信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展的历史进程。档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化建设为社会各项建设服务，其实就是以档案网络建设为前提，以信息人才储备为基本，以实现档案信息资源社会共享的目标。从其发展源头来说，档案信息化建设本质上就是档案实现社会信息化的过程，具有重大的社会意义。
　　档案信息化改革势在必行。传统的纸质形态的档案不易进行长期的保存，档案易受到虫蚀和受潮等的危害，产生过多的保管费用，而且纸质档案基本是没有备份，档案资料一旦丢失就难以弥补。还有，在对档案资料进行多次查阅后，会大大增加资料的折旧度，造成纸质档案的受损，不利于档案管理工作的顺利开展。而档案的电子化和信息化可以弥补纸质档案的这些缺陷和不足，促进档案管理工作健康有序地发展。为此，早在2008年国家档案局就提出了建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”的要求和标准，这也是新时期下给档案信息化提出的新的任务和方向。我国各行各业正大力进行信息化建设，我校也不例外，数字化校园建设已经进行了很多年。但由于电子文件统一归档难、电子档案信息存有安全隐患、电子档案的法律效力不及纸质档案以及档案信息化管理人才缺乏等方面的原因，致使我校档案信息化处于落后状态。
　　如何做好我校档案信息化管理與建设，是一项重要而紧迫的任务。
　　首先，要加强我校档案信息化法制建设。根据信息化建设发展的需要，重点抓好地方信息化立法工作。以《档案法》为核心，逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规章和部门规章五个方面组成的档案行政法规体系，转化为相互联系、相互制约的档案法律、档案行政法规构成的一个整体，初步建立起信息化工作法律法规保障体系。逐步建立完善的档案信息化相关制度体系，制定电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有可操作性，制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范，建立和完善电子文件保管、存储及安全保管的制度，保证学校档案信息化的规范与健康发展。
　　其次，要加强我校网络及其安全系统建设。目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，利用计算机系统处理涉密信息时，必须采取涉密信息“管理一条线”的原则，将保密及本单位业务需求和计算机网络系统技术有机结合起来，统一规划、统一设计、统一建设，充分实现公文管理、档案管理及文档一体化和安全保密工作和技术应用的同步。这样才能使电子政务网络的技术先进性功能的实用性和较完善的安全保密性得到有效保证。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。
　　第三，要加快档案系统数字资源建设。档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆（室）藏档案的数字化两部分内容。现行应用系统归档文件的收集主要是指电子政务和采用办公自动化系统形成的电子文件。馆（室）藏档案的数字化，即利用专用扫描设备如工程扫描仪、文档高速扫描仪等设备对馆藏的图纸、文档、声像等档案进行扫描和处理等工作，从而实现纸质档案向电子文件的转变。档案数字化发展将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源。
　　第四，加强档案信息化人才队伍建设。档案信息化建设是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者不仅要掌握政治理论知识和档案学知识，还应掌握与本职工作相关的科学文化知识以及计算机技术、网络技术等现代技术知识，只有这样才能适应新时期、新形势下档案信息化发展的需要。信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。档案信息化建设是一个复杂的系统工程项目，要把信息化建设过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，可以采取以下方式：一是认真做好在职人员的培训工作，通过培训使档案管理人员增强档案基本业务知识、理论水平和分析问题的能力并能够熟练运用计算机和网络管理的基本知识来实现档案信息化管理;二是要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造一个良好的学习新技术、新知识的环境;三是要积极引进人才，要下大气力引进一批既懂档案又懂计算机的复合型人才;四是邀请有关专家学者前来讲学、作报告，积极组织人员出去参观、学习，加快档案工作人员的知识更新。
　　总之，档案信息化建设是适应新形势下档案发展的需要，也是一项长期的、系统的工程，需要不断研究，不断投入。只要我们抓住机遇，努力学习和运用当代先进的科学文化知识和技术手段，推进档案信息化建设，就能加快档案工作融入信息社会的步伐，实现我校档案事业的跨越式发展。
　　（作者单位：中共唐山市委党校办公室 ）