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摘要：随着社会的发展，信息量剧增，对档案管理工作要求越来越高。本文分别从几个方面介绍了我国档案管理存在的问题点、现代信息技术在档案管理中应用的必要性、主要的档案管理现代信息技术、如何加强现代信息技术在档案管理中的应用，以及现代信息技术在档案管理中的注意事项。
Abstract: The information amount increase a lot according to the development of society, so the requirement to the archive management become more and more high. This paper analysis it from the following aspects, the questions of archive management in our country, the essentiality that apply morden information technology, major information technology applied in archive management, the way to enhance morden information technology applied in archive management, and the note of applying morden technology in archive management.
关键词： 现代 信息技术 档案管理
Key words:Morden Information technology Archive management
引言
随着社会的发展，档案管理的相关指标在不断的变化，比如信息量在不断的增加、信息内容越来越多样化、信息共享的要求越来越多、檔案流动速度加快、档案更新速度加快，故为了满足当今社会发展的需要，对档案管理提出了更多和更高的要求。
多年来，我国档案管理都是以纸张为载体，而随着社会的不断发展，用纸张作为档案管理的载体已经越来越不能满足要求了，很多地方都开始提倡无纸化管理，档案管理将越来越依赖现代信息技术了。
一、我国档案管理存在的问题
由于很多地方的档案管理还是采用原来的模式运作，或者简单运用信息技术进行档案管理，故档案管理工作存在较多的问题点，不能满足发展的需要。主要体现在以下几个方面：
（一）档案基础工作较差
目前我国很多地方档案管理仅以简单保管为目的，以案卷不丢失为原则，又因各个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一、整理人员专业水平不一致等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映为：档案编号不规范、案卷标题不能反映主题和内容、很多案卷缺失目录、很久以前的案卷纸张有损耗且很多字迹已经模糊、案卷分类管理不明确、对历史案卷的追踪不方便。
（二）档案工作现代化管理不规范
目前我国部分地区的档案管理已经在逐步施行现代化管理，但工作基本上是松散型管理，条块分割、各自为政、无序发展，它带来的后果是：档案管理软件低水平重复开发，浪费严重；档案数据库重复建设，输入内容缺乏规划和分工；应用软件程序设计语言各不相同，标准化程度低，数据难以交换与共享。故按目前状况发展下去，今后要实现全国各类档案信息联网，不仅有数据能否转换的问题，还有大量软件投资浪费的问题，更为严重的是智力投资的浪费。
（三）现代化设备不能满足要求
如今各单位的档案信息量大，档案管理中所需要的设备必须能高速运转，能满足人们快速查找、大容量保存、多界面运行等的功能。但很多单位的档案管理处的设备都是陈旧或者淘汰的设备，远远不能满足当今的档案管理需求。
（四）档案管理人员的现代化信息技术掌握程度不够
很多地方的档案管理人员是年纪较大，或者学历较低的人，对现代化信息技术所接受的教育培训比较少，同时对现代化信息技术的理解能力较差，故会导致档案管理人员在使用现代化信息技术进行档案管理时会存在一定的障碍。
二、现代信息技术在档案管理中应用的必要性
随着社会的不断发展，各行各业所需求的信息量不断增加。档案管理的现代信息技术应用是社会主义现代化建设化的重要组成部分，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的传统档案管理变革。现阶段档案管理现代化的内涵主要包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。
现代信息技术在档案管理中的应用让档案管理从传统迈向现代，与社会主义现代化建设同步。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。具体来说可以体现在以下几个方面：
（一）可优化档案管理职能
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能的转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理，为社会提供高效优质的服务。
