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【摘要】本文通过分析加油站建设项目的特点，研究加油站建设项目档案的构成，寻找探索加油站建设项目管理的措施和方法。
【关键词】加油站；建设项目；档案管理
一、加油站建设项目的特点
（一）网点布局分散。加油站属于城市基础设施，网点规划要适应城市或地区的整体需要。就某个地级市而言，加油站分为城市中心站、郊区站、高速公路站等等。
（二）单项工程周期短、投资大。据估算，在一线城市建设一个城区加油站需半年时间，投资3000万元以上（包括土地费用）。
（三）安全、防火、防爆要求高。加油站建设项目与一般工业建筑不同，具有防火、防爆、防雷、防静电要求等特点。因此在建设过程中，对于消防、环保以及加气站工艺流程要求特别严格。
二、加油站建设项目档案的重要性
加油站建设项目档案是加油站项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件，包括新建、改建、扩建、技术更新改造及安全隐患改造等加油站建设项目。它是加油站建设历程的真实记录，是加油站生产、管理、维护、工程改造的真实依据和不可再生的信息资源，是加油站建设项目管理的重要基础和依据，是加油站建设项目管理的组成部分和必不可少的环节。
加油站建设项目档案也是全面鉴定工程质量，便于将来加油站改造、维修的重要依据，是查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。同时，加油站建设项目档案也是进行加油站项目后评价、投资工程审计、内控测试等工作的重要依据。
三、加油站建设项目档案的构成
某成品油销售企业加油站建设项目档案应包括该企业管辖范围内所有加油站的建设项目档案。就某个单站而言，加油站建设项目档案应包括如下几个部分：
（一）加油站项目前期文件。主要包括项目现场考评表、谈判纪要、项目评审表、评审纪要、可行性研究报告及报批文件、合同、专项申请及批复文件、地方政府批文、上级公司及公司关于项目的请示和批复文件、土地相关材料、报建阶段相关文件材料等等。收购后改造项目还包括资产评估报告、法律意见书、资产移交清单、审计报告。
（二）勘察设计文件。主要包括设计基础资料和设计文件，一般改造项目主要为施工图设计文件。
（三）项目管理文件。主要包括建设项目开工报告、工程总体部署、招投标文件以及声像资料等。
（四）施工文件。主要包括交工技术文件和竣工图。
（五）监理文件。主要包括施工监理合同协议、监理大纲、监理细则、施工及设备材料供应单位资质审核，设备、材料、工序报审资料、设计变更等。
（六）竣工验收文件。主要包括项目竣工验收报告、勘察、设计、施工、监理总结、投产准备及生产考核总结资料概算、预算执行情况、竣工决算及审计意见、固定资产清册、竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件环境保护、劳动安全卫生、消防、防雷、规划、档案等验收审批文件等。
（七）证照。主要包括上海市房地产权证、营业执照正副本、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、成品油零售经营许可证书、防雷防静电合格证、化学危险品经营许可证、罐容表、加油机鉴定证书等。
四、加油站建设项目档案管理存在的问题及解决方法
（一）存在的问题。1.缺少专业档案管理人员。加油站建设项目档案区别于企业一般管理类档案，档案机构和人员因项目设立而临时组建或兼职，从业人员没有经过专业培训，缺少经验，不了解加油站建设项目档案形成规律和专业要求，工作开展往往无从入手，无法满足加油站建设项目档案管理工作的需要。2.档案收集归档不及时。加油站建设项目数量较多，且地理位置分散，档案人员无法全范围、全程跟踪项目进度，对于建设项目档案形成过程以及竣工档案验收的控制存在一定困难，造成各地区、各阶段形成的建设项目档案归档不及时，常常事后追补，影响后期建设项目档案整体质量。3.缺乏完整的标准规范。加油站属于化学危险品场所，在其建设过程中形成的档案资料有其特殊的要求和规范。目前，我们还缺乏完整的标准规范，致使加油站建设项目档案工作相对滞后。
