内部控制:守好企业的“生命线”

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  企业的成长历程充满了风险与危机,企业必须具备有效的制动机制和自我保护机制。
  
  生生死死说内控
  
  孟子说:“君子创业垂统,为可继也。”任何一家企业,创办人和所有者都希望它能持续发展下去,而不希望它哪一天会倒掉。然而,企业包括著名企业的破产倒闭事件却每年都在大量发生。英国的百年老店苏格兰银行因为风险控制不当而破产,美国的世界500强企业安然公司和世通公司因为财务舞弊而被资本市场所抛弃。究其原因,企业的破产多是由于自身内部控制机能缺失而引起的。因此,近年来在国外的资本市场和上市公司兴起一个概念:内部控制。
  有人概括当今企业的外部环境说:唯一不变的是变化,唯一确定的是不确定。企业的成长历程充满了风险与危机,企业必须具备有效的制动机制和自我保护机制。
  
  COSO模式与萨班斯法
  
  在古罗马时代,古罗马帝国宫廷库房对会计账簿实施“双人记账制”和“对账制度”,即每一笔财产的收付都要有两个记账员同时记载,然后定期或不定期地将两本账册进行核对,若记录不一致则说明财产记录失真或有舞弊行为。这种典型的内部牵制措施,直到今天,仍然是内部控制的重要组成部分。
  随着形势的发展和竞争的加剧,内部牵制逐步超越了会计和财务的范围。1992年,美国COSO委员会提出了著名的《内部控制——整合框架》报告,指出:内部控制是为合理保证单位经营活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性而自行检查、制约和调整内部业务活动的自律系统。内部控制贯穿企业经营活动的全部过程,主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五要素构成。这即是著名的COSO模型,在世界各地企业界盛行了十多年。
  2001年前后,美国上市公司发生了一系列财务舞弊案件。为了拯救美国资本市场,提振投资者的信心,美国国会参众两院通过了著名的《SOX法案》或《萨班斯法案》。该法案对美国《1933年证券法》、《1934年证券交易法》做出大幅修订,在公司治理、会计职业监管、证券市场监管等方面作出了许多新的规定。
  SOX法案的精髓是内部控制,公司的CEO和CFO们不仅要签字担保所在公司财务报告的真实性,还要保证公司拥有完善的内部控制系统,能够及时发现并阻止公司欺诈及其他不当行为。若因不当行为而被要求重编会计报表,则公司CEO与CFO应偿还12个月内从公司收到的所有奖金、红利或其他奖金性或权益性酬金以及通过买卖该公司证券而实现的收益。有更严重违规情节者,还将受到严厉的刑事处罚。
  2008年6月28日,中国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布《企业内部控制基本规范》。这标志中国版的“萨奥法案”开始正式启动。
  
  控制是一门艺术
  
  内部控制是一种管理活动和管理过程,要达到三个目标:确保企业的经营效率和效果;确保财务报告真实可靠;确保企业经营过程中遵守有关的法律法规。
  按照财政部2001年颁布的《内部会计控制规范——基本规范》,会计范畴的内部控制可以采取下列一些方法:
  (1)不相容职务相互分离控制。主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等、按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制,
  (2)授权批准控制涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。
  (3)会计系统控制,要依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。
  (4)预算控制。加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异:预算内资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。
  (5)财产保全控制限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整等。
  任何控制活动都是有成本的,这不仅包括人力、物力、财力的投入,还包括这些资源投入造成的机会成本。企业要进行成本和效益的全面分析。
  
  控制要抓“牛鼻子”
  
  (1)对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度,办理货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构和人员应当相互制约,确保货币资金的安全。
  (2)建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。
  (3)建立规范的对外投资决策机制和程序,通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度,加强投资项目立项、评估、决策、实施、投资处置等环节的会计控制,严格控制投资风险。
  (4)建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限,建立工程项目投资决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。
  (5)合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。
  (6)加强对筹资活动的会计控制,合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式,降低资金成本,防范和控制财务风险,确保筹措资金的合理、有效使用。
  (7)在制定商品或劳务等定价原则、信用标准和条件、收款方式等销售政策时,充分发挥会计机构和人员的作用,加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制,避免或减少坏账损失。
  (8)建立成本费用控制系统,做好成本费用管理的各项基础工作,制定成本费用标准,分解成本费用指标,控制成本费用差异,考核成本费用指标的完成情况,落实奖罚措施,降低成本费用,提高经济效益。
  (9)加强对担保业务的会计控制,严格控制担保行为,建立担保决策程序和责任制度,明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容,加强对担保合同订立的管理,及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况,防范潜在风险,避免或减少可能发生的损失。
  加强内部控制,一要抓好关键人;二要把握住关键部位,即审批程序、资金调度、交接手续等;三要管好关键物品,如重要的发票、银行票据及印鉴等;四要控制住关键工作岗位,如现金、银行出纳、收支事项及凭证的核准等。
  
  曲突徙薪与防患于未然
  
  西汉著名学者刘向在其名著《说苑》权谋篇中记载了这样一则寓言:有个客人拜访一家主人,见到主人家的炉灶上砌了一道笔直的烟囱,灶头旁还堆放了许多柴草。客人向主人建议说:“你应该把烟囱建成弯曲的形状,再把柴草挪得远些。不然的话,有可能引起火灾”主人假作没听见,默默无声,心里在嘟嚷:这个人吃饱了,管别人家的闲事。
  果然,客人走后没几天,主人家失火了。乡亲们都来帮助救火,很快把火扑灭了。主人为了答谢,特地杀了头牛,摆了酒席。那些被火烧得焦头烂额的人都被请到上席就坐,但那位几天前建议他改进烟囱的客人却没有被列入邀请之列、有人感叹道:“曲突徙薪无恩泽,焦头烂额为上宾。”要是主人早一点听取那位客人的劝告,就不会发生这场火灾,也用不着杀牛摆宴了。
  在现实中,类似的事情屡见不鲜,而内部控制的要义正是在于曲突徙薪,防患于未然。
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