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2009年8月以来，南阳市档案局开始为市直各单位整理干部档案，为提高工作效率、统一整理标准，在实践的基础上，结合中组部、国家档案局印发的《干部档案工作条例·干部档案整理工作细则》和中共南阳市委组织部的要求，编制了干部档案整理流程，既适合多人参与整理时的分工合作，也适合单兵作战时有条不紊的独立操作。
各单位送来的干部档案都是成箱、成捆一人一袋的零散材料，在清点验收后的整理流程如下：
1 确定归档文件
1.1 抽出每袋的干部档案逐份检查，认真审看，遇到重份和不属于归档范围的如思想汇报、考试卷子等顺便剔除。
1.2 若发现应由干部本人持有的毕业证、学位证、荣誉证、专业技术任职资格证、聘任证等证书原件的予以复印，只存复印件，原件另袋装好后注明“××证书原件”，退还本人。
1.3 检查有无张冠李戴的材料(在实际工作中经常遇到这种情况)，若发现这种情况，在抽出该材料的同时，对照干部档案花名册顺便对号入座，归入相应的干部档案袋里。
1.4 检查有无未办理完毕的正式文件和未经查实的材料，若有这种材料，在抽出的同时另纸注明不归档的原因，连同上述剔除的材料装入另袋，注明“××不归档材料”，待以后退回原单位。
2 文件材料的技术加工
首先，进行技术加工是为了保证后续工作不背功，如果先进行分类，那么不规则纸张上的编号在剪切时容易被切掉，所以我们把技术加工提在前边。
2.1 去除金属物、透明胶、塑料外壳等。
2.2 对于字迹模糊和用圆珠笔等易褪色的文件材料进行复制，复制件放在原件后边。
2.3 对材料纸质较脆、较薄、小于16开，褶皱损毁的材料进行托裱。托裱备纸选用高丽纸，16开幅面。
单面字的材料一般采用单面托裱，即先把原材料的空白毛边裁掉，再把材料放在衬纸上适当位置，在衬纸四周点少量胶水，粘贴在衬纸上。对于两面有字的材料一般采用开窗式托裱，即在衬纸上开一略小于原材料的窗口，把原材料放置于正中，点胶水粘贴。无论是单面托裱还是开窗式托裱，都要注意上下左右的协调美观，天头与地脚一般为6比4，左边留足装订边，右边留出适当边距。
2.4 对于大于16开不宜剪切的材料，折叠成16开，折叠时留足装订边，力避折叠痕上有字，还要便于打开翻阅；对于大于16开而适合剪切的材料，先在裁刀上定好尺寸，一张张剪切，注意不能裁掉字迹。
2.5 对于纸质较好，不需要托裱但又小于16开的材料，采用加边的办法，一般在材料的左边加边，裁右空白边，使人感觉不到加过边，保持材料的美观。另外，加边时尽量选用颜色、厚薄与原材料相近的纸张，加边的重叠部分越窄越好。
3 分类和排序
3.1 分类。先将印制好的隔页分类纸按干部档案的十大类顺序分开排好，然后将文件材料按类别分别摆放在隔页纸一边。其中第九类的“录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料”按本地组织部门的要求又细分为四个小类，分别为工资材料、任免材料、出国出境材料、各种代表会的代表材料。
3.2 排序。履历类、自传类、鉴定考核类、奖励类、其他类按材料的形成时间排序，第九类中的四个小类的材料要分别依时排序。
学历、专业技术类的材料相对集中，再按时间排序。政审类、违纪类材料按材料内容的主次排序，结论部分在前，如上级批复，结论或决定，调查报告等；查证部分居中，如有关的证明材料、请示、社会关系方面的证明材料等；个人材料排在最后，如个人对结论或决定的意见，个人的检讨、交代、申请等。各部分的材料再按时间排序。党团类材料的排序一般是志愿书排在前面，其他材料依时排序。
4 编号