（二）可为管理者进行决策和管理更好服务
决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。传统的档案管理方法已经远远满足此要求了，只要将档案管理工作采用电子信息化管理，管理者才能更好的应用档案信息进行管理。
（三）可更方便的进行资源共享
将现代信息技术应用在档案管理上，可以打破相关人员在地理以及时间上的限制，更好的利用档案信息开展工作，从而更好的为社会主义现代化建设服务，不断提高我国的综合实力。
（四）可提高档案管理的效率
档案管理人员通过手工收集、整编、管理来将档案提供给单位，工作量大，效率很低，费时费力。如用计算机信息技术来管理档案，数据只需输一次就可以多次利用，可以在内部数据共享，提高了工作效率。同时对这些档案信息进行管理的时候，工作人员只要将电子档案信息分类即可。
三、档案管理应用的主要现代信息技术
当前在档案管理中所应有的现代信息技术主要有缩微影像技术、数字技术，以及数字技术和缩微影像技术的有机结合。通过这些信息技术可实现图形扫描、数字式存储、资料压缩处理、高还原性的显示输出和远程输出，同时由于高速信息公路逐渐宽敞，使得档案管理工作更加方便、检索更加准确。以下是对几种现代信息技术的介绍：
（一）缩微影像技术
缩微影像技术是一种涉及多学科、多部门、综合性强且技术成熟的现代化信息处理技术，它能将原始信息原封不动的以缩小影像的形式摄影记录在感光材料上，经加工制成缩微品保存、传播和使用，这种方法可以长期保存。
（二）数字技术
数字技术是近年来逐渐兴起的技术，已经受到人们越来越重视。工作人员力求将各类信息资源转成数字技术，使用计算机网络系统管理，进行保存和利用。
数据库建立完善后，利用扫描技术对档案文件进行数字化管理。数字化技术有两种形式，一种是利用扫描仪直接将文件转化为数字化档案，储存在计算机内，图像文件是以压缩后的tiff格式和jpg的格式存储，文件大小在30K-50K左右，在一般的计算机上能随意浏览，无需专门的缩放胶片设备还原，并且能通过网络远程传输和利用。另一种是利用缩微胶片扫描仪，将胶片上的内容以扫描的方式将其数字化，然后送入计算机并进行处理，从而实现档案内容数字化。
（三）数字技术和缩微影像技术的有机结合
数字技术的优点是其产品可以无限次拷贝、费用低、传播快，其缺点是内容容易修改，另外以磁盘、光盘等作为介质由于设备更新速度快，几年前存储的东西可能随着设备的更新而不能使用。缩微胶片的优点是性能稳定、寿命长，不但可以保存信息的原始状态，而其占用体积小，容量大，读出信息的设备简单，信息不会失真，具有法律效力。
故将数字技术的快速检索、浏览和资源共享以及远程传递信息的特点和缩微影像技术长期保存的特点相结合，才能满足现代化档案管理工作的需求。
四、如何在档案管理中高效应用现代信息技术
档案管理工作的改善取决于设备、制度、人员等，具体来说可以体现在以下几个方面：
（一）提高各级档案部门领导者的现代化意识和知识水平
领导者的现代化意识和水平对单位的档案管理工作处于支配地位，起决定作用。因此，提高领导者的现代信息技术管理意识和现代化信息知识水平，是保证现代化信息技术在档案管理工作顺利开展的关键。如果档案部门领导者的现代化管理意识强，会想方设法配备先进的计算机设备，选调计算机方面的专业人才，培训在职人员的现代化信息技术应用水平，把现代化管理工作列入本单位重要达标工作内容来进行考核、奖惩，这样档案现代化管理工作才能符合社会的发展。相反，如果领导者现代化意识差，现代化管理工作不纳入本单位年度工作目标，不列入考核内容，就会致使本单位现代化管理工作人员有一种被轻视的感觉，工作无热情，必备的硬件设备得不到合理的配备、更新和维护，工作无法开展。
（二）提高档案现代信息管理工作体制与技术标准
档案管理实现档案现代信息化管理的最终目的，是最大限度地开发档案信息资源，实现档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，实现各类档案信息资源的共享，从而满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。所以必须建立高质量的全国档案信息网络系统，实现全国各类档案信息资源的共享。而一个高标准、高质量的信息网络系统，是以标准、统一为前提，只有这样，才能真正达到数据共享。
当前在档案管理现代化这个问题上，国家档案科研部门应尽早、尽快地有所为，应集中人力、物力和财力，在全国范围内聘请一批掌握计算机和网络技术的高级研究人才，组成专门的课题小组，协同作战、集体攻关，尽早拿出可在全国通用的档案现代化管理系统软件和相关技术标准；国家档案行政管理部门也应尽快制定全国档案系统现代化管理以及网络建设的近期和中长期计划，加强宏观管理，用行政手段对全国档案现代化管理工作进行有效的调控，以保证其健康、有序地发展。
（三）加强档案管理基础工作
档案管理基础工作实行标准化、规划化的管理，即档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等各個环节，都按照统一的标准和规范的程序进行。只有讲档案的基础工作做好，才能很好开展后续的档案工作。
（四）科学分类，保证查全率
