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摘要：文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。探讨学校文书档案管理工作的对策，从而推进中职学校文书档案管理的工作。
文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。如何提高文书档案管理工作水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势,是摆在我们目前急需解决的问题。
长期以来不少人对学校的文书档案管理的认识不够充分，甚至存在着一些误区，认为文书档案管理就是简单的抄抄写写、保管和整理材料，这些观念导致学校的文书档案管理工作不被重视，管理不够规范。
学校现有的文件档案内容繁琐、形式多样，如果按照传统的整理方法进行分类保管，程序繁琐，效果不佳，而且档案专职人员需要付出大量的时间进行整理，案卷质量也难以保证。很多单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不缺少、不破损就尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。
单位的归档工作需要从各个科室收集重要的文件资料，需要有关职能部门的配合支持。
一、提高对文书档案管理的认识
认识的转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高教职员工尤其是学校领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识。一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高学校文书档案管理工作的地位与影响。
二、积极创新管理体制
在中职学校文书档案管理中，很少去探讨如何对此项工作进行改革，更好地适应学校深化改革的需要。改革创新，突出表现为文书档案管理的体制创新，要创出工作新思路，更好地为学校工作内部改革服务。作为文书档案管理，必须把“创新”放在工作之首。以往的文书档案工作存在管理的简单化、刻板化，不曾考虑过如何发挥文书档案管理的潜能。面对这种情况，需要建立健全完善的运行机制和一整套必要的规章制度来进行管理和约束，并认真落实、切实执行、抓出成果，以提高管理质量。
三、加强部门间的沟通，提升档案工作效率
紧紧围绕着服务大局开展档案工作，才能让档案工作更加有活力和生机。档案工作不是靠自己一味地埋头苦干就可以做得好的一项工作，如果关起门来自己做自己的事，只会让档案工作开展得不顺畅。档案员要跟部门同事之间及时沟通。文书档案资料收集齐全与否最终还是需要各个部门的密切配合，由于大部分工作人员对档案工作知之甚少，一开始他们都不太愿意配合，觉得是增加了他们的工作量， 因此，在沟通时既要对各部门提出明确收集的范围和要求，又要从尽量减轻他们的工作量出发，尽可能做到“双赢”。只有加强沟通协调，才能得到他们对档案工作的理解和支持，进一步增强他们的档案意识，才能减少工作中的摩擦，提升档案工作效率。
四、改进整理方法，提高工作效率
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范圍和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。
五、档案管理应走“文档一体化”道路
所谓文档一体化，就是把文书工作和档案工作整合成一个系统，进行统一的管理。电子计算机在文书与档案工作中的运用，电子文件的产生与使用，为文档一体化管理创造了方便条件。如果从文件一开始就形成利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果，使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件；另一方面，查阅不用的原件，利用不进库房已成为现实。在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。
六、注重档案人员的业务素质和综合素质培养，要有爱岗敬业和勇于探索精神
档案工作是一项既重要又寂寞的工作，需要档案工作者具有强烈的敬业精神。只有对档案事业热爱，才能促使其积极思考问题，勇于提出改进工作意见，从而不断进行档案工作的探索和创新。因此，要加强档案人员档案专业知识和现代化管理技术的学习，采取相应措施做好文书档案人员定期的业务培训和学习，如参加档案局、学校举办的业务培训班，或参加网络自学等，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
总之，学校档案管理部门要加强宣传，不断提高学校领导和广大教师对本校文档的认识，建立健全档案管理制度，对文书档案进行规范管理，实现文档一体化管理，保证档案的开发利用和安全，使文书档案的价值得到最大的发挥，提高学校的工作效率，为学校的发展注入生机与活力。
文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。如何提高文书档案管理工作水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势,是摆在我们目前急需解决的问题。
长期以来不少人对学校的文书档案管理的认识不够充分，甚至存在着一些误区，认为文书档案管理就是简单的抄抄写写、保管和整理材料，这些观念导致学校的文书档案管理工作不被重视，管理不够规范。
学校现有的文件档案内容繁琐、形式多样，如果按照传统的整理方法进行分类保管，程序繁琐，效果不佳，而且档案专职人员需要付出大量的时间进行整理，案卷质量也难以保证。很多单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不缺少、不破损就尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。
单位的归档工作需要从各个科室收集重要的文件资料，需要有关职能部门的配合支持。
一、提高对文书档案管理的认识
认识的转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高教职员工尤其是学校领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识。一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高学校文书档案管理工作的地位与影响。
二、积极创新管理体制
在中职学校文书档案管理中，很少去探讨如何对此项工作进行改革，更好地适应学校深化改革的需要。改革创新，突出表现为文书档案管理的体制创新，要创出工作新思路，更好地为学校工作内部改革服务。作为文书档案管理，必须把“创新”放在工作之首。以往的文书档案工作存在管理的简单化、刻板化，不曾考虑过如何发挥文书档案管理的潜能。面对这种情况，需要建立健全完善的运行机制和一整套必要的规章制度来进行管理和约束，并认真落实、切实执行、抓出成果，以提高管理质量。
三、加强部门间的沟通，提升档案工作效率
紧紧围绕着服务大局开展档案工作，才能让档案工作更加有活力和生机。档案工作不是靠自己一味地埋头苦干就可以做得好的一项工作，如果关起门来自己做自己的事，只会让档案工作开展得不顺畅。档案员要跟部门同事之间及时沟通。文书档案资料收集齐全与否最终还是需要各个部门的密切配合，由于大部分工作人员对档案工作知之甚少，一开始他们都不太愿意配合，觉得是增加了他们的工作量， 因此，在沟通时既要对各部门提出明确收集的范围和要求，又要从尽量减轻他们的工作量出发，尽可能做到“双赢”。只有加强沟通协调，才能得到他们对档案工作的理解和支持，进一步增强他们的档案意识，才能减少工作中的摩擦，提升档案工作效率。
四、改进整理方法，提高工作效率
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范圍和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。
五、档案管理应走“文档一体化”道路
所谓文档一体化，就是把文书工作和档案工作整合成一个系统，进行统一的管理。电子计算机在文书与档案工作中的运用，电子文件的产生与使用，为文档一体化管理创造了方便条件。如果从文件一开始就形成利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果，使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件；另一方面，查阅不用的原件，利用不进库房已成为现实。在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。
六、注重档案人员的业务素质和综合素质培养，要有爱岗敬业和勇于探索精神
档案工作是一项既重要又寂寞的工作，需要档案工作者具有强烈的敬业精神。只有对档案事业热爱，才能促使其积极思考问题，勇于提出改进工作意见，从而不断进行档案工作的探索和创新。因此，要加强档案人员档案专业知识和现代化管理技术的学习，采取相应措施做好文书档案人员定期的业务培训和学习，如参加档案局、学校举办的业务培训班，或参加网络自学等，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
总之，学校档案管理部门要加强宣传，不断提高学校领导和广大教师对本校文档的认识，建立健全档案管理制度，对文书档案进行规范管理，实现文档一体化管理，保证档案的开发利用和安全，使文书档案的价值得到最大的发挥，提高学校的工作效率，为学校的发展注入生机与活力。