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摘要：高校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，主要表现在以下三个方面：维护教学秩序，提高教学质量；规范学生管理，树立良好学风；提供信息凭证，评估专业人才。从提高重视程度，科学规范管理；提高人员素质，加强队伍建设和加强信息化建设，建立学籍信息库等三方面对建设高校学籍档案管理工作提出了自己的见解。
关键词：高校学籍档案；管理；信息化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）48-0027-02
在高校教学管理工作中，学籍档案管理工作至关重要。它是学生身份的真实体现和学生整体素质的完整反映，也是社会和用人单位选拔人才和评价人才的参考依据。高校学生学籍档案包括学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留降级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（奖助学金、优秀学生、各种竞赛获奖情况、先进班级等）、学生处分材料、优秀毕业生材料、大学英语四六级和计算机一级等级考试成绩、毕业证书和学位证书等。
一、高校学籍档案管理工作的重要作用
1.维护教学秩序，提高教学质量。大多数高校在制定本校学生学籍管理办法中都将维护教学秩序作为开宗明义的第一条写进总则中，可见维护教学秩序的正常运行是学籍档案管理工作的一个重要作用。如《唐山学院普通全日制本科学生学籍管理办法》总则第一条：“为维护正常的教育教学秩序，保障学生身心健康，促进学生德、智、体、美全面发展，依据《中华人民共和国高等教育法》，国家教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令）以及其他有关法律、法规，结合我院实际情况，制定本管理办法。”学校的学籍管理办法对学生的权利与义务，入学与注册，学业考核与成绩记载办法，考勤与纪律，转专业与转学，休学与复学，学业预警与退学，毕业、结业与肄业都做出了明确的规定。学籍管理制度对维护正常的教学秩序，提高学校的办学质量和效果都起到了促进作用。
2.规范学生管理，树立良好学风。以唐山学院学籍管理办法为例，学期初待补考工作完成后，都将对学生的学期、学年成绩进行核定，严格按照学生学籍审核办法进行学籍异动审核工作，其结果都将保存到学生的学籍档案中，以衡量学生在校期间的学习表现。学生参加课外活动所取得的成绩成果，将会以第二课堂学分的形式记录到学籍档案中。学籍管理制度对规范学生管理，激发学生的学习热情，树立良好的学风、校风起到了促进作用。
3.提供信息凭证，评估专业人才。学籍档案是学生在校期间通过学习和实践所形成的对学校和社会有保存价值的文字记录，是学生的入学资料、学生各学年的学习成绩、学籍异动登记表、毕业生材料等信息的原始记录，信息原始、准确、可靠性强，反映了学生在校期间德智体美的各个方面，是评价学生专业才能和思想素质的重要依据。“从其本身的物迹特点来看，它还包含学生过往成长情况的历史记录，是其今后就业、升学等方面的合法证据。”此外，学籍档案是学生在校期间品行情况、专业特长的真实反映，为用人单位了解学生的综合素质和专业才能提供了“择能”依据。学生学籍档案是既是用人单位公正、合理地利用人才的重要依据，也是学生合理就业的一个参考。
二、加强高校学籍档案管理的措施
1.提高重视程度，科学规范管理。提高管理者的重视程度是学籍档案管理工作实现科学化和规范化的前提，更是学籍档案充分发挥其重要作用的前提。提高重视程度就是要使管理者从思想上真正认识到学籍档案管理工作的重要作用，将其纳入教学管理的科学体系中，制定相应的管理办法，使管理工作真正做到有章可循。在具体的实施工作中要加大学籍档案管理工作的软硬件设施，营造信息化的办公环境，加大专项经费的投入和支持，以立项的形式促进管理的科学化。规范学籍档案的科学化管理：①制定归档范围，既保证资料的完整、齐全，又避免冗杂、多余；②明确工作目标；③细化分工，责任到人；④制定工作进度和步骤；⑤建立学籍信息数据库，避免出现多头管理的问题，实现信息资源的共享。
