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一、内部会计控制在现代企业中的作用
随着煤炭企业的不断向前发展,其内部会计控制过程中暴露的问题越来越多,如会计造假行为严重,财务报告严重失真;对内部会计控制的意识严重不足,会计执行缺乏科学性和合理性等,这些问题的存在严重影响了煤炭企业的发展。因此,现代企业制度下加强煤炭企业内部会计控制极为重要。
二、内部会计控制制度的建立内容
(1)内部组织机构控制制度。煤炭企业应健全和强化内部组织机构,它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。首先是公司治理结构,公司下应设董事会及与董事会并列的监事会,主要监督检查董事会的决议执行情况,董事会下设经理层;其次是内部管理结构,经理层下设的管理部门应涉及供应、生产、销售、技术、人事、财务、监督等部门,各部门既相互独立又相互制约。一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节均规定应由两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互牵制的作用。(2)会计信息控制制度。对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;对各种账簿记录,要求账证的一致或保持一定统驭关系的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。(3)资产控制制度。采用不相容职务相分离的方法可避免错误的发生和弊端的出现。煤炭企业的主要不相容职务有授权批准、业务经办、财产保管、会计记录和审核监督职务。授权批准职务与业务经办职务分离,业务经办与财产保管、会计记录、审核监督三职务都要分离,财产保管与会计记录职务分离。规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。(4)财产清查控制制度。为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,均应实行永续盘存办法核对库存账实外,还应规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。如现金出纳员除规定每日下班前应结账清点库存现金,遇有差错应及时报告外,会计主管人员还应经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况。(5)会计人员行为控制制度。会计从业人员在办理会计业务的过程中要树立基本的道德意识,要爱岗敬业、廉洁自律等。同时,企业也要制定员工工作规范来约束会计人员的行为,如会计人员要坚持客观公正、不做假账,严守商业秘密,诚实守信、坚持原则,还要不断提高业务技能等。
三、完善煤炭企业内部控制的措施
(1)根据现代企业制度的要求,加强煤炭企业内部牵制制度。内部牵制制度是内部会计控制的重要内容之一。涉及会计工作机构岗位设置,人员职责和职权划分,授权批准,不相容职务分离,不同机构和岗位权责明确,相互制约,相互监督。内部牵制原则是机构分离,职务分离,钱账分离,账物分离,业务操作,处理流程程序化、规范化、制度化。不相容职务分离包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查等。煤炭企业对发生的各项经济业务应当建立严格的授权审批制度,日常业务经办程序和范围,财产保管职责和制度,确保每项经济业务的发生受到牵制和监督。要有恰当授权审批,明确授权事项,权责范围,被授权人必须在授权的职责范围内行使审批权限和承担责任,不得滥用职权,超越审批授权范围。明确各机构岗位的职责和业务经办的程序和范围,不得由一人经办经济业务的全过程。要对各项经济业务作恰当的业务记录和会计记录,传递和反映业务活动的全过程。包括:各种合同,收发单据,发票,验收,完工报交单,生产记录以及各种帐簿、凭证、报表等等。会计记录按照《会计法》、《企业会计制度》和《会计准则》规定,填制凭证,记录账簿,编制报表,做好会计档案保管和会计交接工作,发挥会计监督作用。(2)提高会计人员综合素质。对企业会计人员的培训教育包括职业道德和业务技能两方面。企业要加强会计职业道德规范教育,主要包括爱岗敬业、廉洁自律、客观公正、保守秘密、诚实守信、坚持准则、提高技能等。同时,要提高操作人员的业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,掌握计算机先进技术,培养复合型人才;要树立良好的职业道德,自觉遵守各种操作规程和规章制度,防止工作中出现失误,为企业尽快建立高效的会计信息系统创造条件。(3)充分发挥会计监督职能。加强监督主要包括两方面内容:一方面是会计机构、会计人员的自我监督。这主要包括:一是建立健全单位内部牵制制度,也就是说单位财产、物资和货币资金的收付、结算及其登记的每一项工作。都必须经过上下级之间不同人员分工掌管,使其成为相互制约的一种工作制度。二是建立健全单位的财务凭证稽核制度。为了保证会计信息的真实性,会计机构内部应配有业务水平高、素质好的会计人员,赋予其一定的权限,专职和兼职从事会计凭证的稽核工作,以建立会计机构的自我约束机制。另一方面是要加强单位领导人的监督。单位领导人是本单位会计工作的领导者,也是保障各项财会制度顺利实施的组织者,他们对会计基础工作认识如何,采取措施是否得力,直接决定本单位的会计基础工作水平。
