论文部分内容阅读
摘 要：会计档案是各项经济业务的历史记录，是总结经验、进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。作用十分广泛。目前在会计档案管理中存在部分问题，应进行必要的完善，进一步加强会计档案管理工作。
会计档案是指单位分类归档保存的会计核算书面材料，它是记录和反映国家机关、社会团体、企事业单位经济业务活动的重要史料和证据。包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告，以及其他有关财务会计文件，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。
1 会计档案的特点
会计档案是各项经济业务的历史记录，是总结经验、进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。会计档案作为单位整个档案体系中的组成部分，具备了一般档案的基本特点：会计档案必须是已经处理完毕的会计资料，是经过“去粗取精”、鉴别、挑选、加工整理有一定查考利用价值的会计资料。会计档案的个性特点主要有：
1.1形成的客观性。会计档案是各单位经济活动过程中自然形成的，对过去的经济活动情况如实反映，它反映经济事物的本来面目和经济活动过程的原始情况，具有较强的客观性。
1.2来源的广泛性。各单位都是国民经济的细胞单位，他们在再生产过程中担负着不同的历史使命。其经济活动紧密相联又各有侧重。因此决定了在这些活动中所形成的会计档案来源的广泛性。
1.3形式的多样性。会计档案除了在会计核算活动中形成的会计凭证、账簿、报表之外，还包括会计制度、财务管理规定、财务计划、财务分析、财务工作总结、会计材料、往来文书等材料。
1.4手段的数量性。会计档案的形成主要是对经济活动和财务收支进行量的记录和描述，以反映经济活动和财务收支的变化过程。
1.5内容的专业性。会计档案是人们从事经济活动时的自然产物，是与经济活动和财务收支密切关联的，其内容反映了各单位的财务业务。
1.6体系的严密性。会计档案是在会计核算过程中，通过对资金运动的全过程进行系统连续的记录、核算、综合分析和评价而形成的一个严密的体系。
1.7法律的权威性。现行的《会计档案管理办法》与《会计法》第二十三条都对会计档案管理的重要性和必要性以法律的形式予以确定，从而使其在法律上具有权威性。
2 会计档案的分类
会计档案一般可按以下几种标志分类
2.1按产生会计档案的工作单位性质划分 会计档案可分为企业会计档案、银行会计档案、财政总预算会计档案、行政事业单位会计档案和税收会计档案等。
2.2按会计档案保管年限划分 会计档案可分为定期保存会计档案和永久保存会计档案。
2.3按会计档案的外表形式划分 会计档案分为会计凭证档案、会计账簿档案、财务会计报告档案和其他会计档案。
3 会计档案的作用
会计档案的作用十分广泛，其主要作用有：
3.1通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务、办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的真实情况。充分利用会计档案资料对于单位总结经济工作经验，吸取教训，堵塞漏洞，探索经济工作的规律，加强和提高经济管理水平，研究经济发展的方针，具有重要的借鉴和参考作用。
3.2会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况。如果一个单位存在会计账目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来；同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可从会计档案中反映和体现出来。
3.3会计档案可以为国家完善会计制度提供借鉴。国家有关部门在制定、完善会计制度时，可以通过查阅、研究、分析会计档案，找出现行会计制度中需要进一步改进的地方，从而采取有针对性的措施，加以完善。会计档案还可以为国家相关部门制订经济发展方针和计划，进行经济预测和决策，提供重要信息。
3.4会计档案可以起到重要的查证财务问题的作用。国家审计机关、司法机关以及其他相关经济监督管理部门和单位内部审计部门，可以通过会计档案的审查，证实过去发生的财务问题或违法犯罪行为，保障国家和单位的财产安全。
4 会计档案的工作内容
会计档案工作是一项技术性、政策性都很强的工作，为此，《会计法》授权国务院财政部门会同有关部门制定了《会计档案管理办法》，按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案工作主要有以下几个内容：
4.1会计档案的收集与整理。各单位必须及时把分散在单位内部的会计资料按照《会计档案管理办法》等规定，有计划地集中起来，将已收集的会计档案分门别类地加以系统化、条理化。
4.2会计档案的鉴定。随着时间的推移，新的会计档案不断产生和补充，档案的数量日益增多，其中有些档案就可能失去保存价值，为了解决档案庞杂，与只需保存有价值的档案之间的矛盾，就必需对保存的会计档案进行鉴别，去粗取精，弃旧存新，这就形成了会计档案的鉴定工作。
4.3会计档案的保管。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案管理机构统一保管。要竭力消除损坏和毁灭档案的种种客观因素，以延长会计档案的寿命，维护其系统安全与完整。
会计档案工作的几个内容是一个有机的整体，它们之间各自相互独立而又相互制约、相互促进。会计人员和档案工作者必须有对会计档案负责、对历史负责的高度责任感，管理好会计档案，更好地为经济建设服务。
5 会计档案管理中存在的问题
