基于供应链采购平台构建的采购管理变革研究

来源 :现代营销·理论 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wcbcni22
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  摘 要:在大数据背景下,互联网技术的不断发展推动了市场经济的细分,企业的生产成本日益透明化,与此同时伴随产业的发展而来的产品同质化和价格战也导致的市场竞争日益激烈,企业的利润空间受到极大的挤压,越来越多的企业开始重视成本管理。本文通过梳理浙江GH公司采购管理的模式和现状,分析其存在的问题,提出采购成本管理变革思路与措施,以期通过采购管理的变革,完善浙江GH公司采购环节内部控制,优化采购流程,降低采购成本,提升采购效率。
  关键词:供应链;采购平台;成本管理
  一、浙江GH有限公司采购管理的现状
  在经济逐渐下行的新常态下,原材料价格和人力成本大幅上涨,行业竞争压力不断加大,GH公司在寻求有效的渠道来控制成本,提升竞争力。GH公司作为一家多元化发展的大型公司公司,业务包含起重机司机室、成套电气控制系统、起重机控制台及各类安全保护装置四大板块,采用相关多元化的发展战略,产品事业部制组织结构,四大业务板块按产品类别进行设置事业部,下属事业部实行分权管理,采购范围包括方钢管、横腹杆、加强筋、钢板网、爬梯等原材料也包括电脑、打印机、A4纸等办公用品,涉及常用供应商136家,GH公司业务规模的扩大及多元化的发展模式导致其采购物资种类繁多,公司总部对下属事业部的分权管理模式导致各采购部门之间缺乏沟通和交流,议价能力低,供应商数量多且杂乱,服务水平参差不齐,公司缺乏采购相关的内部控制,无法有效对各下属事业部供应商进行管控,不利于物资采购的稳定性,同时造成采购管理成本重复,采购金额波动较大,采购成本居高不下。
  二、GH公司采购管理存在的问题
  采购部门GH公司获取正常生产经营所需的各种物料资源,作为GH公司供应链管理中不可或缺的一环,在采购环节,采购成本不仅包括取得物料资源买价、运费、保险费、搬运费、挑选整理费,同时也包括采购部门为采购物资所耗费的人力物力成本。
  (一)采购管理内部控制不健全
  GH公司各事业部组织架构交叉重叠,人员设置不合理,信息资源不共享,采购授权审批流程混乱,各事业部采购业务各为其政,采购过程和结果不透明,采购经理权限过大,采购资金没有没有询价比价机制,公司层面缺乏有效的监督控制措施,容易导致腐败滋生。
  (二)公司缺乏统一管控平台
  随着互联网技术的普及,越来越多的企业开始搭建切合自身需求的采购平台以优化供应链采购环节的成本管理,GH公司也一直致力于整合各事业部采购业务,但由于采购业务的复杂多样化,对公司整合采购业务造成极大阻碍,公司始终缺乏统一管控平台,来发挥采购的规模效应,提高采购效率,降低采购成本。
  (三)供应商管理体系不完善
  GH公司对供应商缺乏有效的监管,公司截止2019年共有供应商428家,供应商名录记载供应商126家,供应商信息严重滞后,且缺乏有效的供应商评价机制,导致供应商内部鱼龙混杂,采购物资质量问题时有发生,严重影响生产经营,增大采购风险。
  三、GH公司供应链采购平台构建思路与措施
  (一)GH公司供应链采购平台构建思路
  GH公司要改变现阶段采购管理困境,解决采购成本高,效率低,质量差,成本浪费的问题,需要结合自身需求,搭建集中采购平台优化资源配置,建立供应商管理体系,完善采购环节内部控制,同时致力于培养专业的采购团队,剔除沉余人员,提升采购人员的专业素养,彻底实现采购业务的转型升级,提升企业物资采购管理水平,提升企业竞争实力。
  (二)GH公司供应链采购平台构建措施
  通过调研,针对GH公司供应链管理需求,定位于平台管理系统,面向信息技术有限公司,建立集采购、服务为一体的供应链管理平台,GH公司采购平台的用户分为外部供应商和内部用户,内部用户包括采购部门相关业务员、财务人员和审计人员,外部供应商则由GH公司目前的供应商和签字的供应商组成。
  GH公司采购平臺拟设立7个模块,包括是系统平台、供应商管理、合同管理、采购管理、招标管理、供应商协同、报表分析,拟实现供应商准入、询议比价、招投标、请购、采购、到货、入库、检验等功能,提高企业与供应商的作业效率,提高财务成本控制效率,构建企业具有竞争力的供应链体系。
