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摘 要：随着全球网络信息化的发展，企业要想在市场竞争过程中生存与发展，不仅需要在产品上保持一定的优势，同时管理方式也要与时俱进。办公室作为企业的“大内总管”，承担着文件管理、档案管理、印章管理、日常行政事务管理、制度建设、企业宣传等多项管理职能。本文就此对信息化管理在办公室管理工作中的应用进行了分析，具体内容供大家参考和借鉴。
关键词：信息化管理；办公室管理；应用
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）17-0011-02
当今时代是信息化时代，企业需要在当前的环境下打好信息战，并利用信息化管理来加强企业自身建设，充分开发和利用信息资源，使企业更好发展。
1 信息化管理概述
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能）。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。
信息化的管理就是指的用信息化来带动企业的管理现代化的过程，其主要是将现代化的信息技术同先进管理理念进行结合，从而使得企业经营方式、业务流程以及管理模式等发生改变，从而提高企业的经济效益和社会效益，提高企业发展竞争力水平。
2 信息化管理在办公室管理中的应用
2.1 信息化管理在文件管理方面的应用
企业的文件管理主要包括文件的手法、签订、归档、保管和处理等的内容。在传统的文件管理过程中，主要是以纸质作为重要的信息载体进行处理，而这个过程中涉及到的内容有很多，可能是不同部门领导签字，各个部门之间的流转等，不仅要浪费大量的资源，同时还增加了办公室人员的工作量，且纸质文件的保管问题比较困难，需要管理人员十分的小心。
但是，电子文件就没有上述困难，其可以大容量储存信息，并且制作较为简单，携带也十分的方便，不管是检索还是传播速度十分之快。这样一来，不仅将办公室人员从繁琐的工作中解放出来，同时提高了员工的办事效率，具有十分重要的作用。需要注意的是，文件管理信息化的实现，不要仅仅局限于电子版本，企业可以根据实际需求，建立一套电子文件管理系统，从而进一步加强对电子文件的管理，提高电子文件可靠性、完整性和真实性，从而为企业办公室工作的顺利进行奠定坚实的基础。
除此之外，企业还需要利用网络平台，实现对电子文件的快速流转，摈弃传统的流转方式，使得电子文件流转速度加快。同时，还需要加强对企业网络的建立。网络是一把双刃剑，其公开性使得很多不法分子有机可乘，为了保证企业文件信息的安全性，需要相关技术人员建立一个用于企业的网络环境，并定期对公司网络环境进行修复和加固，时刻保持网络环境的安全性和良好性。
利用网络信息流转平台实现对文件的扁平化管理，简化发文的签发手续，缩短文件传阅时间，减少文件在传阅过程中的遗失风险，能够有效提高办公室提高劳动工作效率。
2.2 信息化管理在档案管理方面的应用
在企业的办公室工作中，档案管理是其中一项重要的工作内容，涉及到很多企业的信息，有的是秘密信息，有的是科研信息，还有的是员工个人档案信息等。档案信息比较海量，若是按照传统的管理方式进行管理，则加大了档案管理人人员的工作难度，并且管理效果不高。电子档案的管理，可以实现对档案信息的自动归位，不仅能够减少管理人员的工作量，并且还能够提高档案管理的效率，实现办公室档案管理工作的高效率、高质量。
在档案的利用方面，将档案在网络上共享，员工可以在自己的计算机上查阅档案资料，有效节约时间，提升了办公室的服务质量。在企业知识管理过程中，档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发，有利于提高企业整体的工作效率和竞争力。
2.3 信息化管理在制度建设方面的应用
在企业办公室工作过程中，办公室管理制度是保障办公室工作顺利开展的前提和基础，也是企业管理中最为基本的工作之一。而在信息化发展的当下，企业要想实现办公室管理水平的提高，就需要在制度建设过程中引进信息化管理内容，建立同企业的发展战略同步、与外部竞争对企业的要求同步的管理制度体系。
一套行之有效的内部控制制度从企业环境、业务流程、会计系统控制、电子信息系统控制和信息传递控制等全方面进行规范性控制，使企业各项业务在有条不紊的良性环境中标准化、流程化，从而提高劳动效率，降低企业管理风险，提升企业效益。此外，制度的有效建立关键在于其建立的科学性、合理性以及有效实施性。而借助于信息化技术，可以将制度中的内容传递给每一位工作人员，使得工作人员在实际工作过程中可以有章可循，进而避免工作失误情况的发生，提高办公室工作效率和质量。
2.4 信息化管理在日常行政管理方面的应用
行政管理最重要的职责就是为公司基础服务，而实现这一目的首要要求就是尽可能的方便申请方。信息化行政管理系统，彻底打破传统的条块管理模式，一个web网站可以受理多种申请，从而可以大大减少行政管理部门的设置和人员编制，降低行政管理费用。
