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摘 要：档案是机关单位收集价值信息的重要载体，极具保存价值，随着社会的发展，档案管理的重要性日益呈现。本文主要对机关单位的档案收集工作进行分析与研讨，提出机关单位档案收集工作的重要性，力求相关人员注重对档案的收集，保障工作的顺利开展。
关键词：机关单位;档案收集;档案管理
引言
档案，在某种程度上来讲可以说历史的见证，其具有极大的参考作用，档案不仅能提高计划和决策的科学化，还可以提高机关工作效率，在一定情况下能够遏制官僚主义，因而对单位档案收集工作的重要性进行探讨对机关单位具有具有极大的意义。
一、归档文件的收集工作是档案工作诸环节的起点
所谓档案收集工作，即将在各个机关、个人或遗留在其他地方的档案以例行的接收制度和专门的征集办法（按照党和国家的规定），将分散的档案汇集于各有关机关档案室或各级各类档案馆，从而实现全面的、系统的、集中的管理。
笔者认为档案收集工作的内容主要有二个方面：凡是现行机关和撤销机关的档案，档案馆具备长久保存价值档案的接收工作;机关档案室对本单位需要归档文件的接收和征集工作。由此可见，档案收集工作可以看作为整个档案工作中最为重要的一环，做好档案收集工作有着十分重大的价值。
档案收集工作是档案工作的起点，更是其他工作环节进一步开展的重要基础，倘若没有档案收集工作，那么其他环节就不复存在。而且档案在进行收集时是否齐全，对于档案工作的其他环节有着直接影响，特别是有关于社会各方面对档案的有效利用价值。而且档案是历史的见证，具有极高的科学性。档案的凭证作用与参考作用是与生俱来的，它会保存与备查各类或者各形式因国家机构、社会组织和个人在社会活动中所产生的原始记录，如文字、图像、声音以及其他。因为其可以进行传播、贮存，所以党、政、军等各机关在展开工作时，如在进行熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题的流程，都会查阅档案文件，寻找工作的依据与材料。由此可见，归档文件的收集工作是档案工作诸环节中的起点，若是没有起点，就无法产生其他环节，会影响收集的质量，从而直接影响接下来工作的进行，如收集的文件缺失，不完整或者收集的文件不符合质量要求，这就会为其它的工作环节带来不便，更严重的情况下会导致返工，或是重新开始工作。因此，想要保证文件管理工作能够顺利高效的进行，就要将文件整理工作放在首位。这也就要求事业单位要做好档案文件的收集工作，不断完善档案管理体制，引进先进的档案设施设备，建立与健全档案工作制度。其中机关单位特别要注意的一点是在进行档案收集工作的时候，对于传统的档案管理模式已经无法适应新时代下要求被不断进行深化改革的管理工作，所以在进行档案收集工作的时候，要适当的与多媒体进行结合，因为只有顺应时代发展的潮流才能够在真正意义上实现图、文、声、像并茂，准确的还原档案中原素材的活动情况。这样不但能够优化档案文件的记忆和再现功能，强化凭证作用与参考作用，还能保障机关单位的档案管理工作在进行时能够具有科学性、科学性。同时，机关单位还可以吸收过去档案文件在进行收集与管理工作中的精华部分，借鉴其研究成果，由此不断适应时代的变革，顺应发展的潮流，努力打造档案的新局面，提升自身的收集与管理水平，使档案管理的工作人员有价值感、归属感与历史责任感，从而为社会经济的发展做出贡献。
二、档案收集工作是社会实践的科学总结，利用提高机关单位工作效率和经济效益
