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一、高校固定资产的概念和分类
根据《高校会计制度》和《高等学校财务制度》规定,高校固定资产是指一般设备单位价值在500元以上,专用设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,可作为固定资产管理。
学校固定资产分为6类:①房屋和建筑物。包括教学用房、行政用房、后勤用房、业务辅助用 房、学生宿舍、教职工宿舍及土地等资产;②专用设备。包括电脑设备、打字复印机、电教 设备及文体设备等;③一般设备。包括仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医 疗器械、工具量具器具、家具、行政办公设备、被服装具、标本模型及车辆等设备;④文物 及陈列品;⑤图书;⑥其他固定资产。
二、高校固定资产管理中存在的问题
高校的固定资产是学校开展教学、科研、后勤、行政管理等活动不可缺少的物资基础。
随着我国高等教育事业的迅猛发展,高校的规模逐渐扩大,特别是近年来高校间的合并与调整,高校内部推行的各项改革不断深化,体现在固定资产上,则是来源渠道的广泛性,性质的多元性,管理的复杂性,但在如何对固定资产进行管理的问题上却没有随着形势的变化而及时调整,多数高校的固定资产管理普遍存在以下几个问题。
1不健康的消费观念
随着经济的发展、社会物质财富的积累和人民生活水平的提高,人们的消费心理和消费方式也在发生变化,不顾经济条件盲目攀比,追时鬃、过度包装等不健康的消费观念和消费方式,已经成为高校固定资产管理的重大阻碍。固定资产管理观念淡薄,流失严重。当前高校的固定资产管理仍停留在只管使用、不注重管理的传统管理模式。一方面由于固定资产的入账价值不准确,造成价值虚增或虚减,使实物与账面价值不相符。例如,安装固定资产的安装费、购买固定资产的运杂费、购置车辆时支付的车辆购置附加费等不计入固定资产价值;在原有固定资产的基础上进行的改建、扩建固定资产只增加了发生的支出,却没有减少变价收入,造成固定资产价值的虚增。另一方面,房屋、建筑物完工之后,不及时办理验收入账手续就投入使用;一些二级单位用自筹资金购置的固定资产不到相关职能部门申请验收入账;接受捐赠的固定资产不办理固定资产增值手续等,形成账外固定资产,致使固定资产流失严重。
2不合理的制度设计
①土地问题。高校的土地有无偿划拨、有偿划拨、购置等多种形式,在《教育部所属高等学校固定资产管理办法(试行草案)》([79]教供字067号)附件的固定资产分类中,将土地定为固定资产,规定以亩为单位。当时我国会计核算工作借鉴的是原苏联模式,所以,土地在会计核算中没有作金额反映。1994年,国家对会计制度进行了改革,“货币计量”是会计核算的基本原则之一,但土地仍然成了被人遗忘的角落,至今没有政策明确规定土地这一巨额资产在会计账上如何反映,造成了数以亿计的资产游离在账外,学校的财务状况无法得到真实的反映。
②财务制度与资产管理制度不协调问题。根据《高等学校财务制度》第三十二条规定,高等学校的固定资产一般分为六类:房屋和建筑物;专用设备;一般设备;文物和陈列品;图书;其他固定资产。而教育部颁布的《高等学校固定资产分类目录》又将固定资产分为房屋及建筑物;土地及植物;仪器仪表;机电设备;电子设备;印刷机械;卫生医疗器械;文体设备;标本模型;文物和陈列品;图书;工具、量具和器皿;家具;行政办公设备;被服装具;牲畜等十六类。制度的不协调给各个学校固定资产的日常核算和管理工作,特别是对账工作带来很大的困难。
3不合理的管理体制
①个别主管部门没有专职人员。“重钱轻物”的思想不仅在各个学校存在,而且不同程度地存在于有关主管部门,具体表现为,虽然设有固定资产的管理机构,但却没有专职人员,只是每年更换一次《产权登记证》。
