的能力。同时，还要注重加强对中西方最新的有关管理的理论成果和方法，努力加以学习、吸收和运用，不断地提高自身的科学文化知识和业务素质，增强自身的组织管理能力，树立全心全意为广大师生员工服务的思想意识。
三、 增强“三种能力”，提高服务水平
（一）系办主任要着力提高自身的辅助、参谋能力
系办公室是领导工作的辅助、参谋和执行的重要机构。“为领导的大小决策献计献策，是参谋作用的具体体现”[2]，由于系部领导大部分都是高级职称，平时的教学、管理和科研任务都较重，所以不可能对系部的各项工作事必躬亲、亲力亲为，这就要求系办公室特别是系办主任要增强管家意识，发挥好领导的助手和参谋的作用。要做好以下三个方面工作：（1）做好领导的助手和参谋，要能帮助领导处理好日常办文办事，做好行政管理工作；（2）做好调查研究，帮助领导收集并掌握各方面的信息，并进行辨别、整理后及时提供给领导，以供其作为做决策的依据；（3）要能够及时传达领导的要求，并做好信息反馈工作。
（二）系办主任要着力提高自身的协调能力
协调是指管理者对管理活动中各个要素之间关系进行协商和调节，使之互相配合，步调一致地为实现目标的活动。现代管理学中，协调的实质是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。[3]协调各方面关系，是系办公室的一个经常性和基本性的工作，也是系办主任做好本职工作必须要具备的一种能力。其具体工作主要有以下三个方面：（1）系办主任要能协调好办公室内部各工作人员之间的关系。只有办公室内部人员分工明确，员工各司其职、各负其责，才能保证系办的工作效率；（2）系办主任要能协调好系部领导班之间以及系部领导班子和师生员工之间的关系。这就要求系办主任在工作时能兼顾彼此的利益，凡事从系部整体利益出发，事事做到公平、公开、公正，不可虎头蛇尾、阴奉阳违；（3）系办主任要能协调外部各种关系，包括保持系部与学校其他职能部门，与兄弟院校以及系部与企事业单位的之间的良好关系， 等等。
（三）系办主任要着力提高自身的执行、监督能力
由于系部领导的各项决策，基本上都是经由系办公室来进行传达和实施的。因此，就需要系办主任，要有很好的贯彻、执行能力。系办主任要善于分配任务，只有善于将工作进行必要的分解，落实到人、明确责任才能在规定的时间内完成领导交代的任务。另外，在处理传达和布置任务时，系办主任还应能对领导决策的实施效果进行监督检查，对一些重点、难点、热点问题，要加强督办，以便更加准确地掌握决策落实的情况。对于在督办过程中发现到的问题，也应实际汇报并按领导要求加以处理，以避免发生更重大的问题。
四、做好“四项服务”， 提升管理质量
（一）系办主任要努力提升自己对外服务的能力
1.系办的工作既需要学院其他部门的配合，同时，协调好、服务好学校的各个职能部门，也是其工作的重要组成部分之一。因此，系办主任在开展日常工作时，对于经常需要联系和打交道的部门，要主动联系，建立良好的感情基础，保证在关键时刻，在工作上能得到对方的配合和支持。 2.由于招生、学生就业、校企合作以及对外合作办学等工作的需要，系办公室与校外各单位的联系也日渐紧密。这就要求系办主任要有强烈的公关意识和水平，在接待其他单位人员来访时要塑造良好的系部形象，赢得社会的认可和好评，工作时既要有原则性，也要有靈活性，该自己做决定时要果断，以免贻误时机。对于不属于自己职权范围的事项，要多向领导请示汇报，避免好心办坏事。
（二）系办主任要努力提升自己服务教学管理的能力