机关单位的档案管理人员应当了解档案是文件材料转化而得来，文件收集工作是档案文件管理的主要枢纽，对档案工作存在和发展起着决定性的作用，决定着档案的工作规范以及质量高低（其体现在档案的数量以及质量上），而且收集工作是档案馆、档案室实行集中统一、分级管理原则的重要措施。这就要求机关单位加强对档案收集管理制度的完善，因为档案收集管理是事业单位进行高效顺利运作的重要组成部分，完善的管理制度是保障机关单位在激烈复杂的环境下屹立不倒的前提，可现如今很多机关单位档案的管理制度并不完善，导致单位的领导和职工人员对档案管理并不重视，造成了档案缺损、档案储存不利等状况。因而完善档案收集管理制度刻不容缓。而且机关单位档案收集管理是一项具有高规范性与系统性的管理体系，机关单位在制定完备的管理制度时要坚定不移的将其放在首位，所以要做到以下四个方面：首先，应当加强对档案收集工作的重要性加以引导，从而增强群体意识。具体来说，机关单位可以通过开展专题讲座、组织学习讨论组等方式，向员工普及《档案法》、《档案条例》等相关法规，引导员工充分理解档案收集工作与单位经济效益之间的关系，提升员工对档案收集工作的重视程度。其次，应当立足于自身的经济条件和当代社会发展水平来制定管理制度。比如建立数字化管理系统，保证档案的正确性以及使用档案的高效性。再次，事业单位应对现有的管理体系进行深度分析，了解档案管理制度（归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、销毁制度等），发现其中的缺陷与不足，从而进行优化。如安置专业的档案收集管理人员，对档案统一进行高效合理的借阅规划与管理。借阅单位档案要妥善保管并如期归还，借阅人员将档案归还时，负责人员要检查档案上是否有随意勾划的痕迹，如有，借阅人员要负起全责。最后，注重在进行对档案收集管理的工作过程中所产生的实际需求，将实际需求与事业单位档案管理的特点相融合，达到对现有制度完善与创新。例如：明确档案管理人员的岗位职责，开展会议，让各个部门科室做好档案资料的收集整理，保证每个部門沟通交流，提高档收集工作的利用率与工作效率。
三、文件收集工作可以优化档案管理方法，是党和国家积累历史文件财富的手段
文件收集工作可以完善档案的信息数字化。自从2012年大数据的出现，代表了信息的爆炸。机关单位每天产生的档案数量过于庞大，所以文件收集工作可以帮助相关工作人员树立起数字化管理意识。如向更大的企业学习数字化管理方法，提高自身的数字化思维模式。与此同时，机关单位要摒弃账目记录和手工记录的传统管理方法，逐步推进档案的相关数据与单位内的局域网、单位的系统进行整合，打破档案部门给人“信息孤岛”的印象，优化档案管理的现行方法，使信息化深入到机关单位档案管理工作。但需要注意的是，相较于传统的档案管理方式，数字信息化的管理工作不容易发现档案数据篡改、泄露等情况，极易造成严重的损失。因此，机关单位应当加强对档案收集管理工作安全性的重视程度，具体来说，第一，提升档案存储设施的安全性。比如：加强档案存储设备防火、防潮、防盗的同时，定期对设施内存储的文档进行检查，确保信息的完整性。第二，提升档案管理系统的安全性。比如：邀请专业人员为档案管理系统安装安全防护软件，确保在后台可以查找对档案进行查找、修改的信息，并且可以定期对档案的安全性进行检查，避免因安全漏洞的出现对机关单位的工作情况造成不利影响。第三，提升人员交接管理的安全性。比如：在线查阅利用办公信息、业务信息、科研信息等同时对各类电子文件资料进行在线归档与在线移交接收，相关人员只有在自身权限内对文档数据进行有限的查询、录入，严禁无关人员查询档案信息。其次，档案的文件收集工作可以加大对档案管理工作的宣传，帮助部分事业单位的档案管理者对档案管理的重要性进行全面的认知，重视档案管理工作。因此机关单位的领导要多层次、多角度、多渠道开发利用档案资源，从而加大对档案管理的宣传力度。比如层次等级较高的可以举办研讨会，邀请国内外知名档案管理者讲解档案管理知识和相关管理案例;小型的事业单位可在内部公众号上发布档案文件汇编或大事记材料等，使档案管理人员了解档案管理的重要性。最后，文件收集工作可以提高档案管理的软硬件配置。