无纸化的办公提高了办公室工作中申请方和办事方的工作效率。企业可以建立一套行之有效的管理体系，使得提交申请的人不用像之前那样到各个部分递交材料并询问，只要在计算机上查阅相关信息，并找到需要申请的部门，就可以实现相关材料的递交和政策咨询等工作。提高办事效率不说，还有效减少了企业行政成本，促进企业经济效益和社会效益的提高，进而满足企业可持续发展对现代化办工的需求。
随着通信技术的发展，企业可以在会务管理工作中引入新媒体管理技术，如视频、电话会议。這种新的会议模式突破了开会地点的限定，不但可以节省大量的差旅、会议等费用，还有效地缩短了会议时间、提高了开会效率。 3 办公室信息化管理的发展方向
3.1 文件的信息化处理
在企业的发展中需要处理大量的文件资料，随着时代的发展，不仅存在纸质文件，还包括一些电子文件，对于这些文件的处理与归类本身就是一项复杂的工作，在传统的整理方式下，经常会发生文件遗失、查找困难等现象，大量的文件也会占用一定的空间，销毁文件时也要进行再一次的筛选。在信息化处理后，能够将大量的文件进行电子归档，也能够将电子文件进行有效的分类处理，对于一些已经销毁的文件可以明确处理出路。文件的信息化处理能够有效提高办公室办公效率。
3.2 对于档案的信息化处理
档案通常情况下涉及到人事档案、重大事件归档等问题，与文件不同的是档案资料对于企业的意义更为重要，需要更为严密細致的管理。信息技术的发展，为档案整理工作带来了新的发展。在信息技术的运用下，能够对档案资料及时的进行分类归档与整理，便于查找，极大地简化了归档步骤。
档案能够发挥借鉴作用，但在传统归档方式下，除了档案管理人员外，员工很难接触到单位档案，对于一些以往的活动策划安排等都很难获取，员工习惯于网上获取，对于档案查找本就不习惯，加之了解少，很难运用。信息技术在办公室管理中的运用，能够为档案的查找与借阅提供网络的平台，既满足档案整理需求，也能够以符合员工习惯的方式满足借阅，使档案发挥应有功能。
4 结束语
尽管信息化管理在办公室管理中发挥着重要作用，但在进行办公室信息化进程中要加强安全意识，信息安全将成为办公室信息化的重中之重，信息化进程不仅在于短期的建立，更在于长期的维护。办公室管理信息化是企业发展的必然趋势，加强办公室的信息化进程，能够提高企业的办公效率，是企业改革中不容忽视的部分。
参考文献
[1]郭永锐.浅谈办公室文件资料信息化管理[J].现代国企研究，2017（04）：99.
[2]冯 静.信息时代事业单位档案管理建设的策略[J].信息记录材料，2018（05）：133～135.
[3]董继红.关于档案管理工作的探讨[J].信息记录材料，2018（05）：196～197.
[4]陈忠琴.事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J].人才资源开发，2017（11）：24.
收稿日期：2018-5-15
关键词：信息化管理；办公室管理；应用
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）17-0011-02
当今时代是信息化时代，企业需要在当前的环境下打好信息战，并利用信息化管理来加强企业自身建设，充分开发和利用信息资源，使企业更好发展。
1 信息化管理概述
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能）。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。
信息化的管理就是指的用信息化来带动企业的管理现代化的过程，其主要是将现代化的信息技术同先进管理理念进行结合，从而使得企业经营方式、业务流程以及管理模式等发生改变，从而提高企业的经济效益和社会效益，提高企业发展竞争力水平。
2 信息化管理在办公室管理中的应用
2.1 信息化管理在文件管理方面的应用
企业的文件管理主要包括文件的手法、签订、归档、保管和处理等的内容。在传统的文件管理过程中，主要是以纸质作为重要的信息载体进行处理，而这个过程中涉及到的内容有很多，可能是不同部门领导签字，各个部门之间的流转等，不仅要浪费大量的资源，同时还增加了办公室人员的工作量，且纸质文件的保管问题比较困难，需要管理人员十分的小心。
但是，电子文件就没有上述困难，其可以大容量储存信息，并且制作较为简单，携带也十分的方便，不管是检索还是传播速度十分之快。这样一来，不仅将办公室人员从繁琐的工作中解放出来，同时提高了员工的办事效率，具有十分重要的作用。需要注意的是，文件管理信息化的实现，不要仅仅局限于电子版本，企业可以根据实际需求，建立一套电子文件管理系统，从而进一步加强对电子文件的管理，提高电子文件可靠性、完整性和真实性，从而为企业办公室工作的顺利进行奠定坚实的基础。
除此之外，企业还需要利用网络平台，实现对电子文件的快速流转，摈弃传统的流转方式，使得电子文件流转速度加快。同时，还需要加强对企业网络的建立。网络是一把双刃剑，其公开性使得很多不法分子有机可乘，为了保证企业文件信息的安全性，需要相关技术人员建立一个用于企业的网络环境，并定期对公司网络环境进行修复和加固，时刻保持网络环境的安全性和良好性。