2.提高人员素质，加强队伍建设。提高学籍档案管理人员的素质，加强队伍建设应从以下两方面入手。一是管理者要以人为本，切实关心档案人员的业务素质、思想状况和生活情况。学籍档案管理工作是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量是评价学校的管理水平的一个重要方面，在人才培养中具有重要的作用。学籍档案的管理工作不仅是高校管理的重要组成部分，而且也是教学管理的重要内容。管理者要真正做到以人为本，不仅要在人员上充分落实，还要优化人员结构各司其职，更要建立一定的奖励机制。二是加强业务培训，提高学籍档案管理队伍素质。学籍档案管理工作者要不断提高自己的业务素质，以适应信息化的要求。既要对档案管理的业务知识熟悉，包括学习《档案法》及《高等学校档案管理办法》和本校学籍管理有关规章制度，又要对工作流程清楚，及时收集并归档学生的学籍材料，还要通过继续教育方式参加相应的培训，提高计算机操作能力与系统软件运用能力。
3.加强信息化建设，建立学籍信息库。随着各高校校园网的建设和不断完善，计算机、网络等新的管理手段大量地运用到学籍管理工作中，迅速提高了信息的处理速度和学籍管理的工作效率，学籍档案管理工作由传统的手工管理模式向网络化系统模式转化势在必行。以唐山学院为例，使用“KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台教务网络管理系统，按照学籍管理办法对学生学籍每年进行注册和审核，及时更新信息并存档和管理，学生学号作为查询学籍信息的唯一标识。建立高校学籍信息库，更好的做到服务学生，服务社会应从以下几方面入手。一是要增加计算机专门人才，提高信息化管理水平。二是要保证学籍信息原始性的特点，并及时对学籍信息资料进行充实更新。院系各部门加强合作和交流，统一规范收档内容，确保收录数据库的材料既准确无误，又不重复多余，及时上传更新又保证了信息的查准性。三是要科学选择分类方法，准确地对档案信息进行归类。四是要做好学籍信息库的安全防范工作，唐山学院教务管理软件查询、录入和管理，需要身份认证，对使用者进行权限设置，防止黑客入侵篡改学籍信息制造“假文凭”。五是要做好纸质备份，经常核对更新信息，防止因计算机故障引起数据丢失。
高校学籍档案管理工作在教学工作中至关重要，是教学水平和教学效果最直观的体现，已经纳入教育教学评估体系中，发挥着不可替代的重要作用。作为学籍档案的管理人员应具有极大的耐心和责任心，在学习和实践中既要跟上时代步伐，勇于创新，运用新技术和新手段探索新规律，同时也要吸取前人的经验和教训，不断总结成果，以进取和奉献的精神把握学籍管理育人服务的方向，发挥学籍管理工作人才培养和服务社会的积极作用。
参考文献：
[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报，2006，6（5）：119-120.
[2]胡翠华.浅议高校学籍档案管理[J].科技创新导报，2012，（2）：199.
[3]陆小宇.浅议高校学籍档案管理工作[J].架阁库文丛，2009，（8）：24.
关键词：高校学籍档案；管理；信息化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）48-0027-02
在高校教学管理工作中，学籍档案管理工作至关重要。它是学生身份的真实体现和学生整体素质的完整反映，也是社会和用人单位选拔人才和评价人才的参考依据。高校学生学籍档案包括学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留降级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（奖助学金、优秀学生、各种竞赛获奖情况、先进班级等）、学生处分材料、优秀毕业生材料、大学英语四六级和计算机一级等级考试成绩、毕业证书和学位证书等。
一、高校学籍档案管理工作的重要作用
1.维护教学秩序，提高教学质量。大多数高校在制定本校学生学籍管理办法中都将维护教学秩序作为开宗明义的第一条写进总则中，可见维护教学秩序的正常运行是学籍档案管理工作的一个重要作用。如《唐山学院普通全日制本科学生学籍管理办法》总则第一条：“为维护正常的教育教学秩序，保障学生身心健康，促进学生德、智、体、美全面发展，依据《中华人民共和国高等教育法》，国家教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令）以及其他有关法律、法规，结合我院实际情况，制定本管理办法。”学校的学籍管理办法对学生的权利与义务，入学与注册，学业考核与成绩记载办法，考勤与纪律，转专业与转学，休学与复学，学业预警与退学，毕业、结业与肄业都做出了明确的规定。学籍管理制度对维护正常的教学秩序，提高学校的办学质量和效果都起到了促进作用。
2.规范学生管理，树立良好学风。以唐山学院学籍管理办法为例，学期初待补考工作完成后，都将对学生的学期、学年成绩进行核定，严格按照学生学籍审核办法进行学籍异动审核工作，其结果都将保存到学生的学籍档案中，以衡量学生在校期间的学习表现。学生参加课外活动所取得的成绩成果，将会以第二课堂学分的形式记录到学籍档案中。学籍管理制度对规范学生管理，激发学生的学习热情，树立良好的学风、校风起到了促进作用。
