论文部分内容阅读
摘 要：随着计算机技术的不断发展和普及，各大单位都开始运用计算机进行自动化办公。其中，自动化办公最明显的就是信息档案的建立。电子档案依靠电子计算机强大的存储功能与便捷的工作程序受到了广大企业的青睐，在运用过程中有利也有弊。本文就针对电子档案管理中存在的风险以及控制的方法进行了探讨和分析，以期提供相关的借鉴。
关键词：电子档案;风险控制;有效措施;
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-11-00-01
电子档案在实际应用的过程中，有着高效、便捷、存储方便等特点，但是其并不是全优化的，它本身存在着缺点，跟纸质档案相比具有较大的风险性。要认清电子档案存在的风险性，针对其存在的风险制定相应的防范措施，保证电子档案信息的安全性。
一、电子档案管理存在的风险性
（一）存储方式的不安全性
电子档案管理的安全性是相对而言的，与纸质档案相比，在存储方式上存在不安全性。电子档案的存储设备具有独特性，主要的存储设备包括各种容量的U盘、光碟和硬盘，高速读写是这些存储设备的特点，但是这些特点在给档案管理带来便利的同时，也给档案管理带来很大的风险。这些设备能够将电子档案信息被高速的读写出来，一旦被电脑黑客入侵到电脑系统的内部，将电子档案信息盗取，或者档案信息被恶意篡改，产生的后果是不堪设想的。
（二）数据保存的不完整
电子档案在管理的过程中，是通过电子文档的形式进行数据的存储，与纸质档案相比其存储量大，储存的时间长，但是这种存储的方式也存在着巨大的风险，由于电子档案实行的是批量处理的管理模式，如果电脑系统出现故障或者是由于操作人员的疏忽，很容易造成大范围档案数据的丢失，有的数据可以通过技术手段找回，但是也存在着部分数据会永久性丢失的问题，所以，操作人员的一次失误或者是电脑出现故障造成的损失是不可估量的。
二、电子档案管理风险控制的方法
（一）避免风险
提前预防是避免风险的最有效的途径，也是最经济的方法。在电子档案的管理中，要想避免风险，最主要的方式就是认清电子档案自身存在的缺陷，针对此进行控制管理。
对电子档案来说，起关键作用的就是计算机。所以，在管理的过程中，要引用先进的技术，让电子档案在管理的过程中更加的安全可靠。现代操作系统中，设置密码是最常用的方式，对电子档案进行加密能够加强档案管理的安全性。在档案管理的过程中，要积极的训练计算机技术人员进行管理控制，防止信息资源被外界因素干扰。
及时的消除潜在的风险，能够确保信息档案数据的安全性。各单位在计算机维修期内，要主动采取应对的措施，做好档案的存储和备份，在电子档案管理系统中进行加密，防止计算机的维修人员，在工作期间因为人为的因素，威胁到档案的安全。计算机网络具有的复杂性使得电子档案在风险控制上极其不易，不过，各大单位只要及时并且全面的看待问题，针对存在的问题进行及时的解决，并提出有效的方法，那么档案管理中的风险就会被降到最低。
（二）缓解风险
电子档案在管理的过程中，一旦遭到外界的干扰，就需要管理人员将危险降到最低，努力把危险控制在一定范围内，防止其扩大。档案管理人员可以利用风险转移的策略缓解风险，风险缓解是通过一定的手段来减小档案受到的危险性。最常见的风险缓解方法有事前措施和事后措施。事前措施是指为了减少损失，在损失发生之前所执行的方案;事后损失是指在损失发生之后，为了减少损失执行的方法。无论是哪种方法，企业在电子档案管理的过程中一旦发生危险，都要进行及时的处理，把损失降到最小。
（三）分散风险
