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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）19-0320-01
近期，笔者有幸参加了“实现底图档案管理科学化”课题调，走访了多家科研单位和施工企业，查阅了较多底图档案文献，得到了不少启示。下面，谈一下浅薄认识：底图档案是一种设计文件，每一套图纸都是生产的依据和科技人员智慧的结晶，是科技和生产人员广泛利用的技术资源。因此，如何科学地管理和利用底图是我们档案管理人员面临的一个重要课题。
一、底图档案科学管理的重要性
每个工程项目从其可行性研究到最后竣工，将形成大量的图纸，日积月累，许多单位的图纸将数以万计，这些图纸容易老化和破损，借阅、复制次数多还易出现折痕，甚至被撕破。底图除了具有复用率高、数量多、幅面大的特点以外，还是科研生产活动的历史记录，它不同于一般的信息资料，这是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意搜集的材料，因而具有原始性的特点。底图原稿，往往只有一份孤本，丢失或破损严重会给生产和科研带来无法弥补的损失。所以，底图档案科学管理非常重要。
二、底图档案科学管理的步骤与措施
（一）底图归档。在归档过程中档案员应检查如下内容：
1.归档底图应有设计（拟制）、审核、工艺、标准化、批准的签署和日期；
2.图号、图形尺寸、文字说明、幅面大小、格式等必须符合标准化规定；
3.图面整洁、字迹工整、无揉搓破损；
4.归档底图必须按照明细表齐套；
5.底图归档若有密级应填写《密级界定表》，交保密部门存档，然后填写《归档文件资料清单》一式两份，由归档人和档案室各留一份备查。
（二）底图分类与编号。档案员将归档底图按照“底图流水号-课题分类号-袋号-底图按明细表排列的顺序号”顺序进行编号，同时填写底图总账、打印柜签、袋签及底图明细表。如有借图，还要打印借图明细表，以便查找。
（三）底图的更改。设计更改是对已批准发放的设计文件所做的更改。在进行设计更改时，应说明更改原因；设计更改必须考虑其合理性、可行性、经济性和生产的可行性；设计更改要求正确、完整、统一、协调，保证科研生产的顺利进行。如果设计更改将引起其它相关的更改时，应同时进行相应的更改。设计更改要保证产品的图样、底图、复印件二者相一致。
（四）底图的保管。底图档案保管的基本任务有两条：一是维护底图档案的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护底图档案的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。
底图档案具有复制工具的功能。在底图纸的生产过程中，采用的特殊原材料和工艺措施，带来了一些不利于底图耐久性的因素，比如现在造纸用了很多酸，纸张的边缘时间长了容易发黄、发脆。另外，底图在多次印的过程中，经过反复的高温照射，机械强度和耐久性有所降低，很容易脆裂破损。因此，底图保管的要求是严禁折叠放置。其原因主要有两点：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印的清晰度。为此，底图应在特制的底图柜中存放。
底图存放的方法有两种，一种为平放，即按整体顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中。另一种为卷放，即将底图按套或案卷卷成筒状排放在底图柜中。但特大特长幅面的底图还是以卷放为好。
保護底图，可采用边缘加固的方法。总之，底图应保证在不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。
此外，还要对底图档案实行“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
（五）蓝图发放的闭环管理。所谓闭环管理是指档案室根据生产命令把所需的底图晒成蓝图，并加盖带有发放日期的受控章，领图人签字后负责图纸的保管，并按生产需要将图纸发给各生产单位，用后的废旧蓝图再由档案室回收处理，领图人的保管责任结束，由档案室负责对下发蓝图的回收而形成闭环。
1.晒制蓝图。申请晒图人员应填写《复制蓝图申请单》一式两份，一份交晒图室，另一份留档案室备查。晒制的蓝图应符合如下要求：图形、线条、尺寸、数字显影清晰、纸质优良；装订成册的蓝图应按明细表齐套；蓝图要统一折叠成“手风琴”式A4图纸（297×210mm）幅面大小，折叠时右下角的标题栏应漏出以便查阅，如需装订，左边应空出装订线，装订要整齐、牢固，严禁用金属件装订。
2.登记与发放。检查完毕的生产用蓝图要加盖档案室带有发放日期的受控章，在《蓝图发放回收销毁登记表》“发放”一栏逐一进行登记；成套蓝图按成册受控资料管理，如随机资料等。蓝图发放前应要求领图人仔细核对无误后方可在“领图人”一栏签字，防止出现漏晒、漏盖章、领图人丢图而推卸责任等现象发生。
3.回收与销毁。回收蓝图时，档案员应和领图人一起在《蓝图发放回收销毁登记表》“回收”一栏的“交图人”和“收图人”处签字盖章；销毁回收的蓝图应经主管领导批准后由指定专人（两人以上）负责在指定地点监销，防止档案遗失和泄密。之后应在《蓝图发放回收销毁登记表》“销毁”一栏中的“销毁人”和“批准人”处签名盖章。
三、底图档案数字化
目前，有效保存和利用底图档案的新方法是将底图档案数字化，因为大幅面扫描仪（或称工程图纸扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了图纸档案数字化的条件，而且已有众多单位进行了图纸档案的数字化处理。这里简述如下：
（一）底图档案数字化的软硬配置。
（二）底图档案数字化的制作程序。
（三）提供底图档案数字化信息网络利用。
四、建立健全底图档案科学管理规章制度
为了管好用好底图，底图档案管理部门应建立从底图归档到底图作废的全过程的底图管理制度，做到有规可依、有章可循。如建立底图档案管理制度、底图利用和保管制度、底图库房保密、安全、防火制度，签定保密、安全责任书，健全底图档案人员工作职责，并纳入本单位的质量管理体系程序文件中，进一步做到了底图管理工作的程序化、规范化、标准化。