3.提供信息凭证，评估专业人才。学籍档案是学生在校期间通过学习和实践所形成的对学校和社会有保存价值的文字记录，是学生的入学资料、学生各学年的学习成绩、学籍异动登记表、毕业生材料等信息的原始记录，信息原始、准确、可靠性强，反映了学生在校期间德智体美的各个方面，是评价学生专业才能和思想素质的重要依据。“从其本身的物迹特点来看，它还包含学生过往成长情况的历史记录，是其今后就业、升学等方面的合法证据。”此外，学籍档案是学生在校期间品行情况、专业特长的真实反映，为用人单位了解学生的综合素质和专业才能提供了“择能”依据。学生学籍档案是既是用人单位公正、合理地利用人才的重要依据，也是学生合理就业的一个参考。
二、加强高校学籍档案管理的措施
1.提高重视程度，科学规范管理。提高管理者的重视程度是学籍档案管理工作实现科学化和规范化的前提，更是学籍档案充分发挥其重要作用的前提。提高重视程度就是要使管理者从思想上真正认识到学籍档案管理工作的重要作用，将其纳入教学管理的科学体系中，制定相应的管理办法，使管理工作真正做到有章可循。在具体的实施工作中要加大学籍档案管理工作的软硬件设施，营造信息化的办公环境，加大专项经费的投入和支持，以立项的形式促进管理的科学化。规范学籍档案的科学化管理：①制定归档范围，既保证资料的完整、齐全，又避免冗杂、多余；②明确工作目标；③细化分工，责任到人；④制定工作进度和步骤；⑤建立学籍信息数据库，避免出现多头管理的问题，实现信息资源的共享。
2.提高人员素质，加强队伍建设。提高学籍档案管理人员的素质，加强队伍建设应从以下两方面入手。一是管理者要以人为本，切实关心档案人员的业务素质、思想状况和生活情况。学籍档案管理工作是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量是评价学校的管理水平的一个重要方面，在人才培养中具有重要的作用。学籍档案的管理工作不仅是高校管理的重要组成部分，而且也是教学管理的重要内容。管理者要真正做到以人为本，不仅要在人员上充分落实，还要优化人员结构各司其职，更要建立一定的奖励机制。二是加强业务培训，提高学籍档案管理队伍素质。学籍档案管理工作者要不断提高自己的业务素质，以适应信息化的要求。既要对档案管理的业务知识熟悉，包括学习《档案法》及《高等学校档案管理办法》和本校学籍管理有关规章制度，又要对工作流程清楚，及时收集并归档学生的学籍材料，还要通过继续教育方式参加相应的培训，提高计算机操作能力与系统软件运用能力。
3.加强信息化建设，建立学籍信息库。随着各高校校园网的建设和不断完善，计算机、网络等新的管理手段大量地运用到学籍管理工作中，迅速提高了信息的处理速度和学籍管理的工作效率，学籍档案管理工作由传统的手工管理模式向网络化系统模式转化势在必行。以唐山学院为例，使用“KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台教务网络管理系统，按照学籍管理办法对学生学籍每年进行注册和审核，及时更新信息并存档和管理，学生学号作为查询学籍信息的唯一标识。建立高校学籍信息库，更好的做到服务学生，服务社会应从以下几方面入手。一是要增加计算机专门人才，提高信息化管理水平。二是要保证学籍信息原始性的特点，并及时对学籍信息资料进行充实更新。院系各部门加强合作和交流，统一规范收档内容，确保收录数据库的材料既准确无误，又不重复多余，及时上传更新又保证了信息的查准性。三是要科学选择分类方法，准确地对档案信息进行归类。四是要做好学籍信息库的安全防范工作，唐山学院教务管理软件查询、录入和管理，需要身份认证，对使用者进行权限设置，防止黑客入侵篡改学籍信息制造“假文凭”。五是要做好纸质备份，经常核对更新信息，防止因计算机故障引起数据丢失。
高校学籍档案管理工作在教学工作中至关重要，是教学水平和教学效果最直观的体现，已经纳入教育教学评估体系中，发挥着不可替代的重要作用。作为学籍档案的管理人员应具有极大的耐心和责任心，在学习和实践中既要跟上时代步伐，勇于创新，运用新技术和新手段探索新规律，同时也要吸取前人的经验和教训，不断总结成果，以进取和奉献的精神把握学籍管理育人服务的方向，发挥学籍管理工作人才培养和服务社会的积极作用。
参考文献：
[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报，2006，6（5）：119-120.
[2]胡翠华.浅议高校学籍档案管理[J].科技创新导报，2012，（2）：199.
[3]陆小宇.浅议高校学籍档案管理工作[J].架阁库文丛，2009，（8）：24.