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摘要：办公室业务十分繁杂，对于作为国有企业的邮政系统而言更是如此。与此同时，办公室岗位员工在相关业务处理过程中还必须保障其时效性与准确性，更进一步强化了其工作难度。本文以经济学概念时间成本为基本切入点，探究办公室多任务条件下的协调处置，希望能够为后续的相关工作提供指导。
关键词：时间成本；办公室；多任务；协调
一、引言
作为国有企业的邮政公司，其办公室主要担负了公文处理、车辆管理、办公耗材、日常政务、会议接待等复杂事务。除此之外，在实际的工作过程中，除日常工作之外，期间还常常存在需要紧急办理的各类临时性事务。这对于办公室工作人员的协调能力以及应急能力提出了不小的考验。而由于办公室业务在时间维度上存在一定的要求差距，使得基于时间成本的工作选择与优先成为了一种可能。
近年来，随着各领域内时效性要求的普遍提高，基于时间成本的工作选择与安排成为了部分专家的研究重点。而以此为基本手段的办公室业务经济学分析还罕见报道。现有研究体系更多的是从如下几个方面人手，形成必要结论：一是探寻工作人员的能力建设，找到其中存在的可能不足，并通过培训等多角度提出解决策略：二是从办公室管理制度人手，找到其制度与流程方面的漏洞，并以制度重构与流程优化为目的进行必要的分析：三是以绩效与评价机制等宏观角度作为客观评价的主体，寻求上述两种模式能够有效的调动办公室工作人员的主观能动性，并切实提升办公室的行政效能。
面对上述现状，本文以时间成本为基本的研究方法，系统分析办公室的主要业务构成与时间成本属性，并为办公室多业务协调提供必要的建议。
二、时间成本概念及其在办公室业务中的应用
（一）时间成本概念及内涵
我所谓的时间成本是经济学概念，主要是指一定的资金在不同时间点上的价值量产差额。简单而言，就是利用相同的资源在相同的时间内针对不同工作项目的投资所产生的回报率差额，其中负向的数值需要归人收益低工作项目的总成本中。以国有企业的投资行为为例，总计100万元的资金投入到某商业领域内，每年能够带来30万元的收益：而投入到行政支出领域内则仅能够带来10万元的收益。此时在计算行政支出成本时应该加入20万元的时间成本，故而其成本与收益比为12：1。此种成本计算方式由于能够体现出收益的差异故而在近年来的综合成本分析中得到了广泛的应用。其内在核心能够帮助决策者进行合理的选取，并找到选择及完成某项工作的最佳方案。由此可见，以时间成本最为工作決策来指导办公室多任务前提下的工作选取与效能提高是具有理论价值与可行性的。
（二）时间成本在邮政办公室工作中的应用
落实到本文所探究的办公室工作体系中来，在时间成本中的资金可以用于对办公室工作人员的工作效能与总量的替代。也就是说办公室工作人员的具体工作行为在单位时间内所产生收益是一定的，选择完成A工作，则必须放弃B工作。在此时就需要通过时间成本分析二者工作绩效所产生的差异，并尽可能合规的选择收益相对较高的工作来予以完成。
上述理论的应用基础建立在办公室多任务目标体系之下，只有在多任务同时发生的前提下，应用时间成本来进行协调才具有现实意义。而根据时间成本的相关理论分析我们不难看出，在规避该类问题的过程中可以具有两个方向的方案可供选择。一方面，通过提高效能来进一步增加单位时间能够完成的工作量。此种方法落实到具体的办公室业务中可以包括增加人员、优化流程、提高自动化程度、增加协同等。此种方案可以类别在经济学领域中时间成本的投资总量的增加。另一方面，则是在现有的工作效率不变的前提下，对多任务进行有效的分类与排序，优先选择效能相对较高、收益相对较大、时效性相对紧迫的任务来优先完成。