市政工程档案资料有效管理措施

来源 :商品与质量·建筑与发展 | 被引量 : 0次 | 上传用户:pomerku
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  【摘 要】 文章首先通过对市政工程档案资料有效管理的意义进行了阐述,接着对市政工程档案管理过程中存在的问题进行了细致的分析,最后重点探讨了建筑工程档案的科学化管理。
  【关键词】 市政工程;档案资料;有效管理
  一、前言
  市政工程档案资料有效管理中的意义重大,只有在档案中进行有效管理,分析其出现的问题并制定解决措施,对我国市政工程档案资料有效管理措施进行分析,能够工程档案资料的作用得到更大的发挥。
  二、市政工程档案资料有效管理的意义
  城建档案馆保管的市政工程档案是从满足当前市政工程规划、建设、管理、维修工作的需要,满足城市改建、扩建和发展的需要,满足城市处于战争和遭受自然灾害后恢复、重建的需要出发,介绍和报道馆藏档案有关内容和成份。通过各种方式为利用者提供档案信息,进行咨询服务。市政工程档案资料是多元化的,它是随着工程的变化而变化,应按建设单位和档案局的有关文件与要求,统一进行编制及归档。市政工程档案作为一种信息资源,能否实现有效的管理和利用,在更大范围内实现社会共享,取决于政治体制、社会环境、档案的社会利用需求、档案管理水平、档案信息资源自身等多方面的因素,开发利用市政工程档案是一切工作的最终目的,也是城建档案馆自身价值的最终体现。
  三、市政工程档案管理过程中存在的问题
  1、市政工程档案管理方面的问题
  目前,部分建设单位,尤其是一些基层的建设单位未能对市政档案工作给予高度的重视,没有建立完善的档案管理机制和科学的档案管理体系,致使工程档案管理在实施过程中既没有一定的针对性,也缺乏必要的创新性,对工程项目的建设造成了不良影响。因此,建设单位需要对市政档案管理方面存在的问题提起重视,并且要对这一问题进行认真地研究和分析,以便能够采取行之有效的措施来提高市政工程档案的管理水平。对档案管理问题的研究有助于尽快建立完善的市政档案管理的机制和档案管理体系,使档案的管理变得科学、规范以及合理,以便能够为市政工程建设提供可靠的信息保障。
  2、市政工程档案质量方面的问题
  长期以来,部分市政工程建设单位将工作的重点放在了建设方面,而忽视了管理工程档案资料的问题,这种做法非常不利于提高市政工程建设和发展水平。由于没有高度重视工程档案资料的管理工作,工程档案管理过程中不规范、不合理的现象时有发生,还有部分单位用一种敷衍的态度对待工作,存在一些档案造假行为,如档案管理人员的服务态度比较差,并且还缺乏丰富的档案管理知识及专业技能,不具备较强的工作责任心,工作时比较马虎大意,致使工程档案的质量较低,不利于市政工程档案管理水平的提高,也严重影响了市政工程建设质量及水平。可见,市政工程档案质量方面存在诸多问题,需要采取行之有效的措施使这些问题得到根本性的解决。
  四、建筑工程档案的科学化管理
  1、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础
  为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定,结合建筑实际情况,制定相应的档案管理制度、措施,同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要,在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。加强对建筑工程档案管理工作的领导,提高档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。
  2、严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用
  工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》,不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保工程建设档案的完整、准确、系统。建立健全文件档案登记制度、借阅制度、利用登记制度,做到对文件档案的来龙去脉、运转流向胸中有数,严格管理。
  3、加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施
  档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。
  4、充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案
  信息资源,做好档案信息统计工作。在工程档案收集过程中,根据建筑工程档案的内容和利用者的需要,主动收集档案信息,如工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算、立项批复时间、中标价、合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目,设计科学合理的统计报表,为领导决策提供依据,为工程项目科学管理提供保障。
  5、建立健全档案管理机制,提高档案管理水平
  加强管理的重要前提是要拥有良好的体制与机制,体制与机制在提高管理水平方面发挥着极其重要的作用。一个项目是由于参与项目的所有人员经过不断地努力实现的,市政工程建设也不例外,整个项目中档案管理工作的文件收集、整理、审核、归档以及移交等诸多环节的工作都需要工程建设中的很多单位共同配合才能够实现,如建设单位、监理单位、设计单位、采购单位以及施工单位等,文档管理中缺少任何一个环节的工作都会影响文档的完整性。因此,在市政工程档案管理工作中,为了提高档案的管理水平需要使档案管理的各个部门和单位对自身的职责有一个明确的认识和了解,并且能够在工作中相互配合,使档案管理的機制和体制得到不断完善,从而实现提高档案管理水平的目的。为此,可以设立一个专职的档案管理人员负责对每个工程项目管理部的工作,管理人员的具体工作是将该项档案工作认真落实到位,这样就使工程项目管理部门接手工程档案的编制工作,使同时管理档案的工作与建设工程项目成为了可能,在这种管理模式下获得的档案资料也是非常准确的。
  五、结束语
  市政工程档案资料有效管理是一项全面系统复杂的综合性标准,尤其要加强对案资料有效管理中常见问题的认识与研究,结合实际情况进行管理,加强市政工程档案资料有效管理措施。
  参考文献:
  [1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气,2004
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