（二）解决方法。1.明确各方职责，加强沟通协调。加油站建设项目管理涉及多个部门和单位，包括档案部门、投资工程管理部门、项目所在地的分支机构、施工单位和监理单位等。因此，为避免各部门和单位之间相互扯皮，应建立相关制度，明确各方的职责。加油站建设项目档案管理职责可做如下划分：档案部门负责归口管理公司建设项目档案管理，对建设项目档案进行验收并接收、保管档案实体；投资工程管理部门负责建设项目档案全过程控制；项目所在地的分支机构负责建设项目档案施工、竣工验收、证照办理等环节的阶段控制；投资工程部门和分支机构负责收集、积累、整理和编制项目前期文件、项目管理文件、竣工验收文件以及各类证照；施工单位负责收集、整理和编制项目施工文件和竣工图；监理单位负责审核。监理单位负责收集、整理和编制项目监理文件。2.做好加油站建设项目档案归档范围确认和考核评比。加油站建设项目点多面广，有时会出现多个加油站项目同一时间开工，同一时间竣工，势必造成档案人员在开展建设项目档案管理工作时会顾此失彼，影响归档质量。因此，开展加油站建设项目档案归档工作时，首先要做好加油站建设项目档案归档范围确认工作。一般由投资工程部门提供加油站建设项目投运统计报表或工程项目进度表，以此为据，确定加油站建设项目档案归档范围，从而确保所有投运加油站的建设项目档案都能及时归档。另外，由于加油站建设项目一般是由地市级公司负责项目的实施和监管，要充分调动各地市级公司加油站建设项目归档积极性，可将加油站建设项目归档纳入到各分公司劳动竞赛和业绩考核，在某种程度上能提高加油站建设项目档案归档的及时率和齐全率。3.加油站建设项目档案实行五方验收制度。竣工验收是项目建设的最后一道程序，是工程建设转入正式生产并办理固定资产移交手续的标志，是全面考核项目建设成果，检查项目勘察设计、器材设备、施工质量的重要环节。按照规定，加油站建设项目竣工验收均应进行档案资料的验收。加油站建设项目进行档案验收实施五方验收审核制度，项目施工单位、监理单位、分支机构、投资工程部门和档案部门按照档案完整、准确、系统的验收原则，分别对整个加油站建设项目档案进行审核并出具验收意见。审核标准为：档案的完整应在了解整个建设项目概述的情况下，对照加油站建设项目档案归档范围和保管期限表进行检查。档案的准确应检查建设项目档案的内容是否真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，是否做到图物相符，技术数据是否准确可靠，签字手续是否完备。档案的系统应检查建设项目档案是否按其形成规律立卷，是否保持了文件间的有机联系，分类、组卷是否科学合理。4.培养加油站建设项目档案验收的专家队伍。加油站建设项目具有一般工程建设项目的共性特征，但因其属于化学品危险行业，还具有其自身特点。加油站建设项目档案与其他工程建设项目档案相比，既有共性也有特性。加油站建设项目档案验收组成员一方面要了解加油站建设项目的特点、分部以及工艺流程，熟悉加油站建设项目档案构成范围和内容，特别是隐蔽工程档案和一些特殊工艺环节形成的档案。在综合性经营的加油站，还包括快速换油中心以及便利店建设项目档案。另一方面，还要熟悉建设项目档案验收的流程和方法。因此，要进一步加强加油站建设项目档案验收的培训，培养一支既懂档案业务，又熟悉加油站建设项目的专家队伍，提高加油站建设项目档案验收水平和效果。
五、结束语
加油站是成品油销售企业最基本的经营单元，加油站建设项目档案是成品油销售企业档案重要的组成部分，是企业重要的信息资源，也是衡量企业加油站管理水平的标准。因此，做好加油站建设项目档案管理，是企业加油站基础管理的内容，也是服务加油站建设和管理的有效手段。
参考文献：
[1]吴琳.重点项目档案工作的实践和探讨，档案学研究2009（5）.