在新形势下科技成为事业单位发展的重要生产力，现如今市面上出现的软硬件已经充满科技性，先进的软硬件能够加强档案室设施的建设，帮助事业单位发展。由于档案文件的归档时间常常是以年度为计数单位，导致所收集的文档内容量比较大，所以这就要求事业单位在空间配置上满足要求，使用设备也要齐全先进，具体来说，事业单位可以通过合理分配预算的方式，加大对档案管理软、硬件设施的资金投入力度，对技术性能指标不能满足现阶段工作需求的设施加以替换，同时，职工人员要定期定点的检查并更新使用的设施：计算机、打印机、档案软件等，确保配置的科学性。值得注意的是在这个信息“喷井式”发展的时代，信息化收集管理档案是现代最科学的收集方法。虽然机关单位在每个阶段所产生的信息数量庞大且数据繁杂，但是这些信息却有极高的使用价值。在这种状况下，亟待机关单位建立起以电子档案为主的信息化收集方法，充分满足电子建档的相关要求，比如：设立档案收集人员一同管理纸质档案与电子档案，做好资料的收集与分类工作，定期将档案信息上传至档案共享平台。使用PDCA管理模式，相关部门不定期对档案资源进行抽查，保证信息的准确性与时效性。由此可见，文件的收集工作可以优化事业单位档案管理方法，在一定程度上使机关单位更具信息化、科学化、智能化，在充满挑战性的时代潮流中轻松应对源源不断的问题，更好的适应新时代的发展，不断的积累财富。 笔者认为从上述内容来讲也可得出一个结论：档案是党和国家的宝贵财富。这也就要求档案管理人员将国家规定应该归档的各种门类和载体的档案统一保存，明令禁止各个单位分散保存，如若发现个人将档案据为己有，必须要实行处罚。只有将档案收集工作有效的开展，才能保证将档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，建设统一的档案信息保管基地，减轻压力，进而实现分级分专业的科学管理。
四、文件收集工作可以加强对档案管理部门的培养
现阶段，为使机关单位的文件收集工作满足日新月异的时代需求，单位方面应当加强对档案管理部门的培养。其一，可以加强档案管理队伍的建设，在进行档案文件收集工作时面对档案管理存在的一系列问题，可以在收集的过程中加强建设综合实力强的档案管理队伍。所以笔者认为要做到以下几点：第一，要求机关单位要定期举办培训活动，使职工人员明确档案收集工作是决定档案工作存在和发展的充分必要条件。同时引导职工人员懂得档案数量的数量对于档案工作的规模有着决定性的作用;档案的质量高低决定档案工作的水平高低。帮助职工形成责任感，对档案馆（室）所管理的档案进行收集工作时，要细心且认真，全力推进档案收集工作，进而有效地进行整理、鉴定、保管、编研等环节的运行，高效地开展档案收集工作，促使机关单位档案收集工作长久存在并得到可持续发展。与此同时，机关单位要加强对职工人员的档案收集管理技能以及专业基础知识的培训，使其产生现代化收集管理思维，提升信息数字化在工作中所占的比重，从而全面提升档案收集与管理水平。第二，机关单位要对基础知识丰富并且专业技能过硬的档案收集与管理人员给予政策和资金支持，如单位福利、旅游团建、升职等。第三，进一步加强档案收集管理人员的思想道德建设，提高档案收集管理人员的整体素质。机关单位的绝大部分档案带有单位的重大秘密，是极具价值的重要资源，因此机关单位要强化档案收集管理人员的责任意识。比如机关单位领导要仔细了解员工的工作状况，体会员工的工作态度，及时发现不足，进行优化整改;表扬默默付出、无私奉献的档案收集管理人员，全面鼓励并支持职工人员的工作，培养出专业过硬、业务精通的档案收集部门。其二，文件收集工作可以帮助机关单位引进档案管理人才。档案收集管理人才是档案收集管理队伍建设的基石。因为档案收集或者管理工作在我国并不受重视，具有专业性、复合性的管理人才凤毛麟角。