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摘要:在物资采购供应工作中,必须高度重视风险的过程控制,对于保证企业的正常生产、利益最优化具有重要的现实意义。与传统的风险控制模式相比,过程控制更注重对于风险的全方位、立体化控制,从而确保物资采购供应工作的有序进行。本文以中原油田分公司为例,对于强化物资采购供应风险的过程控制措施进行分析,仅供同行参考和借鉴。
关键词:物资;采购;供应;风险;过程控制
中图分类号:K826 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)06-0-02
物资采购供应过程控制是一种风险控制措施,实现把握物资供应工作主动权,对物资供应存在的风险进行有效识别,主动采取措施加以防范和化解,其根本目的就是保证生产建设物资能够安全、及时、经济供应。2008年以来,中原油田按照总部物资供应传统业务改造的要求,以质量控制、进度控制、物流控制为重点,全面加强物资供应过程控制工作,有效降低了物资采购风险,提高了物资安全、及时供应保障能力。
一、增强物资需求与采购计划的风险控制
1.需求计划及时性
(1)强化需求计划编报时间控制。按照年度计划为主、月度计划为辅的编报模式,每年10月份编报下年度物资需求计划,年度需求计划要占全年使用量的75%以上;每月1-15日前编报下月度需求计划,超时段编报,纳入使用单位计划提报及时率考核。
(2)强化需求形成过程控制。对油田改扩建、检维修等项目,组织人员提前介入需求形成过程,按照项目周期和施工进度,指导设备材料需求计划编报,为物资采购准备和排产制造留足时间,提高了物资供应工作的主动性。
(3)明确需求计划编报提前期。编制发布了油田生产建设主要物资的采购周期对照表,对使用单位的需求计划编报提前期进行明确规定,改变了过去物资需求计划及时率只有定性要求没有定量时限的情况,保证了物资需求计划提报的及时性。
2.需求计划準确性
(1)严格需求计划编报审核制度。对物资需求计划编报实行生产单位和专业部门“两级审核”制度。
使用单位对基层井、队、站提报的需求计划,每月物资部门组织财务、技术、生产、作业等部门召开物料平衡会,按照生产运行计划和需求紧急程度,从资金预算、规格型号、技术要求、使用时间等方面进行综合平衡和核实确认。
油田生产、装备、技术、科研等职能部门,按照专业管理范围和储备资金占用责任,对各单位编制的油套管、井下工具、采油助剂、钻井助剂、矿建料、防洪料等需求计划,统筹进行资源平衡,严格计划审核把关,保证了需求计划准确性。
(2)严格需求计划变更责任追究。使用单位提报需求计划后,由于技术参数调整、需求数量变化、工程施工进度等原因需要变更的,即时告知采购部门终止相关业务,并履行严格的计划变更审批程序;同时,任何形式的计划变更都要纳入对责任单位的需求计划准确率考核;对因计划变更影响生产经营、工程建设或造成库存积压的,追究需求计划提报单位、审核部门以及当事人的责任。
(3)强化物资计划执行考核。开发应用物资计划管理辅助系统,系统每月按照设定考核计算公式,自动导出各单位的需求计划准确率和领料及时率进行排名通报,同时自动导出业务部门的采购计划执行率和合同履约率进行排名通报,保证了物资计划执行的严肃性。
3.需求计划标准化
(1)推进计划提报程序标准化。2011年,在系统中对需求计划模块功能进行了增强,油田需求计划全部实现了线上提报,分公司单位和勘探局单位的提报程序、数据采集、管理要素、考核要求做到了规范化、标准化,有效保证了需求计划准确率。
(2)推进物料编码标准化。对油田ERP系统内7.6万条物料编码进行全面梳理,删除和冻结非标码、个性码编码10304条,使用单位的物资需求计划必须按照标准物料编码提报,强化了需求物资信息标准化。
