现代高校图书馆应急管理机制探析

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  摘  要:现代性发展进程中的高校图书馆应急管理,与传统图书馆管理和公共图书馆管理相比较,具有全程性、综合性、强制性和局限性的特点。这也意味着应急管理的机制较之以往应有所区别和侧重。因此,有必要从体系运行机制、监控与预警机制、应急处置与协调机制、事后恢复与评估机制四个方面构建适应现代性发展需要的高校图书馆应急管理。
  关键词:现代  高校图书馆  应急管理  机制
  中图分类号:G251          文献标识码:A                   文章编号:1674-098X(2021)03(a)-0253-04
  On the Emergency Management Mechanism of Modern University Library
  LIAO Min  SUN Cuiyan  JIA Miao
  (Library of Shandong University of Science and Technology, Qingdao, Shandong Province, 266590 China)
  Abstract: Compared with traditional library management and general library management, the emergency management of university library in the process of modern development has the characteristics of the whole process, comprehensiveness, coerciveness and limitation. This also means that mechanisms for emergency management should be different and more focused than in the past. Therefore, it is necessary to construct the emergency management of university libraries to meet the needs of modern development from four aspects: system operation mechanism, monitoring and early warning mechanism, emergency response and coordination mechanism, post-recovery and evaluation mechanism.
  Key Words: Modern;University library;Emergency management;Mechanism
  现代高校图书馆应急管理是在现代社会发展影响下高等院校图书馆开展的针对突发事件的预防与应急准备、检测与预警、应急处置与求援,事后恢复与重建等非常规管理活动。“突发事件”是社会生活中事前难以预测、影响范围广泛且对社会公共领域造成严重威胁和危害的公共紧急事件[1],具有突发性、复杂性、破坏性、不确定性、多变性、信息有限性、持续性、可控性、机遇性以及公共性等特征。突发事件的频繁发生与人类社会的现代性发展有着密切的联系。乌尔里希·贝克把人类处于现代社会却充满着风险性的景象形象地比喻為“在文明的火山上”[2],“现代性”意味着图书馆应急管理已经不同于以往仅限于火灾、水灾等危机,而必须更加关注由现代性发展引发的一系列后果所带来的新的“风险”,正如新冠肺炎疫情这一重大公共安全突发事件爆发以来对高校图书馆应急管理提出了新的重大挑战。笔者试着通过比较和归纳现代高校图书馆应急管理的特点,对现代高校图书馆应急管理的主要机制进行初步地探讨。
  1  现代高校图书馆应急管理的特点
  现代高校图书馆是伴随着现代中国图书馆发展历程中,在高等教育领域形成的有别于传统图书馆的建制。“现代性”赋予了高校图书馆不同的历史使命,在图书馆应急管理方面也呈现出不同于传统图书馆的特点,归结起来,主要体现在以下四个方面:
