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中图分类号：K206文献标识码： A
摘要：随着我国经济建设的持续发展, 城市建设突飞猛进, 全国各种工程建设项目也逐渐的再增加。如何采取有效的措施，加强企业档案管理，进而为工程建设和经济建设服务，为工程的后续发展提供档案支持，成为企业档案管理人员值得深思的问题。
一、工程档案的特点
工程档案是工程在开工建设前后形成的一系列档案，一般具有以下几个特点。
1.工程档案来源广。由于工程施工过程中所涉及的单位多、工程时间跨度较大等，导致工程结束后形成的档案数量庞大，内容也是各种各样。一个完整的工程项目需要包括实施前的讨论、工程可行性研究、开工建设前的准备、工程开工建设及竣工验收等阶段，这期间不仅有施工、监督、建设、设计、决策、研究及环保监督等部门的参与，而且有时还需要很多领域的技术人员参与，综合运用多少先进技术等。
2.多种记录形式并存。由于企业所进行建设工程种类繁多，这就使得档案需要采用多种记录形式。如与其他企业往来的公函、报告、说明及各种批文都是采用铅字印刷；对于在工程建设期间的各种施工进度、施工工艺以及工程结算报表等资料，大多采用的表格或者图纸的形式；工程施工期间的材料检测记录、隐蔽工程检查记录等一般都是手写形式的；随着科学技术的发展，有的企业还使用音频、视频等形式。
3.工程档案的完整性。一般工程档案的编制是每个工程项目作为一个单位，每个单位的档案包括工程建设中所涉及的各种资料、图纸、文件等，具有完整性。
4.兼职管理，专业归档。对于重点工程建设项目，配备兼职人员对在建工程的档案进行管理，负责检查、监督和指导施工、监理等单位的资料管理工作；收集工程从前期工作开始直至工程完工期间所发生的所有资料，并进行初步的分类整理。工程完工后，邀请专业档案管理人员按照以下程序进行整理归档。一是认真查看材料的完整性、系统性、准确性，如发现问题，及时补救；二是按照技术文件的形成规律和内在联系进行系统整理，并分类立卷，做到字迹清楚、画面整洁、装订整齐、保证案卷质量；三是根据各档案资料的特点及使用价值，按照档案法规定，确定好保管期限，以便在日后工作中进一步开发利用。
5.工程过程资料较齐备，通过形成的工程档案可看出，前期工作中，每项工程严格遵循報批制度，可研、初设等设计文件齐全，进行了招投标；工程实施过程中，施工单位严格按照图纸进行施工，监理单位依据有关合同、技术文件等对工程进行进度、投资和质量控制，体现出建设程序的规范性。从体现工程实施质量的施工质量保证资料和质量管理资料来看，钢材水泥等原材料质量证明齐全，中间产品质量经过检测，隐蔽工程经过联合检查验收；作为工程结算和审计的依据，施工所遵循的设计及变更文件齐全，暂定金额及意外费用均履行了报批手续，体现出参建各方工作的严谨和规范。
二、企业工程档案管理方面存在的不足
企业工程档案管理方面主要存在以下几点不足。
1. 没有充分利用现代化档案管理方法。目前仍然主要使用传统的档案管理方法，所使用的存档设备以及档案保管措施大都十分陈旧，一些先进的技术设备、先进的管理方法没有引起企业领导层的重视
2.缺少现代化的档案管理人才。企业在拥有现代化的档案管理人才之后，才能真正实现企业档案管理现代化，现代化的档案管理人才应该具有对工程档案进行日常更新、维护以及使用，并且懂得如何运用现代化的档案管理办法，自身的综合素质较高。
3.档案管理资金缺乏。由于领导层没有充分认识到工程档案管理重要性，导致档案管理的意识缺乏，没有投入足够的经费用于工程档案的日常管理、更新档案管理设备，进而使得企业不能吸引档案管理人才，甚至导致原有的档案管理人员流失。
4.工程档案管理基础差。企业要想使用现代化的档案管理理念进行工程档案管理，首先要对工程档案管理进行标准化、规范化。目前，在工程档案管理上缺少必要的检索工具，没有按照国家规定的标准对档案进行编目、立卷。
5.档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重建设、轻档案的现象。建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。对国家有关档案法律法规的宣传和学习不够，造成了工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识的欠缺。施工单位作业层技术力量和管理水平是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。