转移策略是电子档案管理中最常使用的规避风险的措施，其实质是对风险进行分散，也就是将档案管理中存在的风险转移到其它的地方。常见的分散风险的方式有：购买保险、与提供商签署服务合同、外包给其它机构等。经过风险转移，就把复杂的风险问题简化了，在此基础上再对原来的档案管理策略进行优化，利用更加先进的档案管理系统进行工作，确保档案管理工作的顺利进行。此外，各单位如果将电子档案外包给专业机构，同样要进行风险的规避，在选择外包机构的时候，一定要选择具有资质的机构，确保外包机构中工作人员的专业性，在档案管理的过程中一定要严格遵守操作的标准，保证档案管理的安全性。
（四）评估风险
对电子档案进行风险评估是非常重要的。风险评估的目的是要对潜在的风险进行提前分析，针对评估的结果制定科学合理的预防措施，在对信息档案进行全面分析的基础上，要对可能引起风险的因素及其带来的后果进行探究。风险评估的内容主要包括：发生危险的环节、发生危险的概率、危险发生带来的后果、危险防范的措施等。单位在电子档案的管理过程中一定要树立风险意识，要防患于未然，积极主动的制定完善的预防风险的计划，各单位的经营管理者不要错误的认为，电子档案不存在危险性，其在档案管理的过程中一定要确保档案管理的安全性。同时，档案的管理人员要有危险意识，在平时的实际工作中对于潜在的风险要能够及时的发现，将其在没扩散前运用有效得措施进行控制，对于已经发生的危险，要采取积极的解决措施，将发生危险的损失降到最低。
不论是档案管理机构还是各大单位中的档案管理部门，在管理电子档案的过程中，一定要有档案风险意识，也就是说电子档案管理的过程中是存在着风险的，这种风险的存在具有不確定性，需要相关的管理人员在平时的工作中认真负责，要有预防风险的意识，并且还要有切实可行的预防措施，制定规避风险的防范制度，确保电子档案的安全性。
参考文献：
[1]陆文慧.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信息，2014（06）.
[2]赵平阳.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信息，2014（09）.
[3]樊云.浅析电子信息档案管理的风险控制方法[J].企业导报，2012（06）.
[4]杨凤梅.关于电子信息档案管理的风险控制方法探讨[J].才智，2013（16）.
关键词：电子档案;风险控制;有效措施;
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-11-00-01
电子档案在实际应用的过程中，有着高效、便捷、存储方便等特点，但是其并不是全优化的，它本身存在着缺点，跟纸质档案相比具有较大的风险性。要认清电子档案存在的风险性，针对其存在的风险制定相应的防范措施，保证电子档案信息的安全性。
一、电子档案管理存在的风险性
（一）存储方式的不安全性
电子档案管理的安全性是相对而言的，与纸质档案相比，在存储方式上存在不安全性。电子档案的存储设备具有独特性，主要的存储设备包括各种容量的U盘、光碟和硬盘，高速读写是这些存储设备的特点，但是这些特点在给档案管理带来便利的同时，也给档案管理带来很大的风险。这些设备能够将电子档案信息被高速的读写出来，一旦被电脑黑客入侵到电脑系统的内部，将电子档案信息盗取，或者档案信息被恶意篡改，产生的后果是不堪设想的。
（二）数据保存的不完整
电子档案在管理的过程中，是通过电子文档的形式进行数据的存储，与纸质档案相比其存储量大，储存的时间长，但是这种存储的方式也存在着巨大的风险，由于电子档案实行的是批量处理的管理模式，如果电脑系统出现故障或者是由于操作人员的疏忽，很容易造成大范围档案数据的丢失，有的数据可以通过技术手段找回，但是也存在着部分数据会永久性丢失的问题，所以，操作人员的一次失误或者是电脑出现故障造成的损失是不可估量的。
二、电子档案管理风险控制的方法
（一）避免风险
提前预防是避免风险的最有效的途径，也是最经济的方法。在电子档案的管理中，要想避免风险，最主要的方式就是认清电子档案自身存在的缺陷，针对此进行控制管理。
