论文部分内容阅读
摘要：随着人们档案意识的提高，越来越多的人开始感到档案工作无处不在。身为一名档案工作者，在工作实践中得到的真切体会就是：档案真是太重要了，它所反映的内容、涉及的领域都非常宽泛，体现在社会的各个层面。本文介绍了一些档案工作上的认知，意在促进档案工作的进一步完善。
关键词：档案 作用 参考依据 价值 层次 资源共享
中圖分类号：G275.9
提起档案，很多人都不会陌生，因为档案每时每刻产生在我们的身边。不论男女老少，也不论名人百姓，从呱呱落地就都有了自己的户籍档案；求学期间有学籍档案；就业之时有人事档案；创业历程有工作档案；步入晚年又有养老、医疗保险等档案。总之，档案如同我们身边的阳光、空气和水一样，无处不在！
一、随着人民生活水平的提高，越来越多的人们也看到了档案的重要作用。
档案是人们社会实践的真实记录，也是党和国家进行经济建设，开展政治文明、物质文明、精神文明建设，发展科学文化技术的必要条件。它不仅是一份材料.一份史实，更是人们放下又拿起，拿起放不下的参考凭证。
1.档案是历史的真实凭证。档案的这种凭证作用，是由档案的形成及其本身的特点决定的：从其产生来看，档案是在工作活动中客观形成的文件转化来的，它记录形成者的思想和行动；从其形式上看，档案保留着历史标记，如有的是当事人的亲笔手稿、亲笔签署，或有机关、个人的印信，还有的是原来形象的拍照和原声录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，是反映历史活动的真实记录，是查考、争辩、研究和处理问题的依据。档案的凭证作用，换个角度就是法律证据，在法律上有效力。由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。
2.档案是日常管理的参考依据。人们通过档案了解历史，可以丰富自己的历史文化知识，提高自身的文化素养，在工作中通过档案借鉴过去或别人的经验和教训，以提高自己的工作质量和工作效率等，这些都发挥了档案的参考作用。如医疗保健档案是保障家庭成员健康成长的基础。人的一生中，生病是难免的，档案会记述和反映家庭成员患病过程、诊疗经过和效果，可以使医生对以前的疾病有一个全面的了解，帮助医生诊断及合理选择药物。保留生病时的各种化验单、检查报告等，可以避免重复检查化验，既节约时间和经费，又便于解决医疗纠纷，保障自己的合法权益。
二、随着社会分工的越来越细密，档案价值也日益凸显。
1.记载历史，折射社会变迁。档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时，就形成了档案的价值。比如家庭档案是家庭生活的历史记录，反映着每个家庭的经济往来、文化娱乐、学习工作等重要情况。家庭档案除了记载家庭生活外，还反映着家庭成员参与社会活动的情况。因此，家庭档案中还会涉及公务活动的记录，这些记录甚至在一些家庭中占有相当的比例，成为极具社会价值的一部分，折射着社会的发展变化，记录着历史前进的步伐。可以说，家庭档案是社会的缩影，是社会公共档案资源的重要补充。
2.充实国家档案，为社会所利用。如家庭档案虽然是一个家庭的，但它的价值可以向社会转化。一方面，现有的家庭档案向新产生的家庭转移。根据家庭的演变规律，子女长大后要成家立业，于是一个新的家庭就会从原有的家庭中转化分离出来，其原有家庭产生的一些档案资料便会由这个新家庭接收或者向新的家庭移交。这样，前辈家庭的档案便会随着家庭的演变和发展而得以承续和保存，有的可能流传几代家庭，甚至流传到社会。另一方面，由于家庭档案的价值不同，有的对国家和社会有保存价值的家庭档案，可能由家庭向国家档案馆移交、捐赠，或者由国家档案馆有偿征购，使这些家庭档案进入国家档案馆，成为社会公共档案的一部分，得以长期或永久保存、流传。您的家庭如果有对国家和社会具有保存价值的档案，也可以自愿移交、捐赠给国家档案馆，这是对社会的有益贡献。
三、随着经济社会的发展，档案工作的层次越来越多。
为了将这些档案合理的建立起来.并有效的进行管理。这就要求档案管理者要不断的适应发展需求，更新知识，寻求经验方法。
1.加大档案宣传力度，促进档案事业发展。在加强档案管理的同时，不断加大档案宣传力度，通过开展各种以宣传档案、《档案法》和档案工作、档案工作者为内容的档案宣传活动，促进档案事业的发展。《档案法》是档案工作的法律保障。只有法制深入人心，才能增强全社会的档案意识。可以利用电视专题片对档案工作中的重点工作进行介绍，使全民认识到档案收集、存档等工作环节的重要意义。并对重视档案工作、档案管理较好的单位或个人进行奖励。