(3)推进物资需求标准化。编制了14个大类、134个品种的《物资需求标准化品种目录》,明确了品牌范围、规格型号以及对应的编码列表。发布了重要设备原厂配件、井下修井类工具、机电产品的《标准化采购技术规范指引》,从产品命名、物料编码、参考价、采购渠道、产品执行标准及检验验收标准等方面进行了统一规范,使用单位只需按照对应的指引和编码提出需求数量,物资部门即可按照统一规范的产品名称和技术标准实施标准化采购。
4.采购计划控制
(1)严格物料综合平衡控制。在编制采购计划时,首先坚持ERP系统MRP平衡,同时,在油田需求物资消耗数据库中,坚持对7万余项物资的历年消耗数据与采购计划自动进行检索比对,查找分析消耗异常原因,确保采购计划的准确性。
(2)强化采购计划会审程序。会同油田管理、技术部门和使用单位,着重审核计划与生产的匹配性,采购时间与工程进度的匹配性。在石油专用管采购计划编报前,物资部门组织油气技术、勘探开发、生产设计等部门,对生产任务、需求数量、规格型号、供货进度、改代利用进行集中会审,确保了计划的准确性,有效防范了新增积压。
(3)加强采购操作程序控制。出台了《中原油田重要物资技术评审实施办法》,对固井材料、通用设备、防喷器、钻具等35个类别的重要物资,由专业管理部门成立评审组,对其规格型号、技术参数、检验标准、供应商选择范围等进行技术论证和联合评审,物资部门严格按照评审结果实施采购,实现了重要物资采购决策与执行的程序化、制度化管理。
(4)采购计划执行控制。将会审后的采购计划导入系统,采购部门严格执行;确因需变更的,要严格履行变更程序;设置采购计划执行率考核指标,过程控制部门对计划执行的全过程进行实时跟踪和监督考核,有效控制无计划、超计划采购风险。
(5)加强供应商选择控制。严格落实供应商业绩引导订货机制,每年发布油田自采物资品种综合业绩排名,评选AB级供应商名单,并将排名和名单与采购策略管理程序进行集成应用,作为物资采购渠道初选的主要依据。 二、严格物资分类分级管理
1.重要物资列入A类和一二级物资目录
将钻机、大型压裂设备、关键井控设备等48项重要物资列入A类和一二级物资目录,从需求时间、技术交流、商务谈判、排产进度、到货验收、货款支付等环节,制定了相应的过程控制措施,并纳入年度采购策略管理;对列入目录的物资,业务人员根据采购合同在电子商务平台制订过程控制计划,按照物资采购进展情况,在系统中实时输入过程控制相关信息,实施线上控制。
2.强化供应协调与跟踪管理
对油田重点投资项目所需设备材料,要求过程控制人员提前介入项目立项和设计,对项目所需的重点设备材料,建立线下物资供应全流程控制台账,从需求时间、资料交付、合同签订、催交催运、安装调试等方面,每周进行信息跟踪与维护,实行项目物资供应旬报制度,及时反映项目运行和供应进度信息。
三、完善与风险控制相关的制度与运行机制
1.改革机构设置与制度配套
2011年,成立物资供应过程控制科,按照从需求产生到需求满足的全业务过程控制管理思想,负责物资供应过程控制工作的组织、实施、监督和考核。在油田层面出台了《中原油田物资供应过程控制实施方案》,在供应处层面出台了《物资供应过程控制实施细则》,为过程控制工作扎实推进提供了组织和制度保障。
2.完善现行的运行机制与管控方式
结合中原油田生产实际,对物资采购供应业务操作进行全面梳理,按照计划、采购、执行三个阶段,找出了8个业务环节的84个风险控制点,逐项制定了相对应的170个风险防控措施和工作标准,建立了系统、规范的物资供应过程控制工作运行机制,提高了过程控制专业化管理能力和工作效能。
四、严格合同执行过程控制
1.开发了物资质量控制信息程序
对油田采购物资涉及的国家标准、行业标准、企业标准以及集团公司发布的物资采购技术条件标准进行了梳理,将53122项常用物资的产品技术标准维护到ERP系统中,建立了产品技术标准数据库。技术标准与物料编码一一对应,业务人员在订立采购合同时自动带入产品技术标准,既保证了产品质量技术标准采集的准确性,又提高了合同签约效率。
2.加强对合同执行和履约情况实时监控
