浅谈城市照明档案管理

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  【摘 要】 城市照明档案管理是城市照明工作进步中必不可缺的组成部分,本文通过介绍照明档案管理的重要性,分析当前城市照明管理工作现状,进一步论述了加强城市照明档案管理的重要性。
  【关键词】 城市照明;档案;管理
  城市照明是城市基础设施的重要内容,是城市综合实力的外在表现,一定程度上代表着一个城市的文化氛围和管理水平。近年来,城市照明事业实现跨越式发展,数量、质量均达到了一个新高度,规模、档次上了一个新台阶,对完善城市功能,改善城市环境,提高人民生活水平发挥了积极作用,已成为一张亮丽“名片”。城市照明档案管理,是城市照明工作的重要组成部分,加强城市照明档案管理工作,是一项重要且紧迫的任务。
  一、照明档案管理的重要性
  城市照明档案是历史的记录,记载着照明单位发展史上的优秀成果,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。
  (一)对照明设施日常维护的作用
  城市照明设施包括箱变、路灯、景观照明及附属设施,涉及路灯新建、路灯改造、地下基础工程、图纸档案、数据统计、路灯维护、路灯专用供电设施管理等。加强对照明设施的档案管理,记录好路灯杆、变压器的编号、规格型号、安装时间、产地等,才能在照明设施日常养护时,发现问题,根据档案记录及时拿出方案,快速、准确处理。例如哪里路灯发生重大故障,采取怎样的维修方案,必须查找准确的档案。同时维修改造后的成果,又组成了新的照明档案,为下一步的养护提供最新的依据,准确的照明档案为城市可持续发展的实现做出保证。
  (二)对照明工程新建、改建的作用
  城市照明档案管理源于工程建设全过程,不仅在建设过程中具有重要作用,而且在照明工程建成后的运行、管理工作中,也是不可缺少的依据和条件。如果忽视档案管理,造成档案资料的残缺或不准确,将直接影响档案资料作用的发挥。因此,对每一个照明工程项目,对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程,务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理,是加强工程建设与管理工作的重要内容。
  二、当前城市照明管理工作现状
  (一)档案资料归档不及时,不齐全
  早期因为档案工作没有得到足够的重视,没能按照国家有关规定及时收集、整理档案资料,造成资料不齐全,归档不及时,有时只注重工程进度,完成情况,工程建设不能同步管理,资料不规范,收集不齐全。
  (二)档案工作人员专业知识匮乏
  城市照明行业由于它的独特性,档案和日常的管理档案得不到重视,很多照明单位缺乏专门的档案整理人员,虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多,但真正具有档案专业学历的人员微乎其微,大多都是“半路出家”,要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解,不少照明单位的档案管理人员中,具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。更甚至有些地方根本就无人整理专项路灯档案。
  (三)管理方法陈旧,缺乏创新意识
  由于很多照明单位对档案管理队伍建设的重视程度较低,很少提供外出交流学习的机会,工作人员的档案管理方法无法得到及时更新,服务效率持续低下。有些单位的档案管理人员老化,思想懈怠、因循守旧,甚至不能熟练操作计算机,仍然采用手工检索、人工操作等原始手段,使档案管理的工作创新举步维艰。
  三、加强城市照明档案管理的措施
  (一)加大力度培训,提高档案人员素质
  一是通过大学生招考、社会招聘等多种渠道积极吸纳高层次专业人才到档案部门工作,不断充实专业力量。二是通过专业培训、继续教育等方式及时更新工作人员的专业知识。照明档案工作人员要树立终生教育理念,建立终身学习制度,经常性地参加系统的知识更新与专业知识培训,不断扩展自己的知识。除加强档案基础理论与技能等专业知识学习外,特别要加大信息技术培训力度,重视网络知识教育,以适应新时期档案工作需要。此外,档案工作人员还要具备一种默默奉献、任劳任怨的敬业精神,要涵养一种耐得住寂寞、甘当无名英雄的人生境界,以淡泊名利的心态,热情诚恳地为档案利用者提供各种便利,始终如一地致力于档案事业的发展,不断开创档案管理工作的新局面。
  (二)加大信息化管理,建立档案管理新平台
  随着信息化时代的到来,信息化已成为当今世界发展的必然趋势,加强档案信息化管理是照明单位档案现代化的客观要求。因此要加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,保障电子档案的安全保管和有效利用。例如,现行的照明工程建设过程中,除了传统的纸质文件外,还会产生许多照片、电子文件等,这些特殊的文件材料也反映了照明建设的过程,是工程项目档案不可缺少的组成部分,在收集时不能疏忽遗漏。要根据规范性文件要求,利用电子文档完善照明管理档案,保证城市照明档案资料的真实、准确和完整性。照明工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上,按照国家相关规范进行系统化整理和编目,科学分类,合理组卷,才能为今后工程管理和运行提供依据,使照明档案能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的操纵平台。
  (三)加大档案管理力度,建立长效机制
  一是制定完善照明行业《档案管理办法》及有关规章制度,明确档案工作职责和任务,以及归档范围及整理要求,对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。二是遵循档案工作原则,从照明单位整体利益出发,坚持历史的、全面的、长远的观点,正确分析鉴别,准确地划分档案的保管期限。三是注重分析紧档内容,注意内容的重要程度,确保了基础数据、典型材料、原始数据、专题材料等资料的价值,使档案管理由此逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
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