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从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风。据有关调查表明，当前会议普遍存在的十大问题依次为：离题闲聊；无结论；无会议目标或议案；会议拖的太久；会议主持人控制不当；参会人员心不在焉，不相关的人员过多；参会人员准备不充分；过多或无组织的开会资料；一言堂；内部或外来干扰。这些都是会议效率低下的主要原因，可以说，有相当多的人，把相当多的精力和时间，用于相当多的无效率或无关紧要的会议。如何加强会议管理，提高会议效率，降低会议成本，成为我们一项迫在眉睫的工作。
一、会前充分准备
一次成功的会议背后一定有非常充分的准备。高效率的会议要求会议组织者做好会前的各项准备工作。
1 会议主持人。开会前，会议主持人要充分考虑，商讨，确定会议的主题、目标、目的、规模、参会人员、会议议程以及发言人员和时限，并及时通知到每一位参会人员。上面是一张会议的通知单(见表一)，会议主持人可以根据通知单上的内容作会前准备和设计。
2 参会人员。为能充分参与会议，参会人员基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有足够的资料提供给其他的与会者。参会人员须确认并记下开会的日期、时间和地点。如果在会议前还不知道自己的会议职责所在，就有必要向会议负责人或记录人询问。除非已经被指定针对某议题发言，否则参会人员有义务在会议中主动提出有建设性的意见，贡献自己的想法。若没有表现出积极的与会态度，或尽讲一些无益的评论，则很可能会被主持人或其他参会人员视为不合作的讨论者。
二、会中控制得当
1 开场白简洁明了。一个好开场白，能帮助准备不周的会议步入正轨。而含混不清的开场白，也就意味着混乱的讨论即将开始。开场白一般是系统、简洁、审慎及明确宗旨的3至5分钟的谈话，其内容应包括会议背景、会议目的、会议议程及预估时间、会议期待等，有时还强调纪律规则等。
2 主持人发挥关键作用。主持人是会议的灵魂人物。从扮演参会人员之间互动的桥梁，控制讨论方向不致离题，到刺激参会人员进行批判性思考，都有赖于主持人的经验与智慧。成功的会议主持人应发挥以下功能：(1)营造宽松和谐气氛。当严肃与害怕弥漫在会议中时，参会人员往往难以畅所欲言。要积极鼓励参会人员发言，主持人除了应尽可能少发言、避免暗示自己的意见偏好外，更重要的是要营造宽松和谐的气氛。主持人在讨论过程中要严守中立态度，不掺杂个人意见。唯有中立才能保持客观，引导大家做意见之争，而非人与人之争。当参会人员的发言带批评时，主持人要避免露出不悦或接话反击，否则就很难让会议有和谐的气氛。(2)严格按照议程进行。议程可以让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在讨论每告一个段落时，检查有无该议而未议的地方。另一方面，也使与会者对会议流程有清楚概念，避免讨论失去控制。会议的议程表应经过精心设计。(3)正确总结讨论内容。在讨论每告一个段落时，主持人有必要将结果做一次总结，再宣布下一个阶段的讨论。总结的目的是使会议能照既定的方向进行，并避免忽略任何有建设性的意见。(4)引导发言者解释令人困惑的发言。有些发言者可能不善言辞，或喜欢用专用名词，发言内容常常让人一头雾水，令其他参会人员只能“臆测”，导致发言原意被扭曲。因此，当主持人发现有让人困惑的发言，而又没有人提出质疑时，应及时对此人作出回应，要追问到当事人能把确切的意思讲出来为止。(5)减少与议题无关的争辩与讨论。无关的争辩指的是，发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的，从而产生不必要的争端。此时，主持人要立即打断他的发言，说明其争辩的内容与讨论无关。但是如果争辩的内容并没有离题，则可鼓励继续辩论下去，因为这样反而有利于了解议题的优劣和帮助寻找解决之道。(6)准时开会，按时结束。准时开会是确保会议高效的开始。即便有几个与会者还没有到会，主持人也要按时开会，就像他们已经到会了一样。按时结束会议可以让参会人员相信主持人有经营高效率会议的能力。若主持人每次都能准时结束会议，久而久之，执行者自然能在预定时间内完成讨论的议案，准时即是效率。
3 参会人员的责任。(1)发言内容要有组织。参会者的首要工作，就是对讨论中的事项保持高度的关注，同时提出有利的建议。发言前最好先把内容系统地整理出来，并排练几遍。可以将要讲的内容逐点记在纸上，以便发言时参考。(2)一次只讨论一个要点。发言时应尽量针对一特定要点。所提的意见如果包含太多要点，很可能使焦点模糊，该重视的反而不被重视，或产生两个不同的讨论方向，而令其他参会人员不知所措。即使其他参会人员有能力听取复杂性的建议，发言可能也得费一番唇舌，才能使大家完全了解。(3)口齿清晰，陈述有力。发表意见应避免口齿不清或漫谈，以免令听者丈二和尚，摸不着头脑。最好能一针见血地，以适当音量、易懂的方式解释意见。无论是正面或负面的意见，都要用充满自信的口吻进行陈述。正如管理界所说：“一个出色的发言者，知道自己要讲什么，而不是讲自己知道的。一定要立场坚定、只讲真话；一定要强调重点、表述清晰；一定要简洁有力，像军队下达命令一样!”(4)集中精力，遵守纪律。作为一个合格的会议参与者，即使讨论的内容与己无关，也要集中精力，认真倾听，这不仅关系到对别人的尊重，而且关系到个人的进步。