近期，笔者有幸参加了“实现底图档案管理科学化”课题调，走访了多家科研单位和施工企业，查阅了较多底图档案文献，得到了不少启示。下面，谈一下浅薄认识：底图档案是一种设计文件，每一套图纸都是生产的依据和科技人员智慧的结晶，是科技和生产人员广泛利用的技术资源。因此，如何科学地管理和利用底图是我们档案管理人员面临的一个重要课题。
一、底图档案科学管理的重要性
每个工程项目从其可行性研究到最后竣工，将形成大量的图纸，日积月累，许多单位的图纸将数以万计，这些图纸容易老化和破损，借阅、复制次数多还易出现折痕，甚至被撕破。底图除了具有复用率高、数量多、幅面大的特点以外，还是科研生产活动的历史记录，它不同于一般的信息资料，这是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意搜集的材料，因而具有原始性的特点。底图原稿，往往只有一份孤本，丢失或破损严重会给生产和科研带来无法弥补的损失。所以，底图档案科学管理非常重要。
二、底图档案科学管理的步骤与措施
（一）底图归档。在归档过程中档案员应检查如下内容：
1.归档底图应有设计（拟制）、审核、工艺、标准化、批准的签署和日期；
2.图号、图形尺寸、文字说明、幅面大小、格式等必须符合标准化规定；
3.图面整洁、字迹工整、无揉搓破损；
4.归档底图必须按照明细表齐套；
5.底图归档若有密级应填写《密级界定表》，交保密部门存档，然后填写《归档文件资料清单》一式两份，由归档人和档案室各留一份备查。
（二）底图分类与编号。档案员将归档底图按照“底图流水号-课题分类号-袋号-底图按明细表排列的顺序号”顺序进行编号，同时填写底图总账、打印柜签、袋签及底图明细表。如有借图，还要打印借图明细表，以便查找。
（三）底图的更改。设计更改是对已批准发放的设计文件所做的更改。在进行设计更改时，应说明更改原因；设计更改必须考虑其合理性、可行性、经济性和生产的可行性；设计更改要求正确、完整、统一、协调，保证科研生产的顺利进行。如果设计更改将引起其它相关的更改时，应同时进行相应的更改。设计更改要保证产品的图样、底图、复印件二者相一致。
（四）底图的保管。底图档案保管的基本任务有两条：一是维护底图档案的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护底图档案的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。
底图档案具有复制工具的功能。在底图纸的生产过程中，采用的特殊原材料和工艺措施，带来了一些不利于底图耐久性的因素，比如现在造纸用了很多酸，纸张的边缘时间长了容易发黄、发脆。另外，底图在多次印的过程中，经过反复的高温照射，机械强度和耐久性有所降低，很容易脆裂破损。因此，底图保管的要求是严禁折叠放置。其原因主要有两点：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印的清晰度。为此，底图应在特制的底图柜中存放。
底图存放的方法有两种，一种为平放，即按整体顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中。另一种为卷放，即将底图按套或案卷卷成筒状排放在底图柜中。但特大特长幅面的底图还是以卷放为好。
保護底图，可采用边缘加固的方法。总之，底图应保证在不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。
此外，还要对底图档案实行“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
（五）蓝图发放的闭环管理。所谓闭环管理是指档案室根据生产命令把所需的底图晒成蓝图，并加盖带有发放日期的受控章，领图人签字后负责图纸的保管，并按生产需要将图纸发给各生产单位，用后的废旧蓝图再由档案室回收处理，领图人的保管责任结束，由档案室负责对下发蓝图的回收而形成闭环。
1.晒制蓝图。申请晒图人员应填写《复制蓝图申请单》一式两份，一份交晒图室，另一份留档案室备查。晒制的蓝图应符合如下要求：图形、线条、尺寸、数字显影清晰、纸质优良；装订成册的蓝图应按明细表齐套；蓝图要统一折叠成“手风琴”式A4图纸（297×210mm）幅面大小，折叠时右下角的标题栏应漏出以便查阅，如需装订，左边应空出装订线，装订要整齐、牢固，严禁用金属件装订。
2.登记与发放。检查完毕的生产用蓝图要加盖档案室带有发放日期的受控章，在《蓝图发放回收销毁登记表》“发放”一栏逐一进行登记；成套蓝图按成册受控资料管理，如随机资料等。蓝图发放前应要求领图人仔细核对无误后方可在“领图人”一栏签字，防止出现漏晒、漏盖章、领图人丢图而推卸责任等现象发生。
3.回收与销毁。回收蓝图时，档案员应和领图人一起在《蓝图发放回收销毁登记表》“回收”一栏的“交图人”和“收图人”处签字盖章；销毁回收的蓝图应经主管领导批准后由指定专人（两人以上）负责在指定地点监销，防止档案遗失和泄密。之后应在《蓝图发放回收销毁登记表》“销毁”一栏中的“销毁人”和“批准人”处签名盖章。
三、底图档案数字化
目前，有效保存和利用底图档案的新方法是将底图档案数字化，因为大幅面扫描仪（或称工程图纸扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了图纸档案数字化的条件，而且已有众多单位进行了图纸档案的数字化处理。这里简述如下：
（一）底图档案数字化的软硬配置。
（二）底图档案数字化的制作程序。
（三）提供底图档案数字化信息网络利用。
四、建立健全底图档案科学管理规章制度
为了管好用好底图，底图档案管理部门应建立从底图归档到底图作废的全过程的底图管理制度，做到有规可依、有章可循。如建立底图档案管理制度、底图利用和保管制度、底图库房保密、安全、防火制度，签定保密、安全责任书，健全底图档案人员工作职责，并纳入本单位的质量管理体系程序文件中，进一步做到了底图管理工作的程序化、规范化、标准化。