进而在特定的精力下能够保障办公效率的相对最高。此种解决方案与模式更符合时间成本理论体系所带来的选择模式。然而，需要我们注意的是在经济学理论中时间成本评价的收益为单一指标（一般为盈利规模），而在实际的办公室业务中评价指标则更为多元化。如任务自身的时效性、领导的重视程度、科室间协调的广度、拟投入的总时间等。这些限制性因素则需要在后续的对策建立过程中形成更为明确的指导性意见，并形成有效的办公室协调，进而达到能够合理安排办公室多任务的根本目标。
三、办公室多业务协调建议
我通过上文的分析我们不难看出，时间成本视角下将员工精力看做固定投资额来对多任务背景下的具体工作进行决策是一种可行方式。而根据相关理论，增加时间成本遵从性的基本模式有两个方面，可以总结为源（开源，增加效率）和汇（节流，进行任务选取）。故而，在实际的办公室多业务协调体系中建议采取如下措施来保障其有效性：
（一）办公室多业务协调的开源建议
所谓的开源主要是指通过增加人员，优化工作思路等方式来提高业务处置水平与效率。其中通过员工问协调来提高效率是一种可行的方式。在具体的操作过程中，要求办公室员工具有良好的补位意思，在日常分工的前提下能够相对熟悉彼此的业务范畴。某一环节出现多任务限制是能够通过合理的补位来形成综合效应，使得任务圆满解决。另一方面，还要注重日常工作方法与流程的优化，在模块化分工的基础上形成有效的流水式工作布局，将时间压力传导到办公室内的若干个员工之上，从而降低相对的工作强度。除了软件层面之外，引入自动化办公系统，将部分重复性相对较强、技术性相对较低的工作进行自动化改造，利用科技降低人工的投入。
（二）办公室多业务协调的节流建议
所谓的节流主要是指根据综合情况对多业务进行合理的安排与取舍，从而在相同的时间内形成最高的效能。
与经济领域内的时间成本单指标评价体系所不同，办公室业务存在繁杂的特点，且很难通过单一指标进行量化评价。故而在实际的分类安排过程中则需要采用分级制度，将不同的效能指标按照不同程度予以划分，并分配对应的有限度。具体到执行过程中可以分为如下三个环节。
首先，任务时效性是首要因素。任务的时效性是评价其是否需要优先完成的核心关键。以公文处理为例，其任务时效性往往来源于公文处理的时限要求。而在实际工作过程中，时限要求不应该仅仅限制于文件自身的要求，还需要对文件内容对于工作落实的贡献、文件需求单位的急迫性、领导重视程度、文件流程等内容。经过综合评价按照时效性的紧迫排序来最为首要的选取条件。
其次，任务重要性是次要因素。所谓的重要性来源于两个方面。一方面主要考量任务所产生的收益与结果的覆盖范围及其与主要业务之间的紧密程度。如行政任务与工会任务在相同的时效性前提下，显然行政任务的重要性要高于后者。另一方面则需要考量相关工作所涉及部门的多寡。就一般意义而言，涉及的部门越多则后续协调与流程环节越多，所需要的准备及执行时间越多，该类任务需要在一定程度上进行优先处理。反之，对于涉及部门相对较少的任务，其容错性相对较高，即使在办公室业务层级上存在一定的时间差异，也可以通过后续强化执行的方式进行必要的弥补。
最后，任务复杂度是备选因素。在办公室的多任务体系中常常会存在一定的简单临时性任务，如上传某些成型资料、报送某些数据、查阅档案等。这些任务往往在实际执行过程中由于复杂度较低，而占用时间相对较少。因此，可以穿插于其他主要任务之间，达到时间的综合有效利用。
四、总结