  全程性。传统高校图书馆应急管理从时间上看是滞后的管理,这意味着突发事件发生之前图书馆可以不担负任何责任,而现代高校图书馆应急管理是在现代应急管理思想指导下的全过程管理。这项工作贯穿于应急准备、预案演练、预警预测、应急处置、善后恢复全部过程,且每个环节紧密联系,构成一个完成的管理链条,而不是仅仅反映在突发事件、危机和灾害发生之后的处置。
  综合性。传统高校图书馆应急管理是一种线条式的管理,这种线性思维方式的管理能够应对的突发事件十分有限,各部门和职能人员基本上各司其职完成图书馆的工作保障正常运行即可。现代应急管理则注重系统性思维的管理,在应对突发事件、危机和灾害的综合性、复杂性时,通常由一个部门负责构建统一的、综合性的应急管理体制,制定应急管理预案和措施,形成有效的工作机制,通过系统化地整合馆内外应急资源,包括行政管理资源、人力资源、物资资源和信息资源等应急协调各有关部门共同完成工作。
  强制性。在处置各类突发事件时,高校图书馆应急管理的原则、程序、方式都有别于常态时期的管理活动,管理行为更具强制性,这有助于权力的集中,使应急决策和行政程序更加简化。
  局限性。几乎所有的突发事件本身具有不确定性、不稳定性,需要在短时间内就进行判断、协调并做出决策,因此,从管理状态来看,高校图书馆应急管理活动状态呈现出紧迫性,加上应急信息的变动较大,难以全面考虑,应急物资的调配和保障也难以保障,管理对象的心理又往往处于恐慌、激动等各种复杂心态下,增加了管理的难度和有效性,管理效果存在明显的局限性。   2  现代高校图书馆应急管理的主要机制
  现代高校图书馆应急管理机制是经过各类高校图书馆应急管理事件有效处置全过程后(事前、事发、事中和事后)检验证明有效的方法,通过转化有利于应急管理的制度因素,成为一种要求所有相关人员严格遵守的机制,它比一般的、常规化制度更具有刚性,并且经过对各种方式方法的总结、提炼,更具有系统化和理论化。
  图书馆应急管理主要在于提升应急服务的质量,应急服务主要包括数字信息资源服务、爱心支持、线上活动、“阅读疗法”服务、疫情相关知识的宣传教育和关于疫情谣言的鉴别以及其他服务类型等[3]。应急服务的有效完成离不开机制的构建,然而,现实的情况却不尽如人意,有研究表明在疫情初期,尽管有40所高校图书馆完成了常规服务等工作,但依然存在着信息发布渠道单一,应急服务机制现短板的问题[4]。也有研究明确指出了最突出的问题就是未建立科学有效的应急服务机制[5]。除此之外,图书馆危机应急管理制度的缺失、危机预案的可获得性不强以及危机信息披露机制不完善等问题也凸显了高校图书馆应急管理机制的重要性[6]。针对这些突出的问题,本文尝试着从四个方面探讨现代高校图书馆应急管理机制。
  2.1 体系运行机制
  图书馆应急管理体系运行机制是指运用系统性思维对整个应急过程进行规范和指导。可以概括为以下两个方面:
  其一,政策制度体系方面。应将图书馆应急管理列入各高校的《大学章程》中,明确应急管理的目标任务,突出应急管理的重要性,帮助全校师生建立应急意识和应急思维,联合相关部门制定并定期发布更新图书馆应急服务的标准和指南,使应急管理有章可循,不断创新。
  其二,应急运行机制方面。首先要统一指挥、分工协作,这既是图书馆管理体系有效运行的要求,也是由突发事件的综合性来决定的。其次,要对突发事件和机构采取分级和分类的方式进行处理,确保采用不同的应对方法,进一步明确职责,使机构与突发事件对接。再次,及时进行平战切换和级别切换。平战切换包含两个应急行动[7]:一是在发现突发事件第一时间的就应及时根据分级标准识别突发事件级别,采取应对措施,发布预警信息;二是突发事件处理结束后,及时关闭战时保障系统,恢复进入平时状态。级别切换是指根据突发事件发展变化的情况和趋势,主动调整应对保障安全级别,或进入战时保障系统。第四,应急资源的协调与管理,确保人力、信息、知识、物力、财力等资源能够为本地区和系统内部实现资源利用最大化。当应急资源不足或能力难以承受时,要及时向上级或外部请求支援和救援。
  2.2 监控与预警机制
  监控与预警机制是高校图书馆应对各类突发事件和风险事件的第一道防火线,一旦突发事件和风险事件出现苗头或突然爆发时,监控预警机制能够及时监控事件的发生、发展等变化情况和趋势,利用预警的方式为应急决策提供了最初的管理依据。