系办公室作为高职院校开展教育管理的最基层组织，教学管理是其日常工作的重要内容之一。随着高职教育发展水平的不断提高，系办主任作为系办公室的主要负责人，也应承担起相应的教育管理的职能，并着重做好以下三个方面的工作：（1）协助主管教学的副主任完善各项教学管理制度、制定教学管理计划，协调好副主任与各教研室主任的工作关系，上传下达，确保教学任务有效落实；（2）严密监控好各个教学环节，建立一套监督、控制、调整的机制，做好各类教学质量检查和教学资料收集、整理及归档的工作，确保教学质量；（3）协助系主任做好教师师资队伍管理和与教学相关的系部资产与账务管理工作。
（三）系办主任要努力提升自己服务科研的能力
作为高职院校的系部办公室主任，虽然一般没有直接的科研任务，但在新形势下，协助做好系部的科研工作，实际上已经成为其日常工作中，一个无法忽视的重要内容。一方面，要尽可能地为系部教师创设必要的科研条件，做好教师科研的组织、管理、成果转化等辅助性的工作；另一方面，要想方设法提高系部教师的科研积极性。当前，许多职业院校为了调动教师的科研积极性，都采取了一定的任务包干或分配的方法，将科研任务分配包干到各个系甚至是每个教师，并将科研任务的完成情况与系部年终的考核相挂钩。因此，系办主任应从系部的整体利益出发，在职责范围内想方设法提高系部教师参与科研的积极性。
（四）系办主任要努力提升自己服务师生的能力
服务师生是高职院校系办公室的最重要的工作之一，也是系办公室与生俱来的最基本职能之一。因此，系办公室主任在日常与师生接触的过程中，应强化服务意识，以师生为本，做教师的知心朋友和学生的良师益友。
1.系办主任要树立尊重知识、尊重人才的观念，努力为教师工作提供方便，深入了解他们在教学、科研、生活中遇到的困难，及时地加以解决或是反馈给领导，尽力化解教师之间的矛盾，增加同教师间的有友谊和情感，让系办成为“教师之家”。
2.系办主任还要配合做好学生的教务和学籍管理工作。在与学生交往中，要结合高职院校学生具体情况，热心真诚地对待学生，遇到问题能与他们平等协商，坦诚交换意见，不以老师或领导自居，在学生心中树立良好的形象。
3.系办主任还要做好领导、教师以及学生三者之间之间的沟通联系工作。让学生对老师上课的意见、建议能及时反馈给老师，也能及时的将师生关于学校教育教学的看法、观点及时反馈至系部领导或是学校有关部门。
参考文献：
[1] 列宁.列宁全集（第十三卷）[M].北京：人民出版社，1992.
[2] 李华明.新时期高校院系办公室管理的若干思考[J].沿海企业与科技，2008（8）：184-186.
[3] 魏瑶，金丽.浅论高校院系办公室的职能[J].辽宁工学院学报（社会科学版），2006（3）：112-114.
[责任编辑 秦 涛]
关键词：高职院校；二级管理模式；系办主任；两种素质；三种能力；四项服务
作者简介：张宏，男，常州轻工职业技术学院讲师，主要研究方向为教育教学管理、学生思政教育。
中图分类号：711 文献标识码：A 文章编号：1674-7747（2016）32-0042-03
一、树立“一个形象”，工作“勤”字当头
高职院校系办公室是一个沟通内外、连接上下、联系师生的综合性部门，在系部管理系统中起着中心统帅地位和“窗口”平台的作用。系部的管理工作通过系办对院系领导、学校各职能部门、学校师生及相关企事业单位的服务来体现的。所以，系办工作人员应树立系办工作无小事，时时树立“窗口”意识。特别是系办公室的管理者和领导者的系办主任，更应该在工作谨言慎行，提高服务和形象意识，增强自身综合素质，树立起良好的对外形象。同时，由于系办主任的工作具有综合性、服务性、协调性、保密性和被动性的特点。因此，在处理日常事务的工作过程中必须要有足够的细心、耐性和勤奋精神，坚持“勤”字当头。如果不以“勤”字为先，就有可能会耽误工作，影响工作效率，最终会损害了整个工作的效果，也影响系办乃至系部甚至整个学校的良好形象。
二、培养“两种素质”，完善自身修养