随着煤炭企业的不断向前发展,其内部会计控制过程中暴露的问题越来越多,如会计造假行为严重,财务报告严重失真;对内部会计控制的意识严重不足,会计执行缺乏科学性和合理性等,这些问题的存在严重影响了煤炭企业的发展。因此,现代企业制度下加强煤炭企业内部会计控制极为重要。
二、内部会计控制制度的建立内容
(1)内部组织机构控制制度。煤炭企业应健全和强化内部组织机构,它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。首先是公司治理结构,公司下应设董事会及与董事会并列的监事会,主要监督检查董事会的决议执行情况,董事会下设经理层;其次是内部管理结构,经理层下设的管理部门应涉及供应、生产、销售、技术、人事、财务、监督等部门,各部门既相互独立又相互制约。一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节均规定应由两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互牵制的作用。(2)会计信息控制制度。对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;对各种账簿记录,要求账证的一致或保持一定统驭关系的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。(3)资产控制制度。采用不相容职务相分离的方法可避免错误的发生和弊端的出现。煤炭企业的主要不相容职务有授权批准、业务经办、财产保管、会计记录和审核监督职务。授权批准职务与业务经办职务分离,业务经办与财产保管、会计记录、审核监督三职务都要分离,财产保管与会计记录职务分离。规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。(4)财产清查控制制度。为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,均应实行永续盘存办法核对库存账实外,还应规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。如现金出纳员除规定每日下班前应结账清点库存现金,遇有差错应及时报告外,会计主管人员还应经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况。(5)会计人员行为控制制度。会计从业人员在办理会计业务的过程中要树立基本的道德意识,要爱岗敬业、廉洁自律等。同时,企业也要制定员工工作规范来约束会计人员的行为,如会计人员要坚持客观公正、不做假账,严守商业秘密,诚实守信、坚持原则,还要不断提高业务技能等。
三、完善煤炭企业内部控制的措施
(1)根据现代企业制度的要求,加强煤炭企业内部牵制制度。内部牵制制度是内部会计控制的重要内容之一。涉及会计工作机构岗位设置,人员职责和职权划分,授权批准,不相容职务分离,不同机构和岗位权责明确,相互制约,相互监督。内部牵制原则是机构分离,职务分离,钱账分离,账物分离,业务操作,处理流程程序化、规范化、制度化。不相容职务分离包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查等。煤炭企业对发生的各项经济业务应当建立严格的授权审批制度,日常业务经办程序和范围,财产保管职责和制度,确保每项经济业务的发生受到牵制和监督。要有恰当授权审批,明确授权事项,权责范围,被授权人必须在授权的职责范围内行使审批权限和承担责任,不得滥用职权,超越审批授权范围。明确各机构岗位的职责和业务经办的程序和范围,不得由一人经办经济业务的全过程。要对各项经济业务作恰当的业务记录和会计记录,传递和反映业务活动的全过程。包括:各种合同,收发单据,发票,验收,完工报交单,生产记录以及各种帐簿、凭证、报表等等。会计记录按照《会计法》、《企业会计制度》和《会计准则》规定,填制凭证,记录账簿,编制报表,做好会计档案保管和会计交接工作,发挥会计监督作用。(2)提高会计人员综合素质。对企业会计人员的培训教育包括职业道德和业务技能两方面。企业要加强会计职业道德规范教育,主要包括爱岗敬业、廉洁自律、客观公正、保守秘密、诚实守信、坚持准则、提高技能等。同时,要提高操作人员的业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,掌握计算机先进技术,培养复合型人才;要树立良好的职业道德,自觉遵守各种操作规程和规章制度,防止工作中出现失误,为企业尽快建立高效的会计信息系统创造条件。(3)充分发挥会计监督职能。加强监督主要包括两方面内容:一方面是会计机构、会计人员的自我监督。这主要包括:一是建立健全单位内部牵制制度,也就是说单位财产、物资和货币资金的收付、结算及其登记的每一项工作。都必须经过上下级之间不同人员分工掌管,使其成为相互制约的一种工作制度。二是建立健全单位的财务凭证稽核制度。为了保证会计信息的真实性,会计机构内部应配有业务水平高、素质好的会计人员,赋予其一定的权限,专职和兼职从事会计凭证的稽核工作,以建立会计机构的自我约束机制。另一方面是要加强单位领导人的监督。单位领导人是本单位会计工作的领导者,也是保障各项财会制度顺利实施的组织者,他们对会计基础工作认识如何,采取措施是否得力,直接决定本单位的会计基础工作水平。