对电子档案来说，起关键作用的就是计算机。所以，在管理的过程中，要引用先进的技术，让电子档案在管理的过程中更加的安全可靠。现代操作系统中，设置密码是最常用的方式，对电子档案进行加密能够加强档案管理的安全性。在档案管理的过程中，要积极的训练计算机技术人员进行管理控制，防止信息资源被外界因素干扰。
及时的消除潜在的风险，能够确保信息档案数据的安全性。各单位在计算机维修期内，要主动采取应对的措施，做好档案的存储和备份，在电子档案管理系统中进行加密，防止计算机的维修人员，在工作期间因为人为的因素，威胁到档案的安全。计算机网络具有的复杂性使得电子档案在风险控制上极其不易，不过，各大单位只要及时并且全面的看待问题，针对存在的问题进行及时的解决，并提出有效的方法，那么档案管理中的风险就会被降到最低。
（二）缓解风险
电子档案在管理的过程中，一旦遭到外界的干扰，就需要管理人员将危险降到最低，努力把危险控制在一定范围内，防止其扩大。档案管理人员可以利用风险转移的策略缓解风险，风险缓解是通过一定的手段来减小档案受到的危险性。最常见的风险缓解方法有事前措施和事后措施。事前措施是指为了减少损失，在损失发生之前所执行的方案;事后损失是指在损失发生之后，为了减少损失执行的方法。无论是哪种方法，企业在电子档案管理的过程中一旦发生危险，都要进行及时的处理，把损失降到最小。
（三）分散风险
转移策略是电子档案管理中最常使用的规避风险的措施，其实质是对风险进行分散，也就是将档案管理中存在的风险转移到其它的地方。常见的分散风险的方式有：购买保险、与提供商签署服务合同、外包给其它机构等。经过风险转移，就把复杂的风险问题简化了，在此基础上再对原来的档案管理策略进行优化，利用更加先进的档案管理系统进行工作，确保档案管理工作的顺利进行。此外，各单位如果将电子档案外包给专业机构，同样要进行风险的规避，在选择外包机构的时候，一定要选择具有资质的机构，确保外包机构中工作人员的专业性，在档案管理的过程中一定要严格遵守操作的标准，保证档案管理的安全性。
（四）评估风险
对电子档案进行风险评估是非常重要的。风险评估的目的是要对潜在的风险进行提前分析，针对评估的结果制定科学合理的预防措施，在对信息档案进行全面分析的基础上，要对可能引起风险的因素及其带来的后果进行探究。风险评估的内容主要包括：发生危险的环节、发生危险的概率、危险发生带来的后果、危险防范的措施等。单位在电子档案的管理过程中一定要树立风险意识，要防患于未然，积极主动的制定完善的预防风险的计划，各单位的经营管理者不要错误的认为，电子档案不存在危险性，其在档案管理的过程中一定要确保档案管理的安全性。同时，档案的管理人员要有危险意识，在平时的实际工作中对于潜在的风险要能够及时的发现，将其在没扩散前运用有效得措施进行控制，对于已经发生的危险，要采取积极的解决措施，将发生危险的损失降到最低。
不论是档案管理机构还是各大单位中的档案管理部门，在管理电子档案的过程中，一定要有档案风险意识，也就是说电子档案管理的过程中是存在着风险的，这种风险的存在具有不確定性，需要相关的管理人员在平时的工作中认真负责，要有预防风险的意识，并且还要有切实可行的预防措施，制定规避风险的防范制度，确保电子档案的安全性。
参考文献：
[1]陆文慧.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信息，2014（06）.
[2]赵平阳.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信息，2014（09）.
[3]樊云.浅析电子信息档案管理的风险控制方法[J].企业导报，2012（06）.
[4]杨凤梅.关于电子信息档案管理的风险控制方法探讨[J].才智，2013（16）.