②学校内部管理条块分割。各校虽然设有固定资产管理的专职机构,但却没有一个统一的归口单位,如果资产部门在建资产账的时候没有处理好一级财务部门和二级财务部门的关系,那么将会给对账工作带来很大影响。
③缺乏有效的资产预算管理体制。一般来说,高校对经费预算的安排是比较重视的,但是对如何集中管理已经形成的固定资产,如调剂余缺、物尽其用、资源共享等问题则考虑得不多,固定资产购置缺乏统筹规划和科学论证,各部门、各系、各学科贪大求全,争投资、争设备,造成设备的重复购置、大量闲置和低效使用,甚至出现有的设备买来以后,使用部门几年未打开包装的现象。
④固定资产管理软件不完善。多数高校固定资产都已使用了计算机进行统计与管理,但一方面这些管理软件只侧重于仪器设备的录入、统计,而对房屋建筑物、图书等固定资产无法进行录入,因而无法反映高校固定资产的全貌;另一方面管理软件无接口,不能实现部门之间实时核对账目,很难做到对固定资产进行有效监控。
4不合理的政策措施
①对固定资产的界定很困难。一是概念模糊。仔细分析各校的机构设置及职责和权限划分情况,不难得出这样的结论:多数人(包括各级领导在内)对国有资产、固定资产、实物资产、教学仪器设备等概念是不清晰的,通常情况是,设置国有资产处、设备处管理学校的实物资产或部分实物资产,计财处或财务处管理学校的资金。而事实上,设有国有资产处,就不应该再设置独立的财务处,因 为资金和实物资产都是国有资产。二是对标准和口径的理解。随着科学技术的发展,新产品的更新换代加快了,这给高校固定资产的界定也带来了新的问题,有关固定资产界定的争议越来越多。由于各校的理解不一致,在账务上的处理方式 也不同。统计口径不同,各校的数据也不具可比性。三是软件及网络产品的处理。按照固定 资产的定义,软件应该列为固定资产,但在固定资产分类中查不到它的编码。因为软件始终是依附在一定的物体上,如可以保存在光盘上,也可以保存在计算机硬盘上,还可以进行无限的复制和升级,而且价格很高,因此,软件具有很强的固定资产的特性,应该列为固定资产进行管理。网络产品更具有特殊性,如网络实验室,有设备、耗材、房屋装修、家具;有大量的科技投入,如培训、软件等。如果以单件办理固定资产,那么只能将设备和个别够标准的家具列入固定资产,其价值可能只有整个实验室的一半左右,大量的投入无法形成学校的资产,只能作为费用列支,但如果以一个实验室为单位,那么情况就不一样了。因此,在新形势下,如何界定固定资产是一个值得研究的课题。
②各种评估对固定资产管理只有量的要求,没有质的控制。目前对高校的各种评估很多,但对固定资产的管理指标不多,而且大多只有数量要求,如本科教学水平评估共有19个二级指标,涉及固定资产的只有一个指标;44个观察点中涉 及固定资产的只有5个。从上级领导到学校领导,几乎都在要求提高固定资产的使用效率, 但大都体现在文字条款之中,缺乏具体的可操作的考核指标。
三、固定资产精细化管理的概念及主要内容
1所谓固定资产的精细化管理就是以“细”为起点,做到细致入微,对每一岗位、每一项具体的业务,都建立起一套相应的工作流程和业务规范,实现固定资产管理“零”死角。固定资产精细化管理并不是指单纯管理现有的固定资产,而是指从固定资产形成阶段就开始跟踪,直到 其报废清理的全部过程都进行管理,将固定资产管理的内容细化、分解、再整合,并辅以完 善的管理制度,不断挖掘固定资产的利用潜力,充分发挥固定资产在教学、科研、后勤管理等方面的作用,提高固定资产的使用效能,扩大教育投资的效果,以满足学校不断发展壮大的需要。
2高校固定资产精细化管理的主要内容是:建立固定资产管理体制和健全各项规章制度;明晰产权关系,实施产权管理;保证固定资产的安全和完整;推动固定资产的合理配置和有效使用;对经营性固定资产实行有偿使用并监督其实现保值增值;建立适合高校的固定资产管理信息系统;合理地设置固定资产总账、明细账、分类账和明细卡片;定期或不定期地对固定资产进行清查盘点,定期核对账、卡、物,保证账账、账卡、账物相符。