  1、系统平台
  系统平台包括设置组织架构、操作员、存货分类及属性、存货档案等基础数据维护功能,也包括设置存货档案与ERP系统的集成等存货维护功能,数据元级、单据级等权限管理功能和自动执行的日志管理功能。
  2、供应商管理
  供应商管理包括供应商注册,资质申请,资质审批,准入,归档,资质规则,动态评估这7项功能。
  (1)供应商注册。供应商注册由供应商登录GH公司采购平台,填写必要的信息,包括供应商名称、工商企业号、规模、产品种类等,同时上传相应的附件。
  (2)资质申请。供应商可登陆资质申请系统可查看资质申请说明,列明相应的条款、等级、法律约束等,供应商按要求填写相应的详细资料,资质包括注册资金、产品类别、实际厂房面积、年产值、纳税评级、银行评级等,以积分作为评价标准。
  (3)资质审批。各事业部可发布公开或定向邀请供应商,对供应商的资质进行相应的核定,最终由采购负责人对各项资料进行最终确认,拟定建议资质。
  (4)准入。事业部负责人最终确定资质准入,供应商资质作为平台供应商的共享数据,可由各公司查看,如有对供应商资质的疑义或特殊要求,可要求供应商再次提交资质申请,以适应特定公司的要求。
  (5)归档。在资质准入审批完成后,进行归档,即将数据库信息、并生成对应的电子文档、电子附件,三者一起归入档案系统,供应商数据纳入基础数据管理。
  (6)动态评估。在资质有效期内,系统会定期自动根据履约情况,以积分模式进行动态评估,动态评估项目包括采购量、交期准确性、质量情况、价格情况、供应商主动利于公司措施等,系统根据动态评估结果,给出资质变动建议,经公司负责人确认后生效,平台统一自动维护供应商资质信息,同时各事业部根据自身标准可定义各自资质要求。   3、合同管理
  合同管理包括合同訂立,合同执行和合同归档三部分内容。
  (1)合同订立。对于招标方式形成的采购合作,必须签订相应的合同,具备相应的有效期并设置失效前提醒,金额超1万元的采购项目,必须签订采购合同,除此外的采购,可以省略合同而直接下采购订单。采购合同经采购负责人签署生效,合同签署后,自动生成PDF电子文档,系统保存,同时,打印合同,经双方手工签署,扫描件存档。
  (2)合同执行。
  合同作为采供双方合作的共同权利和义务,在下达采购订单时,须引用合同文本,作为附件,合同号可全流程追溯,合同有明细产品时,需按合同合成采购订单,设置合同号为索引,查询所有的采购相关记录。
  (3)合同归档。将PDF电子档及签署的扫描件同时归档。
  4、采购管理
  采购管理包括请购单、采购比价、采购订单、到货,退货单、质检管理、入库管理、对账、采购发票、安全库存、违约索赔和废旧物资共11部分内容。
  (1)请购单。采购业务员可在平台上直接请购,也可以通过接收ERP的请购单生成,请购时,可以查询历史采购记录、库存及相关请购信息,若为新采购件,则会自动生成产品信息。
  (2)采购比价。在公司采购平台下采购单时,平台可以直观的显示比价表包括采购历史采购数据和MRO采购数据,采购单中,若单价超出比价表数据,则需进行询价操作,采购订单保存对应的比价表记录以备查询、分析。
  (3)采购订单。业务员在下达采购订单时,平台自动跳出比价表,并可以在其中选择相应的行,生成采购订单的内容,当采购订单中无相应的历史采购记录时,生成新的关键属性值存档,同时下发到ERP中生成新的存货档案,采购订单来源于合同、请购单、手工添加,采购订单审批生效,并同时向供应商推送订单信息,
  (4)到货、退货单。当供应商将存货送到本厂时,终端可实现条码扫描,并调用出相应的采购订单详细信息,包括已到货、未到货信息。在人工核对电子采购订单和实物无误后,确认到货,如果为退货,则直接按采购订单号,输入退货信息,确认退货,利用PDA打印到货条码,贴于货品上。
  (5)质检管理。质检员根据到货单,及预置的检验规则,进行检验,当不符合质量要求时,选择不符合项,及相应的数据并保存。对于不合项,则按拒收或让步接收的不合格处理单,并通过审批流由相关人员审批,经质检判定后,手工贴写质检标签。
  (6)入库管理。只有合格或让步接收的产品,才可以办理采购入库,仓管员根据检验结果,生成入库单,并填写相应的入库数据,由相关人员进行审核。
  (7)对账。每月末公司与供应商双方,通过对账功能查询双方的发、收货的数据,双方一致确认后,系统保存相应的对账数据。