普通的档案收集管理人员粗识对档案资料收集、鉴定整理、统计保管、信息汇编、查阅借阅、甚至出版展览等环节，造成在实际运用中出现恶劣的后果，影响档案收集或者管理工作有效顺利的进行，所以事业单位引进档案收集人才势在必行。具体来说，机关单位可以通过面向社会招聘的方式，获取高素质的档案收集人才。首先，机关单位可以根据单位的实际情况以及文件收集工作的内容，制定合理的招聘标准。其次，为保障档案的安全性和保密性，在招聘过程中，机关单位应当对应聘人员的从业經验、工作能力、思想水平等素质进行严格的审查，从而择优录取。最后，为确保新员工可以更快的接手工作，机关单位可以通过入职培训以及新老员工配合工作的方式，提升新员工的工作能力。需要注意的是，机关单位应当依据实际需要严格把控招聘人员的数量，避免出现为减少开支缩减文件收集工作人员数量导致人均工作量过多，以及招聘人员过多降低工作效率的现象。
五、结束语
综上所述，机关单位对档案文件进行收集工作，不仅可以对档案管理进行优化与创新，提高档案的利用率和事业单位的经济效益，还可以帮助机关单位享有战略文化。因而机关需重视对其加以重视，基于时代的背景与自身的情况做出相应的优化及创新，提高机关单位的竞争力，帮助机关单位稳定长远的发展。
参考文献：
[1]崔玉珊.收集工作中存在的若干问题及对策研究[J].北京档案，2020
[2]张海艳. 机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策[J]. 档案天地，2018
[3]王吉垒.浅谈新时代企业档案收集工作[J].兰台内外，2020
[4]孟艳丽.新时代档案“强化收集”及“深化利用”组合化管理创新实施——以徐州市新盛投资控股集团有限公司为例[J].办公室业务，2019
[5]赵方华.机关事业单位档案编研工作探讨[J].办公室业务，2017
[6]孙亚文.机关单位财务档案管理工作中存在的问题及对策[J].卷宗，2018
[7]王红字.机关档案工作管理的现状及发展趋势探讨[J].现代企业文化，2016
[8]郭 亮.浅谈档案管理促进机关单位工作的重要性[J].现代国企研究，2017
（作者单位：广东省东莞市城市管理和综合执法局）
关键词：机关单位;档案收集;档案管理
引言
档案，在某种程度上来讲可以说历史的见证，其具有极大的参考作用，档案不仅能提高计划和决策的科学化，还可以提高机关工作效率，在一定情况下能够遏制官僚主义，因而对单位档案收集工作的重要性进行探讨对机关单位具有具有极大的意义。
一、归档文件的收集工作是档案工作诸环节的起点
所谓档案收集工作，即将在各个机关、个人或遗留在其他地方的档案以例行的接收制度和专门的征集办法（按照党和国家的规定），将分散的档案汇集于各有关机关档案室或各级各类档案馆，从而实现全面的、系统的、集中的管理。
笔者认为档案收集工作的内容主要有二个方面：凡是现行机关和撤销机关的档案，档案馆具备长久保存价值档案的接收工作;机关档案室对本单位需要归档文件的接收和征集工作。由此可见，档案收集工作可以看作为整个档案工作中最为重要的一环，做好档案收集工作有着十分重大的价值。
档案收集工作是档案工作的起点，更是其他工作环节进一步开展的重要基础，倘若没有档案收集工作，那么其他环节就不复存在。而且档案在进行收集时是否齐全，对于档案工作的其他环节有着直接影响，特别是有关于社会各方面对档案的有效利用价值。而且档案是历史的见证，具有极高的科学性。档案的凭证作用与参考作用是与生俱来的，它会保存与备查各类或者各形式因国家机构、社会组织和个人在社会活动中所产生的原始记录，如文字、图像、声音以及其他。因为其可以进行传播、贮存，所以党、政、军等各机关在展开工作时，如在进行熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题的流程，都会查阅档案文件，寻找工作的依据与材料。