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摘要：随着招生规模的不断扩大，高校每年都投入大量的资金建设新的实验室、购买大量的仪器设备，以满足学生实验实训的要求。除了零星采购和协议采购以外，其他的达到一定金额后，必须走正规的采购程序，其中设备采购文件质量的高低关系到最终采购结果的质量。本文就高校内审部门如何对设备采购文件进行审计，以提高设备采购文件的质量发表意见。
关键词：设备采购文件；审计；注意事项
所谓采购文件，是指采购人向投标人提供的为进行投标工作而告知和要求性的书面性材料。采购文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。采购文件的效力贯穿于整个采购过程，它是执行采购行为的指导性文件，同时也是合同签订的基础。
一、对准入资格条件的审核
准入资格是指采购文件对投标人注册资金、须获得某些领域的认证、售后服务机构所属地等方面提出要求，投标人自身需具备文件规定的条件，方可以参与项目的投标、竞标活动。
准入资格设置得是否合理，是否恰当，关系到合资格投标人的数量。准入资格设置的条件过高会限制投标人的数量过少，这样不利于成交价的确定；而设置的条件过于宽松，又會导致供应商的质量参差不齐，很难保证采购到质量较好的产品。
1 删除采购文件中涉嫌规定排斥潜在供应商等方面内容，或者存在以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的条款。
2 删除采购文件中涉嫌以特有企业资质、技术商务条款或专项授权证明作为适格条件的条款。
3 删除采购文件中对不利于公平竞争的区域或者行业限制的条款。
4 建立供应商的资料库。把每次设备采购合资格投标人的相关资料，按项目性质的不同进行归类，建立供应商资料库，这样可以在平时工作中，进行参考与平衡。
二、对技术参数的审计
技术参数是指所采购设备的技术要求，规格型号，所含技术含量等方面的要求。设备的技术参数由使用部门提供，虽然高校内部有一套完善的论证制度与程序，但在现实情况中所起的作用不大，很多论证过程都是走过场的。笔者认为，在整份采购文件中，最关键的是这一部分，要操控采购的结果，这里面最容易做文章。
设备采购文件的技术参数由使用部门提交，普遍由使用部门委托他们内定的供应商编写的。所提交上来的技术参数针对性非常强，单一性也很明显。审计部门必须对技术参数加强监督、审核，以防止暗箱操作，预防腐败。在整份采购文件中，技术参数审核的难度最大，因为涉及的专业性很强。
1 加强对标记*号参数的审核。在采购文件中，标*号的条款是投标人必须响应的条款，如有一条不响应将作废标处理。采用询价、竞争性谈判方式采购的，更要重点审计标*号的参数，因为这两种采购方式在合资格投标不足三家投标人的情况下，可以如常开标，并不影响评标的进程。
2 审核采购文件是否存在以单一品牌产品特有的技术指数、专有技术作为重要的技术要求等现象。
3 审核采购文件是否存在指定品牌、参考品牌或供应商的等行为。
4 加强审计力量，优化审计人员的结构。作为学校的经济卫士，高校审计的范畴广，涉及的经济领域多，但专职审计人员多为经济专业或工程专业的。为了能更好的审核技术参数，聘请具备中级职称以上的专业老师加入兼职审计人员的队伍中，补充内审机构的力量，增强内审机构的实力。
广东纺织职业技术学院曾有一设备采购项目，对某一设备要求必须具有某项专利技术，我们是使用竞争性谈判的方式采购的，当时有6家符合资质的供应商来竞标。后来进入到技术参数评审时，就因为那项要求，其中5家都给卡住了，到最后只剩一家符合要求的供应商，结果是报价最高的偏偏中标了。这些活生生的例子，值得我们深思。
三、对招标最高限制价的审核
为了预防恶性报价行为的发生，采购文件上一般都须列明项目采购的最高限价。最高限价即设备采购的预算价，它是由项目采购部门呈报上来的。集中采购的目的是最大限度降低采购成本，最高限价设置得是否合理、科学，是否与市场价贴近，最终都关系到设备采购的成交价。
由于目前招投标市场的不规范，围标、串标的行为大量充斥着市场。事实证明，每次采购的最终成交价都与采购文件中最高限价相差不大。作为采购人，应主动地对采购控制价进行调查，设定适当的价格，尽最大的努力维护采购方的权益。