（一）系办主任要重视培养自身的思想政治素质
系办主任是系部领导的左膀右臂，既是系部重要决策的参与者、执行者，又是国家和学校重要方针政策以及会议、文件精神的传达者。他的大部分工作都是政治性很强的工作，需要有较高的政治觉悟和强烈的政治责任感、使命感。因此，系办主任应从两个方面加强和提高自身的思想政治素质。其具体举措主要有以下两方面：（1）加强政治理论学习。自觉学习马列主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系等理论知识，认真领会其精髓，并自觉武装自己的头脑；（2）在工作实际中，自觉贯彻党的基本路线和方针政策。在复杂多变的工作中，要始终保持头脑清醒，正确判断形势，能够从政治上分辨大是大非，树立起正确的人生观、价值观。
（二）系办主任要重视培养自身的业务素质
列宁指出：“要管理就要内行，就要精通生产的一切条件……就要有一定的科学素养”。 [1]系办公室作为系部教科研管理的重要机构，其管理人员的业务素质也必须要能滿足管理的实际需要。所以，系办主任要加强专业知识的学习，及时了解高职院校发展的新趋势，把握专业和课程发展的方向，紧跟当前高职院校的人才培养模式改革，不断地增强自己服务教学管理的能力。同时，还要注重加强对中西方最新的有关管理的理论成果和方法，努力加以学习、吸收和运用，不断地提高自身的科学文化知识和业务素质，增强自身的组织管理能力，树立全心全意为广大师生员工服务的思想意识。
三、 增强“三种能力”，提高服务水平
（一）系办主任要着力提高自身的辅助、参谋能力
系办公室是领导工作的辅助、参谋和执行的重要机构。“为领导的大小决策献计献策，是参谋作用的具体体现”[2]，由于系部领导大部分都是高级职称，平时的教学、管理和科研任务都较重，所以不可能对系部的各项工作事必躬亲、亲力亲为，这就要求系办公室特别是系办主任要增强管家意识，发挥好领导的助手和参谋的作用。要做好以下三个方面工作：（1）做好领导的助手和参谋，要能帮助领导处理好日常办文办事，做好行政管理工作；（2）做好调查研究，帮助领导收集并掌握各方面的信息，并进行辨别、整理后及时提供给领导，以供其作为做决策的依据；（3）要能够及时传达领导的要求，并做好信息反馈工作。
（二）系办主任要着力提高自身的协调能力
协调是指管理者对管理活动中各个要素之间关系进行协商和调节，使之互相配合，步调一致地为实现目标的活动。现代管理学中，协调的实质是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。[3]协调各方面关系，是系办公室的一个经常性和基本性的工作，也是系办主任做好本职工作必须要具备的一种能力。其具体工作主要有以下三个方面：（1）系办主任要能协调好办公室内部各工作人员之间的关系。只有办公室内部人员分工明确，员工各司其职、各负其责，才能保证系办的工作效率；（2）系办主任要能协调好系部领导班之间以及系部领导班子和师生员工之间的关系。这就要求系办主任在工作时能兼顾彼此的利益，凡事从系部整体利益出发，事事做到公平、公开、公正，不可虎头蛇尾、阴奉阳违；（3）系办主任要能协调外部各种关系，包括保持系部与学校其他职能部门，与兄弟院校以及系部与企事业单位的之间的良好关系， 等等。
（三）系办主任要着力提高自身的执行、监督能力
由于系部领导的各项决策，基本上都是经由系办公室来进行传达和实施的。因此，就需要系办主任，要有很好的贯彻、执行能力。系办主任要善于分配任务，只有善于将工作进行必要的分解，落实到人、明确责任才能在规定的时间内完成领导交代的任务。另外，在处理传达和布置任务时，系办主任还应能对领导决策的实施效果进行监督检查，对一些重点、难点、热点问题，要加强督办，以便更加准确地掌握决策落实的情况。对于在督办过程中发现到的问题，也应实际汇报并按领导要求加以处理，以避免发生更重大的问题。