一、会前充分准备
一次成功的会议背后一定有非常充分的准备。高效率的会议要求会议组织者做好会前的各项准备工作。
1 会议主持人。开会前，会议主持人要充分考虑，商讨，确定会议的主题、目标、目的、规模、参会人员、会议议程以及发言人员和时限，并及时通知到每一位参会人员。上面是一张会议的通知单(见表一)，会议主持人可以根据通知单上的内容作会前准备和设计。
2 参会人员。为能充分参与会议，参会人员基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有足够的资料提供给其他的与会者。参会人员须确认并记下开会的日期、时间和地点。如果在会议前还不知道自己的会议职责所在，就有必要向会议负责人或记录人询问。除非已经被指定针对某议题发言，否则参会人员有义务在会议中主动提出有建设性的意见，贡献自己的想法。若没有表现出积极的与会态度，或尽讲一些无益的评论，则很可能会被主持人或其他参会人员视为不合作的讨论者。
二、会中控制得当
1 开场白简洁明了。一个好开场白，能帮助准备不周的会议步入正轨。而含混不清的开场白，也就意味着混乱的讨论即将开始。开场白一般是系统、简洁、审慎及明确宗旨的3至5分钟的谈话，其内容应包括会议背景、会议目的、会议议程及预估时间、会议期待等，有时还强调纪律规则等。
2 主持人发挥关键作用。主持人是会议的灵魂人物。从扮演参会人员之间互动的桥梁，控制讨论方向不致离题，到刺激参会人员进行批判性思考，都有赖于主持人的经验与智慧。成功的会议主持人应发挥以下功能：(1)营造宽松和谐气氛。当严肃与害怕弥漫在会议中时，参会人员往往难以畅所欲言。要积极鼓励参会人员发言，主持人除了应尽可能少发言、避免暗示自己的意见偏好外，更重要的是要营造宽松和谐的气氛。主持人在讨论过程中要严守中立态度，不掺杂个人意见。唯有中立才能保持客观，引导大家做意见之争，而非人与人之争。当参会人员的发言带批评时，主持人要避免露出不悦或接话反击，否则就很难让会议有和谐的气氛。(2)严格按照议程进行。议程可以让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在讨论每告一个段落时，检查有无该议而未议的地方。另一方面，也使与会者对会议流程有清楚概念，避免讨论失去控制。会议的议程表应经过精心设计。(3)正确总结讨论内容。在讨论每告一个段落时，主持人有必要将结果做一次总结，再宣布下一个阶段的讨论。总结的目的是使会议能照既定的方向进行，并避免忽略任何有建设性的意见。(4)引导发言者解释令人困惑的发言。有些发言者可能不善言辞，或喜欢用专用名词，发言内容常常让人一头雾水，令其他参会人员只能“臆测”，导致发言原意被扭曲。因此，当主持人发现有让人困惑的发言，而又没有人提出质疑时，应及时对此人作出回应，要追问到当事人能把确切的意思讲出来为止。(5)减少与议题无关的争辩与讨论。无关的争辩指的是，发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的，从而产生不必要的争端。此时，主持人要立即打断他的发言，说明其争辩的内容与讨论无关。但是如果争辩的内容并没有离题，则可鼓励继续辩论下去，因为这样反而有利于了解议题的优劣和帮助寻找解决之道。(6)准时开会，按时结束。准时开会是确保会议高效的开始。即便有几个与会者还没有到会，主持人也要按时开会，就像他们已经到会了一样。按时结束会议可以让参会人员相信主持人有经营高效率会议的能力。若主持人每次都能准时结束会议，久而久之，执行者自然能在预定时间内完成讨论的议案，准时即是效率。
3 参会人员的责任。(1)发言内容要有组织。参会者的首要工作，就是对讨论中的事项保持高度的关注，同时提出有利的建议。发言前最好先把内容系统地整理出来，并排练几遍。可以将要讲的内容逐点记在纸上，以便发言时参考。(2)一次只讨论一个要点。发言时应尽量针对一特定要点。所提的意见如果包含太多要点，很可能使焦点模糊，该重视的反而不被重视，或产生两个不同的讨论方向，而令其他参会人员不知所措。即使其他参会人员有能力听取复杂性的建议，发言可能也得费一番唇舌，才能使大家完全了解。(3)口齿清晰，陈述有力。发表意见应避免口齿不清或漫谈，以免令听者丈二和尚，摸不着头脑。最好能一针见血地，以适当音量、易懂的方式解释意见。无论是正面或负面的意见，都要用充满自信的口吻进行陈述。正如管理界所说：“一个出色的发言者，知道自己要讲什么，而不是讲自己知道的。一定要立场坚定、只讲真话；一定要强调重点、表述清晰；一定要简洁有力，像军队下达命令一样!”(4)集中精力，遵守纪律。作为一个合格的会议参与者，即使讨论的内容与己无关，也要集中精力，认真倾听，这不仅关系到对别人的尊重，而且关系到个人的进步。