本文以时间成本为基本研究方法，将邮政系统办公室工作人员的精力类比于投资总量，对多任务协调工作模式下的任务选取作为研究对象。通过本文的研究发现，采用员工补位、优化流程、提高自动化等方式能够有效增加办公效率。采用任务时效性、任务重要性以及任务复杂度的三维有序评价原则对任务进行选取能够保障任务完成的综合效能最高。
关键词：时间成本；办公室；多任务；协调
一、引言
作为国有企业的邮政公司，其办公室主要担负了公文处理、车辆管理、办公耗材、日常政务、会议接待等复杂事务。除此之外，在实际的工作过程中，除日常工作之外，期间还常常存在需要紧急办理的各类临时性事务。这对于办公室工作人员的协调能力以及应急能力提出了不小的考验。而由于办公室业务在时间维度上存在一定的要求差距，使得基于时间成本的工作选择与优先成为了一种可能。
近年来，随着各领域内时效性要求的普遍提高，基于时间成本的工作选择与安排成为了部分专家的研究重点。而以此为基本手段的办公室业务经济学分析还罕见报道。现有研究体系更多的是从如下几个方面人手，形成必要结论：一是探寻工作人员的能力建设，找到其中存在的可能不足，并通过培训等多角度提出解决策略：二是从办公室管理制度人手，找到其制度与流程方面的漏洞，并以制度重构与流程优化为目的进行必要的分析：三是以绩效与评价机制等宏观角度作为客观评价的主体，寻求上述两种模式能够有效的调动办公室工作人员的主观能动性，并切实提升办公室的行政效能。
面对上述现状，本文以时间成本为基本的研究方法，系统分析办公室的主要业务构成与时间成本属性，并为办公室多业务协调提供必要的建议。
二、时间成本概念及其在办公室业务中的应用
（一）时间成本概念及内涵
我所谓的时间成本是经济学概念，主要是指一定的资金在不同时间点上的价值量产差额。简单而言，就是利用相同的资源在相同的时间内针对不同工作项目的投资所产生的回报率差额，其中负向的数值需要归人收益低工作项目的总成本中。以国有企业的投资行为为例，总计100万元的资金投入到某商业领域内，每年能够带来30万元的收益：而投入到行政支出领域内则仅能够带来10万元的收益。此时在计算行政支出成本时应该加入20万元的时间成本，故而其成本与收益比为12：1。此种成本计算方式由于能够体现出收益的差异故而在近年来的综合成本分析中得到了广泛的应用。其内在核心能够帮助决策者进行合理的选取，并找到选择及完成某项工作的最佳方案。由此可见，以时间成本最为工作決策来指导办公室多任务前提下的工作选取与效能提高是具有理论价值与可行性的。
（二）时间成本在邮政办公室工作中的应用
落实到本文所探究的办公室工作体系中来，在时间成本中的资金可以用于对办公室工作人员的工作效能与总量的替代。也就是说办公室工作人员的具体工作行为在单位时间内所产生收益是一定的，选择完成A工作，则必须放弃B工作。在此时就需要通过时间成本分析二者工作绩效所产生的差异，并尽可能合规的选择收益相对较高的工作来予以完成。
上述理论的应用基础建立在办公室多任务目标体系之下，只有在多任务同时发生的前提下，应用时间成本来进行协调才具有现实意义。而根据时间成本的相关理论分析我们不难看出，在规避该类问题的过程中可以具有两个方向的方案可供选择。一方面，通过提高效能来进一步增加单位时间能够完成的工作量。此种方法落实到具体的办公室业务中可以包括增加人员、优化流程、提高自动化程度、增加协同等。此种方案可以类别在经济学领域中时间成本的投资总量的增加。另一方面，则是在现有的工作效率不变的前提下，对多任务进行有效的分类与排序，优先选择效能相对较高、收益相对较大、时效性相对紧迫的任务来优先完成。进而在特定的精力下能够保障办公效率的相对最高。此种解决方案与模式更符合时间成本理论体系所带来的选择模式。然而，需要我们注意的是在经济学理论中时间成本评价的收益为单一指标（一般为盈利规模），而在实际的办公室业务中评价指标则更为多元化。如任务自身的时效性、领导的重视程度、科室间协调的广度、拟投入的总时间等。这些限制性因素则需要在后续的对策建立过程中形成更为明确的指导性意见，并形成有效的办公室协调，进而达到能够合理安排办公室多任务的根本目标。