5.1思想认识不足，档案观念淡薄。尽管《会计法》、《会计档案管理办法》对会计档案的管理有具体规定，但仍有一些单位的领导和会计人员对加强会计档案管理的意义、作用认识不足，认为会计档案对经济效益没有影响，视之可有可无、可管可不管的一项工作，以致出现会计档案无专房、专橱、专人负责的状况。 5.2管理制度混乱不健全。档案存放混乱，归类立卷不科学，档案调阅不按制度办理，不履行必要的借阅手续。会计档案保存期满，不及时销毁，而是乱堆乱放，既不登记也不分类，管理责任不落实，会计档案遭虫蛀、鼠咬、霉烂等情况十分严重。
5.3管理人员素质差，缺乏档案管理专业知识。一是缺乏会计档案知识，对会计档案的装订、立卷、归档等基础工作及其收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等管理制度不甚了解，管理工作无法下手。二是缺乏文书档案知识，《会计档案管理办法》规定，预算、计划、制度等文件材料按照文书档案管理办法执行。实际工作中，对经济合同等文件材料的管理，财会人员一无所知，有的按年装订成册，有的用报纸封包，既不分类又不编号，给查阅利用工作带来诸多不便。
6 加强会计档案管理工作的意见
为切实加强会计档案的管理工作，保证其完整无缺，向管理科学化、现代化努力，充分发挥会计档案在经济管理中的作用，笔者提出如下几点意见：
6.1加强会计档案工作的领导。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保存、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保存、有效存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。
6.2建立健全管理制度，强化会计档案的科学管理。一是根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，建立集中统一的管理制度；二是建立会计档案保存制度，准确地划分保密范围和密别等级，明确不同密级档案的使用范围和方法；三是建立会计档案的查阅、复制制度。单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，办理查、借阅或复制手续，查阅或者复制会计档案人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。四是建立会计档案检查制度，对会计档案及其保管工作经常进行检查核对，及时发现问题采取措施，保证会计档案的安全和完整无损。五是建立定期销毁制度。会计档案保管期满后，由本单位档案机构、会同会计机构提出销毁意见，单位负责人在会计档案销毁注册上签署意见上报主管部门批准后方能销毁。鉴销人员应同时在销毁清册上签名盖章，以示责任。
6.3加强档案知识培训，提高业务素质。财政、档案和单位主管部门应定期举办会计档案知识培训班，普及会计档案知识。通过培训，印发自学材料，参观学习会计档案管理先进单位，汲取经验，使每个会计人员都能熟悉和掌握会计档案管理制度，严格按规定办事，不断提高自身素质。同时，把会计档案作为考核财会人员的工作质量，评价其管理水平的内容之一，按照一定的奖惩办法加以考核，使会计档案管理工作不断提高。■
会计档案是指单位分类归档保存的会计核算书面材料，它是记录和反映国家机关、社会团体、企事业单位经济业务活动的重要史料和证据。包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告，以及其他有关财务会计文件，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。
1 会计档案的特点
会计档案是各项经济业务的历史记录，是总结经验、进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。会计档案作为单位整个档案体系中的组成部分，具备了一般档案的基本特点：会计档案必须是已经处理完毕的会计资料，是经过“去粗取精”、鉴别、挑选、加工整理有一定查考利用价值的会计资料。会计档案的个性特点主要有：
1.1形成的客观性。会计档案是各单位经济活动过程中自然形成的，对过去的经济活动情况如实反映，它反映经济事物的本来面目和经济活动过程的原始情况，具有较强的客观性。
1.2来源的广泛性。各单位都是国民经济的细胞单位，他们在再生产过程中担负着不同的历史使命。其经济活动紧密相联又各有侧重。因此决定了在这些活动中所形成的会计档案来源的广泛性。
1.3形式的多样性。会计档案除了在会计核算活动中形成的会计凭证、账簿、报表之外，还包括会计制度、财务管理规定、财务计划、财务分析、财务工作总结、会计材料、往来文书等材料。
1.4手段的数量性。会计档案的形成主要是对经济活动和财务收支进行量的记录和描述，以反映经济活动和财务收支的变化过程。
1.5内容的专业性。会计档案是人们从事经济活动时的自然产物，是与经济活动和财务收支密切关联的，其内容反映了各单位的财务业务。
1.6体系的严密性。会计档案是在会计核算过程中，通过对资金运动的全过程进行系统连续的记录、核算、综合分析和评价而形成的一个严密的体系。
1.7法律的权威性。现行的《会计档案管理办法》与《会计法》第二十三条都对会计档案管理的重要性和必要性以法律的形式予以确定，从而使其在法律上具有权威性。
2 会计档案的分类
会计档案一般可按以下几种标志分类
2.1按产生会计档案的工作单位性质划分 会计档案可分为企业会计档案、银行会计档案、财政总预算会计档案、行政事业单位会计档案和税收会计档案等。
2.2按会计档案保管年限划分 会计档案可分为定期保存会计档案和永久保存会计档案。
2.3按会计档案的外表形式划分 会计档案分为会计凭证档案、会计账簿档案、财务会计报告档案和其他会计档案。
3 会计档案的作用
会计档案的作用十分广泛，其主要作用有：