  监控与预警机制不仅是各个高校图书馆自己的事,在全球化的影响下,很多突发事件和风险事件具有共通性,在某个地区发生的应急事件,其他地区也可能会出现。因此除了高校图书馆有自己的监控预警机制之外,还应建立也对全国性的、系统性的高等教育图书馆应急管理信息平台,使各类突发事件和风险事件的信息能够在第一时间得以认知。除此之外,利用微信微博抖音等现代新媒体,或者图书馆微信公众号,创建“应急管理专栏”等,及时向图书馆管理和服务对象以及社会大众发布相关的应急信息。
  2.3 应急处置与协调机制
  要想使处理突发事件的有效性达到最优化,应急处置机制最为核心和关键的。应急处置机制需要明确另个方面的内容,一是应遵循的处置原则,包括:以人为本,减轻危害;统一领导,分级负责;社会动员,协调联动;属地管理,先期处置;依靠科学,专业处置;鼓励创新,迅速高效。二是掌握基本的应急处理步骤,包括:接警与初步研判;先期处置;启动应急预案;现场指挥协调;抢险救援;扩大应急;信息沟通;临时恢复;应急救援结束;事后调查评估[8]。
  在应急处置机制中,应急预案有着不可忽视的重要作用,甚至可以说在整个应急管理机制的建构中,正是通过有效的应急预案把突发事件的预防、处置和善后整个过程都连接起来,发挥了指导和辅助应急处置行动的功能。从国际图书馆界来看十分强调“危机预案”的研究与制定工作,国际图联“馆藏保护与保存组” 2006 年发布了《国际图联灾害预防手册》, 该手册从灾难评估、预防与保护、灾难应急处理与灾难恢复等方面对图书馆在发生灾难时如何有效地保护读者员工的生命财产安全与馆藏资源安全提出了具体建议[9]。
  然而,就当前高校应急预案建设的现状来看却是十分不理想的,所以当新冠疫情爆发时,大多数高校图书馆除了闭馆或者根据学校统一要求进行部分管理机制的调整之外,并没有特别的处置方式。针对这次疫情出现的类似情况,高效图书馆要重新审视并关注应急预案的建设问题,尤其要重点关注以下几个方面的建设[10]:一要重视应急预案建设的协调联动建设,针对突发事件的应急管理不同于日常管理,具有突发性和紧迫性,这意味着应急预案首先要建立统一、专门的应急组织机构或指挥中心,由该机构或指挥中心完成突发状态下的统一协调和调度。协调和调度需要进一步明确职责,因此应急预案要建立国家-政府-高校-部门的协调联动,根据国家、政府和本校的应急指导方针开展图书馆的应急协调联动。二要重视应急预案的智库决策系统建设。突发事件的不可预测性、复杂性和多样性,要求应急预案能够提供简单明了有效的处置制止流程,以此来保证预案实施的效率。如果仅仅只依靠图书馆自己的工作人员和力量,实际上是非常难以真正实现有效应对的,为此应急预案要组建由各类专家组成的智库决策系统,以确保在非常态事件出现时,能够集思广益,第一时间制定出应急指导方案,让应急管理中的相关人员及时了解并按照方案实施应急管理。三要重视应急预案演练的师生参与度。高校作为育人单位,图书馆应急管理的第一要义是在突发情况下保障师生生命安全,应急预案制定后不能只是应付检查或束之高阁,而是要根据不同的突发情况组织全校师生进行预案演練,参与过应急预案演练的师生无论从应急行动能力还是应急心理上都能够得到体验和锻炼,这就为真正遇到突发事件的有效处置提供了重要的保障。   2.4 事后恢复与评估机制
  事后恢复往往需要经历较长的时间,具体包括突发事件中所涉及的各类人群的生理与心理的康复,对图书馆各类设施和场所的恢复,对图书馆正常运行制度的恢复等。评估机制则主要包括:图书馆突发事件的分类分级指标体系;评估图书馆应急预案以及应急预案库的有效性;图书馆应急管理效能的评估体系;对图书馆整体应急能力和各机构部门应对能力的评估;应对处置效果的动态评估等。
  3  結语
  面对突发公共事件,图书馆已经参与到应急服务中,并在资源管理、科学传播、文化教育、决策支持等方面发挥积极的作用[11]。高校图书馆应急管理是图书馆加强现代管理和确保人员资产安全的重要职责,在现代性力量的影响下,对拓展应急管理的视野范围和更加深入地理解应急管理及其核心要素之间的相互关系提出了新的要求,这也意味着今后需要重视和加强高校图书馆应急管理研究,促进理论与有效应用之间的衔接与转化。
  参考文献
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