利用网络信息流转平台实现对文件的扁平化管理，简化发文的签发手续，缩短文件传阅时间，减少文件在传阅过程中的遗失风险，能够有效提高办公室提高劳动工作效率。
2.2 信息化管理在档案管理方面的应用
在企业的办公室工作中，档案管理是其中一项重要的工作内容，涉及到很多企业的信息，有的是秘密信息，有的是科研信息，还有的是员工个人档案信息等。档案信息比较海量，若是按照传统的管理方式进行管理，则加大了档案管理人人员的工作难度，并且管理效果不高。电子档案的管理，可以实现对档案信息的自动归位，不仅能够减少管理人员的工作量，并且还能够提高档案管理的效率，实现办公室档案管理工作的高效率、高质量。
在档案的利用方面，将档案在网络上共享，员工可以在自己的计算机上查阅档案资料，有效节约时间，提升了办公室的服务质量。在企业知识管理过程中，档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发，有利于提高企业整体的工作效率和竞争力。
2.3 信息化管理在制度建设方面的应用
在企业办公室工作过程中，办公室管理制度是保障办公室工作顺利开展的前提和基础，也是企业管理中最为基本的工作之一。而在信息化发展的当下，企业要想实现办公室管理水平的提高，就需要在制度建设过程中引进信息化管理内容，建立同企业的发展战略同步、与外部竞争对企业的要求同步的管理制度体系。
一套行之有效的内部控制制度从企业环境、业务流程、会计系统控制、电子信息系统控制和信息传递控制等全方面进行规范性控制，使企业各项业务在有条不紊的良性环境中标准化、流程化，从而提高劳动效率，降低企业管理风险，提升企业效益。此外，制度的有效建立关键在于其建立的科学性、合理性以及有效实施性。而借助于信息化技术，可以将制度中的内容传递给每一位工作人员，使得工作人员在实际工作过程中可以有章可循，进而避免工作失误情况的发生，提高办公室工作效率和质量。
2.4 信息化管理在日常行政管理方面的应用
行政管理最重要的职责就是为公司基础服务，而实现这一目的首要要求就是尽可能的方便申请方。信息化行政管理系统，彻底打破传统的条块管理模式，一个web网站可以受理多种申请，从而可以大大减少行政管理部门的设置和人员编制，降低行政管理费用。
无纸化的办公提高了办公室工作中申请方和办事方的工作效率。企业可以建立一套行之有效的管理体系，使得提交申请的人不用像之前那样到各个部分递交材料并询问，只要在计算机上查阅相关信息，并找到需要申请的部门，就可以实现相关材料的递交和政策咨询等工作。提高办事效率不说，还有效减少了企业行政成本，促进企业经济效益和社会效益的提高，进而满足企业可持续发展对现代化办工的需求。
随着通信技术的发展，企业可以在会务管理工作中引入新媒体管理技术，如视频、电话会议。這种新的会议模式突破了开会地点的限定，不但可以节省大量的差旅、会议等费用，还有效地缩短了会议时间、提高了开会效率。 3 办公室信息化管理的发展方向
3.1 文件的信息化处理
在企业的发展中需要处理大量的文件资料，随着时代的发展，不仅存在纸质文件，还包括一些电子文件，对于这些文件的处理与归类本身就是一项复杂的工作，在传统的整理方式下，经常会发生文件遗失、查找困难等现象，大量的文件也会占用一定的空间，销毁文件时也要进行再一次的筛选。在信息化处理后，能够将大量的文件进行电子归档，也能够将电子文件进行有效的分类处理，对于一些已经销毁的文件可以明确处理出路。文件的信息化处理能够有效提高办公室办公效率。
3.2 对于档案的信息化处理
档案通常情况下涉及到人事档案、重大事件归档等问题，与文件不同的是档案资料对于企业的意义更为重要，需要更为严密細致的管理。信息技术的发展，为档案整理工作带来了新的发展。在信息技术的运用下，能够对档案资料及时的进行分类归档与整理，便于查找，极大地简化了归档步骤。
档案能够发挥借鉴作用，但在传统归档方式下，除了档案管理人员外，员工很难接触到单位档案，对于一些以往的活动策划安排等都很难获取，员工习惯于网上获取，对于档案查找本就不习惯，加之了解少，很难运用。信息技术在办公室管理中的运用，能够为档案的查找与借阅提供网络的平台，既满足档案整理需求，也能够以符合员工习惯的方式满足借阅，使档案发挥应有功能。
4 结束语
尽管信息化管理在办公室管理中发挥着重要作用，但在进行办公室信息化进程中要加强安全意识，信息安全将成为办公室信息化的重中之重，信息化进程不仅在于短期的建立，更在于长期的维护。办公室管理信息化是企业发展的必然趋势，加强办公室的信息化进程，能够提高企业的办公效率，是企业改革中不容忽视的部分。
参考文献
[1]郭永锐.浅谈办公室文件资料信息化管理[J].现代国企研究，2017（04）：99.
[2]冯 静.信息时代事业单位档案管理建设的策略[J].信息记录材料，2018（05）：133～135.
[3]董继红.关于档案管理工作的探讨[J].信息记录材料，2018（05）：196～197.
[4]陈忠琴.事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J].人才资源开发，2017（11）：24.
收稿日期：2018-5-15