要求每个采购业务科室都要建立物资采购合同(协议)履约台账,并在油田物资采购管理辅助系统开发了合同执行管理控制功能,由系统按照到货物资验收单自动核销合同,做到了对合同执行和履约情况实时监控。对纳入油田A类和一、二级物资过程控制目录的重要设备材料,要求采购部门必须在合同条款中明确外购原材料和外协件的供货渠道,以及相应的违约责任;必须编制物资供应过程控制方案、制造进度计划,作为采购合同的附件。另外,对重要化工产品的原辅料、电器设备主要元器件、劳保布料等直接影响供应物资质量的原材料或配件,由业务部门统一采购后,向加工制造商供货,并在合同条款中明确产品制造质量要求和验收标准。
3.提高了合同执行的严肃性
将合同履约率和交货情况纳入对采购业务科室和供应商日常考核,月度分析通报,季度考核兑现,提高了合同执行的严肃性。制定了物资供应时效考核办法,从需求计划接收、采购计划审批下达、编码新增办理,到合同签订、合同执行整个业务流转全过程,明确了20个业务操作环节的时效标准,每月跟踪检查,季度通报考核,凡是时效超过30天的都要进行考核分析,对超过时效的单位扣罚绩效得分,对责任人扣罚绩效工资。
4.加强货款承付过程控制
(1)按照专业化分工流程化操作机制建设要求,由过程控制人员根据合同执行及到货验收情况进行货款支付申请;对出现产品质量、延迟交货等问题的违约供应商,严格依据合同条款进行索赔或扣减货款。
(2)对发料形成货款暂估实行每月清零制度,对过程控制部门暂估余额和挂账及时率进行考核,对供应商货款严格按照挂账时间顺序进行公示、承付,有效减少了人为因素。
(3)将货款支付与产品质量及使用效果挂钩,对化工产品按照投入产出比付款,对钻头按照钻井进尺付款,对生活用煤按煤炭发热量计价付款,有效控制了资金支付风险。
五、切实加强物资供应过程的质量控制
1.实施物资质量凭证采购制度
将6种国家强制性认证和工业生产许可证产品纳入凭证采购目录,对518家供应商相关资质证件进行备案登记,业务部门严格实行凭证采购,防范了采购物资质量风险。
2.强化加工制造过程的质量监控
制定了14个大类、529个小类物资的油田《必检物资目录》,并在ERP系统中固化控制,物资到货后按目录自动识别、报检,检验不合格的不得入库,同时油田质量监督部门对在库和现场使用物资进行随机抽检;对燃油注气锅炉等重要设备材料严格按照质量控制等级要求,采取驻厂巡检、出厂检验等方式。对重要物资和关键设备的制造过程实行现场巡检制度,严格按照合同约定的原材料外购渠道、外协件品牌等条款,组织人员定期到生产厂家实地检查,对产品加工制造质量记录进行现场验证,及时掌握供应商排产制造进度及质量状况。
3.加强物资使用过程质量控制
对生产常耗物资,定期开展现场质量调查和回访,每月下发《采购物资质量管理通报》,并从产品材质、生产工艺、验收标准等环节,全面开展供采购物资质量治理活动,先后对压力表、三角带、截止阀等15项物资实施了专项治理,供应物资质量档次和用户使用满意度得到明显提高。另外,对油田地面工程建设、装置改造项目用料,在签订采购合同时明确相应的供应商回收条款。对通用物资均采取供应商寄售方式供应,工程结束后余料全部退回供应商;对项目加工定制的专用物资,根据施工进度与供应商明确约定排产制造、交付安装等供货条件。近年来,在油田本埠各类检维修、改扩建工程项目中未形成工程余料。
六、总结
综上所述,随着中原油田分公司对于物资采购供应风险过程控制理念的加深认识与实践应用,确保了物资采购供应工作的科学、有序开展。同时,通过对风险过程控制策略的不断改进与完善,目前已经基本实现了由“救火式”事后处置向“预防式”风险管控的转变,这对于促进企业物资采购供应工作整体管理能力的提升也是具有重要意义的。
参考文献:
[1]邓永国.企业物资采购风险研究[J].中国物流与采购,2008(12):44-45.
[2]张书平.企业物资采购风险分析及防范措施[J].经济研究导刊,2012(30):7-9.
[3]袁泉,马前.浅谈石油企业物资采购风险评估与管控[J].市场研究,2012(03):51.
[4]马前.浅析油田企业物资采购风险及管理控制[J].经济师,2009(12):37-38.
[5]李冬玲,秦有铁.浅谈中石化紧急项目的物资采购供应管理[J].中国市场,2014(06):19-20.