三、办公室多业务协调建议
我通过上文的分析我们不难看出，时间成本视角下将员工精力看做固定投资额来对多任务背景下的具体工作进行决策是一种可行方式。而根据相关理论，增加时间成本遵从性的基本模式有两个方面，可以总结为源（开源，增加效率）和汇（节流，进行任务选取）。故而，在实际的办公室多业务协调体系中建议采取如下措施来保障其有效性：
（一）办公室多业务协调的开源建议
所谓的开源主要是指通过增加人员，优化工作思路等方式来提高业务处置水平与效率。其中通过员工问协调来提高效率是一种可行的方式。在具体的操作过程中，要求办公室员工具有良好的补位意思，在日常分工的前提下能够相对熟悉彼此的业务范畴。某一环节出现多任务限制是能够通过合理的补位来形成综合效应，使得任务圆满解决。另一方面，还要注重日常工作方法与流程的优化，在模块化分工的基础上形成有效的流水式工作布局，将时间压力传导到办公室内的若干个员工之上，从而降低相对的工作强度。除了软件层面之外，引入自动化办公系统，将部分重复性相对较强、技术性相对较低的工作进行自动化改造，利用科技降低人工的投入。
（二）办公室多业务协调的节流建议
所谓的节流主要是指根据综合情况对多业务进行合理的安排与取舍，从而在相同的时间内形成最高的效能。
与经济领域内的时间成本单指标评价体系所不同，办公室业务存在繁杂的特点，且很难通过单一指标进行量化评价。故而在实际的分类安排过程中则需要采用分级制度，将不同的效能指标按照不同程度予以划分，并分配对应的有限度。具体到执行过程中可以分为如下三个环节。
首先，任务时效性是首要因素。任务的时效性是评价其是否需要优先完成的核心关键。以公文处理为例，其任务时效性往往来源于公文处理的时限要求。而在实际工作过程中，时限要求不应该仅仅限制于文件自身的要求，还需要对文件内容对于工作落实的贡献、文件需求单位的急迫性、领导重视程度、文件流程等内容。经过综合评价按照时效性的紧迫排序来最为首要的选取条件。
其次，任务重要性是次要因素。所谓的重要性来源于两个方面。一方面主要考量任务所产生的收益与结果的覆盖范围及其与主要业务之间的紧密程度。如行政任务与工会任务在相同的时效性前提下，显然行政任务的重要性要高于后者。另一方面则需要考量相关工作所涉及部门的多寡。就一般意义而言，涉及的部门越多则后续协调与流程环节越多，所需要的准备及执行时间越多，该类任务需要在一定程度上进行优先处理。反之，对于涉及部门相对较少的任务，其容错性相对较高，即使在办公室业务层级上存在一定的时间差异，也可以通过后续强化执行的方式进行必要的弥补。
最后，任务复杂度是备选因素。在办公室的多任务体系中常常会存在一定的简单临时性任务，如上传某些成型资料、报送某些数据、查阅档案等。这些任务往往在实际执行过程中由于复杂度较低，而占用时间相对较少。因此，可以穿插于其他主要任务之间，达到时间的综合有效利用。
四、总结
本文以时间成本为基本研究方法，将邮政系统办公室工作人员的精力类比于投资总量，对多任务协调工作模式下的任务选取作为研究对象。通过本文的研究发现，采用员工补位、优化流程、提高自动化等方式能够有效增加办公效率。采用任务时效性、任务重要性以及任务复杂度的三维有序评价原则对任务进行选取能够保障任务完成的综合效能最高。