施工现场的监理工程师对现场签证工作把关不严。建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
三、加强企业工程档案管理的措施
在实际中，企业有的工程在完工后，工程档案还没有建立起来；因此企业应当根据目前存在的问题，采取一系列的措施，加强企业的工程档案管理工作。
1.增加企业对工程档案管理的投入力度。负责工程档案管理的企业管理层，在加强工程档案管理工作力度的同时，应当增加资金、设备等的投入力度。首先应当提高工程档案现代化管理意识，重视企业档案管理的基础设施建设，正确认识企业工程档案、档案管理在生产及各项经济活动中的作用；其次应当将企业工程档案管理纳入办公自动化建设中，尽量做到与办公自动化同步建设和发展，避免因档案管理落后而造成不必要的损失；第三，增加对档案管理资金的投入，成立专项资金用于档案管理现代化建设，如为工程档案管理配置先进的设备，主要包括传真机、扫描仪、计算机、刻录机、读卡器、记录仪以及数码摄像机等，以便能够为企业实行现代化的工程档案管理创造必要的物质基础；同时引进先进的工程档案管理软件，以便能够运用现代化的设备进行管理。
2.重视企业档案管理人员综合素质的提高。企业应当采取一系列的措施，加强档案管理人员专业知识的学习，打破原有的安于现状的思想，努力开拓进取，不断提升自己专业知识的水平，运用现代化的管理方法和设备进行企业的工程档案管理；企业可以采取措施加强对工程档案管理人员的教育，使工程档案人员树立岗位责任意识，能够耐得住工程档案管理的寂寞，自觉抵制外界因素的诱惑，提高自己服务企业的意识，专注企业工程档案管理工作。
3.重视企业工程档案归档。企业在进行工程档案整理时，一般都需要花费较长的时间，为了降低企业档案管理人员的工作量，应当对收集整理好的档案及时进行归档保管。在归档过程中，应充分利用现代技术，使用现代化的管理软件，提高企业工程档案的归档效率。企业相关人员在进行工程档案的收集和整理时，应当保证收集整理的档案为原始档案，并检查档案的真实性。实际工作中，由于收集和整理档案花费的时间较长，导致收集到的档案有新有旧，有的部门为了能够将档案做得更美观，甚至对旧的档案进行重新制作，这可能导致收集到的档案失去真实性。
4.引进专业的工程档案管理人员。针对企业缺乏专业的工程档案管理人员的事实，企业人力资源管理等部门应当加强对专业管理人才的引进，以提高企业的工程档案管理专业化水平；一名专业的工程档案管理人员应当对国家工程档案法律法规有全面和专业的了解，能够按照法律规定的程序进行工作；由于工程档案管理所涉及的专业领域较多，而且对专业性的知识要求较高，企业的工程档案管理人员不仅要清楚档案管理的各种方案，而且要懂得工程质量检验、图纸会审、土建工程施工、工程规划设计、各种水电设备的安装等方面的知识，因此需要工程档案管理人员对各种知识都有所涉猎，能够头脑灵活的应对档案管理工作。
5.重视档案知识宣传教育。工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规等基本知识的宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及工程对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时熟练掌握档案业务，使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。
结束语：档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证工程档案的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映工程设计、监理、施工、建设管理及竣工验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证高质量工程档案的形成。
参考文献：
[1] 庾季英.浅谈建筑工程竣工资料整理[J]. 山西建筑. 2008(19)
[2] 黄艺.城市建设重点工程档案管理的思考[J]. 中外建筑. 2009(06)
