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医院照片档案是一种特殊载体，是医院从事医疗活动、技术力量、设备、人员素质、经营理念、医院精神、党政管理及其他各项活动形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录，是医院文化和精神文化的综合，它更是医院档案的重要组成部分。照片档案和其他档案相比较，有其自身的特点，形成过程快，涉及面广，反映的内容丰富，加之其制成材料的特殊性，因此照片档案作为一项专门档案来管理是很必要的。
照片档案的收集
照片档案的管理首先建立归档制度，明确收集范围。医院照片档案主要记录和描述院内重大的社会活动、各类会议、文体活动和医疗、教学、科研或有代表性的事件，描述的是客观事物的真实场景和真人真事，以生动形象的视觉活灵活现地向人们传递信息，强化人的记忆，给人以真实可信的感觉，它也是医院宣传自己、传递医疗、科技、信息、扩大知名度的有效方法。从档案角度上讲，凡是与医院发展有密切联系的照片都应作到档案收集保存。
照片档案具有记载医院历史的作用。医院作为窗口服务行业，每年都要举办各种大型活动来提升医院知名度，随时随地收集记载这些重大史实，及时向媒体和上级部门提供生动而有价值的宣传资料，扩大医院社会影响力。同时这些照片资料也是医院发展的见证，成为丰富医院文化内涵的重要组成部分。
照片档案反映临床疗效。术前对特殊病例患者病灶进行拍照，术后利用照片档案记录的真实情况与治疗前进行对比，能够真实反映疗效，让普通人群了解医学、走进医学，从而起到一个桥梁沟通作用。
照片档案作为医院信息资料的一部分，具有真实的反映，记载事物和便于传播、交流的特点，常常被不同部门从不同角度加以利用，不仅使其成为档案工作收集的对象，而且还可以成为代替收集、保存实物的手段。如以照片形式建立的“荣誉档案”就是一个很好的例子。医院多年来荣获的上级机关颁发的各种奖状、奖杯、奖章、锦旗及各种成果证书，这些奖品日积月累越来越多，不仅保存起来不方便，陈列起来花费的人力、物力、财力较多，而且统计和提供利用也较麻烦。利用相机将这些奖品拍摄下来，建立医院的各类荣誉档案，就可以减少对实物的保存数量，减少不必要的费用开支，减少人力、物力的浪费。对这些荣誉档案按类型或年代加以分类，又便于展览、保存、统计和提供利用。所以，制定照片档案的归档范围时，既要考虑到应收集照片的范围，也要同时考虑以照片为手段去代替收集实物的范围。
照片档案的归档要求
照片的规格尺寸不宜过大或过小，图像要清晰。大小不一，既不利于保存又不美观。最理想的尺寸以档案专用影集的规格尺寸为标准，这样存入档案专用影集内就不会出现混乱和遗失。
归档的照片应附以完整的文字说明，包括摄影时间、摄影地点，照片中的人物姓名、会议名称、基建工程项目、工作内容及摄影人等等，以免档案工作人员因不熟悉照片内容，出现错用或不知道怎样用，失去照片档案的使用价值。
归档的照片应力求清晰，效果好。由摄影者或档案管理人员进行筛查，对于没有归档价值的或重复的照片进行剔除。照片规格尺寸一致（非特殊照片），便于存入影集内整齐美观。数码像照片还可存电子版档案，按其年度分类，每一个年度建立一个命名该年度的文件夹，在同一年份内，再划分出重要活动，医疗科研、会议、文体活动，院容院貌等几个文件夹，如果当年有特别重大的活动，可以单独设立文件夹并对照片文件按时间先后排列，并按其排列顺序编号，以便今后工作中需要时随时扩印。
本单位根据实际情况，规定归档照片的份数、时间、手续等。归档时间可分为定期和不定期两种，零散照片可半年或一年定期归档一次。专题性照片，如医疗大型活动、国家领导人视察调研工作、突发性医疗诊疗程序等应在摄制工作完成后及时归档。归档的照片填制“移交目录”一式两份，移交时双方签字，以免责任不清、互相推诿。
照片档案的保管
归档的照片经过加工整理，分类编号，就进入了保管阶段。由于照片制成材质不同，保管就有特殊要求，将照片装入像册，文字说明部分附在每张照片旁边或后页。有底片的装入特制的底片夹里，注明时间、地点、内容等，按要求填入事先设计好的栏目中。每张档案卡按类别划分后，分别装入卡片盒，便于今后查找。
照片档案的保管环境应有一定要求，应设在通风、干燥的环境中，这样对保存档案最为适应。气温过高或湿度过大，易造成档案表面发黏，褪色、变脆、模糊等。
照片档案归类完整后，都应放入档案柜存放，以免虫蛀、鼠咬，有利于防尘、防火。同时存入档案柜后再次按年代划分，查找和保管应根据档案归档要求完成。
照片档案保管与利用
医院照片档案是医院领导管理和决策的参谋和助手，加强照片档案管理至关重要，档案管理人员必须加强学习，提高自身素质和专业知识水平，严格贯彻实施《档案法》，充分认识照片档案管理的意义和作用，尽职尽责地做好照片档案的收集、保管和利用。
