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【摘 要】本文从科技档案质量的现状出发，具体讨论了其面临的问题和质量不高的原因，并根据作者多年的档案管理经验和体会，提出了提高科技档案质量的措施。
【关键词】科技；档案；质量；对策
科技档案作为科技工作的一项基础性工作，在服务科技创新、经济社会发展等领域发挥着重要作用，科技档案的质量将直接影响到科研项目的再开发和科技成果转化的效果。因此加强科技档案归档工作提高档案质量意义重大。
1、科技档案质量所面临的问题
科技档案的质量包括外在质量和内在质量。外在质量表现在档案装具、立卷的方法和手段等，它直观性强，易于察觉，主要取决于档案工作者的能力和素质，在一定的条件下易于改观。而内在质量主要指文件材料的准确性、完整性和真实性，它的可变性较小，主要取决于科技档案形成者的档案意识。
1.1科技档案形成者意识淡薄
科技档案贯穿于整个科学技术活动，科技活动有其特定的规律和程序，记录的原始性和历史的真实性是科技档案的重要属性。科技档案形成部门的领导和技术人员的档案意识决定了其形成的速度和质量。由于缺少对科技档案归档范围的了解，档案制度贯彻不彻底，档案形成者没有意识到文件的重要性和必要性，归档文件材料缺乏准确性、完整性时有发生。例如：有些部门的技术人员为了自身的方便，私留会议纪要、技术协议的原件；有些技术人员书写实验报告、测试记录时不规范，拆页撕页；有些归档文件前后数据不一致，随意修改数据，这些都是造成科技档案材料完整性差，严重影响科技档案质量的重要因素。
1.2档案部门收集方式守旧
由于档案人员只将收集作为一项普通的常规工作，没有上升到档案资源建设的高度来重视，工作主動性不高，与归档单位及科技人员沟通不足，对各科研部门的业务工作流程了解不够充分，无法确切掌握形成文件的种类及工程进展情况；收集方式守旧。收集时间上只注重例行归档，忽视随时收集；收集途径上，只能“被动收集”，缺少“主动收集”；收集载体上，只注重纸质档案，忽视了电子文件、音像材料的收集；影响了档案收集的效果，使得部分有价值的文件材料漏归。
1.3档案部门缺乏应有的约束、监督机制
档案部门是服务部门而不是权力部门，对归档单位及人员的约束有限，尽管反复强调归档的重要性，但效果不大，对文件的质量把关及漏归现象往往无可奈何，缺乏行之有效的强制力和约束力，表现在具体工作时，只是口头上向科技人员强调将文件材料及时归档，检查力度不够，检查措施缺乏，尤其对专业化程度较高的部门更是如此。
2、提高科技档案质量的对策
2.1增强全员档案意识
档案形成过程来源于设计和技术管理部门，也来源于上级机关，涉及面广，专业性强，仅靠档案人员进行收集、整理远远不够。提高科技档案质量需要各级领导的重视、各部门及技术人员的支持和协助。因此，各级领导应将档案工作纳入工作日程，纳入工程计划管理，协调好档案人员与有关部门的关系，解决档案工作中的实际困难。
档案管理部门应认真贯彻档案工作条例，加强档案法的宣传力度，使每个员工充分认识到自己对文件归档应承担的责任和义务，增强归档意识，形成人人理解档案管理、个个关心档案建设的局面，使提高文件归档质量成为全员共识。
2.2建立健全档案管理制度
没有规矩不成方圆，制度建设不可或缺，管理制度决定档案的质量。科技档案内在质量的提高，要用完善的制度对档案形成者进行约束，严格规定文件资料的内容、归档时间、归档范围、密级等诸多方面。档案管理部门要根据档案法要求，结合本单位特点制定切实可行的归档管理办法，争取单位领导的大力支持，完善考核制度，加强科技档案管理，把好文件材料接收关，让制度约束科研技术人员及管理部门，从而使科技档案质量得到有效控制。
2.3提高档案人员的素质
社会的发展与科技的进步日新月异，档案人员要更新观念、转变思路，积极发挥自己的主观能动性，具体可以通过参加培训班、聘请专家授课、出席专业研讨会、到兄弟单位参观学习等方式，努力学习专业知识、科技知识和档案信息化管理知识，树立为企业发展服务的理念，更好的服务于科研生产一线。
2.4加强文件材料归档过程控制