计算机检索的优势就是能够满足人们快速检索的需要，为了分类科学，保证检索的查全率，在重新分类整理中，应按照《中国档案分类法》进行分类组卷，并事先制定出具体管理细则，统一分类标识，另外在分类整理的过程中，还应加强审核力度，及时纠正发现的错误。
（五）规范案卷标题，保证查询的准确性
档案分类科学保证了检索的查全率，而题目准确才能保证检索的查准率，因此不仅要做到分类科学，还要做到题目准确，统一规范著录题目。规范著录题目掌握的原则与要点，在填写著录题目过程中，要规范机构简称，以避免计算机识别不清发生检索错误。如有必要，著录时可在题名中加上人名、地点和时间等要素，将题名补充完整。
（六）开发功能完整的电子档案信息系统
电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法，为确保电子档案管理信息系统的性能和质量，在系统设计阶段，遵循有关规定和标准，充分综合各部门的意见，把相关的管理措施纳入其中，通过技术手段来实现。
（七）加强计算机硬件配套设备
选择性能稳定，功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，强化对防磁设施的完善和维护，有条件的对服务器主机进行升级，合理配置存储设备。只有这样，档案管理工作才能不断完善。
五、现代信息技术在档案管理应用的注意事项
现代信息技术虽然对档案管理工作有着很大的改善作用，但是如果对信息技术应用不得体，同样会对档案管理工作带来一定的负面效果。所以要想使现代信息技术能更好的在档案管理中应用，我们应对以下两方面进行注意：
（一）做好档案信息的安全管理工作
档案信息系统的安全包括管理系统软件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被非许可的人知晓、获得。安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机的物理安全。
另外要想使档案信息安全，还要培训档案管理人员的保密意识，以及注重密码管理和权限管理。
（二）现代信息技术导入分轻重缓急、循序渐进
对一些历史悠久，资料多的档案处，在导入现代信息技术管理的时候，应该根据各种档案的重要程度、价值大小、利用率高低和保密级别等进行分批导入，这样才能加快计算机信息技术的导入，以及提高社会各界对信息的利用。
六、总结
现代信息技术在档案管理中的应用有着广泛的前景，也是为了顺应时代发展的必然趋势。各档案处要结合自身的情况，实时的在完善档案管理各项工作基础上，逐步实现档案管理现代化，使之适合单位的发展需要，同时更好的为社会主义现代化建设服务。
参考文献
[1] 武艺花， 现代化档案管理之我见，山西档案-问题研究，2010增刊。
[2] 周文雁，加强信息技术在档案管理中的应用，山西档案-档案信息化建设，2009年增刊。
[3] 刘瑛，电子档案管理探析，山西档案-问题研究，2010增刊。
Abstract: The information amount increase a lot according to the development of society, so the requirement to the archive management become more and more high. This paper analysis it from the following aspects, the questions of archive management in our country, the essentiality that apply morden information technology, major information technology applied in archive management, the way to enhance morden information technology applied in archive management, and the note of applying morden technology in archive management.
关键词： 现代 信息技术 档案管理
Key words:Morden Information technology Archive management
引言
随着社会的发展，档案管理的相关指标在不断的变化，比如信息量在不断的增加、信息内容越来越多样化、信息共享的要求越来越多、檔案流动速度加快、档案更新速度加快，故为了满足当今社会发展的需要，对档案管理提出了更多和更高的要求。
多年来，我国档案管理都是以纸张为载体，而随着社会的不断发展，用纸张作为档案管理的载体已经越来越不能满足要求了，很多地方都开始提倡无纸化管理，档案管理将越来越依赖现代信息技术了。
一、我国档案管理存在的问题
由于很多地方的档案管理还是采用原来的模式运作，或者简单运用信息技术进行档案管理，故档案管理工作存在较多的问题点，不能满足发展的需要。主要体现在以下几个方面：
（一）档案基础工作较差
目前我国很多地方档案管理仅以简单保管为目的，以案卷不丢失为原则，又因各个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一、整理人员专业水平不一致等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映为：档案编号不规范、案卷标题不能反映主题和内容、很多案卷缺失目录、很久以前的案卷纸张有损耗且很多字迹已经模糊、案卷分类管理不明确、对历史案卷的追踪不方便。