由此可见，归档文件的收集工作是档案工作诸环节中的起点，若是没有起点，就无法产生其他环节，会影响收集的质量，从而直接影响接下来工作的进行，如收集的文件缺失，不完整或者收集的文件不符合质量要求，这就会为其它的工作环节带来不便，更严重的情况下会导致返工，或是重新开始工作。因此，想要保证文件管理工作能够顺利高效的进行，就要将文件整理工作放在首位。这也就要求事业单位要做好档案文件的收集工作，不断完善档案管理体制，引进先进的档案设施设备，建立与健全档案工作制度。其中机关单位特别要注意的一点是在进行档案收集工作的时候，对于传统的档案管理模式已经无法适应新时代下要求被不断进行深化改革的管理工作，所以在进行档案收集工作的时候，要适当的与多媒体进行结合，因为只有顺应时代发展的潮流才能够在真正意义上实现图、文、声、像并茂，准确的还原档案中原素材的活动情况。这样不但能够优化档案文件的记忆和再现功能，强化凭证作用与参考作用，还能保障机关单位的档案管理工作在进行时能够具有科学性、科学性。同时，机关单位还可以吸收过去档案文件在进行收集与管理工作中的精华部分，借鉴其研究成果，由此不断适应时代的变革，顺应发展的潮流，努力打造档案的新局面，提升自身的收集与管理水平，使档案管理的工作人员有价值感、归属感与历史责任感，从而为社会经济的发展做出贡献。
二、档案收集工作是社会实践的科学总结，利用提高机关单位工作效率和经济效益
机关单位的档案管理人员应当了解档案是文件材料转化而得来，文件收集工作是档案文件管理的主要枢纽，对档案工作存在和发展起着决定性的作用，决定着档案的工作规范以及质量高低（其体现在档案的数量以及质量上），而且收集工作是档案馆、档案室实行集中统一、分级管理原则的重要措施。这就要求机关单位加强对档案收集管理制度的完善，因为档案收集管理是事业单位进行高效顺利运作的重要组成部分，完善的管理制度是保障机关单位在激烈复杂的环境下屹立不倒的前提，可现如今很多机关单位档案的管理制度并不完善，导致单位的领导和职工人员对档案管理并不重视，造成了档案缺损、档案储存不利等状况。因而完善档案收集管理制度刻不容缓。而且机关单位档案收集管理是一项具有高规范性与系统性的管理体系，机关单位在制定完备的管理制度时要坚定不移的将其放在首位，所以要做到以下四个方面：首先，应当加强对档案收集工作的重要性加以引导，从而增强群体意识。具体来说，机关单位可以通过开展专题讲座、组织学习讨论组等方式，向员工普及《档案法》、《档案条例》等相关法规，引导员工充分理解档案收集工作与单位经济效益之间的关系，提升员工对档案收集工作的重视程度。其次，应当立足于自身的经济条件和当代社会发展水平来制定管理制度。比如建立数字化管理系统，保证档案的正确性以及使用档案的高效性。再次，事业单位应对现有的管理体系进行深度分析，了解档案管理制度（归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、销毁制度等），发现其中的缺陷与不足，从而进行优化。如安置专业的档案收集管理人员，对档案统一进行高效合理的借阅规划与管理。借阅单位档案要妥善保管并如期归还，借阅人员将档案归还时，负责人员要检查档案上是否有随意勾划的痕迹，如有，借阅人员要负起全责。最后，注重在进行对档案收集管理的工作过程中所产生的实际需求，将实际需求与事业单位档案管理的特点相融合，达到对现有制度完善与创新。例如：明确档案管理人员的岗位职责，开展会议，让各个部门科室做好档案资料的收集整理，保证每个部門沟通交流，提高档收集工作的利用率与工作效率。
三、文件收集工作可以优化档案管理方法，是党和国家积累历史文件财富的手段
