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[摘 要]档案管理过程中，由于纸质档案与电子档案各有特点，因此要充分发挥各自的特点，提高档案的管理水平。
[关键词]电子档案；纸质档案；区别；互补
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）30-0347-01
1 前言
随着信息技术的发展进步，档案管理中信息档案的出现弥补了传统纸质档案的不足，与传统档案互补共存。
2 纸质档案与电子档案的差异
2.1 原始性差异
纸质档案和电子档案都是伴随着工作活动的客观需要而形成的。历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。但是，除内容的真实性相同外，二者在形式上有很大的区别。纸质档案一般文件有主管者、作者的笔迹、机关印章，声像档还有当事人的形象或录像，表现出高度的原始性，反映了人们实践活动的真实历史面貌。纸质档案一旦发生涂改、伪造，人们可以通过笔迹、字迹的颜色辨别真假，其真实性、可靠性已被世人公认。电子文件省去了文件的起草、定稿、打印等程序，在电子计算机上增加、删除、补充、修改非常容易，且修改后不留痕迹，利用者真假难辨，易引发争端，发生纠纷，如果不采用专门技术措施，恐怕很难分清原件和复印件，有无更改痕迹更是无法确认，失去了原始性。
2.2 性能差异
电子档案与纸质档案都是人们在实践活动中形成的，用来指导现实工作的信息传输工具，有参考利用价值。事实上，传统的纸质档案信息是档案馆（室）收藏的各种文本文件，其信息服务功能主要是文本型档案文件的收集、整理、保管、检索和利用。而电子档案信息服务功能主要是以电子计算机、数据库和网络为基础，把文字、图像、声音、动画等信息存储在光盘、磁盘等声像载体上，通过计算机、网络等方式为用户提供服务。纸质档案有信息和载体的不可分离性，档案内容直接显示在载体上。电子文件具有信息和载体的可分离性，文件内容必须由相应的电子设备来显示，没有纸质档案的直读性、直观性、凭证性功能。
2.3 容量差异
在信息存贮上，纸质档案占地面积大、容量小，电子档案占地面积小、信息存贮量大，依赖计算机，趋向开放和网络化，借助电讯线路进行远距离、高速度传输，世界任何一个角落只要几秒钟，就可得到所需信息，在网络环境下实现资源共享。
2.4 保存寿命长短差异
电子档案利用方便，价格便宜，可改写，易丢失，易受周围环境影响，所以在管理方面比纸质档案有特殊要求，它需要双重保护。一是存储载体不耐久需采取特殊措施；二是解決读写信息的计算机升级换代非常快，品牌繁多，运行环境更换频率快，往往导致硬件技术过时，技术过时使电子文件信息的读写受到威胁。因此就须采取补救措施，用再生性保护技术将过时的电子文件适时转到缩微品或纸质上，采用这种传统的一劳永逸的做法保存档案；三是电脑病毒时常威胁着电脑的信息安全，为确保电子文件的安全管理在系统上配置防毒卡、杀毒盘等装备；四是为防止放在互联网上的档案信息被复制和利用，采取限制措施，如输入密码或要求是特定协会会员等。
综上所述，纸质档案信息服務仍然有其存在的优势，而电子档案无疑又是知识经济时代和信息社会带来的一次革命，并为档案信息服务的发展指明了方向。
3 纸质档案与电子档案的互补与共存性
纸质档案与电子档案虽有差异，但两者又相互联系，无论是现在或将来它们都不可互相替代，表现出强烈的互补性。处理好两者的这种关系，就可使档案信息服务在传统与现代之间实现准确的定位。
3.1 档案信息的数字化。档案馆（室）建立计算机服务模式的关键是将纸质档案信息采用一定的程序、一定的手段进行数字化处理，将原始信息数字化。就现在的档案馆（室）的电子档案信息服务的基础与条件来看，离开了传统的纸质档案的原始信息，电子文件档案信息就成为无源之水，无本之木。
3.2 纸质档案在保持信息的原装原貌上是数字化信息无法替代的。传统的纸质档案蕴蓄着一种原始美，自然美。人们可以通过其外质外壳探索当时的社会环境与当时人文环境。因此当将某些原始性文件的档案信息转化为电子信息后，纸质档案并不能被销毁，依然保存在档案馆（室）中。实践证明：档案的原始性和数字化是互相补充并非相互替代，以各自的优势共同服务于信息资源的开发与利用上。
3.3 档案信息的开放性与保守性。从某种意义上说，传统的纸质档案信息服务是以其保守性来维护其权威性的。如在国家间进行经济、技术、文化交流签订合同时，截至今日，还没有发现双方在电脑上签字，所有合同仍是纸质的，而且合同在签字时一定要举行签字仪式，经多边谈判、双方签字、盖章等一系列程序后方可生效，双方同时保持原件。而电子档案信息服务可将信息快捷地传递到用户手上。网上档案信息一般是开放信息，价值不大，权威性较差，这类信息一般量大杂乱，用户查询识别真假难度较大。可以看出，现代电子文件档案信息的开放性和传统的纸质档案服务信息的保守性，在档案信息资源的开发利用上具有强烈的互补与共存性，以满足服务模式的方式和程序。