  (8)采购发票。供应商在系统中上传发票PDF版附件,并同时寄出纸质发票,当公司收到纸质发票后,在系统中进行确认,发票一经收到确认,即生成应付单,作为付款和账期管理的依据。
  (9)安全库存。在采购平台中可设置安全库存、最高、最低库存、批次采购量、采购提前点等基本数据,同时设置安全库存控制,一旦低于安全库存时,供应商即会收到提醒,并及时、自动送货。
  (10)违约索赔。当出现质量、交期、损失等异常时,公司可向供应商进行索赔,索赔单可依据质检单或其他的电子附件,通过系统向供应商传递。
  (11)废旧物资。公司可以根据自身的废旧物质淘汰情况,在平台上发布处理信息,需求方可根据此信息,进行应标,双方达到一致,即可生成废旧物质处理单,并生成应收单。
  5、招标管理
  (1)发布。采购部门拟定招标书,并通过审批流控制发布招标书,招标书包括存货、数量、质量、价格、时间、范围、其他要求等明确的采购信息,招标书发布后,不允许修改,只能取消。
  (2)在线竞标。符合要求的供应商,可以自动接收到相应的招标通知,并查看相关的信息,供应商根据自身的情况,决定是否应竞标,并提交竞标申请。可上传附件,在招标有效期内,供应商只能竞标一次。
  (3)评标。系统自动将竞标申请进行统计(打分)、分析,并列出评标建议,需线下评审的,需填写相应的评审结果,采购人员根据分析结果,填写相关的建议,并提交审批。
  (4)定标。根据评标建议,并通过审批流进行多人审批,确定标书。
  (5)开标公告。根据最终的定标结果,同时生成相应的合同,与供应商进行确认,相应的开标信息,可根据实际需求进行权限控制,在供应商合同确认后,发布开标公告,如果流标,则可以在修改相应的招标内容后,再次进行招标。
  6、供应商协同
  (1)合同确认。根据开标结果,供采双方应签定采购合同,供应商确认合同后,才可作为采购订单引用的依据,上传相应的合同附件。
  (2)订单确认。供应商根据收到的采购订单,进行查询,供应商可以直接确认,或反馈意见、由平台进行多次修改,订单一经确认,则不可修改。
  (3)发货、退货。供应商完成采购订单的产品后,参照采购订单,在平台中点击发货,在采购方未进行收货确认时,可以取消发货;一旦确认收货则不可取消。
  (4)应询、报价。当收到采购方的询价消息时,可以参照询价单,生成报价单,报价单可作为合同或采购订单的来源单据。
  (5)投标。当收到招标信息时,供应商可以查看标书、并线上投标,每个招标信息,只允许投标一次,可在采购平台跟踪投标的相关进度信息。
  (6)对账单。供应商可随时查询供应商的订单、供货信息,可按时间段拉出供货明细报表即对账单对账。
  (7)采购发票。供应商开具发票后,可以平台中上传发票照片或填写电子发票信息,当采购方收到纸质发票后,进行核对无误后,点击确认收票。
  (8)查询报表。可在系统中追溯各项业务数据,按各维度进行查询。
  7、报表分析
  报表分析涵盖信息预警、库存分析、采购分析、大数据分析等。
  四、GH公司供应链采购平台构建研究结论与展望
  供应链采购平台依托信息化平台构建,是信息技术快速发展与采购成本管理提升下的产物,公司集中采购平台的构建实现了采购管理现代化,改变公司组织架构不合理,内部控制不健全,采购成本过高等现状,公司供应链采购平台的建立充分权衡了供应商管控,供应链上下游协同,合同管理,采购流程控制、采购人员的配置等内外在因素,极大的降低公司采购成本,提升采购效率,增强公司对供应商的管控,有效降低采购成本,形成企业的核心竞争优势。GH公司供应链采购平台除目前7大模块外,还应构建绩效考核和结算模块,使GH公司供应链采购管理变革更加全面具体。
  参考文献:
  [1]邓小虹,蒋智毅.基于供应链管理的汽车企业公司采购平台构建[J].中国管理信息化,2019,22(19):54-56.
  [2]洪慧君,谢荣伟.互联网+背景下采购平台特征及构建分析[J].电子世界,2019(03):85-86.
  [3]刘刚.区域化供应链下物资采购平台的信息化建设研究[J].信息记录材料,2018,19(10):108-110.
  基金项目:
  此文系2019年高等学校访问工程师校企合作项目“基于供应链管理的采购平台构建方案”的研究成果。
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