4.1 编写顺序号，即对每份材料编写一个顺序号，固定该份材料的位置，编号结构为类号、短杠、件号，类号是指十个大类的顺序号，件号是指每类里面各份材料的排列号，如1-2，是指第一类的第二份文件。因第九类又分四个小类，其编号结构为类号、短杠、属类号、短杠、件号，如9-2-5是指第九类中任免材料的第五份材料。类号和件号用铅笔标注在每份文件的右上角。
4.2 编页码：每份文件一个流水号，页码用铅笔编写在每页正面的右下角和反面的左下角，反面无字者和衬纸不编页码，有封面的材料，封面不编页码。
5 打印目录
5.1 干部档案目录格式见下表
干部档案目录
注意事项：干部档案实行动态管理，尤其是第三类、第七类、第九类，每年都可能产生新的材料，所以每一类目录之间要留一定的空位，以便随时填写新增材料。
6 打孔与装订
6.1 按照干部档案专用夹上三个不锈钢弹簧立柱的中心距离调整打孔机上三个打孔刀的位置。
6.2 将目录放在排好顺序的档案材料上面，码齐后打孔，然后穿在干部档案专用夹的三个弹簧立柱上，弯曲弹簧锁紧即可。
7 打印干部信息目录
(类似文书档案的案卷目录)
7.1 干部信息目录格式与项目详见下表。
7.2 在EXCEL工作单上设置好上表各字段后，逐人录入各项信息，其中“序号”项和“档案编号”项暂时空缺不填，待其他各项全部录入完毕后，使用排序功能，对“姓名”项按汉语拼音音序排序，待排序完成后，再录入“序号”和“档案编号”(录入“序号”和“档案编号”时，可使用EXCEL上的“求和”功能简化操作)。
7.3 上表中的“序号”与“档案编号”是一致的，旨在与干部档案专用夹脊背签保持一致。“人员类别”项分为在职、退休、离休、死亡四项，据实录入。
8 打印标签
即打印干部档案专用夹的脊背签和封面签。脊背签的内容为编号、姓名、籍贯；封面签只有“姓名”一项。根据干部档案专用夹预留的脊背签、封面签的尺寸，在A4纸上整版设置好以上两种标签后再依次录入各个项目，然后裁切，对号入座插入干部档案专用夹的相应处即大功告成。
(张怀珍组稿，作者单位：南阳市档案局)
各单位送来的干部档案都是成箱、成捆一人一袋的零散材料，在清点验收后的整理流程如下：
1 确定归档文件
1.1 抽出每袋的干部档案逐份检查，认真审看，遇到重份和不属于归档范围的如思想汇报、考试卷子等顺便剔除。
1.2 若发现应由干部本人持有的毕业证、学位证、荣誉证、专业技术任职资格证、聘任证等证书原件的予以复印，只存复印件，原件另袋装好后注明“××证书原件”，退还本人。
1.3 检查有无张冠李戴的材料(在实际工作中经常遇到这种情况)，若发现这种情况，在抽出该材料的同时，对照干部档案花名册顺便对号入座，归入相应的干部档案袋里。
1.4 检查有无未办理完毕的正式文件和未经查实的材料，若有这种材料，在抽出的同时另纸注明不归档的原因，连同上述剔除的材料装入另袋，注明“××不归档材料”，待以后退回原单位。
2 文件材料的技术加工
首先，进行技术加工是为了保证后续工作不背功，如果先进行分类，那么不规则纸张上的编号在剪切时容易被切掉，所以我们把技术加工提在前边。
2.1 去除金属物、透明胶、塑料外壳等。
2.2 对于字迹模糊和用圆珠笔等易褪色的文件材料进行复制，复制件放在原件后边。
2.3 对材料纸质较脆、较薄、小于16开，褶皱损毁的材料进行托裱。托裱备纸选用高丽纸，16开幅面。
单面字的材料一般采用单面托裱，即先把原材料的空白毛边裁掉，再把材料放在衬纸上适当位置，在衬纸四周点少量胶水，粘贴在衬纸上。对于两面有字的材料一般采用开窗式托裱，即在衬纸上开一略小于原材料的窗口，把原材料放置于正中，点胶水粘贴。无论是单面托裱还是开窗式托裱，都要注意上下左右的协调美观，天头与地脚一般为6比4，左边留足装订边，右边留出适当边距。