【关键词】加油站；建设项目；档案管理
一、加油站建设项目的特点
（一）网点布局分散。加油站属于城市基础设施，网点规划要适应城市或地区的整体需要。就某个地级市而言，加油站分为城市中心站、郊区站、高速公路站等等。
（二）单项工程周期短、投资大。据估算，在一线城市建设一个城区加油站需半年时间，投资3000万元以上（包括土地费用）。
（三）安全、防火、防爆要求高。加油站建设项目与一般工业建筑不同，具有防火、防爆、防雷、防静电要求等特点。因此在建设过程中，对于消防、环保以及加气站工艺流程要求特别严格。
二、加油站建设项目档案的重要性
加油站建设项目档案是加油站项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件，包括新建、改建、扩建、技术更新改造及安全隐患改造等加油站建设项目。它是加油站建设历程的真实记录，是加油站生产、管理、维护、工程改造的真实依据和不可再生的信息资源，是加油站建设项目管理的重要基础和依据，是加油站建设项目管理的组成部分和必不可少的环节。
加油站建设项目档案也是全面鉴定工程质量，便于将来加油站改造、维修的重要依据，是查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。同时，加油站建设项目档案也是进行加油站项目后评价、投资工程审计、内控测试等工作的重要依据。
三、加油站建设项目档案的构成
某成品油销售企业加油站建设项目档案应包括该企业管辖范围内所有加油站的建设项目档案。就某个单站而言，加油站建设项目档案应包括如下几个部分：
（一）加油站项目前期文件。主要包括项目现场考评表、谈判纪要、项目评审表、评审纪要、可行性研究报告及报批文件、合同、专项申请及批复文件、地方政府批文、上级公司及公司关于项目的请示和批复文件、土地相关材料、报建阶段相关文件材料等等。收购后改造项目还包括资产评估报告、法律意见书、资产移交清单、审计报告。
（二）勘察设计文件。主要包括设计基础资料和设计文件，一般改造项目主要为施工图设计文件。
（三）项目管理文件。主要包括建设项目开工报告、工程总体部署、招投标文件以及声像资料等。
（四）施工文件。主要包括交工技术文件和竣工图。
（五）监理文件。主要包括施工监理合同协议、监理大纲、监理细则、施工及设备材料供应单位资质审核，设备、材料、工序报审资料、设计变更等。
（六）竣工验收文件。主要包括项目竣工验收报告、勘察、设计、施工、监理总结、投产准备及生产考核总结资料概算、预算执行情况、竣工决算及审计意见、固定资产清册、竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件环境保护、劳动安全卫生、消防、防雷、规划、档案等验收审批文件等。
（七）证照。主要包括上海市房地产权证、营业执照正副本、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、成品油零售经营许可证书、防雷防静电合格证、化学危险品经营许可证、罐容表、加油机鉴定证书等。
四、加油站建设项目档案管理存在的问题及解决方法
（一）存在的问题。1.缺少专业档案管理人员。加油站建设项目档案区别于企业一般管理类档案，档案机构和人员因项目设立而临时组建或兼职，从业人员没有经过专业培训，缺少经验，不了解加油站建设项目档案形成规律和专业要求，工作开展往往无从入手，无法满足加油站建设项目档案管理工作的需要。2.档案收集归档不及时。加油站建设项目数量较多，且地理位置分散，档案人员无法全范围、全程跟踪项目进度，对于建设项目档案形成过程以及竣工档案验收的控制存在一定困难，造成各地区、各阶段形成的建设项目档案归档不及时，常常事后追补，影响后期建设项目档案整体质量。3.缺乏完整的标准规范。加油站属于化学危险品场所，在其建设过程中形成的档案资料有其特殊的要求和规范。目前，我们还缺乏完整的标准规范，致使加油站建设项目档案工作相对滞后。
