“互联网+”形势下电力档案管理模式研究探索

来源 :中国电气工程学报 | 被引量 : 0次 | 上传用户:kunan8714
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  摘要:电力档案是对电力企业过去各项業务活动、管理工作和内部经营状况的完整记录,其能为电力企业管理人员作出正确经营决策和为电力企业未来各种工作提供有效的理论依据,从而能促进电力企业的管理水平和市场竞争力不断提高。然而,在实际管理工作中,电力档案管理涉及的专业领域较广、内容较多,管理具有一定的难度,在“互联网+”形势的社会背景下,虽然有不少电力企业开展了档案管理信息化建设,但是,受多方面因素的影响,导致其信息化管理工作进程较为缓慢,从而难以实现电力档案信息的高效管理,基于此,就需要相关管理人员积极探索有效的档案管理模式,才能推动电力档案管理信息化建设取得健康、快速的发展,本文主要简述了“互联网+”的定义,分析了“互联网+”形势下电力档案管理问题,并探究了几点“互联网+”形势下电力档案管理模式。
  关键词:“互联网+”;电力档案;管理模式
  引言
  电力行业是保障我国民生和促进社会经济发展的重要基础能源产业之一,而在电力企业发展过程中,电力档案管理是其最重要的工作内容之一,原因在于电力档案记录了电力企业生产过程中的各种生产活动、技术和内部经营状况等,是指导企业未来发展的重要依据,因此,在电力企业管理工作中必须高度重视档案管理,并积极探索一种能提高电力档案管理质量和效率的模式,在互联网技术高速发展的时代背景下,促进电力档案管理与互联网技术的有机融合,构建一个高效的信息化档案管理体系便是提高电力档案管理效率的重要途径,为此,电力企业需积极探索“互联网+”形势下电力档案管理模式,才能推动其自身取得良好发展。
  1、电力档案管理工作创新的必要性
  信息技术不断被普及,给人们的工作和生活带来了巨大的便利,与此同时,也给相关工作造成了一定的挑战和危险。电力档案管理是电力企业发展最为重要的部分,档案管理质量的好坏将直接影响电力企业的发展,对此电力档案管理工作需要做到以下几点
  1.1在电力档案管理中需要保证档案信息建设与企业信息化建设同步,从而便于各部门之间的信息对接,真正意义上实现电力档案信息的高度共享。
  1.2加强电力信息档案数字化管理,有效加快电子档案建设,便于档案的查找和归档。
  1.3实现单子档案信息网络化管理,利用互联网技术对电力档案进行科学管理。
  2.“互联网+”形势下电力档案管理问题分析
  2.1电力档案信息化管理进程有待提高
  随着我国互联网技术的快速发展和在各行业中的广泛应用,使得不少电力企业已认识到“互联网+”战略的重要性,为适应互联网时代的需要,其已经开始着力于电力档案管理信息化建设,但实践证实,电力企业的档案信息化管理工作进程较为缓慢,主要原因在于管理规划较为简单,在档案信息化管理方面投入的资金较少,未引入完善的配套设施,从而难以提供及时、便捷、高效的查询和检索服务,进而导致电力档案信息化管理的操作性、实用性和可靠性降低。电力企业要想在电子信息时代得到快速发展,拓展电子档案管理服务能力是最为有效的方式,通过对档案管理工作进行不断创新,从而有效提高电子服务能力,拓展档案管理服务能力,具体措施可以从以下几点入手:第①电力企业需要不断引入先进的信息技术和设备,起到优化电力档案管理信息系统的作用,例如数据挖掘技术、信息集成技术等,提高档案管理工作效率和质量。②开发新型档案管理工具,为电力企业档案管理创造良好的工作条件,有效提高档案资料的检索速度和管理质量。③为防止电力企业信息资源丢失,管理人员需要做好信息化部署工作,并拓展全新的档案存储空间,避免因为操作失误、计算机硬件设备等问题造成信息失真或泄露,给企业发展造成严重影响。