1 通过市场调查，复核采购项目的预算。采购部门送审采购文件时，须将采购项目的预算一并送审。在预算书上须详尽介绍预算的由来，具体到产品的参考品牌、规格型号、技术参数等等。审计部门再以此为依据，亲临市场进行调查、分析。
2 与供应商之间建立良好的合作互动关系。将每次参与投标的合资格的投标人，建立一个数据库，把符合资质投标人的详细资料都输入库里。由于他们能随时掌握市场信息、市场动态，借助他们的力量，辅助我们开展工作，切实将工作做到实处。
3 采购文件对投标报价设置制约条款，提高采购人的主动性。如在文件中注明“中标供应商应当保证其实际供货价格，在同一地区低于同期其他任何同一品牌、型号货物的非政府采购价格”。
四、对采购文件商务要求的审核
商务要求是指采购文件中明确采购人与成交人双方权利、义务关系的条款。商务要求应详细描述合同成交价、履约地点、完工期、质保期、售后服务、付款方式、培训内容和验收方式与标准等内容。商务要求应设置得详尽清晰，为以后合同的顺利执行打下良好的基础。
1 认真审核，综合考虑各种可能。商务条款是制定合同的依据，在合同的执行过程中，存在很多不确定的因素，如果不把各种有可能发生的行为综合考虑，将会出现争拗事端。如在报价要求中，必须明确投标人报价为采购人指定交货地点的竣工验收交付价，且要重点强调报价含合同实施过程中应预见和不可预见费用等。
2 评估商务条款的履约风险。重点审核商务条款有违约责任的处罚金的规定及违约责任的界定；重点审计有关货款如何支付的问题，一般来说货到验收合格后才付款是属于零风险的，但是大部分投标人都要求在合同签定生效后7天内，先预付一定比例预付款，作为内审部门，应把预付款的比例控制在货款的30％以内。
3 审核商务条款设置得是否全面、完整。商务条款是制定合同的依据，
也是制定合同的基础。商务条款设置得是否全面、完整，关系到日后合同的执行情况。一般来说，商务条款应该包括：供货渠道、项目预算金额、报价要求、交货及安装地点、项目完工期、质量保证期、质量要求、售后服务要求、付款方式、违约责任等。
五、对公开招标的评分标准进行审核
新的制度规定，采用竞争性谈判方式适用于最低价评标法，只有公开招标才可使用综合评分法。综合评分法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求的前提下，评委按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审和量化打分，以评标总得分最高的投标人作为中标候选人或中标人的评标方法。评标的主要因素有投标报价、资格认证、财务状况、社会信誉、历史业绩、服务、对招标文件的响应程度以及相应的权重等。投标的竞争不仅是企业间成本的竞争，也是技术水平、管理水平、人员素质、设备、资金、企业综合实力的竞争。这种评标方法不以投标报价作为唯一评标的因素，能选择到综合实力较强、口碑较好的设备供应商。
评分标准的细化条款，是由采购人根椐一定的要求设置出来的，人为的因素比较多。评分标准要设置得比较严谨，否则很容易给有心人士操控评标结果。
1 审核综合评分价格、技术、商务条款的权重比例是否合理、科学。一般来说，如果购买的设备是通用设备，技术要求不复杂的，对供应商的资质要求比较低的，可以将价格的权重设置得比较多一点；如果购买的设备是专业性很强的设备，对供应商的能力要求比较高的，可以将价格权重降低一点。
2 对较多涉及人为因素、随意性比较大的条款进行严格把关。在设置打分条款时，由于涉及的范围很广，考虑的面很大，不可能保证每一条款都设置很得客观、公平、公正，往往存在较多的人为因素。如设置条款：
(1)对现有专业性技术条件、水平评价：按等级：A级得4分；B级得2分；C级得1分；D级得0分；
(2)对生产规模评价：具有同内外先进生产水平的大型生产设备及其先进性评价：按等级：A级得6分；B级得4分；C级得2分；D级得1分。在评标时，评委只是根据投标文件的内容作出判断，并没有固定的标准，评委凭个人意愿打分，很多时侯不能作出客观、公正的判断。最为可怕的是，在评标现场如有评委倾向某一投标人，很容易串通其他评委在这方面做手脚。所以在审招标文件时，应该对类似条款进行严格把关，把可操作的空间减少。
六、结束语