四、做好“四项服务”， 提升管理质量
（一）系办主任要努力提升自己对外服务的能力
1.系办的工作既需要学院其他部门的配合，同时，协调好、服务好学校的各个职能部门，也是其工作的重要组成部分之一。因此，系办主任在开展日常工作时，对于经常需要联系和打交道的部门，要主动联系，建立良好的感情基础，保证在关键时刻，在工作上能得到对方的配合和支持。 2.由于招生、学生就业、校企合作以及对外合作办学等工作的需要，系办公室与校外各单位的联系也日渐紧密。这就要求系办主任要有强烈的公关意识和水平，在接待其他单位人员来访时要塑造良好的系部形象，赢得社会的认可和好评，工作时既要有原则性，也要有靈活性，该自己做决定时要果断，以免贻误时机。对于不属于自己职权范围的事项，要多向领导请示汇报，避免好心办坏事。
（二）系办主任要努力提升自己服务教学管理的能力
系办公室作为高职院校开展教育管理的最基层组织，教学管理是其日常工作的重要内容之一。随着高职教育发展水平的不断提高，系办主任作为系办公室的主要负责人，也应承担起相应的教育管理的职能，并着重做好以下三个方面的工作：（1）协助主管教学的副主任完善各项教学管理制度、制定教学管理计划，协调好副主任与各教研室主任的工作关系，上传下达，确保教学任务有效落实；（2）严密监控好各个教学环节，建立一套监督、控制、调整的机制，做好各类教学质量检查和教学资料收集、整理及归档的工作，确保教学质量；（3）协助系主任做好教师师资队伍管理和与教学相关的系部资产与账务管理工作。
（三）系办主任要努力提升自己服务科研的能力
作为高职院校的系部办公室主任，虽然一般没有直接的科研任务，但在新形势下，协助做好系部的科研工作，实际上已经成为其日常工作中，一个无法忽视的重要内容。一方面，要尽可能地为系部教师创设必要的科研条件，做好教师科研的组织、管理、成果转化等辅助性的工作；另一方面，要想方设法提高系部教师的科研积极性。当前，许多职业院校为了调动教师的科研积极性，都采取了一定的任务包干或分配的方法，将科研任务分配包干到各个系甚至是每个教师，并将科研任务的完成情况与系部年终的考核相挂钩。因此，系办主任应从系部的整体利益出发，在职责范围内想方设法提高系部教师参与科研的积极性。
（四）系办主任要努力提升自己服务师生的能力
服务师生是高职院校系办公室的最重要的工作之一，也是系办公室与生俱来的最基本职能之一。因此，系办公室主任在日常与师生接触的过程中，应强化服务意识，以师生为本，做教师的知心朋友和学生的良师益友。
1.系办主任要树立尊重知识、尊重人才的观念，努力为教师工作提供方便，深入了解他们在教学、科研、生活中遇到的困难，及时地加以解决或是反馈给领导，尽力化解教师之间的矛盾，增加同教师间的有友谊和情感，让系办成为“教师之家”。
2.系办主任还要配合做好学生的教务和学籍管理工作。在与学生交往中，要结合高职院校学生具体情况，热心真诚地对待学生，遇到问题能与他们平等协商，坦诚交换意见，不以老师或领导自居，在学生心中树立良好的形象。
3.系办主任还要做好领导、教师以及学生三者之间之间的沟通联系工作。让学生对老师上课的意见、建议能及时反馈给老师，也能及时的将师生关于学校教育教学的看法、观点及时反馈至系部领导或是学校有关部门。
参考文献：
[1] 列宁.列宁全集（第十三卷）[M].北京：人民出版社，1992.
[2] 李华明.新时期高校院系办公室管理的若干思考[J].沿海企业与科技，2008（8）：184-186.
[3] 魏瑶，金丽.浅论高校院系办公室的职能[J].辽宁工学院学报（社会科学版），2006（3）：112-114.
[责任编辑 秦 涛]