根据《高校会计制度》和《高等学校财务制度》规定,高校固定资产是指一般设备单位价值在500元以上,专用设备单位价值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,可作为固定资产管理。
学校固定资产分为6类:①房屋和建筑物。包括教学用房、行政用房、后勤用房、业务辅助用 房、学生宿舍、教职工宿舍及土地等资产;②专用设备。包括电脑设备、打字复印机、电教 设备及文体设备等;③一般设备。包括仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医 疗器械、工具量具器具、家具、行政办公设备、被服装具、标本模型及车辆等设备;④文物 及陈列品;⑤图书;⑥其他固定资产。
二、高校固定资产管理中存在的问题
高校的固定资产是学校开展教学、科研、后勤、行政管理等活动不可缺少的物资基础。
随着我国高等教育事业的迅猛发展,高校的规模逐渐扩大,特别是近年来高校间的合并与调整,高校内部推行的各项改革不断深化,体现在固定资产上,则是来源渠道的广泛性,性质的多元性,管理的复杂性,但在如何对固定资产进行管理的问题上却没有随着形势的变化而及时调整,多数高校的固定资产管理普遍存在以下几个问题。
1不健康的消费观念
随着经济的发展、社会物质财富的积累和人民生活水平的提高,人们的消费心理和消费方式也在发生变化,不顾经济条件盲目攀比,追时鬃、过度包装等不健康的消费观念和消费方式,已经成为高校固定资产管理的重大阻碍。固定资产管理观念淡薄,流失严重。当前高校的固定资产管理仍停留在只管使用、不注重管理的传统管理模式。一方面由于固定资产的入账价值不准确,造成价值虚增或虚减,使实物与账面价值不相符。例如,安装固定资产的安装费、购买固定资产的运杂费、购置车辆时支付的车辆购置附加费等不计入固定资产价值;在原有固定资产的基础上进行的改建、扩建固定资产只增加了发生的支出,却没有减少变价收入,造成固定资产价值的虚增。另一方面,房屋、建筑物完工之后,不及时办理验收入账手续就投入使用;一些二级单位用自筹资金购置的固定资产不到相关职能部门申请验收入账;接受捐赠的固定资产不办理固定资产增值手续等,形成账外固定资产,致使固定资产流失严重。
2不合理的制度设计
①土地问题。高校的土地有无偿划拨、有偿划拨、购置等多种形式,在《教育部所属高等学校固定资产管理办法(试行草案)》([79]教供字067号)附件的固定资产分类中,将土地定为固定资产,规定以亩为单位。当时我国会计核算工作借鉴的是原苏联模式,所以,土地在会计核算中没有作金额反映。1994年,国家对会计制度进行了改革,“货币计量”是会计核算的基本原则之一,但土地仍然成了被人遗忘的角落,至今没有政策明确规定土地这一巨额资产在会计账上如何反映,造成了数以亿计的资产游离在账外,学校的财务状况无法得到真实的反映。
②财务制度与资产管理制度不协调问题。根据《高等学校财务制度》第三十二条规定,高等学校的固定资产一般分为六类:房屋和建筑物;专用设备;一般设备;文物和陈列品;图书;其他固定资产。而教育部颁布的《高等学校固定资产分类目录》又将固定资产分为房屋及建筑物;土地及植物;仪器仪表;机电设备;电子设备;印刷机械;卫生医疗器械;文体设备;标本模型;文物和陈列品;图书;工具、量具和器皿;家具;行政办公设备;被服装具;牲畜等十六类。制度的不协调给各个学校固定资产的日常核算和管理工作,特别是对账工作带来很大的困难。
3不合理的管理体制
①个别主管部门没有专职人员。“重钱轻物”的思想不仅在各个学校存在,而且不同程度地存在于有关主管部门,具体表现为,虽然设有固定资产的管理机构,但却没有专职人员,只是每年更换一次《产权登记证》。
