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摘要：在如今信息化与数字化的潮流中，档案管理工作也从传统的纸质档案管理模式，转向了信息化、数字化的档案管理模式。档案管理工作的核心是数据的存储与查询，在具体的工作中，管理员将花费了大量的精力来管理和维护数据，在这里将介绍如何使用VBA来帮助管理员来提高数据处理的效率与自动化程度。
关键词：VBA；宏；信息化；档案管理；办公自动化
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）24-5553-02
1 档案信息化管理中的软件环境
由于Microsoft Office系列办公软件在办公自动化领域有着其普遍权威，所以一般规模的档案信息化管理中，一般使用Access进行数据存储与处理（也可以使用mySQL），用Excel进行数据分析，Word进行文字排版处理。该文中介绍的VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic的一种宏语言，主要用来扩展Windows的应用程式功能，在Microsoft Office软件中应用特别广泛。
2 档案信息化管理中VBA的应用
在这个部分，将介绍一些VBA在档案信息化管理中的实际应用，来展示VBA为现代档案信息化管理工作带来的便捷与高效。
2.1 Excel表数据一键更新到数据库
在档案信息化管理工作中，数据的存储与维护是其核心工作之一。它在档案管理中具体工作表现为对档案信息数据库的维护与管理。最常见的就是新数据的录入与更新，一切操作均需要在数据库环境下操作，这不仅对管理员提出了一定的技术要求，而且其操作相对繁琐与低效，成为实际工作中效率提高的瓶颈所在。
这里通过VBA带来一种解决方案，首先将档案管理的原始数据录入Excel，然后通过一个按钮调用VBA程序，实现将Excel表中的数据更新到数据库中。
这个方案有两个特点：
1）将原始数据录入Excel而非数据库。这样一方面大大降低了管理员的操作难度，另一方面数据在上传数据库之前存放在Excel中，可以有效的进行审查，审查无误后，再上传数据库，可以有效的避免将错误的数据直接录入到数据库中。这样既简化了操作，又形成了数据的缓冲区，对数据库的维护与管理提供了一个更便捷、更安全的方案。
2）使用VBA封装了数据库的操作细节。在VBA中，封装了数据库的连接，数据的上传等操作细节。然后通过一个按钮绑定这段VBA程序，管理员就能轻松的通过单击按钮来完成数据向数据库的上传与更新。管理员只需要熟悉Excel，就可以轻松的对数据库数据进行更新，无需相关数据库的操作知识。大大降低了数据更新的难度，有效的提高操作效率。
2.2 数据库界面化查询与处理并将数据同步到Excel表
在档案信息化管理工作中，另一个核心是对数据的查询与处理及数据的应用。实际工作中，我们通常是在数据库中完成实际的数据查询与处理，同时针对查询和处理的结果进行应用。在这个过程中，一方面同样需要管理员具备相关的数据库操作技能，另一方面数据库中的数据的管理和应用是统一在数据库环境中的，从而导致对于查询和处理结果的数据库外应用与重复应用造成一定的不便。同时对于数据应用对于数据库的安全性也产生了关联影响。
这里的解决方案是：首先在Excel表中使用VBA控件，将数据库操作环境界面化，常用数据库操作功能化；然后应用VBA中的CopyFromRecordset方法，将数据库查询或处理的结果数据同步或者导出到Excel表中。
这个方案的特点有：
1）数据库功能界面化封装。使得管理员在Excel中界面化的操作数据库，简化数据库的操作难度，提高操作效率；
2）数据库数据的管理和应用分离。使得数据的管理在数据库中，数据的应用在Excel中。因为可以即时的同步更新，Excel中的数据就如同是数据库数据的一个镜像。也可以将数据库查询的结果另存到Excel中，用于以后的重复使用。这个特点强化了数据库数据的安全性，也拓展了其重用性。
2.3 Word中调用Excel表数据
在档案信息化管理工作中，数据的应用可以说是最常见的日常工作之一。在实际的工作中，经常会遇到在具有某种固定格式的World文档中要求使用Excel表中数据的情况。这就要求World与Excel协同工作，充分发挥它们文字排版与数据处理的特点。然而在软件的常规功能中，缺乏有效的解决方法，档案管理中，确实令很多管理员烦恼。
这里仍然通过VBA来解决，使用VBA程序作为两个软件间的桥梁，在固定版式文档中的指定位置调用Excel数据。档案管理工作中，常常应用在如员工工资条的制作与打印等制作过程繁琐重复的实例中。使得管理员从单调重复的工作中解脱出来。对于常用文档只需一次制作，便可以实现重复使用。使得实际的档案管理效率得到有效提高。