（二）档案工作现代化管理不规范
目前我国部分地区的档案管理已经在逐步施行现代化管理，但工作基本上是松散型管理，条块分割、各自为政、无序发展，它带来的后果是：档案管理软件低水平重复开发，浪费严重；档案数据库重复建设，输入内容缺乏规划和分工；应用软件程序设计语言各不相同，标准化程度低，数据难以交换与共享。故按目前状况发展下去，今后要实现全国各类档案信息联网，不仅有数据能否转换的问题，还有大量软件投资浪费的问题，更为严重的是智力投资的浪费。
（三）现代化设备不能满足要求
如今各单位的档案信息量大，档案管理中所需要的设备必须能高速运转，能满足人们快速查找、大容量保存、多界面运行等的功能。但很多单位的档案管理处的设备都是陈旧或者淘汰的设备，远远不能满足当今的档案管理需求。
（四）档案管理人员的现代化信息技术掌握程度不够
很多地方的档案管理人员是年纪较大，或者学历较低的人，对现代化信息技术所接受的教育培训比较少，同时对现代化信息技术的理解能力较差，故会导致档案管理人员在使用现代化信息技术进行档案管理时会存在一定的障碍。
二、现代信息技术在档案管理中应用的必要性
随着社会的不断发展，各行各业所需求的信息量不断增加。档案管理的现代信息技术应用是社会主义现代化建设化的重要组成部分，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的传统档案管理变革。现阶段档案管理现代化的内涵主要包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。
现代信息技术在档案管理中的应用让档案管理从传统迈向现代，与社会主义现代化建设同步。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。具体来说可以体现在以下几个方面：
（一）可优化档案管理职能
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能的转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理，为社会提供高效优质的服务。
（二）可为管理者进行决策和管理更好服务
决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。传统的档案管理方法已经远远满足此要求了，只要将档案管理工作采用电子信息化管理，管理者才能更好的应用档案信息进行管理。
（三）可更方便的进行资源共享
将现代信息技术应用在档案管理上，可以打破相关人员在地理以及时间上的限制，更好的利用档案信息开展工作，从而更好的为社会主义现代化建设服务，不断提高我国的综合实力。
（四）可提高档案管理的效率
档案管理人员通过手工收集、整编、管理来将档案提供给单位，工作量大，效率很低，费时费力。如用计算机信息技术来管理档案，数据只需输一次就可以多次利用，可以在内部数据共享，提高了工作效率。同时对这些档案信息进行管理的时候，工作人员只要将电子档案信息分类即可。
三、档案管理应用的主要现代信息技术
当前在档案管理中所应有的现代信息技术主要有缩微影像技术、数字技术，以及数字技术和缩微影像技术的有机结合。通过这些信息技术可实现图形扫描、数字式存储、资料压缩处理、高还原性的显示输出和远程输出，同时由于高速信息公路逐渐宽敞，使得档案管理工作更加方便、检索更加准确。以下是对几种现代信息技术的介绍：
（一）缩微影像技术
缩微影像技术是一种涉及多学科、多部门、综合性强且技术成熟的现代化信息处理技术，它能将原始信息原封不动的以缩小影像的形式摄影记录在感光材料上，经加工制成缩微品保存、传播和使用，这种方法可以长期保存。
（二）数字技术
数字技术是近年来逐渐兴起的技术，已经受到人们越来越重视。工作人员力求将各类信息资源转成数字技术，使用计算机网络系统管理，进行保存和利用。
数据库建立完善后，利用扫描技术对档案文件进行数字化管理。数字化技术有两种形式，一种是利用扫描仪直接将文件转化为数字化档案，储存在计算机内，图像文件是以压缩后的tiff格式和jpg的格式存储，文件大小在30K-50K左右，在一般的计算机上能随意浏览，无需专门的缩放胶片设备还原，并且能通过网络远程传输和利用。另一种是利用缩微胶片扫描仪，将胶片上的内容以扫描的方式将其数字化，然后送入计算机并进行处理，从而实现档案内容数字化。
（三）数字技术和缩微影像技术的有机结合
数字技术的优点是其产品可以无限次拷贝、费用低、传播快，其缺点是内容容易修改，另外以磁盘、光盘等作为介质由于设备更新速度快，几年前存储的东西可能随着设备的更新而不能使用。缩微胶片的优点是性能稳定、寿命长，不但可以保存信息的原始状态，而其占用体积小，容量大，读出信息的设备简单，信息不会失真，具有法律效力。
故将数字技术的快速检索、浏览和资源共享以及远程传递信息的特点和缩微影像技术长期保存的特点相结合，才能满足现代化档案管理工作的需求。
四、如何在档案管理中高效应用现代信息技术
档案管理工作的改善取决于设备、制度、人员等，具体来说可以体现在以下几个方面：