3.4 档案信息服务的质量效益不仅取决于所提供信息的速度和数量，而且还与管理者与利用者交流模式有关。传统的纸质档案服务模式是人与人之间的服务，这样有利于管理者与利用者之间的咨询沟通，解答利用者在利用中出现的问题，是人性化服务；而电子档案信息服务模式是人与机的程序化服务。现代电子档案信息服务的程序化和传统纸质档案服务的人性化在今天各自都有存在和发展的空间，在追求科学技术日新月异高速发展与呼唤人性完美崇尚道德的社会，它们可以互相补充共同发展，二者兼顾，相得益彰。因此，从我国实际情况来看，在努力实现电子档案信息管理服务模式的现代化同时，传统的档案管理技术在相当长的时期内还将不同程度地发挥作用，仍然要发展传统的纸质档案服务模式，以适应不同领域、不同层次用户、不同利用对象的需求。形成现代技术与传统技术长期并存的局面，对此应充分认识。要立足当前，着眼未来，以提高目前档案信息工作质量和效率为出发点，充分应用传统技术，同时积极地采用现代科学技术，力求工作质量与效率的迅速显著提高，要看到手工操作向机械化、自动化过渡是一个必然趋势，但是一项很大的工程，需要很长的时间。在这一过程中，对现有传统技术加以分析研究，改革那些不适于机械化、自动化过渡因素，使当前档案工作技术体现出过渡段的特点，为加速自动化实现创造良好的条件。
3.5 培养全面的档案管理人才。传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下要求有一批紧跟时代发展步伐，专业的全面型的档案管理人才现阶段我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术在熟练掌握传统档案管理方法的同时池能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用具备全面的管理水平胆负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。
4 结束语
总之，电子档案与纸质档案在发挥着各自的优势，是档案管理的两个重要的组成部分，两者要互相补充，共同提高档案的管理水平。
参考文献
[1] 郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].陕西师范大学，2015
[2] 于晓燕.浅谈纸质档案与电子档案的有机结合[J].兰台内外，2016，02：79.
[3] 郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].陕西师范大学，2015
[4] 于晓燕.浅谈纸质档案与电子档案的有机结合[J].兰台内外，2016，02：79.
[关键词]电子档案；纸质档案；区别；互补
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）30-0347-01
1 前言
随着信息技术的发展进步，档案管理中信息档案的出现弥补了传统纸质档案的不足，与传统档案互补共存。
2 纸质档案与电子档案的差异
2.1 原始性差异
纸质档案和电子档案都是伴随着工作活动的客观需要而形成的。历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。但是，除内容的真实性相同外，二者在形式上有很大的区别。纸质档案一般文件有主管者、作者的笔迹、机关印章，声像档还有当事人的形象或录像，表现出高度的原始性，反映了人们实践活动的真实历史面貌。纸质档案一旦发生涂改、伪造，人们可以通过笔迹、字迹的颜色辨别真假，其真实性、可靠性已被世人公认。电子文件省去了文件的起草、定稿、打印等程序，在电子计算机上增加、删除、补充、修改非常容易，且修改后不留痕迹，利用者真假难辨，易引发争端，发生纠纷，如果不采用专门技术措施，恐怕很难分清原件和复印件，有无更改痕迹更是无法确认，失去了原始性。
2.2 性能差异
电子档案与纸质档案都是人们在实践活动中形成的，用来指导现实工作的信息传输工具，有参考利用价值。事实上，传统的纸质档案信息是档案馆（室）收藏的各种文本文件，其信息服务功能主要是文本型档案文件的收集、整理、保管、检索和利用。而电子档案信息服务功能主要是以电子计算机、数据库和网络为基础，把文字、图像、声音、动画等信息存储在光盘、磁盘等声像载体上，通过计算机、网络等方式为用户提供服务。纸质档案有信息和载体的不可分离性，档案内容直接显示在载体上。电子文件具有信息和载体的可分离性，文件内容必须由相应的电子设备来显示，没有纸质档案的直读性、直观性、凭证性功能。
2.3 容量差异
在信息存贮上，纸质档案占地面积大、容量小，电子档案占地面积小、信息存贮量大，依赖计算机，趋向开放和网络化，借助电讯线路进行远距离、高速度传输，世界任何一个角落只要几秒钟，就可得到所需信息，在网络环境下实现资源共享。
2.4 保存寿命长短差异
