论文部分内容阅读
摘 要：随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。但在新能满技足电子档案建设的要求和需要。本文结合电子档案的特点的术和条件下，原有的档案管理和利用方法已经不，从电子档案的收集、整理、归档和利用方面作了一些探讨，对搞好医院电子档案管理工作有一定的借鉴作用。
关键词：医院； 电子档案； 管理
随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。
1 医院实行档案管理计算机化的必要性
1.1 随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。
1.2 近年来，医院办公自动化迅速普及，医院大多数文件资料和医疗信息都通过微机打印，产生了越来越多的电子文件。如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将不可能的事。而电子档案因其可共享性和信息的可操作性，可以提供方便、快捷的查询、复制及数据交换等功能。
1.3 传统的档案管理方式已经不适应现代医院管理的需要。传统的档案管理由于档案管理人员配备随意性大、业务素质参差不齐、部门之间文件材料的收集人员没有建立起良好的协作关系、档案管理制度不够健全、标准不一、缺少详细规划等原因，缺乏完整性、统一性和涵盖性，从而造成档案管理效率低下，利用率很低，档案管理水平不能与医疗业务同步发展，影响了医院管理水平的提高和业务技术的发展。
2 电子档案的基本特点
相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。只有抓住这些主要特征，才能更好的对其进行有效的管理和利用。
2.1 虚拟性。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络之中，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
2.2 可分离性和易变性
电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。同时，由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。
2.3 集成性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
2.4 时效性强，周期短。档案整理是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。而数字档案则通过网络采集、数字化管理、电子邮件联系等新的技术手段和方式，大大减轻了劳动强度，缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错误或更新资料都十分方便，可以反映最新的情况。
2.5 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整理上有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的，在非常短的时间内为用户提供最为满意的信息。
3 医院电子档案的管理和利用
3.1 电子档案的收集。只要是医院在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集保存。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。医院电子文件的收集既要保证其系统完整，又要保证其原始性和有效性。由于电子文件具有分散性，每个部门、科室和工作人员都有可能是电子文件的形成者，因此，医院需建立完善的管理制度，明确各自职责，实行目标管理，通过分工合作，完成电子文件的收集工作。鉴于电子文件的特殊性，在收集电子文件的过程中要注意以下两点：一是电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，不允许再修改；二是电子文件形成后，应及时收集；对需要长期才能完成的项目，要分阶段积累归档。
3.2 电子文件的整理与归档
在做电子文件的整理与归档工作时，必须要有统一标准。医院应责成档案管理部门，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。在此基础上，档案管理人员要将各部门传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理归档过程中要注意以下三点：一是在无论利用何种途径归档，必须由电子文档形成科室按统一格式编目整理后，传输给档案管理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部门对其数据的真实性、准确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是归档的电子文件应是最终版本，不能有任何增减删改。
3.3 电子档案的利用
电子文件归档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的前提下，其管理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要注意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部门同意。二是强化电子档案密级管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
4 医院电子档案管理应注意的几个问题
4.1 建立档案两套制管理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制管理，以确保数据安全。在档案整理归档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文档的编码及存址；在电子文档归档目录“备注”荐中注明相应的纸质文件的档号和存址，以便利用时参照互补。
4.2加强电子档案的安全保管工作。电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体物化因素的控制。日常保管中，在保持适宜温湿度的同时，电子文件还要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，并避免强烈的机械震动。另外，还要防止灰尘、光线和有害气体的影响，以免造成载体损坏，信息丢失。要对电子档案的载体定期进行检测维护，对电子档案所依靠的技术、支持软件进行保管，从而保持电子档案的完整性。
4.3建立健全相关规章制度。电子档案的管理是一个全过程的管理，即从文件的形成到流转、归档、保管、利用、直至销毁，每一个环节都要进行有效的管理才能妥善保护好电子文件的完整、准确，因此建立、健全电子档案的管理显得尤其重要。应从档案管理的基本规律出发，结合医院实际，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，明确各有关部门工作职责，使得医院电子档案管理工作有章可循。
参考文献:
［1］ 刘宁娃．电子档案及其管理和利用．理论观察，2007（3）
［2］ 隋霞，郑开，张功法．医院信息系统与档案数字化管理．现代医药卫生，2007（18）