2.充分利用网络优势，搭建资源共享平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室应充分利用局域网络，开设档案管理专题网站。设立档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录。利用网站发布公告，方便借阅，提高档案的利用率，初步实现归档电子化、存储数字化、查阅网络化、已达到资源共享。
3.增加管理信息存储量，不断丰富档案资源。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量。如利用数据光盘容量大、易保存的特点，将生产活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放，利用很小的空间就可以保存大量的信息。而且光盘的存储密度比纸质载体高出许多倍，能同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样，不但丰富了档案管理门类.同时也使各类档案信息得以良好的记录和保存。
4.工作标准化、规范化，实现档案管理现代化。标准化是建设数字档案馆的最实质的保障措施，它对数字档案馆资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和检索等各个方面做出统一规范，具体说在充分调研的基础上，采用现有的国家标准、通用规范，形成标准规范体系，以保证各个档案馆设备兼容、数据统一、达到科学有序的要求。如果没有统一的具体标准可以遵循，就无法实现档案资源共享。这是与时俱进的新规定，这就要求档案部门应努力做好档案信息化开发和档案信息化建设工作。我认为各单位应从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化建设，制定一系列有实际约束力规范和标准，特别是应该制定出发展各阶段的规划，搞好合理布局，进行统筹规划，只有这样才能少走弯路，统一思想、统一管理、统一部署、协调行动，实现真正意义上的档案信息资源共享。
5.加强业务培训，完善档案管理人员专业素质。在档案信息化建设中，档案工作者是最关键的因素，各种技术都必须通过档案人员发挥作用。为适应档案信息化的发展，各部门应加快培养掌握现代化信息技术的高层次人员，加强在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行业务培训，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，使之尽快适应档案信息化建设和正常运行的需要。
关键词：档案 作用 参考依据 价值 层次 资源共享
中圖分类号：G275.9
提起档案，很多人都不会陌生，因为档案每时每刻产生在我们的身边。不论男女老少，也不论名人百姓，从呱呱落地就都有了自己的户籍档案；求学期间有学籍档案；就业之时有人事档案；创业历程有工作档案；步入晚年又有养老、医疗保险等档案。总之，档案如同我们身边的阳光、空气和水一样，无处不在！
一、随着人民生活水平的提高，越来越多的人们也看到了档案的重要作用。
档案是人们社会实践的真实记录，也是党和国家进行经济建设，开展政治文明、物质文明、精神文明建设，发展科学文化技术的必要条件。它不仅是一份材料.一份史实，更是人们放下又拿起，拿起放不下的参考凭证。
1.档案是历史的真实凭证。档案的这种凭证作用，是由档案的形成及其本身的特点决定的：从其产生来看，档案是在工作活动中客观形成的文件转化来的，它记录形成者的思想和行动；从其形式上看，档案保留着历史标记，如有的是当事人的亲笔手稿、亲笔签署，或有机关、个人的印信，还有的是原来形象的拍照和原声录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，是反映历史活动的真实记录，是查考、争辩、研究和处理问题的依据。档案的凭证作用，换个角度就是法律证据，在法律上有效力。由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。
2.档案是日常管理的参考依据。人们通过档案了解历史，可以丰富自己的历史文化知识，提高自身的文化素养，在工作中通过档案借鉴过去或别人的经验和教训，以提高自己的工作质量和工作效率等，这些都发挥了档案的参考作用。如医疗保健档案是保障家庭成员健康成长的基础。人的一生中，生病是难免的，档案会记述和反映家庭成员患病过程、诊疗经过和效果，可以使医生对以前的疾病有一个全面的了解，帮助医生诊断及合理选择药物。保留生病时的各种化验单、检查报告等，可以避免重复检查化验，既节约时间和经费，又便于解决医疗纠纷，保障自己的合法权益。
二、随着社会分工的越来越细密，档案价值也日益凸显。