[6]張慧敏.油田企业物资采购供应中的问题与对策[J].科技视界,2013(21):79.
作者简介:王庆军,男,经济师,副科长,从事物资管理方向的研究。
关键词:物资;采购;供应;风险;过程控制
中图分类号:K826 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)06-0-02
物资采购供应过程控制是一种风险控制措施,实现把握物资供应工作主动权,对物资供应存在的风险进行有效识别,主动采取措施加以防范和化解,其根本目的就是保证生产建设物资能够安全、及时、经济供应。2008年以来,中原油田按照总部物资供应传统业务改造的要求,以质量控制、进度控制、物流控制为重点,全面加强物资供应过程控制工作,有效降低了物资采购风险,提高了物资安全、及时供应保障能力。
一、增强物资需求与采购计划的风险控制
1.需求计划及时性
(1)强化需求计划编报时间控制。按照年度计划为主、月度计划为辅的编报模式,每年10月份编报下年度物资需求计划,年度需求计划要占全年使用量的75%以上;每月1-15日前编报下月度需求计划,超时段编报,纳入使用单位计划提报及时率考核。
(2)强化需求形成过程控制。对油田改扩建、检维修等项目,组织人员提前介入需求形成过程,按照项目周期和施工进度,指导设备材料需求计划编报,为物资采购准备和排产制造留足时间,提高了物资供应工作的主动性。
(3)明确需求计划编报提前期。编制发布了油田生产建设主要物资的采购周期对照表,对使用单位的需求计划编报提前期进行明确规定,改变了过去物资需求计划及时率只有定性要求没有定量时限的情况,保证了物资需求计划提报的及时性。
2.需求计划準确性
(1)严格需求计划编报审核制度。对物资需求计划编报实行生产单位和专业部门“两级审核”制度。
使用单位对基层井、队、站提报的需求计划,每月物资部门组织财务、技术、生产、作业等部门召开物料平衡会,按照生产运行计划和需求紧急程度,从资金预算、规格型号、技术要求、使用时间等方面进行综合平衡和核实确认。
油田生产、装备、技术、科研等职能部门,按照专业管理范围和储备资金占用责任,对各单位编制的油套管、井下工具、采油助剂、钻井助剂、矿建料、防洪料等需求计划,统筹进行资源平衡,严格计划审核把关,保证了需求计划准确性。
(2)严格需求计划变更责任追究。使用单位提报需求计划后,由于技术参数调整、需求数量变化、工程施工进度等原因需要变更的,即时告知采购部门终止相关业务,并履行严格的计划变更审批程序;同时,任何形式的计划变更都要纳入对责任单位的需求计划准确率考核;对因计划变更影响生产经营、工程建设或造成库存积压的,追究需求计划提报单位、审核部门以及当事人的责任。
(3)强化物资计划执行考核。开发应用物资计划管理辅助系统,系统每月按照设定考核计算公式,自动导出各单位的需求计划准确率和领料及时率进行排名通报,同时自动导出业务部门的采购计划执行率和合同履约率进行排名通报,保证了物资计划执行的严肃性。
3.需求计划标准化
(1)推进计划提报程序标准化。2011年,在系统中对需求计划模块功能进行了增强,油田需求计划全部实现了线上提报,分公司单位和勘探局单位的提报程序、数据采集、管理要素、考核要求做到了规范化、标准化,有效保证了需求计划准确率。
(2)推进物料编码标准化。对油田ERP系统内7.6万条物料编码进行全面梳理,删除和冻结非标码、个性码编码10304条,使用单位的物资需求计划必须按照标准物料编码提报,强化了需求物资信息标准化。
(3)推进物资需求标准化。编制了14个大类、134个品种的《物资需求标准化品种目录》,明确了品牌范围、规格型号以及对应的编码列表。发布了重要设备原厂配件、井下修井类工具、机电产品的《标准化采购技术规范指引》,从产品命名、物料编码、参考价、采购渠道、产品执行标准及检验验收标准等方面进行了统一规范,使用单位只需按照对应的指引和编码提出需求数量,物资部门即可按照统一规范的产品名称和技术标准实施标准化采购。
4.采购计划控制
