如何选择沟通的恰当时机?

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  情境:
  《三国演义》中有这样一段文字。
  时操已醉,乃取槊立于船头上,以酒奠于江中,满饮三爵,横槊谓诸将曰:“我持此槊,破黄巾、擒吕布、灭袁术、收袁绍,深入塞北,直抵辽东,纵横天下:颇不负大丈夫之志也。今对此景,甚有慷慨。吾当作歌,汝等和之。”
  乃歌《短歌行》,歌罢,众和之,共皆欢笑。
  忽座间一人进曰:“大军相当之际,将士用命之时,丞相何故出此不吉之言?”
  操视之,乃扬州刺史,沛国相人,姓刘,名馥。当下操横槊问曰:“吾言有何不吉?”馥曰:“月明星稀,乌鹊南飞。绕树三匝,无枝可依。此不吉之言也。”
  操大怒曰:“汝安敢败吾兴!”手起一槊,刺死刘馥。众皆惊骇。遂罢宴。次日,操酒醒,懊恨不已。
  情境分析:
  这是《三国演义》中非常有趣的一段。刺史刘馥在曹操大宴长江、犒赏三军之时谏言,激怒曹操,因此被曹操刺死。
  为什么刺史刘馥仅仅因为谏言就被曹操刺死了呢?
  事实上,刺史说的内容并没有错。他对曹操说,这是“大军相当之际,将士用命之时”,千钧一发之际,稳定军心很重要,丞相不应该发出不吉利的语言——这个内容是对的。
  那么既然他说的是对的,为什么还会被曹操刺死?因为汇报的时机不对。
  刺史汇报的时候是什么时候?当时曹操刚刚吟唱了一首诗歌,这个诗歌非常美妙,曹操歌罢,大家的反应是“众和之,共皆欢笑”。这时场间的气氛非常好。就在场间气氛这么欢乐的时候,刺史跳出来,指责曹操之言不吉利、动摇军心,这时曹操怎么会不怒?但是如果只是这样,刺史也不会死。就好比平时,大家都很开心的时候,你出来当众汇报一个丧气的坏消息,领导会生你的气,但是可能不会把你怎么样,因为这时领导是理智、清醒的。刺史错就错在选的这个时机不对——是在曹操喝醉的时候。原文中明确指出,时操已醉,一会唱歌一会笑的,明显醉得比较厉害了。这时刺史跑出来,汇报了一个激怒上司的内容。
  整理一下:刺史刘馥,在领导喝得烂醉、大家心情非常舒畅的情况下,当着全体军官,当着曹操的所有的下属来指责曹操,汇报了一个非常晦气的内容。
  如果要汇报,可以在私下汇报,在领导清醒的时候谏言,领导一定会采纳你的建议。如果你在错误的场合、错误的时间、错误的人的面前,汇报了一个正确的内容,那么这个内容再正确也会被认为是错误的。这就是选择汇报时机的重要性。
  《论语·季氏》中有云:“言未及之而言谓之躁,言及之而不言谓之隐,不见颜色而言谓之瞽。”就是说:如果你在不该说话的时候说话,你就是急躁;而你在该说话的时候不说话,你就是隐瞒;不看别人的脸色,就想说什么说什么,这就是瞎说。
  沟通是一个双向动态的过程,沟通的时机在整个沟通过程中有非常重要的作用。
  在该说的时候没说,你就耽误事了;在不该说的时候说了,你只会被迁怒;不顾时机,只顾自己侃侃而谈,不看这是不是合适的时候,也不看对方的脸色,这样只会导致对方的反感。
  汇报沟通有以下几个原则。
  原则1.汇报要选择上司心情好的时候
  上司什么时候心情好?这就需要你去观察了。你可以观察上司的脸色,或问问刚刚和上司接触过的同事:领导现在心情怎么样?
  如果发现领导心情不好,就赶快闪。要是领导刚骂完同事,或者刚挂完一个让他生气的电话,你就进去汇报,那你的汇报只会火上浇油。
  不过,有两种汇报可以无视这条原则:第一,你汇报的是确信能够让领导听了以后心情马上好转的消息,最好还是能够解决导致领导恼怒的问题的消息。第二,如果是非常紧急、不能拖的事情,即使领导心情不好,你也要去汇报。无论如何不能耽误工作,这是原则。只是你汇报之前要考虑到,领导的火可能会比平时发的更大,要先想好如何应对再汇报。
  原则2.申请决策要选择上司不忙的时间
  当你向上司汇报一个工作、申请他的决策时,要尽量选择上司不是很忙的时候。工作日早上10:30~11:30是非常合适的时间。上司来到公司,一般9:00开工,处理的事情特别多。到了10:30,事情处理得差不多了,这时心情就会比较放松,这时候找上司去汇报是很合适的。
  下午进行汇报最好赶在14:00前,千万不要拖到17:00再去汇报,那时上司忙了一天,要准备下班了,这时精神最为涣散,这时你去用事情打扰他,他雖然不会说什么,但是也不会开心。
  我在和别人打电话之前,常常会看下时间表,想想对方的工作习惯,来推测他现在忙不忙。如果确定他不忙,我才会打电话;如果我不确定,我会提前打下招呼:大概什么时候我要给你打个电话,你看下方不方便。
  在沟通中,气氛也起着非常重要的作用。和谐的气氛下,你沟通的内容对方会更容易接受,尴尬的气氛就不适合进行沟通。
  当别人卸下心防时,你说的内容对方也更愿意接受。
  原则3.不同沟通内容有各自沟通的最佳时机
  要把握沟通的时机,机不可失,失不再来。日本有一个非常著名的人力采用战略研究所的董事长,他的名字叫桑原晃弥,他认为:沟通的时机非常重要。无论是履行承诺、道歉还是祝福,都要有一个最佳时机——要把握最佳时机进行沟通。如果时机过去了,那么你再说什么也毫无意义。
  道歉的最佳时机是事发当天,因为道歉来晚了就毫无意义,当场、当天的道歉才是最有意义的。比如你和上司起了冲突,你坚持自己的意见,上司坚持他的意见,因而吵了起来。回到座位后你发现原来是你错了,这时你就应该马上起身去道歉。
  因为迟来的道歉毫无意义。即使对方表面接受,也不会真的从内心接受。对方心里只会有一个想法:“你早干嘛去了?”
  履行承诺要早于承诺的最后期限:当你向别人承诺一件事情时,一定要在承诺的截止时间之前履行,绝不能比自己承诺的截止时间更晚。每一次晚于承诺的履行都会减少对方对你的信任。
  做到这一点,需要你谨慎地做出承诺。比如说,你的上司交给你一项工作,问你什么时候可以完成。如果你预计自己可以周三给他,那你就最好向他承诺周五完成,然后周三完成交给他。
  履行承诺要早于自己承诺的截止时间,这样你才能建立诚实、靠谱、守信用的个人形象。
  (摘自《向上管理:如何正确汇报工作》)
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