（二）解决方法。1.明确各方职责，加强沟通协调。加油站建设项目管理涉及多个部门和单位，包括档案部门、投资工程管理部门、项目所在地的分支机构、施工单位和监理单位等。因此，为避免各部门和单位之间相互扯皮，应建立相关制度，明确各方的职责。加油站建设项目档案管理职责可做如下划分：档案部门负责归口管理公司建设项目档案管理，对建设项目档案进行验收并接收、保管档案实体；投资工程管理部门负责建设项目档案全过程控制；项目所在地的分支机构负责建设项目档案施工、竣工验收、证照办理等环节的阶段控制；投资工程部门和分支机构负责收集、积累、整理和编制项目前期文件、项目管理文件、竣工验收文件以及各类证照；施工单位负责收集、整理和编制项目施工文件和竣工图；监理单位负责审核。监理单位负责收集、整理和编制项目监理文件。2.做好加油站建设项目档案归档范围确认和考核评比。加油站建设项目点多面广，有时会出现多个加油站项目同一时间开工，同一时间竣工，势必造成档案人员在开展建设项目档案管理工作时会顾此失彼，影响归档质量。因此，开展加油站建设项目档案归档工作时，首先要做好加油站建设项目档案归档范围确认工作。一般由投资工程部门提供加油站建设项目投运统计报表或工程项目进度表，以此为据，确定加油站建设项目档案归档范围，从而确保所有投运加油站的建设项目档案都能及时归档。另外，由于加油站建设项目一般是由地市级公司负责项目的实施和监管，要充分调动各地市级公司加油站建设项目归档积极性，可将加油站建设项目归档纳入到各分公司劳动竞赛和业绩考核，在某种程度上能提高加油站建设项目档案归档的及时率和齐全率。3.加油站建设项目档案实行五方验收制度。竣工验收是项目建设的最后一道程序，是工程建设转入正式生产并办理固定资产移交手续的标志，是全面考核项目建设成果，检查项目勘察设计、器材设备、施工质量的重要环节。按照规定，加油站建设项目竣工验收均应进行档案资料的验收。加油站建设项目进行档案验收实施五方验收审核制度，项目施工单位、监理单位、分支机构、投资工程部门和档案部门按照档案完整、准确、系统的验收原则，分别对整个加油站建设项目档案进行审核并出具验收意见。审核标准为：档案的完整应在了解整个建设项目概述的情况下，对照加油站建设项目档案归档范围和保管期限表进行检查。档案的准确应检查建设项目档案的内容是否真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，是否做到图物相符，技术数据是否准确可靠，签字手续是否完备。档案的系统应检查建设项目档案是否按其形成规律立卷，是否保持了文件间的有机联系，分类、组卷是否科学合理。4.培养加油站建设项目档案验收的专家队伍。加油站建设项目具有一般工程建设项目的共性特征，但因其属于化学品危险行业，还具有其自身特点。加油站建设项目档案与其他工程建设项目档案相比，既有共性也有特性。加油站建设项目档案验收组成员一方面要了解加油站建设项目的特点、分部以及工艺流程，熟悉加油站建设项目档案构成范围和内容，特别是隐蔽工程档案和一些特殊工艺环节形成的档案。在综合性经营的加油站，还包括快速换油中心以及便利店建设项目档案。另一方面，还要熟悉建设项目档案验收的流程和方法。因此，要进一步加强加油站建设项目档案验收的培训，培养一支既懂档案业务，又熟悉加油站建设项目的专家队伍，提高加油站建设项目档案验收水平和效果。
五、结束语
加油站是成品油销售企业最基本的经营单元，加油站建设项目档案是成品油销售企业档案重要的组成部分，是企业重要的信息资源，也是衡量企业加油站管理水平的标准。因此，做好加油站建设项目档案管理，是企业加油站基础管理的内容，也是服务加油站建设和管理的有效手段。
参考文献：
[1]吴琳.重点项目档案工作的实践和探讨，档案学研究2009（5）.