物资采购文件是整个采购过程的指引性文件，它决定着采购结果的最终形成。由于物资采购种类繁多，对应采购文件设置的内容也不相同，这就要求我们在平时工作中，要刻苦钻研业务，加强学习，确保对采购文件的审核能做到监督到位，取得经济效益。
关键词：设备采购文件；审计；注意事项
所谓采购文件，是指采购人向投标人提供的为进行投标工作而告知和要求性的书面性材料。采购文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。采购文件的效力贯穿于整个采购过程，它是执行采购行为的指导性文件，同时也是合同签订的基础。
一、对准入资格条件的审核
准入资格是指采购文件对投标人注册资金、须获得某些领域的认证、售后服务机构所属地等方面提出要求，投标人自身需具备文件规定的条件，方可以参与项目的投标、竞标活动。
准入资格设置得是否合理，是否恰当，关系到合资格投标人的数量。准入资格设置的条件过高会限制投标人的数量过少，这样不利于成交价的确定；而设置的条件过于宽松，又會导致供应商的质量参差不齐，很难保证采购到质量较好的产品。
1 删除采购文件中涉嫌规定排斥潜在供应商等方面内容，或者存在以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的条款。
2 删除采购文件中涉嫌以特有企业资质、技术商务条款或专项授权证明作为适格条件的条款。
3 删除采购文件中对不利于公平竞争的区域或者行业限制的条款。
4 建立供应商的资料库。把每次设备采购合资格投标人的相关资料，按项目性质的不同进行归类，建立供应商资料库，这样可以在平时工作中，进行参考与平衡。
二、对技术参数的审计
技术参数是指所采购设备的技术要求，规格型号，所含技术含量等方面的要求。设备的技术参数由使用部门提供，虽然高校内部有一套完善的论证制度与程序，但在现实情况中所起的作用不大，很多论证过程都是走过场的。笔者认为，在整份采购文件中，最关键的是这一部分，要操控采购的结果，这里面最容易做文章。
设备采购文件的技术参数由使用部门提交，普遍由使用部门委托他们内定的供应商编写的。所提交上来的技术参数针对性非常强，单一性也很明显。审计部门必须对技术参数加强监督、审核，以防止暗箱操作，预防腐败。在整份采购文件中，技术参数审核的难度最大，因为涉及的专业性很强。
1 加强对标记*号参数的审核。在采购文件中，标*号的条款是投标人必须响应的条款，如有一条不响应将作废标处理。采用询价、竞争性谈判方式采购的，更要重点审计标*号的参数，因为这两种采购方式在合资格投标不足三家投标人的情况下，可以如常开标，并不影响评标的进程。
2 审核采购文件是否存在以单一品牌产品特有的技术指数、专有技术作为重要的技术要求等现象。
3 审核采购文件是否存在指定品牌、参考品牌或供应商的等行为。
4 加强审计力量，优化审计人员的结构。作为学校的经济卫士，高校审计的范畴广，涉及的经济领域多，但专职审计人员多为经济专业或工程专业的。为了能更好的审核技术参数，聘请具备中级职称以上的专业老师加入兼职审计人员的队伍中，补充内审机构的力量，增强内审机构的实力。
广东纺织职业技术学院曾有一设备采购项目，对某一设备要求必须具有某项专利技术，我们是使用竞争性谈判的方式采购的，当时有6家符合资质的供应商来竞标。后来进入到技术参数评审时，就因为那项要求，其中5家都给卡住了，到最后只剩一家符合要求的供应商，结果是报价最高的偏偏中标了。这些活生生的例子，值得我们深思。
三、对招标最高限制价的审核
为了预防恶性报价行为的发生，采购文件上一般都须列明项目采购的最高限价。最高限价即设备采购的预算价，它是由项目采购部门呈报上来的。集中采购的目的是最大限度降低采购成本，最高限价设置得是否合理、科学，是否与市场价贴近，最终都关系到设备采购的成交价。
由于目前招投标市场的不规范，围标、串标的行为大量充斥着市场。事实证明，每次采购的最终成交价都与采购文件中最高限价相差不大。作为采购人，应主动地对采购控制价进行调查，设定适当的价格，尽最大的努力维护采购方的权益。
1 通过市场调查，复核采购项目的预算。采购部门送审采购文件时，须将采购项目的预算一并送审。在预算书上须详尽介绍预算的由来，具体到产品的参考品牌、规格型号、技术参数等等。审计部门再以此为依据，亲临市场进行调查、分析。