归档过程就是科技文件向科技档案过渡的过程，这个过程包括两部分工作，一是对文件材料的审查和鉴定，二是对文件材料的整理和加工。为了保证文件归档及时，档案人员应尽早介入科研项目管理过程，详细了解工程进度，制定具体的文件归档要求和时间节点；在文件归档时认真检查严格把关，对文件材料形成日期、文件名称及格式、拟制和批准人签字等常出现问题的细节给予特别关注，保证归档材料自始至终按计划进度及制度要求规范形成。
归档过程的控制保证了档案的内在质量，档案内在质量决定了档案的价值，同时决定了科技活动的真实性和完整性，有着不可替代的历史记录性。档案人员应利用专业知识，按“科技文件材料归档签署表”、“档案案卷质量要求”和档案工作要求，对于杂乱无序的归档文件，进行反复核对，找出科研活动中值得保留的材料与数据，让有价值的材料得以留存，发挥它们的效用。
实践证明，切实履行归档过程控制，是提高归档文件质量的一条有效途径。
2.5加强多部门合作、多层次监督检查及考核
文件材料的归档工作涉及到一个单位的多个部门。因此，在管理上应建立健全多部门多层次的联合监督检查管理机制。
多层次监督检查表现在：（1）下达任务与提出归档要求同步。在科研项目开始，下达研制计划时就应明确文件归档日期，以便于监督检查，确保应归档资料不遗失。（2）项目进度检查与文件归档情况检查同步。在进行项目中期检查时，不仅要检查项目进度和质量，还要检查文件材料的形成、积累和归档情况，督促技术人员及时将文件材料归档。
档案部门要加强与各部门、科研人员的联系，建立完善的文件材料收、发登记制度；档案人员要转变工作思路，改变只是坐等归档人员上门的传统做法，不断拓宽收集渠道，主动深入到各部门，加强与兼职资料员的联系，积极宣传档案工作的重要性，了解归档单位专业性质和相应的归档范围，努力把文件材料收集齐全完整。
要使文件材料齐全、完整、如期归档，不仅要有相应的规范要求，还应有一定的管理措施和完善档案考核制度，奖罚分明，对及时履行文件归档要求的单位及个人给予应有的奖励，对不按时归档文件的单位及个人给予必要的惩罚，只有如此，才能为科技档案质量的提高提供保证。
总之，在当今信息社会，科技档案对企业的重要性日益明显。面对当前档案种类和载体形式出现的新变化，我们除了做好现有工作的同时，还必须及时调整工作方式和方法，对出现的新事物、新问题要及时分析研究和部署，只有不断学习，不断进取，不断探索，才能不断提高科技档案的质量，才能使科技档案工作适应时代的需要，为企业的经济发展发挥更大的作用。
【关键词】科技；档案；质量；对策
科技档案作为科技工作的一项基础性工作，在服务科技创新、经济社会发展等领域发挥着重要作用，科技档案的质量将直接影响到科研项目的再开发和科技成果转化的效果。因此加强科技档案归档工作提高档案质量意义重大。
1、科技档案质量所面临的问题
科技档案的质量包括外在质量和内在质量。外在质量表现在档案装具、立卷的方法和手段等，它直观性强，易于察觉，主要取决于档案工作者的能力和素质，在一定的条件下易于改观。而内在质量主要指文件材料的准确性、完整性和真实性，它的可变性较小，主要取决于科技档案形成者的档案意识。
1.1科技档案形成者意识淡薄
科技档案贯穿于整个科学技术活动，科技活动有其特定的规律和程序，记录的原始性和历史的真实性是科技档案的重要属性。科技档案形成部门的领导和技术人员的档案意识决定了其形成的速度和质量。由于缺少对科技档案归档范围的了解，档案制度贯彻不彻底，档案形成者没有意识到文件的重要性和必要性，归档文件材料缺乏准确性、完整性时有发生。例如：有些部门的技术人员为了自身的方便，私留会议纪要、技术协议的原件；有些技术人员书写实验报告、测试记录时不规范，拆页撕页；有些归档文件前后数据不一致，随意修改数据，这些都是造成科技档案材料完整性差，严重影响科技档案质量的重要因素。
1.2档案部门收集方式守旧
由于档案人员只将收集作为一项普通的常规工作，没有上升到档案资源建设的高度来重视，工作主動性不高，与归档单位及科技人员沟通不足，对各科研部门的业务工作流程了解不够充分，无法确切掌握形成文件的种类及工程进展情况；收集方式守旧。收集时间上只注重例行归档，忽视随时收集；收集途径上，只能“被动收集”，缺少“主动收集”；收集载体上，只注重纸质档案，忽视了电子文件、音像材料的收集；影响了档案收集的效果，使得部分有价值的文件材料漏归。
1.3档案部门缺乏应有的约束、监督机制