1.记载历史，折射社会变迁。档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时，就形成了档案的价值。比如家庭档案是家庭生活的历史记录，反映着每个家庭的经济往来、文化娱乐、学习工作等重要情况。家庭档案除了记载家庭生活外，还反映着家庭成员参与社会活动的情况。因此，家庭档案中还会涉及公务活动的记录，这些记录甚至在一些家庭中占有相当的比例，成为极具社会价值的一部分，折射着社会的发展变化，记录着历史前进的步伐。可以说，家庭档案是社会的缩影，是社会公共档案资源的重要补充。
2.充实国家档案，为社会所利用。如家庭档案虽然是一个家庭的，但它的价值可以向社会转化。一方面，现有的家庭档案向新产生的家庭转移。根据家庭的演变规律，子女长大后要成家立业，于是一个新的家庭就会从原有的家庭中转化分离出来，其原有家庭产生的一些档案资料便会由这个新家庭接收或者向新的家庭移交。这样，前辈家庭的档案便会随着家庭的演变和发展而得以承续和保存，有的可能流传几代家庭，甚至流传到社会。另一方面，由于家庭档案的价值不同，有的对国家和社会有保存价值的家庭档案，可能由家庭向国家档案馆移交、捐赠，或者由国家档案馆有偿征购，使这些家庭档案进入国家档案馆，成为社会公共档案的一部分，得以长期或永久保存、流传。您的家庭如果有对国家和社会具有保存价值的档案，也可以自愿移交、捐赠给国家档案馆，这是对社会的有益贡献。
三、随着经济社会的发展，档案工作的层次越来越多。
为了将这些档案合理的建立起来.并有效的进行管理。这就要求档案管理者要不断的适应发展需求，更新知识，寻求经验方法。
1.加大档案宣传力度，促进档案事业发展。在加强档案管理的同时，不断加大档案宣传力度，通过开展各种以宣传档案、《档案法》和档案工作、档案工作者为内容的档案宣传活动，促进档案事业的发展。《档案法》是档案工作的法律保障。只有法制深入人心，才能增强全社会的档案意识。可以利用电视专题片对档案工作中的重点工作进行介绍，使全民认识到档案收集、存档等工作环节的重要意义。并对重视档案工作、档案管理较好的单位或个人进行奖励。
2.充分利用网络优势，搭建资源共享平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室应充分利用局域网络，开设档案管理专题网站。设立档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录。利用网站发布公告，方便借阅，提高档案的利用率，初步实现归档电子化、存储数字化、查阅网络化、已达到资源共享。
3.增加管理信息存储量，不断丰富档案资源。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量。如利用数据光盘容量大、易保存的特点，将生产活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放，利用很小的空间就可以保存大量的信息。而且光盘的存储密度比纸质载体高出许多倍，能同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样，不但丰富了档案管理门类.同时也使各类档案信息得以良好的记录和保存。
4.工作标准化、规范化，实现档案管理现代化。标准化是建设数字档案馆的最实质的保障措施，它对数字档案馆资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和检索等各个方面做出统一规范，具体说在充分调研的基础上，采用现有的国家标准、通用规范，形成标准规范体系，以保证各个档案馆设备兼容、数据统一、达到科学有序的要求。如果没有统一的具体标准可以遵循，就无法实现档案资源共享。这是与时俱进的新规定，这就要求档案部门应努力做好档案信息化开发和档案信息化建设工作。我认为各单位应从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化建设，制定一系列有实际约束力规范和标准，特别是应该制定出发展各阶段的规划，搞好合理布局，进行统筹规划，只有这样才能少走弯路，统一思想、统一管理、统一部署、协调行动，实现真正意义上的档案信息资源共享。
5.加强业务培训，完善档案管理人员专业素质。在档案信息化建设中，档案工作者是最关键的因素，各种技术都必须通过档案人员发挥作用。为适应档案信息化的发展，各部门应加快培养掌握现代化信息技术的高层次人员，加强在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行业务培训，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，使之尽快适应档案信息化建设和正常运行的需要。