2.4 VBA自动化批量处理
在档案管理工作中，经常会遇到很多重复单调的操作，如打开不同路径的多个常用Excel文档，备份多个不同路径的文件到指定路径，批量对文件进行重命名等等。这类操作管理员明知是简单重复的操作，但又苦于没有很好的解决方法。把大量的精力用于这类操作，工作效率可想而知。下面介绍VBA在档案管理中常用的两个批量处理操作中的应用。
1）自动化批量合并与汇总
在档案管理中，常常要将不同部门发来的多个Excel表进行合并汇总生成一个总表，便于对数据进行整体分析。这里同样通过VBA编写一段程序，并绑定到一个按钮上，管理员就可以通过单击按钮，轻松完成多个Excel文档的批量合并汇总。而且VBA具备很强的移植性，一次开发多次应用。
2）自动化批量压缩与解压缩
在档案管理的日常工作中，另一种最常见工作的就是对于文件的压缩与解压缩。虽然现在有很多不错的压缩和解压缩工具，使用也很方便。对于将大批量的文件，压缩或解压缩至规定的路径中等特殊要求的压缩与解压缩，工具有时可能就显得力不从心了。通过VBA，同样只需要一个按钮，就可以轻松实现。
当然通过VBA实现操作的自动化，批量化的例子还有很多，这里也仅仅是举了两个在档案管理实践中常用的例子。总之，通过VBA在档案管理工作中的不断实践，使得档案信息化管理越来越自动化，也越来越高效便捷。
3 VBA在档案信息化管理中的应用总结
前面介绍了几个VBA的实际应用，虽然案例本身并不复杂，只是针对档案管理中常见的数据存储与处理问题和提高工作效率的问题给出了初步的解决方案。该文的应用只是起一个抛砖引玉的作用。至于使得VBA更好的服务于档案管理工作，需要我们更多的经验积累。随着对VBA的了解和认识的加深，会发现VBA是档案信息化管理的好助手，使用它可以提高计算机操作的自动化，解决数据处理的难点问题，提高档案管理信息化与自动化程度。
最后再说一点，很多人认为宏或者VBA是不安全的，特别是听说有种病毒叫“宏病毒”之后。针对宏与VBA的这一误解，在这里稍作解释，宏简单点说是VBA程序，本身并没有什么危害。所以在档案管理工作中，是完全可以安全使用自己写的VBA程序的，关键在于同时要做好档案数据的备份与操作计算机的本身安全。
参考文献：
[1] 伊利奇，王保众.透视Excel VBA应用与开发[M].北京：人民邮电出版社，2008.
[2] 张照余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2007.
关键词：VBA；宏；信息化；档案管理；办公自动化
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）24-5553-02
1 档案信息化管理中的软件环境
由于Microsoft Office系列办公软件在办公自动化领域有着其普遍权威，所以一般规模的档案信息化管理中，一般使用Access进行数据存储与处理（也可以使用mySQL），用Excel进行数据分析，Word进行文字排版处理。该文中介绍的VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic的一种宏语言，主要用来扩展Windows的应用程式功能，在Microsoft Office软件中应用特别广泛。
2 档案信息化管理中VBA的应用
在这个部分，将介绍一些VBA在档案信息化管理中的实际应用，来展示VBA为现代档案信息化管理工作带来的便捷与高效。
2.1 Excel表数据一键更新到数据库
在档案信息化管理工作中，数据的存储与维护是其核心工作之一。它在档案管理中具体工作表现为对档案信息数据库的维护与管理。最常见的就是新数据的录入与更新，一切操作均需要在数据库环境下操作，这不仅对管理员提出了一定的技术要求，而且其操作相对繁琐与低效，成为实际工作中效率提高的瓶颈所在。
这里通过VBA带来一种解决方案，首先将档案管理的原始数据录入Excel，然后通过一个按钮调用VBA程序，实现将Excel表中的数据更新到数据库中。
这个方案有两个特点：
1）将原始数据录入Excel而非数据库。这样一方面大大降低了管理员的操作难度，另一方面数据在上传数据库之前存放在Excel中，可以有效的进行审查，审查无误后，再上传数据库，可以有效的避免将错误的数据直接录入到数据库中。这样既简化了操作，又形成了数据的缓冲区，对数据库的维护与管理提供了一个更便捷、更安全的方案。
2）使用VBA封装了数据库的操作细节。在VBA中，封装了数据库的连接，数据的上传等操作细节。然后通过一个按钮绑定这段VBA程序，管理员就能轻松的通过单击按钮来完成数据向数据库的上传与更新。管理员只需要熟悉Excel，就可以轻松的对数据库数据进行更新，无需相关数据库的操作知识。大大降低了数据更新的难度，有效的提高操作效率。