(1)严格物料综合平衡控制。在编制采购计划时,首先坚持ERP系统MRP平衡,同时,在油田需求物资消耗数据库中,坚持对7万余项物资的历年消耗数据与采购计划自动进行检索比对,查找分析消耗异常原因,确保采购计划的准确性。
(2)强化采购计划会审程序。会同油田管理、技术部门和使用单位,着重审核计划与生产的匹配性,采购时间与工程进度的匹配性。在石油专用管采购计划编报前,物资部门组织油气技术、勘探开发、生产设计等部门,对生产任务、需求数量、规格型号、供货进度、改代利用进行集中会审,确保了计划的准确性,有效防范了新增积压。
(3)加强采购操作程序控制。出台了《中原油田重要物资技术评审实施办法》,对固井材料、通用设备、防喷器、钻具等35个类别的重要物资,由专业管理部门成立评审组,对其规格型号、技术参数、检验标准、供应商选择范围等进行技术论证和联合评审,物资部门严格按照评审结果实施采购,实现了重要物资采购决策与执行的程序化、制度化管理。
(4)采购计划执行控制。将会审后的采购计划导入系统,采购部门严格执行;确因需变更的,要严格履行变更程序;设置采购计划执行率考核指标,过程控制部门对计划执行的全过程进行实时跟踪和监督考核,有效控制无计划、超计划采购风险。
(5)加强供应商选择控制。严格落实供应商业绩引导订货机制,每年发布油田自采物资品种综合业绩排名,评选AB级供应商名单,并将排名和名单与采购策略管理程序进行集成应用,作为物资采购渠道初选的主要依据。 二、严格物资分类分级管理
1.重要物资列入A类和一二级物资目录
将钻机、大型压裂设备、关键井控设备等48项重要物资列入A类和一二级物资目录,从需求时间、技术交流、商务谈判、排产进度、到货验收、货款支付等环节,制定了相应的过程控制措施,并纳入年度采购策略管理;对列入目录的物资,业务人员根据采购合同在电子商务平台制订过程控制计划,按照物资采购进展情况,在系统中实时输入过程控制相关信息,实施线上控制。
2.强化供应协调与跟踪管理
对油田重点投资项目所需设备材料,要求过程控制人员提前介入项目立项和设计,对项目所需的重点设备材料,建立线下物资供应全流程控制台账,从需求时间、资料交付、合同签订、催交催运、安装调试等方面,每周进行信息跟踪与维护,实行项目物资供应旬报制度,及时反映项目运行和供应进度信息。
三、完善与风险控制相关的制度与运行机制
1.改革机构设置与制度配套
2011年,成立物资供应过程控制科,按照从需求产生到需求满足的全业务过程控制管理思想,负责物资供应过程控制工作的组织、实施、监督和考核。在油田层面出台了《中原油田物资供应过程控制实施方案》,在供应处层面出台了《物资供应过程控制实施细则》,为过程控制工作扎实推进提供了组织和制度保障。
2.完善现行的运行机制与管控方式
结合中原油田生产实际,对物资采购供应业务操作进行全面梳理,按照计划、采购、执行三个阶段,找出了8个业务环节的84个风险控制点,逐项制定了相对应的170个风险防控措施和工作标准,建立了系统、规范的物资供应过程控制工作运行机制,提高了过程控制专业化管理能力和工作效能。
四、严格合同执行过程控制
1.开发了物资质量控制信息程序
对油田采购物资涉及的国家标准、行业标准、企业标准以及集团公司发布的物资采购技术条件标准进行了梳理,将53122项常用物资的产品技术标准维护到ERP系统中,建立了产品技术标准数据库。技术标准与物料编码一一对应,业务人员在订立采购合同时自动带入产品技术标准,既保证了产品质量技术标准采集的准确性,又提高了合同签约效率。
2.加强对合同执行和履约情况实时监控
要求每个采购业务科室都要建立物资采购合同(协议)履约台账,并在油田物资采购管理辅助系统开发了合同执行管理控制功能,由系统按照到货物资验收单自动核销合同,做到了对合同执行和履约情况实时监控。对纳入油田A类和一、二级物资过程控制目录的重要设备材料,要求采购部门必须在合同条款中明确外购原材料和外协件的供货渠道,以及相应的违约责任;必须编制物资供应过程控制方案、制造进度计划,作为采购合同的附件。另外,对重要化工产品的原辅料、电器设备主要元器件、劳保布料等直接影响供应物资质量的原材料或配件,由业务部门统一采购后,向加工制造商供货,并在合同条款中明确产品制造质量要求和验收标准。