文件收集工作可以完善档案的信息数字化。自从2012年大数据的出现，代表了信息的爆炸。机关单位每天产生的档案数量过于庞大，所以文件收集工作可以帮助相关工作人员树立起数字化管理意识。如向更大的企业学习数字化管理方法，提高自身的数字化思维模式。与此同时，机关单位要摒弃账目记录和手工记录的传统管理方法，逐步推进档案的相关数据与单位内的局域网、单位的系统进行整合，打破档案部门给人“信息孤岛”的印象，优化档案管理的现行方法，使信息化深入到机关单位档案管理工作。但需要注意的是，相较于传统的档案管理方式，数字信息化的管理工作不容易发现档案数据篡改、泄露等情况，极易造成严重的损失。因此，机关单位应当加强对档案收集管理工作安全性的重视程度，具体来说，第一，提升档案存储设施的安全性。比如：加强档案存储设备防火、防潮、防盗的同时，定期对设施内存储的文档进行检查，确保信息的完整性。第二，提升档案管理系统的安全性。比如：邀请专业人员为档案管理系统安装安全防护软件，确保在后台可以查找对档案进行查找、修改的信息，并且可以定期对档案的安全性进行检查，避免因安全漏洞的出现对机关单位的工作情况造成不利影响。第三，提升人员交接管理的安全性。比如：在线查阅利用办公信息、业务信息、科研信息等同时对各类电子文件资料进行在线归档与在线移交接收，相关人员只有在自身权限内对文档数据进行有限的查询、录入，严禁无关人员查询档案信息。其次，档案的文件收集工作可以加大对档案管理工作的宣传，帮助部分事业单位的档案管理者对档案管理的重要性进行全面的认知，重视档案管理工作。因此机关单位的领导要多层次、多角度、多渠道开发利用档案资源，从而加大对档案管理的宣传力度。比如层次等级较高的可以举办研讨会，邀请国内外知名档案管理者讲解档案管理知识和相关管理案例;小型的事业单位可在内部公众号上发布档案文件汇编或大事记材料等，使档案管理人员了解档案管理的重要性。最后，文件收集工作可以提高档案管理的软硬件配置。在新形势下科技成为事业单位发展的重要生产力，现如今市面上出现的软硬件已经充满科技性，先进的软硬件能够加强档案室设施的建设，帮助事业单位发展。由于档案文件的归档时间常常是以年度为计数单位，导致所收集的文档内容量比较大，所以这就要求事业单位在空间配置上满足要求，使用设备也要齐全先进，具体来说，事业单位可以通过合理分配预算的方式，加大对档案管理软、硬件设施的资金投入力度，对技术性能指标不能满足现阶段工作需求的设施加以替换，同时，职工人员要定期定点的检查并更新使用的设施：计算机、打印机、档案软件等，确保配置的科学性。值得注意的是在这个信息“喷井式”发展的时代，信息化收集管理档案是现代最科学的收集方法。虽然机关单位在每个阶段所产生的信息数量庞大且数据繁杂，但是这些信息却有极高的使用价值。在这种状况下，亟待机关单位建立起以电子档案为主的信息化收集方法，充分满足电子建档的相关要求，比如：设立档案收集人员一同管理纸质档案与电子档案，做好资料的收集与分类工作，定期将档案信息上传至档案共享平台。使用PDCA管理模式，相关部门不定期对档案资源进行抽查，保证信息的准确性与时效性。由此可见，文件的收集工作可以优化事业单位档案管理方法，在一定程度上使机关单位更具信息化、科学化、智能化，在充满挑战性的时代潮流中轻松应对源源不断的问题，更好的适应新时代的发展，不断的积累财富。 笔者认为从上述内容来讲也可得出一个结论：档案是党和国家的宝贵财富。这也就要求档案管理人员将国家规定应该归档的各种门类和载体的档案统一保存，明令禁止各个单位分散保存，如若发现个人将档案据为己有，必须要实行处罚。只有将档案收集工作有效的开展，才能保证将档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，建设统一的档案信息保管基地，减轻压力，进而实现分级分专业的科学管理。
四、文件收集工作可以加强对档案管理部门的培养