2.2 数据库界面化查询与处理并将数据同步到Excel表
在档案信息化管理工作中，另一个核心是对数据的查询与处理及数据的应用。实际工作中，我们通常是在数据库中完成实际的数据查询与处理，同时针对查询和处理的结果进行应用。在这个过程中，一方面同样需要管理员具备相关的数据库操作技能，另一方面数据库中的数据的管理和应用是统一在数据库环境中的，从而导致对于查询和处理结果的数据库外应用与重复应用造成一定的不便。同时对于数据应用对于数据库的安全性也产生了关联影响。
这里的解决方案是：首先在Excel表中使用VBA控件，将数据库操作环境界面化，常用数据库操作功能化；然后应用VBA中的CopyFromRecordset方法，将数据库查询或处理的结果数据同步或者导出到Excel表中。
这个方案的特点有：
1）数据库功能界面化封装。使得管理员在Excel中界面化的操作数据库，简化数据库的操作难度，提高操作效率；
2）数据库数据的管理和应用分离。使得数据的管理在数据库中，数据的应用在Excel中。因为可以即时的同步更新，Excel中的数据就如同是数据库数据的一个镜像。也可以将数据库查询的结果另存到Excel中，用于以后的重复使用。这个特点强化了数据库数据的安全性，也拓展了其重用性。
2.3 Word中调用Excel表数据
在档案信息化管理工作中，数据的应用可以说是最常见的日常工作之一。在实际的工作中，经常会遇到在具有某种固定格式的World文档中要求使用Excel表中数据的情况。这就要求World与Excel协同工作，充分发挥它们文字排版与数据处理的特点。然而在软件的常规功能中，缺乏有效的解决方法，档案管理中，确实令很多管理员烦恼。
这里仍然通过VBA来解决，使用VBA程序作为两个软件间的桥梁，在固定版式文档中的指定位置调用Excel数据。档案管理工作中，常常应用在如员工工资条的制作与打印等制作过程繁琐重复的实例中。使得管理员从单调重复的工作中解脱出来。对于常用文档只需一次制作，便可以实现重复使用。使得实际的档案管理效率得到有效提高。
2.4 VBA自动化批量处理
在档案管理工作中，经常会遇到很多重复单调的操作，如打开不同路径的多个常用Excel文档，备份多个不同路径的文件到指定路径，批量对文件进行重命名等等。这类操作管理员明知是简单重复的操作，但又苦于没有很好的解决方法。把大量的精力用于这类操作，工作效率可想而知。下面介绍VBA在档案管理中常用的两个批量处理操作中的应用。
1）自动化批量合并与汇总
在档案管理中，常常要将不同部门发来的多个Excel表进行合并汇总生成一个总表，便于对数据进行整体分析。这里同样通过VBA编写一段程序，并绑定到一个按钮上，管理员就可以通过单击按钮，轻松完成多个Excel文档的批量合并汇总。而且VBA具备很强的移植性，一次开发多次应用。
2）自动化批量压缩与解压缩
在档案管理的日常工作中，另一种最常见工作的就是对于文件的压缩与解压缩。虽然现在有很多不错的压缩和解压缩工具，使用也很方便。对于将大批量的文件，压缩或解压缩至规定的路径中等特殊要求的压缩与解压缩，工具有时可能就显得力不从心了。通过VBA，同样只需要一个按钮，就可以轻松实现。
当然通过VBA实现操作的自动化，批量化的例子还有很多，这里也仅仅是举了两个在档案管理实践中常用的例子。总之，通过VBA在档案管理工作中的不断实践，使得档案信息化管理越来越自动化，也越来越高效便捷。
3 VBA在档案信息化管理中的应用总结
前面介绍了几个VBA的实际应用，虽然案例本身并不复杂，只是针对档案管理中常见的数据存储与处理问题和提高工作效率的问题给出了初步的解决方案。该文的应用只是起一个抛砖引玉的作用。至于使得VBA更好的服务于档案管理工作，需要我们更多的经验积累。随着对VBA的了解和认识的加深，会发现VBA是档案信息化管理的好助手，使用它可以提高计算机操作的自动化，解决数据处理的难点问题，提高档案管理信息化与自动化程度。
最后再说一点，很多人认为宏或者VBA是不安全的，特别是听说有种病毒叫“宏病毒”之后。针对宏与VBA的这一误解，在这里稍作解释，宏简单点说是VBA程序，本身并没有什么危害。所以在档案管理工作中，是完全可以安全使用自己写的VBA程序的，关键在于同时要做好档案数据的备份与操作计算机的本身安全。
参考文献：
[1] 伊利奇，王保众.透视Excel VBA应用与开发[M].北京：人民邮电出版社，2008.
[2] 张照余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2007.