［3］ 徐敏．纸质档案与电子档案的共存期管理．档案管理，2007（5）
（作者通讯地址：济源市妇幼保健院河南 济源454650）
关键词：医院； 电子档案； 管理
随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。
1 医院实行档案管理计算机化的必要性
1.1 随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。
1.2 近年来，医院办公自动化迅速普及，医院大多数文件资料和医疗信息都通过微机打印，产生了越来越多的电子文件。如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将不可能的事。而电子档案因其可共享性和信息的可操作性，可以提供方便、快捷的查询、复制及数据交换等功能。
1.3 传统的档案管理方式已经不适应现代医院管理的需要。传统的档案管理由于档案管理人员配备随意性大、业务素质参差不齐、部门之间文件材料的收集人员没有建立起良好的协作关系、档案管理制度不够健全、标准不一、缺少详细规划等原因，缺乏完整性、统一性和涵盖性，从而造成档案管理效率低下，利用率很低，档案管理水平不能与医疗业务同步发展，影响了医院管理水平的提高和业务技术的发展。
2 电子档案的基本特点
相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。只有抓住这些主要特征，才能更好的对其进行有效的管理和利用。
2.1 虚拟性。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络之中，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
2.2 可分离性和易变性
电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。同时，由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。
2.3 集成性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
2.4 时效性强，周期短。档案整理是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。而数字档案则通过网络采集、数字化管理、电子邮件联系等新的技术手段和方式，大大减轻了劳动强度，缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错误或更新资料都十分方便，可以反映最新的情况。
2.5 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整理上有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的，在非常短的时间内为用户提供最为满意的信息。
3 医院电子档案的管理和利用
3.1 电子档案的收集。只要是医院在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集保存。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。医院电子文件的收集既要保证其系统完整，又要保证其原始性和有效性。由于电子文件具有分散性，每个部门、科室和工作人员都有可能是电子文件的形成者，因此，医院需建立完善的管理制度，明确各自职责，实行目标管理，通过分工合作，完成电子文件的收集工作。鉴于电子文件的特殊性，在收集电子文件的过程中要注意以下两点：一是电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，不允许再修改；二是电子文件形成后，应及时收集；对需要长期才能完成的项目，要分阶段积累归档。
3.2 电子文件的整理与归档
在做电子文件的整理与归档工作时，必须要有统一标准。医院应责成档案管理部门，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。在此基础上，档案管理人员要将各部门传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理归档过程中要注意以下三点：一是在无论利用何种途径归档，必须由电子文档形成科室按统一格式编目整理后，传输给档案管理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部门对其数据的真实性、准确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是归档的电子文件应是最终版本，不能有任何增减删改。
3.3 电子档案的利用
电子文件归档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的前提下，其管理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要注意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部门同意。二是强化电子档案密级管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
4 医院电子档案管理应注意的几个问题
4.1 建立档案两套制管理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制管理，以确保数据安全。在档案整理归档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文档的编码及存址；在电子文档归档目录“备注”荐中注明相应的纸质文件的档号和存址，以便利用时参照互补。
4.2加强电子档案的安全保管工作。电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体物化因素的控制。日常保管中，在保持适宜温湿度的同时，电子文件还要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，并避免强烈的机械震动。另外，还要防止灰尘、光线和有害气体的影响，以免造成载体损坏，信息丢失。要对电子档案的载体定期进行检测维护，对电子档案所依靠的技术、支持软件进行保管，从而保持电子档案的完整性。
4.3建立健全相关规章制度。电子档案的管理是一个全过程的管理，即从文件的形成到流转、归档、保管、利用、直至销毁，每一个环节都要进行有效的管理才能妥善保护好电子文件的完整、准确，因此建立、健全电子档案的管理显得尤其重要。应从档案管理的基本规律出发，结合医院实际，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，明确各有关部门工作职责，使得医院电子档案管理工作有章可循。
参考文献:
［1］ 刘宁娃．电子档案及其管理和利用．理论观察，2007（3）
［2］ 隋霞，郑开，张功法．医院信息系统与档案数字化管理．现代医药卫生，2007（18）
［3］ 徐敏．纸质档案与电子档案的共存期管理．档案管理，2007（5）
（作者通讯地址：济源市妇幼保健院河南 济源454650）