②学校内部管理条块分割。各校虽然设有固定资产管理的专职机构,但却没有一个统一的归口单位,如果资产部门在建资产账的时候没有处理好一级财务部门和二级财务部门的关系,那么将会给对账工作带来很大影响。
③缺乏有效的资产预算管理体制。一般来说,高校对经费预算的安排是比较重视的,但是对如何集中管理已经形成的固定资产,如调剂余缺、物尽其用、资源共享等问题则考虑得不多,固定资产购置缺乏统筹规划和科学论证,各部门、各系、各学科贪大求全,争投资、争设备,造成设备的重复购置、大量闲置和低效使用,甚至出现有的设备买来以后,使用部门几年未打开包装的现象。
④固定资产管理软件不完善。多数高校固定资产都已使用了计算机进行统计与管理,但一方面这些管理软件只侧重于仪器设备的录入、统计,而对房屋建筑物、图书等固定资产无法进行录入,因而无法反映高校固定资产的全貌;另一方面管理软件无接口,不能实现部门之间实时核对账目,很难做到对固定资产进行有效监控。
4不合理的政策措施
①对固定资产的界定很困难。一是概念模糊。仔细分析各校的机构设置及职责和权限划分情况,不难得出这样的结论:多数人(包括各级领导在内)对国有资产、固定资产、实物资产、教学仪器设备等概念是不清晰的,通常情况是,设置国有资产处、设备处管理学校的实物资产或部分实物资产,计财处或财务处管理学校的资金。而事实上,设有国有资产处,就不应该再设置独立的财务处,因 为资金和实物资产都是国有资产。二是对标准和口径的理解。随着科学技术的发展,新产品的更新换代加快了,这给高校固定资产的界定也带来了新的问题,有关固定资产界定的争议越来越多。由于各校的理解不一致,在账务上的处理方式 也不同。统计口径不同,各校的数据也不具可比性。三是软件及网络产品的处理。按照固定 资产的定义,软件应该列为固定资产,但在固定资产分类中查不到它的编码。因为软件始终是依附在一定的物体上,如可以保存在光盘上,也可以保存在计算机硬盘上,还可以进行无限的复制和升级,而且价格很高,因此,软件具有很强的固定资产的特性,应该列为固定资产进行管理。网络产品更具有特殊性,如网络实验室,有设备、耗材、房屋装修、家具;有大量的科技投入,如培训、软件等。如果以单件办理固定资产,那么只能将设备和个别够标准的家具列入固定资产,其价值可能只有整个实验室的一半左右,大量的投入无法形成学校的资产,只能作为费用列支,但如果以一个实验室为单位,那么情况就不一样了。因此,在新形势下,如何界定固定资产是一个值得研究的课题。
②各种评估对固定资产管理只有量的要求,没有质的控制。目前对高校的各种评估很多,但对固定资产的管理指标不多,而且大多只有数量要求,如本科教学水平评估共有19个二级指标,涉及固定资产的只有一个指标;44个观察点中涉 及固定资产的只有5个。从上级领导到学校领导,几乎都在要求提高固定资产的使用效率, 但大都体现在文字条款之中,缺乏具体的可操作的考核指标。
三、固定资产精细化管理的概念及主要内容
1所谓固定资产的精细化管理就是以“细”为起点,做到细致入微,对每一岗位、每一项具体的业务,都建立起一套相应的工作流程和业务规范,实现固定资产管理“零”死角。固定资产精细化管理并不是指单纯管理现有的固定资产,而是指从固定资产形成阶段就开始跟踪,直到 其报废清理的全部过程都进行管理,将固定资产管理的内容细化、分解、再整合,并辅以完 善的管理制度,不断挖掘固定资产的利用潜力,充分发挥固定资产在教学、科研、后勤管理等方面的作用,提高固定资产的使用效能,扩大教育投资的效果,以满足学校不断发展壮大的需要。
2高校固定资产精细化管理的主要内容是:建立固定资产管理体制和健全各项规章制度;明晰产权关系,实施产权管理;保证固定资产的安全和完整;推动固定资产的合理配置和有效使用;对经营性固定资产实行有偿使用并监督其实现保值增值;建立适合高校的固定资产管理信息系统;合理地设置固定资产总账、明细账、分类账和明细卡片;定期或不定期地对固定资产进行清查盘点,定期核对账、卡、物,保证账账、账卡、账物相符。