电子档案利用方便，价格便宜，可改写，易丢失，易受周围环境影响，所以在管理方面比纸质档案有特殊要求，它需要双重保护。一是存储载体不耐久需采取特殊措施；二是解決读写信息的计算机升级换代非常快，品牌繁多，运行环境更换频率快，往往导致硬件技术过时，技术过时使电子文件信息的读写受到威胁。因此就须采取补救措施，用再生性保护技术将过时的电子文件适时转到缩微品或纸质上，采用这种传统的一劳永逸的做法保存档案；三是电脑病毒时常威胁着电脑的信息安全，为确保电子文件的安全管理在系统上配置防毒卡、杀毒盘等装备；四是为防止放在互联网上的档案信息被复制和利用，采取限制措施，如输入密码或要求是特定协会会员等。
综上所述，纸质档案信息服務仍然有其存在的优势，而电子档案无疑又是知识经济时代和信息社会带来的一次革命，并为档案信息服务的发展指明了方向。
3 纸质档案与电子档案的互补与共存性
纸质档案与电子档案虽有差异，但两者又相互联系，无论是现在或将来它们都不可互相替代，表现出强烈的互补性。处理好两者的这种关系，就可使档案信息服务在传统与现代之间实现准确的定位。
3.1 档案信息的数字化。档案馆（室）建立计算机服务模式的关键是将纸质档案信息采用一定的程序、一定的手段进行数字化处理，将原始信息数字化。就现在的档案馆（室）的电子档案信息服务的基础与条件来看，离开了传统的纸质档案的原始信息，电子文件档案信息就成为无源之水，无本之木。
3.2 纸质档案在保持信息的原装原貌上是数字化信息无法替代的。传统的纸质档案蕴蓄着一种原始美，自然美。人们可以通过其外质外壳探索当时的社会环境与当时人文环境。因此当将某些原始性文件的档案信息转化为电子信息后，纸质档案并不能被销毁，依然保存在档案馆（室）中。实践证明：档案的原始性和数字化是互相补充并非相互替代，以各自的优势共同服务于信息资源的开发与利用上。
3.3 档案信息的开放性与保守性。从某种意义上说，传统的纸质档案信息服务是以其保守性来维护其权威性的。如在国家间进行经济、技术、文化交流签订合同时，截至今日，还没有发现双方在电脑上签字，所有合同仍是纸质的，而且合同在签字时一定要举行签字仪式，经多边谈判、双方签字、盖章等一系列程序后方可生效，双方同时保持原件。而电子档案信息服务可将信息快捷地传递到用户手上。网上档案信息一般是开放信息，价值不大，权威性较差，这类信息一般量大杂乱，用户查询识别真假难度较大。可以看出，现代电子文件档案信息的开放性和传统的纸质档案服务信息的保守性，在档案信息资源的开发利用上具有强烈的互补与共存性，以满足服务模式的方式和程序。
3.4 档案信息服务的质量效益不仅取决于所提供信息的速度和数量，而且还与管理者与利用者交流模式有关。传统的纸质档案服务模式是人与人之间的服务，这样有利于管理者与利用者之间的咨询沟通，解答利用者在利用中出现的问题，是人性化服务；而电子档案信息服务模式是人与机的程序化服务。现代电子档案信息服务的程序化和传统纸质档案服务的人性化在今天各自都有存在和发展的空间，在追求科学技术日新月异高速发展与呼唤人性完美崇尚道德的社会，它们可以互相补充共同发展，二者兼顾，相得益彰。因此，从我国实际情况来看，在努力实现电子档案信息管理服务模式的现代化同时，传统的档案管理技术在相当长的时期内还将不同程度地发挥作用，仍然要发展传统的纸质档案服务模式，以适应不同领域、不同层次用户、不同利用对象的需求。形成现代技术与传统技术长期并存的局面，对此应充分认识。要立足当前，着眼未来，以提高目前档案信息工作质量和效率为出发点，充分应用传统技术，同时积极地采用现代科学技术，力求工作质量与效率的迅速显著提高，要看到手工操作向机械化、自动化过渡是一个必然趋势，但是一项很大的工程，需要很长的时间。在这一过程中，对现有传统技术加以分析研究，改革那些不适于机械化、自动化过渡因素，使当前档案工作技术体现出过渡段的特点，为加速自动化实现创造良好的条件。
3.5 培养全面的档案管理人才。传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下要求有一批紧跟时代发展步伐，专业的全面型的档案管理人才现阶段我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术在熟练掌握传统档案管理方法的同时池能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用具备全面的管理水平胆负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。
4 结束语
总之，电子档案与纸质档案在发挥着各自的优势，是档案管理的两个重要的组成部分，两者要互相补充，共同提高档案的管理水平。
参考文献
[1] 郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].陕西师范大学，2015
[2] 于晓燕.浅谈纸质档案与电子档案的有机结合[J].兰台内外，2016，02：79.
[3] 郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].陕西师范大学，2015
[4] 于晓燕.浅谈纸质档案与电子档案的有机结合[J].兰台内外，2016，02：79.