现阶段，为使机关单位的文件收集工作满足日新月异的时代需求，单位方面应当加强对档案管理部门的培养。其一，可以加强档案管理队伍的建设，在进行档案文件收集工作时面对档案管理存在的一系列问题，可以在收集的过程中加强建设综合实力强的档案管理队伍。所以笔者认为要做到以下几点：第一，要求机关单位要定期举办培训活动，使职工人员明确档案收集工作是决定档案工作存在和发展的充分必要条件。同时引导职工人员懂得档案数量的数量对于档案工作的规模有着决定性的作用;档案的质量高低决定档案工作的水平高低。帮助职工形成责任感，对档案馆（室）所管理的档案进行收集工作时，要细心且认真，全力推进档案收集工作，进而有效地进行整理、鉴定、保管、编研等环节的运行，高效地开展档案收集工作，促使机关单位档案收集工作长久存在并得到可持续发展。与此同时，机关单位要加强对职工人员的档案收集管理技能以及专业基础知识的培训，使其产生现代化收集管理思维，提升信息数字化在工作中所占的比重，从而全面提升档案收集与管理水平。第二，机关单位要对基础知识丰富并且专业技能过硬的档案收集与管理人员给予政策和资金支持，如单位福利、旅游团建、升职等。第三，进一步加强档案收集管理人员的思想道德建设，提高档案收集管理人员的整体素质。机关单位的绝大部分档案带有单位的重大秘密，是极具价值的重要资源，因此机关单位要强化档案收集管理人员的责任意识。比如机关单位领导要仔细了解员工的工作状况，体会员工的工作态度，及时发现不足，进行优化整改;表扬默默付出、无私奉献的档案收集管理人员，全面鼓励并支持职工人员的工作，培养出专业过硬、业务精通的档案收集部门。其二，文件收集工作可以帮助机关单位引进档案管理人才。档案收集管理人才是档案收集管理队伍建设的基石。因为档案收集或者管理工作在我国并不受重视，具有专业性、复合性的管理人才凤毛麟角。普通的档案收集管理人员粗识对档案资料收集、鉴定整理、统计保管、信息汇编、查阅借阅、甚至出版展览等环节，造成在实际运用中出现恶劣的后果，影响档案收集或者管理工作有效顺利的进行，所以事业单位引进档案收集人才势在必行。具体来说，机关单位可以通过面向社会招聘的方式，获取高素质的档案收集人才。首先，机关单位可以根据单位的实际情况以及文件收集工作的内容，制定合理的招聘标准。其次，为保障档案的安全性和保密性，在招聘过程中，机关单位应当对应聘人员的从业經验、工作能力、思想水平等素质进行严格的审查，从而择优录取。最后，为确保新员工可以更快的接手工作，机关单位可以通过入职培训以及新老员工配合工作的方式，提升新员工的工作能力。需要注意的是，机关单位应当依据实际需要严格把控招聘人员的数量，避免出现为减少开支缩减文件收集工作人员数量导致人均工作量过多，以及招聘人员过多降低工作效率的现象。
五、结束语
综上所述，机关单位对档案文件进行收集工作，不仅可以对档案管理进行优化与创新，提高档案的利用率和事业单位的经济效益，还可以帮助机关单位享有战略文化。因而机关需重视对其加以重视，基于时代的背景与自身的情况做出相应的优化及创新，提高机关单位的竞争力，帮助机关单位稳定长远的发展。
参考文献：
[1]崔玉珊.收集工作中存在的若干问题及对策研究[J].北京档案，2020
[2]张海艳. 机关文书档案管理工作开展现状、存在问题及对策[J]. 档案天地，2018
[3]王吉垒.浅谈新时代企业档案收集工作[J].兰台内外，2020
[4]孟艳丽.新时代档案“强化收集”及“深化利用”组合化管理创新实施——以徐州市新盛投资控股集团有限公司为例[J].办公室业务，2019
[5]赵方华.机关事业单位档案编研工作探讨[J].办公室业务，2017
[6]孙亚文.机关单位财务档案管理工作中存在的问题及对策[J].卷宗，2018
[7]王红字.机关档案工作管理的现状及发展趋势探讨[J].现代企业文化，2016
[8]郭 亮.浅谈档案管理促进机关单位工作的重要性[J].现代国企研究，2017
（作者单位：广东省东莞市城市管理和综合执法局）