[3] 张莉.如何加强基建工程档案管理[J]. 中小企业管理与科技(下旬刊). 2009(05)
摘要：随着我国经济建设的持续发展, 城市建设突飞猛进, 全国各种工程建设项目也逐渐的再增加。如何采取有效的措施，加强企业档案管理，进而为工程建设和经济建设服务，为工程的后续发展提供档案支持，成为企业档案管理人员值得深思的问题。
一、工程档案的特点
工程档案是工程在开工建设前后形成的一系列档案，一般具有以下几个特点。
1.工程档案来源广。由于工程施工过程中所涉及的单位多、工程时间跨度较大等，导致工程结束后形成的档案数量庞大，内容也是各种各样。一个完整的工程项目需要包括实施前的讨论、工程可行性研究、开工建设前的准备、工程开工建设及竣工验收等阶段，这期间不仅有施工、监督、建设、设计、决策、研究及环保监督等部门的参与，而且有时还需要很多领域的技术人员参与，综合运用多少先进技术等。
2.多种记录形式并存。由于企业所进行建设工程种类繁多，这就使得档案需要采用多种记录形式。如与其他企业往来的公函、报告、说明及各种批文都是采用铅字印刷；对于在工程建设期间的各种施工进度、施工工艺以及工程结算报表等资料，大多采用的表格或者图纸的形式；工程施工期间的材料检测记录、隐蔽工程检查记录等一般都是手写形式的；随着科学技术的发展，有的企业还使用音频、视频等形式。
3.工程档案的完整性。一般工程档案的编制是每个工程项目作为一个单位，每个单位的档案包括工程建设中所涉及的各种资料、图纸、文件等，具有完整性。
4.兼职管理，专业归档。对于重点工程建设项目，配备兼职人员对在建工程的档案进行管理，负责检查、监督和指导施工、监理等单位的资料管理工作；收集工程从前期工作开始直至工程完工期间所发生的所有资料，并进行初步的分类整理。工程完工后，邀请专业档案管理人员按照以下程序进行整理归档。一是认真查看材料的完整性、系统性、准确性，如发现问题，及时补救；二是按照技术文件的形成规律和内在联系进行系统整理，并分类立卷，做到字迹清楚、画面整洁、装订整齐、保证案卷质量；三是根据各档案资料的特点及使用价值，按照档案法规定，确定好保管期限，以便在日后工作中进一步开发利用。
5.工程过程资料较齐备，通过形成的工程档案可看出，前期工作中，每项工程严格遵循報批制度，可研、初设等设计文件齐全，进行了招投标；工程实施过程中，施工单位严格按照图纸进行施工，监理单位依据有关合同、技术文件等对工程进行进度、投资和质量控制，体现出建设程序的规范性。从体现工程实施质量的施工质量保证资料和质量管理资料来看，钢材水泥等原材料质量证明齐全，中间产品质量经过检测，隐蔽工程经过联合检查验收；作为工程结算和审计的依据，施工所遵循的设计及变更文件齐全，暂定金额及意外费用均履行了报批手续，体现出参建各方工作的严谨和规范。
二、企业工程档案管理方面存在的不足
企业工程档案管理方面主要存在以下几点不足。
1. 没有充分利用现代化档案管理方法。目前仍然主要使用传统的档案管理方法，所使用的存档设备以及档案保管措施大都十分陈旧，一些先进的技术设备、先进的管理方法没有引起企业领导层的重视
2.缺少现代化的档案管理人才。企业在拥有现代化的档案管理人才之后，才能真正实现企业档案管理现代化，现代化的档案管理人才应该具有对工程档案进行日常更新、维护以及使用，并且懂得如何运用现代化的档案管理办法，自身的综合素质较高。
3.档案管理资金缺乏。由于领导层没有充分认识到工程档案管理重要性，导致档案管理的意识缺乏，没有投入足够的经费用于工程档案的日常管理、更新档案管理设备，进而使得企业不能吸引档案管理人才，甚至导致原有的档案管理人员流失。
4.工程档案管理基础差。企业要想使用现代化的档案管理理念进行工程档案管理，首先要对工程档案管理进行标准化、规范化。目前，在工程档案管理上缺少必要的检索工具，没有按照国家规定的标准对档案进行编目、立卷。
5.档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重建设、轻档案的现象。建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。对国家有关档案法律法规的宣传和学习不够，造成了工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识的欠缺。施工单位作业层技术力量和管理水平是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。