  2.2电力档案信息化管理保障体系不够健全
  目前,不少电力企业在建设信息化档案管理的过程中,建设体系不健全,未同步确定配套保障措施和管理机制,也忽视了规范化和标准化的网络建设,导致建设力量和资源信息分散,管理方式呈现多样化,这种现状不仅会增加档案管理工作量和难度,从而影响管理人员的工作积极性和效率,同时也难以实现档案信息的实时流通和共享[2]。
  档案管理人员信息化工作水平普遍不高,重视档案管理人才队伍建设,一支高素质的档案管理队伍是企业发展必不可少的部分,只有不断提高管理人员综合素质,才能做好企业档案管理工作。因此电力企业需要加大档案管理人员培训力度,重点培训内容为档案学、档案管理学、文书学等,从而有效提高档案管理效率和质量。
  3.“互联网+”形势下电力档案管理模式探索
  3.1重视档案管理流程创新
  在电子信息时代,档案管理人员在进行档案管理过程中需要结合信息化管理理念,不断优化管理流程,具体流程优化措施为以下几点:第①将档案管理工作进行细分,明确档案的收集、管理、利用等核心工作。②档案管理人员在工作过程中,对档案的接收时间、格式等明确规定,有效提高档案管理的实效性和可靠性。③档案管理时需要优化数字化档案的保存形式、利用方式等,便于档案的归档、管理和查阅等工作。同时在档案资源开发过程中,还要明确电力档案开发范围和利用方式。第四,在电力档案管理中需要制定科学的数字化档案管理标准,对于相关的操作流程进行完善,主要工作内容包括各部门业务系统与档案管理系统之间的对接端口设置,对档案接收标准进行制定,从而有效提升电力档案的收集、归档以及整理效率。
  3.2建立健全的电力档案信息管理服务保障体系
  为促进电力档案信息管理稳定、健康发展,还需建立规范化和标准化的电力档案信息化管理服务体系,首先是建立规范的电力档案管理体制,如制定电力档案信息化管理规范标准和相关配套制度,以保障电力档案信息的完整性,另一方面还需建立档案管理责任制度,以提高档案管理人员的责任意识和约束其管理行为。其次,还需建立标准化的电力档案管理流程,从设备单位或电力企业项目启动时就需开始建立电力档案管理流程,以保证其能按时跟进档案管理进度和实现档案管理的同期检查,为保证档案管理资料的实效性和完整性,在完成项目时还需同步考核档案管理工作,尤其需对档案资料的数量和质量、可操作性、一致性和完整性进行严格审查。
  3.3建立整合档案管理的信息资源库
  电子档案信息的资源整合对档案管理有重要帮助,因此在对电力档案信息进行整合中需要以电子信息时代为背景,对整合流程进行不断完善和健全,以起到最大限度发挥电力档案的作用和价值,为电力企业健康、持续发展奠定基础,具体措施为以下几点:首先,电力档案管理人员需要加快实现档案管理系统与OA系统之间的对接,通过合理使用OA系统简化转存流程,将各部门之间产生的信息资料直接转入档案管理系统中来。其次,在管理过程中需要结合不同项目的特点,拓展管理观念,从而便于对非网环境下所产生的数据进行处理和收集,然后完成数据和资料的传输,有效保障电力档案数据的真实性、有效性和完整性。最后,对于一些视频、图片、音频等文件重点保存,避免出现新丢失现象,对于一些到期的合同、资料等,在销毁时需要做好相关记录。
  4.结语
  综上所述,电力档案管理有着不可替代的作用,因此相关管理人员需要加强档案管理创新措施,有效提升档案管理质量和效率。经过分析可得,在电子信息时代背景下加强电子档案管理创新,不仅要重视人才培养,还需要不断引进先进的技术和管理理念,重视档案管理流程制定,因此电子信息时代电力档案管理策略创新,能够充分应用到档案管理中来。
  参考文献:
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