2 与供应商之间建立良好的合作互动关系。将每次参与投标的合资格的投标人，建立一个数据库，把符合资质投标人的详细资料都输入库里。由于他们能随时掌握市场信息、市场动态，借助他们的力量，辅助我们开展工作，切实将工作做到实处。
3 采购文件对投标报价设置制约条款，提高采购人的主动性。如在文件中注明“中标供应商应当保证其实际供货价格，在同一地区低于同期其他任何同一品牌、型号货物的非政府采购价格”。
四、对采购文件商务要求的审核
商务要求是指采购文件中明确采购人与成交人双方权利、义务关系的条款。商务要求应详细描述合同成交价、履约地点、完工期、质保期、售后服务、付款方式、培训内容和验收方式与标准等内容。商务要求应设置得详尽清晰，为以后合同的顺利执行打下良好的基础。
1 认真审核，综合考虑各种可能。商务条款是制定合同的依据，在合同的执行过程中，存在很多不确定的因素，如果不把各种有可能发生的行为综合考虑，将会出现争拗事端。如在报价要求中，必须明确投标人报价为采购人指定交货地点的竣工验收交付价，且要重点强调报价含合同实施过程中应预见和不可预见费用等。
2 评估商务条款的履约风险。重点审核商务条款有违约责任的处罚金的规定及违约责任的界定；重点审计有关货款如何支付的问题，一般来说货到验收合格后才付款是属于零风险的，但是大部分投标人都要求在合同签定生效后7天内，先预付一定比例预付款，作为内审部门，应把预付款的比例控制在货款的30％以内。
3 审核商务条款设置得是否全面、完整。商务条款是制定合同的依据，
也是制定合同的基础。商务条款设置得是否全面、完整，关系到日后合同的执行情况。一般来说，商务条款应该包括：供货渠道、项目预算金额、报价要求、交货及安装地点、项目完工期、质量保证期、质量要求、售后服务要求、付款方式、违约责任等。
五、对公开招标的评分标准进行审核
新的制度规定，采用竞争性谈判方式适用于最低价评标法，只有公开招标才可使用综合评分法。综合评分法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求的前提下，评委按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审和量化打分，以评标总得分最高的投标人作为中标候选人或中标人的评标方法。评标的主要因素有投标报价、资格认证、财务状况、社会信誉、历史业绩、服务、对招标文件的响应程度以及相应的权重等。投标的竞争不仅是企业间成本的竞争，也是技术水平、管理水平、人员素质、设备、资金、企业综合实力的竞争。这种评标方法不以投标报价作为唯一评标的因素，能选择到综合实力较强、口碑较好的设备供应商。
评分标准的细化条款，是由采购人根椐一定的要求设置出来的，人为的因素比较多。评分标准要设置得比较严谨，否则很容易给有心人士操控评标结果。
1 审核综合评分价格、技术、商务条款的权重比例是否合理、科学。一般来说，如果购买的设备是通用设备，技术要求不复杂的，对供应商的资质要求比较低的，可以将价格的权重设置得比较多一点；如果购买的设备是专业性很强的设备，对供应商的能力要求比较高的，可以将价格权重降低一点。
2 对较多涉及人为因素、随意性比较大的条款进行严格把关。在设置打分条款时，由于涉及的范围很广，考虑的面很大，不可能保证每一条款都设置很得客观、公平、公正，往往存在较多的人为因素。如设置条款：
(1)对现有专业性技术条件、水平评价：按等级：A级得4分；B级得2分；C级得1分；D级得0分；
(2)对生产规模评价：具有同内外先进生产水平的大型生产设备及其先进性评价：按等级：A级得6分；B级得4分；C级得2分；D级得1分。在评标时，评委只是根据投标文件的内容作出判断，并没有固定的标准，评委凭个人意愿打分，很多时侯不能作出客观、公正的判断。最为可怕的是，在评标现场如有评委倾向某一投标人，很容易串通其他评委在这方面做手脚。所以在审招标文件时，应该对类似条款进行严格把关，把可操作的空间减少。
六、结束语
物资采购文件是整个采购过程的指引性文件，它决定着采购结果的最终形成。由于物资采购种类繁多，对应采购文件设置的内容也不相同，这就要求我们在平时工作中，要刻苦钻研业务，加强学习，确保对采购文件的审核能做到监督到位，取得经济效益。