综上所述，做好照片档案管理工作是做好档案工作的基础之一。照片具有重要的凭证功能、教学功能、纪念功能和宣传功能，照片档案是医院档案工作的重要组成部分，做好照片档案的保管利用是整个照片档案管理工作的前提和基础，作为档案管理工作者，要注重更多照片档案的收集工作，让多种照片在医院的各个领域内都体现出它应有的作用。
照片档案的收集
照片档案的管理首先建立归档制度，明确收集范围。医院照片档案主要记录和描述院内重大的社会活动、各类会议、文体活动和医疗、教学、科研或有代表性的事件，描述的是客观事物的真实场景和真人真事，以生动形象的视觉活灵活现地向人们传递信息，强化人的记忆，给人以真实可信的感觉，它也是医院宣传自己、传递医疗、科技、信息、扩大知名度的有效方法。从档案角度上讲，凡是与医院发展有密切联系的照片都应作到档案收集保存。
照片档案具有记载医院历史的作用。医院作为窗口服务行业，每年都要举办各种大型活动来提升医院知名度，随时随地收集记载这些重大史实，及时向媒体和上级部门提供生动而有价值的宣传资料，扩大医院社会影响力。同时这些照片资料也是医院发展的见证，成为丰富医院文化内涵的重要组成部分。
照片档案反映临床疗效。术前对特殊病例患者病灶进行拍照，术后利用照片档案记录的真实情况与治疗前进行对比，能够真实反映疗效，让普通人群了解医学、走进医学，从而起到一个桥梁沟通作用。
照片档案作为医院信息资料的一部分，具有真实的反映，记载事物和便于传播、交流的特点，常常被不同部门从不同角度加以利用，不仅使其成为档案工作收集的对象，而且还可以成为代替收集、保存实物的手段。如以照片形式建立的“荣誉档案”就是一个很好的例子。医院多年来荣获的上级机关颁发的各种奖状、奖杯、奖章、锦旗及各种成果证书，这些奖品日积月累越来越多，不仅保存起来不方便，陈列起来花费的人力、物力、财力较多，而且统计和提供利用也较麻烦。利用相机将这些奖品拍摄下来，建立医院的各类荣誉档案，就可以减少对实物的保存数量，减少不必要的费用开支，减少人力、物力的浪费。对这些荣誉档案按类型或年代加以分类，又便于展览、保存、统计和提供利用。所以，制定照片档案的归档范围时，既要考虑到应收集照片的范围，也要同时考虑以照片为手段去代替收集实物的范围。
照片档案的归档要求
照片的规格尺寸不宜过大或过小，图像要清晰。大小不一，既不利于保存又不美观。最理想的尺寸以档案专用影集的规格尺寸为标准，这样存入档案专用影集内就不会出现混乱和遗失。
归档的照片应附以完整的文字说明，包括摄影时间、摄影地点，照片中的人物姓名、会议名称、基建工程项目、工作内容及摄影人等等，以免档案工作人员因不熟悉照片内容，出现错用或不知道怎样用，失去照片档案的使用价值。
归档的照片应力求清晰，效果好。由摄影者或档案管理人员进行筛查，对于没有归档价值的或重复的照片进行剔除。照片规格尺寸一致（非特殊照片），便于存入影集内整齐美观。数码像照片还可存电子版档案，按其年度分类，每一个年度建立一个命名该年度的文件夹，在同一年份内，再划分出重要活动，医疗科研、会议、文体活动，院容院貌等几个文件夹，如果当年有特别重大的活动，可以单独设立文件夹并对照片文件按时间先后排列，并按其排列顺序编号，以便今后工作中需要时随时扩印。
本单位根据实际情况，规定归档照片的份数、时间、手续等。归档时间可分为定期和不定期两种，零散照片可半年或一年定期归档一次。专题性照片，如医疗大型活动、国家领导人视察调研工作、突发性医疗诊疗程序等应在摄制工作完成后及时归档。归档的照片填制“移交目录”一式两份，移交时双方签字，以免责任不清、互相推诿。
照片档案的保管
归档的照片经过加工整理，分类编号，就进入了保管阶段。由于照片制成材质不同，保管就有特殊要求，将照片装入像册，文字说明部分附在每张照片旁边或后页。有底片的装入特制的底片夹里，注明时间、地点、内容等，按要求填入事先设计好的栏目中。每张档案卡按类别划分后，分别装入卡片盒，便于今后查找。
照片档案的保管环境应有一定要求，应设在通风、干燥的环境中，这样对保存档案最为适应。气温过高或湿度过大，易造成档案表面发黏，褪色、变脆、模糊等。
照片档案归类完整后，都应放入档案柜存放，以免虫蛀、鼠咬，有利于防尘、防火。同时存入档案柜后再次按年代划分，查找和保管应根据档案归档要求完成。
照片档案保管与利用
医院照片档案是医院领导管理和决策的参谋和助手，加强照片档案管理至关重要，档案管理人员必须加强学习，提高自身素质和专业知识水平，严格贯彻实施《档案法》，充分认识照片档案管理的意义和作用，尽职尽责地做好照片档案的收集、保管和利用。
综上所述，做好照片档案管理工作是做好档案工作的基础之一。照片具有重要的凭证功能、教学功能、纪念功能和宣传功能，照片档案是医院档案工作的重要组成部分，做好照片档案的保管利用是整个照片档案管理工作的前提和基础，作为档案管理工作者，要注重更多照片档案的收集工作，让多种照片在医院的各个领域内都体现出它应有的作用。