施工现场的监理工程师对现场签证工作把关不严。建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
三、加强企业工程档案管理的措施
在实际中，企业有的工程在完工后，工程档案还没有建立起来；因此企业应当根据目前存在的问题，采取一系列的措施，加强企业的工程档案管理工作。
1.增加企业对工程档案管理的投入力度。负责工程档案管理的企业管理层，在加强工程档案管理工作力度的同时，应当增加资金、设备等的投入力度。首先应当提高工程档案现代化管理意识，重视企业档案管理的基础设施建设，正确认识企业工程档案、档案管理在生产及各项经济活动中的作用；其次应当将企业工程档案管理纳入办公自动化建设中，尽量做到与办公自动化同步建设和发展，避免因档案管理落后而造成不必要的损失；第三，增加对档案管理资金的投入，成立专项资金用于档案管理现代化建设，如为工程档案管理配置先进的设备，主要包括传真机、扫描仪、计算机、刻录机、读卡器、记录仪以及数码摄像机等，以便能够为企业实行现代化的工程档案管理创造必要的物质基础；同时引进先进的工程档案管理软件，以便能够运用现代化的设备进行管理。
2.重视企业档案管理人员综合素质的提高。企业应当采取一系列的措施，加强档案管理人员专业知识的学习，打破原有的安于现状的思想，努力开拓进取，不断提升自己专业知识的水平，运用现代化的管理方法和设备进行企业的工程档案管理；企业可以采取措施加强对工程档案管理人员的教育，使工程档案人员树立岗位责任意识，能够耐得住工程档案管理的寂寞，自觉抵制外界因素的诱惑，提高自己服务企业的意识，专注企业工程档案管理工作。
3.重视企业工程档案归档。企业在进行工程档案整理时，一般都需要花费较长的时间，为了降低企业档案管理人员的工作量，应当对收集整理好的档案及时进行归档保管。在归档过程中，应充分利用现代技术，使用现代化的管理软件，提高企业工程档案的归档效率。企业相关人员在进行工程档案的收集和整理时，应当保证收集整理的档案为原始档案，并检查档案的真实性。实际工作中，由于收集和整理档案花费的时间较长，导致收集到的档案有新有旧，有的部门为了能够将档案做得更美观，甚至对旧的档案进行重新制作，这可能导致收集到的档案失去真实性。
4.引进专业的工程档案管理人员。针对企业缺乏专业的工程档案管理人员的事实，企业人力资源管理等部门应当加强对专业管理人才的引进，以提高企业的工程档案管理专业化水平；一名专业的工程档案管理人员应当对国家工程档案法律法规有全面和专业的了解，能够按照法律规定的程序进行工作；由于工程档案管理所涉及的专业领域较多，而且对专业性的知识要求较高，企业的工程档案管理人员不仅要清楚档案管理的各种方案，而且要懂得工程质量检验、图纸会审、土建工程施工、工程规划设计、各种水电设备的安装等方面的知识，因此需要工程档案管理人员对各种知识都有所涉猎，能够头脑灵活的应对档案管理工作。
5.重视档案知识宣传教育。工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规等基本知识的宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及工程对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时熟练掌握档案业务，使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。
结束语：档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证工程档案的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映工程设计、监理、施工、建设管理及竣工验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证高质量工程档案的形成。
参考文献：
[1] 庾季英.浅谈建筑工程竣工资料整理[J]. 山西建筑. 2008(19)
[2] 黄艺.城市建设重点工程档案管理的思考[J]. 中外建筑. 2009(06)
[3] 张莉.如何加强基建工程档案管理[J]. 中小企业管理与科技(下旬刊). 2009(05)