3.提高了合同执行的严肃性
将合同履约率和交货情况纳入对采购业务科室和供应商日常考核,月度分析通报,季度考核兑现,提高了合同执行的严肃性。制定了物资供应时效考核办法,从需求计划接收、采购计划审批下达、编码新增办理,到合同签订、合同执行整个业务流转全过程,明确了20个业务操作环节的时效标准,每月跟踪检查,季度通报考核,凡是时效超过30天的都要进行考核分析,对超过时效的单位扣罚绩效得分,对责任人扣罚绩效工资。
4.加强货款承付过程控制
(1)按照专业化分工流程化操作机制建设要求,由过程控制人员根据合同执行及到货验收情况进行货款支付申请;对出现产品质量、延迟交货等问题的违约供应商,严格依据合同条款进行索赔或扣减货款。
(2)对发料形成货款暂估实行每月清零制度,对过程控制部门暂估余额和挂账及时率进行考核,对供应商货款严格按照挂账时间顺序进行公示、承付,有效减少了人为因素。
(3)将货款支付与产品质量及使用效果挂钩,对化工产品按照投入产出比付款,对钻头按照钻井进尺付款,对生活用煤按煤炭发热量计价付款,有效控制了资金支付风险。
五、切实加强物资供应过程的质量控制
1.实施物资质量凭证采购制度
将6种国家强制性认证和工业生产许可证产品纳入凭证采购目录,对518家供应商相关资质证件进行备案登记,业务部门严格实行凭证采购,防范了采购物资质量风险。
2.强化加工制造过程的质量监控
制定了14个大类、529个小类物资的油田《必检物资目录》,并在ERP系统中固化控制,物资到货后按目录自动识别、报检,检验不合格的不得入库,同时油田质量监督部门对在库和现场使用物资进行随机抽检;对燃油注气锅炉等重要设备材料严格按照质量控制等级要求,采取驻厂巡检、出厂检验等方式。对重要物资和关键设备的制造过程实行现场巡检制度,严格按照合同约定的原材料外购渠道、外协件品牌等条款,组织人员定期到生产厂家实地检查,对产品加工制造质量记录进行现场验证,及时掌握供应商排产制造进度及质量状况。
3.加强物资使用过程质量控制
对生产常耗物资,定期开展现场质量调查和回访,每月下发《采购物资质量管理通报》,并从产品材质、生产工艺、验收标准等环节,全面开展供采购物资质量治理活动,先后对压力表、三角带、截止阀等15项物资实施了专项治理,供应物资质量档次和用户使用满意度得到明显提高。另外,对油田地面工程建设、装置改造项目用料,在签订采购合同时明确相应的供应商回收条款。对通用物资均采取供应商寄售方式供应,工程结束后余料全部退回供应商;对项目加工定制的专用物资,根据施工进度与供应商明确约定排产制造、交付安装等供货条件。近年来,在油田本埠各类检维修、改扩建工程项目中未形成工程余料。
六、总结
综上所述,随着中原油田分公司对于物资采购供应风险过程控制理念的加深认识与实践应用,确保了物资采购供应工作的科学、有序开展。同时,通过对风险过程控制策略的不断改进与完善,目前已经基本实现了由“救火式”事后处置向“预防式”风险管控的转变,这对于促进企业物资采购供应工作整体管理能力的提升也是具有重要意义的。
参考文献:
[1]邓永国.企业物资采购风险研究[J].中国物流与采购,2008(12):44-45.
[2]张书平.企业物资采购风险分析及防范措施[J].经济研究导刊,2012(30):7-9.
[3]袁泉,马前.浅谈石油企业物资采购风险评估与管控[J].市场研究,2012(03):51.
[4]马前.浅析油田企业物资采购风险及管理控制[J].经济师,2009(12):37-38.
[5]李冬玲,秦有铁.浅谈中石化紧急项目的物资采购供应管理[J].中国市场,2014(06):19-20.
[6]張慧敏.油田企业物资采购供应中的问题与对策[J].科技视界,2013(21):79.
作者简介:王庆军,男,经济师,副科长,从事物资管理方向的研究。