3.1通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务、办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的真实情况。充分利用会计档案资料对于单位总结经济工作经验，吸取教训，堵塞漏洞，探索经济工作的规律，加强和提高经济管理水平，研究经济发展的方针，具有重要的借鉴和参考作用。
3.2会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况。如果一个单位存在会计账目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来；同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可从会计档案中反映和体现出来。
3.3会计档案可以为国家完善会计制度提供借鉴。国家有关部门在制定、完善会计制度时，可以通过查阅、研究、分析会计档案，找出现行会计制度中需要进一步改进的地方，从而采取有针对性的措施，加以完善。会计档案还可以为国家相关部门制订经济发展方针和计划，进行经济预测和决策，提供重要信息。
3.4会计档案可以起到重要的查证财务问题的作用。国家审计机关、司法机关以及其他相关经济监督管理部门和单位内部审计部门，可以通过会计档案的审查，证实过去发生的财务问题或违法犯罪行为，保障国家和单位的财产安全。
4 会计档案的工作内容
会计档案工作是一项技术性、政策性都很强的工作，为此，《会计法》授权国务院财政部门会同有关部门制定了《会计档案管理办法》，按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案工作主要有以下几个内容：
4.1会计档案的收集与整理。各单位必须及时把分散在单位内部的会计资料按照《会计档案管理办法》等规定，有计划地集中起来，将已收集的会计档案分门别类地加以系统化、条理化。
4.2会计档案的鉴定。随着时间的推移，新的会计档案不断产生和补充，档案的数量日益增多，其中有些档案就可能失去保存价值，为了解决档案庞杂，与只需保存有价值的档案之间的矛盾，就必需对保存的会计档案进行鉴别，去粗取精，弃旧存新，这就形成了会计档案的鉴定工作。
4.3会计档案的保管。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案管理机构统一保管。要竭力消除损坏和毁灭档案的种种客观因素，以延长会计档案的寿命，维护其系统安全与完整。
会计档案工作的几个内容是一个有机的整体，它们之间各自相互独立而又相互制约、相互促进。会计人员和档案工作者必须有对会计档案负责、对历史负责的高度责任感，管理好会计档案，更好地为经济建设服务。
5 会计档案管理中存在的问题
5.1思想认识不足，档案观念淡薄。尽管《会计法》、《会计档案管理办法》对会计档案的管理有具体规定，但仍有一些单位的领导和会计人员对加强会计档案管理的意义、作用认识不足，认为会计档案对经济效益没有影响，视之可有可无、可管可不管的一项工作，以致出现会计档案无专房、专橱、专人负责的状况。 5.2管理制度混乱不健全。档案存放混乱，归类立卷不科学，档案调阅不按制度办理，不履行必要的借阅手续。会计档案保存期满，不及时销毁，而是乱堆乱放，既不登记也不分类，管理责任不落实，会计档案遭虫蛀、鼠咬、霉烂等情况十分严重。
5.3管理人员素质差，缺乏档案管理专业知识。一是缺乏会计档案知识，对会计档案的装订、立卷、归档等基础工作及其收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等管理制度不甚了解，管理工作无法下手。二是缺乏文书档案知识，《会计档案管理办法》规定，预算、计划、制度等文件材料按照文书档案管理办法执行。实际工作中，对经济合同等文件材料的管理，财会人员一无所知，有的按年装订成册，有的用报纸封包，既不分类又不编号，给查阅利用工作带来诸多不便。
6 加强会计档案管理工作的意见
为切实加强会计档案的管理工作，保证其完整无缺，向管理科学化、现代化努力，充分发挥会计档案在经济管理中的作用，笔者提出如下几点意见：
6.1加强会计档案工作的领导。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保存、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保存、有效存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。
6.2建立健全管理制度，强化会计档案的科学管理。一是根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，建立集中统一的管理制度；二是建立会计档案保存制度，准确地划分保密范围和密别等级，明确不同密级档案的使用范围和方法；三是建立会计档案的查阅、复制制度。单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，办理查、借阅或复制手续，查阅或者复制会计档案人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。四是建立会计档案检查制度，对会计档案及其保管工作经常进行检查核对，及时发现问题采取措施，保证会计档案的安全和完整无损。五是建立定期销毁制度。会计档案保管期满后，由本单位档案机构、会同会计机构提出销毁意见，单位负责人在会计档案销毁注册上签署意见上报主管部门批准后方能销毁。鉴销人员应同时在销毁清册上签名盖章，以示责任。
6.3加强档案知识培训，提高业务素质。财政、档案和单位主管部门应定期举办会计档案知识培训班，普及会计档案知识。通过培训，印发自学材料，参观学习会计档案管理先进单位，汲取经验，使每个会计人员都能熟悉和掌握会计档案管理制度，严格按规定办事，不断提高自身素质。同时，把会计档案作为考核财会人员的工作质量，评价其管理水平的内容之一，按照一定的奖惩办法加以考核，使会计档案管理工作不断提高。■