档案部门是服务部门而不是权力部门，对归档单位及人员的约束有限，尽管反复强调归档的重要性，但效果不大，对文件的质量把关及漏归现象往往无可奈何，缺乏行之有效的强制力和约束力，表现在具体工作时，只是口头上向科技人员强调将文件材料及时归档，检查力度不够，检查措施缺乏，尤其对专业化程度较高的部门更是如此。
2、提高科技档案质量的对策
2.1增强全员档案意识
档案形成过程来源于设计和技术管理部门，也来源于上级机关，涉及面广，专业性强，仅靠档案人员进行收集、整理远远不够。提高科技档案质量需要各级领导的重视、各部门及技术人员的支持和协助。因此，各级领导应将档案工作纳入工作日程，纳入工程计划管理，协调好档案人员与有关部门的关系，解决档案工作中的实际困难。
档案管理部门应认真贯彻档案工作条例，加强档案法的宣传力度，使每个员工充分认识到自己对文件归档应承担的责任和义务，增强归档意识，形成人人理解档案管理、个个关心档案建设的局面，使提高文件归档质量成为全员共识。
2.2建立健全档案管理制度
没有规矩不成方圆，制度建设不可或缺，管理制度决定档案的质量。科技档案内在质量的提高，要用完善的制度对档案形成者进行约束，严格规定文件资料的内容、归档时间、归档范围、密级等诸多方面。档案管理部门要根据档案法要求，结合本单位特点制定切实可行的归档管理办法，争取单位领导的大力支持，完善考核制度，加强科技档案管理，把好文件材料接收关，让制度约束科研技术人员及管理部门，从而使科技档案质量得到有效控制。
2.3提高档案人员的素质
社会的发展与科技的进步日新月异，档案人员要更新观念、转变思路，积极发挥自己的主观能动性，具体可以通过参加培训班、聘请专家授课、出席专业研讨会、到兄弟单位参观学习等方式，努力学习专业知识、科技知识和档案信息化管理知识，树立为企业发展服务的理念，更好的服务于科研生产一线。
2.4加强文件材料归档过程控制
归档过程就是科技文件向科技档案过渡的过程，这个过程包括两部分工作，一是对文件材料的审查和鉴定，二是对文件材料的整理和加工。为了保证文件归档及时，档案人员应尽早介入科研项目管理过程，详细了解工程进度，制定具体的文件归档要求和时间节点；在文件归档时认真检查严格把关，对文件材料形成日期、文件名称及格式、拟制和批准人签字等常出现问题的细节给予特别关注，保证归档材料自始至终按计划进度及制度要求规范形成。
归档过程的控制保证了档案的内在质量，档案内在质量决定了档案的价值，同时决定了科技活动的真实性和完整性，有着不可替代的历史记录性。档案人员应利用专业知识，按“科技文件材料归档签署表”、“档案案卷质量要求”和档案工作要求，对于杂乱无序的归档文件，进行反复核对，找出科研活动中值得保留的材料与数据，让有价值的材料得以留存，发挥它们的效用。
实践证明，切实履行归档过程控制，是提高归档文件质量的一条有效途径。
2.5加强多部门合作、多层次监督检查及考核
文件材料的归档工作涉及到一个单位的多个部门。因此，在管理上应建立健全多部门多层次的联合监督检查管理机制。
多层次监督检查表现在：（1）下达任务与提出归档要求同步。在科研项目开始，下达研制计划时就应明确文件归档日期，以便于监督检查，确保应归档资料不遗失。（2）项目进度检查与文件归档情况检查同步。在进行项目中期检查时，不仅要检查项目进度和质量，还要检查文件材料的形成、积累和归档情况，督促技术人员及时将文件材料归档。
档案部门要加强与各部门、科研人员的联系，建立完善的文件材料收、发登记制度；档案人员要转变工作思路，改变只是坐等归档人员上门的传统做法，不断拓宽收集渠道，主动深入到各部门，加强与兼职资料员的联系，积极宣传档案工作的重要性，了解归档单位专业性质和相应的归档范围，努力把文件材料收集齐全完整。
要使文件材料齐全、完整、如期归档，不仅要有相应的规范要求，还应有一定的管理措施和完善档案考核制度，奖罚分明，对及时履行文件归档要求的单位及个人给予应有的奖励，对不按时归档文件的单位及个人给予必要的惩罚，只有如此，才能为科技档案质量的提高提供保证。
总之，在当今信息社会，科技档案对企业的重要性日益明显。面对当前档案种类和载体形式出现的新变化，我们除了做好现有工作的同时，还必须及时调整工作方式和方法，对出现的新事物、新问题要及时分析研究和部署，只有不断学习，不断进取，不断探索，才能不断提高科技档案的质量，才能使科技档案工作适应时代的需要，为企业的经济发展发挥更大的作用。