（一）提高各级档案部门领导者的现代化意识和知识水平
领导者的现代化意识和水平对单位的档案管理工作处于支配地位，起决定作用。因此，提高领导者的现代信息技术管理意识和现代化信息知识水平，是保证现代化信息技术在档案管理工作顺利开展的关键。如果档案部门领导者的现代化管理意识强，会想方设法配备先进的计算机设备，选调计算机方面的专业人才，培训在职人员的现代化信息技术应用水平，把现代化管理工作列入本单位重要达标工作内容来进行考核、奖惩，这样档案现代化管理工作才能符合社会的发展。相反，如果领导者现代化意识差，现代化管理工作不纳入本单位年度工作目标，不列入考核内容，就会致使本单位现代化管理工作人员有一种被轻视的感觉，工作无热情，必备的硬件设备得不到合理的配备、更新和维护，工作无法开展。
（二）提高档案现代信息管理工作体制与技术标准
档案管理实现档案现代信息化管理的最终目的，是最大限度地开发档案信息资源，实现档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，实现各类档案信息资源的共享，从而满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。所以必须建立高质量的全国档案信息网络系统，实现全国各类档案信息资源的共享。而一个高标准、高质量的信息网络系统，是以标准、统一为前提，只有这样，才能真正达到数据共享。
当前在档案管理现代化这个问题上，国家档案科研部门应尽早、尽快地有所为，应集中人力、物力和财力，在全国范围内聘请一批掌握计算机和网络技术的高级研究人才，组成专门的课题小组，协同作战、集体攻关，尽早拿出可在全国通用的档案现代化管理系统软件和相关技术标准；国家档案行政管理部门也应尽快制定全国档案系统现代化管理以及网络建设的近期和中长期计划，加强宏观管理，用行政手段对全国档案现代化管理工作进行有效的调控，以保证其健康、有序地发展。
（三）加强档案管理基础工作
档案管理基础工作实行标准化、规划化的管理，即档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等各個环节，都按照统一的标准和规范的程序进行。只有讲档案的基础工作做好，才能很好开展后续的档案工作。
（四）科学分类，保证查全率
计算机检索的优势就是能够满足人们快速检索的需要，为了分类科学，保证检索的查全率，在重新分类整理中，应按照《中国档案分类法》进行分类组卷，并事先制定出具体管理细则，统一分类标识，另外在分类整理的过程中，还应加强审核力度，及时纠正发现的错误。
（五）规范案卷标题，保证查询的准确性
档案分类科学保证了检索的查全率，而题目准确才能保证检索的查准率，因此不仅要做到分类科学，还要做到题目准确，统一规范著录题目。规范著录题目掌握的原则与要点，在填写著录题目过程中，要规范机构简称，以避免计算机识别不清发生检索错误。如有必要，著录时可在题名中加上人名、地点和时间等要素，将题名补充完整。
（六）开发功能完整的电子档案信息系统
电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法，为确保电子档案管理信息系统的性能和质量，在系统设计阶段，遵循有关规定和标准，充分综合各部门的意见，把相关的管理措施纳入其中，通过技术手段来实现。
（七）加强计算机硬件配套设备
选择性能稳定，功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，强化对防磁设施的完善和维护，有条件的对服务器主机进行升级，合理配置存储设备。只有这样，档案管理工作才能不断完善。
五、现代信息技术在档案管理应用的注意事项
现代信息技术虽然对档案管理工作有着很大的改善作用，但是如果对信息技术应用不得体，同样会对档案管理工作带来一定的负面效果。所以要想使现代信息技术能更好的在档案管理中应用，我们应对以下两方面进行注意：
（一）做好档案信息的安全管理工作
档案信息系统的安全包括管理系统软件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被非许可的人知晓、获得。安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机的物理安全。
另外要想使档案信息安全，还要培训档案管理人员的保密意识，以及注重密码管理和权限管理。
（二）现代信息技术导入分轻重缓急、循序渐进
对一些历史悠久，资料多的档案处，在导入现代信息技术管理的时候，应该根据各种档案的重要程度、价值大小、利用率高低和保密级别等进行分批导入，这样才能加快计算机信息技术的导入，以及提高社会各界对信息的利用。
六、总结
现代信息技术在档案管理中的应用有着广泛的前景，也是为了顺应时代发展的必然趋势。各档案处要结合自身的情况，实时的在完善档案管理各项工作基础上，逐步实现档案管理现代化，使之适合单位的发展需要，同时更好的为社会主义现代化建设服务。
参考文献
[1] 武艺花， 现代化档案管理之我见，山西档案-问题研究，2010增刊。
[2] 周文雁，加强信息技术在档案管理中的应用，山西档案-档案信息化建设，2009年增刊。
[3] 刘瑛，电子档案管理探析，山西档案-问题研究，2010增刊。