2.4 对于大于16开不宜剪切的材料，折叠成16开，折叠时留足装订边，力避折叠痕上有字，还要便于打开翻阅；对于大于16开而适合剪切的材料，先在裁刀上定好尺寸，一张张剪切，注意不能裁掉字迹。
2.5 对于纸质较好，不需要托裱但又小于16开的材料，采用加边的办法，一般在材料的左边加边，裁右空白边，使人感觉不到加过边，保持材料的美观。另外，加边时尽量选用颜色、厚薄与原材料相近的纸张，加边的重叠部分越窄越好。
3 分类和排序
3.1 分类。先将印制好的隔页分类纸按干部档案的十大类顺序分开排好，然后将文件材料按类别分别摆放在隔页纸一边。其中第九类的“录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料”按本地组织部门的要求又细分为四个小类，分别为工资材料、任免材料、出国出境材料、各种代表会的代表材料。
3.2 排序。履历类、自传类、鉴定考核类、奖励类、其他类按材料的形成时间排序，第九类中的四个小类的材料要分别依时排序。
学历、专业技术类的材料相对集中，再按时间排序。政审类、违纪类材料按材料内容的主次排序，结论部分在前，如上级批复，结论或决定，调查报告等；查证部分居中，如有关的证明材料、请示、社会关系方面的证明材料等；个人材料排在最后，如个人对结论或决定的意见，个人的检讨、交代、申请等。各部分的材料再按时间排序。党团类材料的排序一般是志愿书排在前面，其他材料依时排序。
4 编号
4.1 编写顺序号，即对每份材料编写一个顺序号，固定该份材料的位置，编号结构为类号、短杠、件号，类号是指十个大类的顺序号，件号是指每类里面各份材料的排列号，如1-2，是指第一类的第二份文件。因第九类又分四个小类，其编号结构为类号、短杠、属类号、短杠、件号，如9-2-5是指第九类中任免材料的第五份材料。类号和件号用铅笔标注在每份文件的右上角。
4.2 编页码：每份文件一个流水号，页码用铅笔编写在每页正面的右下角和反面的左下角，反面无字者和衬纸不编页码，有封面的材料，封面不编页码。
5 打印目录
5.1 干部档案目录格式见下表
干部档案目录
注意事项：干部档案实行动态管理，尤其是第三类、第七类、第九类，每年都可能产生新的材料，所以每一类目录之间要留一定的空位，以便随时填写新增材料。
6 打孔与装订
6.1 按照干部档案专用夹上三个不锈钢弹簧立柱的中心距离调整打孔机上三个打孔刀的位置。
6.2 将目录放在排好顺序的档案材料上面，码齐后打孔，然后穿在干部档案专用夹的三个弹簧立柱上，弯曲弹簧锁紧即可。
7 打印干部信息目录
(类似文书档案的案卷目录)
7.1 干部信息目录格式与项目详见下表。
7.2 在EXCEL工作单上设置好上表各字段后，逐人录入各项信息，其中“序号”项和“档案编号”项暂时空缺不填，待其他各项全部录入完毕后，使用排序功能，对“姓名”项按汉语拼音音序排序，待排序完成后，再录入“序号”和“档案编号”(录入“序号”和“档案编号”时，可使用EXCEL上的“求和”功能简化操作)。
7.3 上表中的“序号”与“档案编号”是一致的，旨在与干部档案专用夹脊背签保持一致。“人员类别”项分为在职、退休、离休、死亡四项，据实录入。
8 打印标签
即打印干部档案专用夹的脊背签和封面签。脊背签的内容为编号、姓名、籍贯；封面签只有“姓名”一项。根据干部档案专用夹预留的脊背签、封面签的尺寸，在A4纸上整版设置好以上两种标签后再依次录入各个项目，然后裁切，对号入座插入干部档案专用夹的相应处即大功告成。
(张怀珍组稿，作者单位：南阳市档案局)