机关事业单位文书档案管理强化途径探讨

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  摘 要:机关事业单位在文书档案管理工作中,由于存在一些积极性不足、管理经验和管理意识不到位、对管理工作漠视等一些弊端,导致机关单位文书档案的相关制度、人力支持、物力支持方面都有很大的缺陷,没有办法在实际单位运营期间提供相应的参考借鉴价值,并且在对文书档案管理过程中缺乏对于数字化现代管理技术的应用和了解,造成文书档案管理技术的落后。无论对于何种单位而言,文书档案都是记录该单位发展的过程和结果,都是一种重要的文字资源,对其的管理和保护应该予以高度的重视,要做好相关档案工作的管理制度,提高信息技术的应用程度,以此来达到促进文书档案和单位发展与时俱进的实际效果。
  关键词:机关事业单位 文书档案 管理工作 强化途径
  一、引言
  当前,我国机关事业单位在随着国家政策的改变也在不断的发生着改革,对于机关单位文书档案的管理工作也有着很高的重视程度,文书档案对于一个企业和单位的发展和工作能够起到一定的记录性作用,能够为今后对单位的工作总结提供一定的理论基础,对于单位的进步和发展有着非常重要的实际价值,文书档案管理工作的监督和实施,能够有效的保证文书档案资料的完整性、便捷性和保密性。
  二、机关事业单位文书档案管理工作现状
  当前,我国很多地区机关事业单位对于文书档案的管理工作方面还存着很大的问题和不足之处,在此,本文主要从思想观念、管理制度和管理技术三方面对当前我国机关事业单位文书档案管理工作中的不足进行简单的叙述。
  1.思想挂念上的不积极、不主动。很多机关事业单位在实际的工作中更加重视对于实际行动的管理和高要求,对于文书档案的记录和保存上仍然存在着不积极、不主动的问题,认为一般的文书档案只需要进行简单的记录和保存,关于文书档案对单位发展的必要性没有一个明确的概念,也没有相应的管理思想,因此很容易导致在单位通过文书档案对过去发生过的重要事迹进行翻阅时无法找到有效的记录。在很多文书档案的管理工作中,大多数单位只是针对档案的收集和分类进行简单的人员规划,甚至还有很多单位在相关文书收集方面的工作人员配合默契度不高,导致档案资料出现严重的缺少漏洞,影响到了整体档案资料的完整性。
  2.管理制度所要求的强度不够。很多单位都制定有关于文书档案管理工作的相关制度,但是该制度多多少少都会存在一定的漏洞和不足。例如在文书档案上没有对资源的类别和内容进行明确的分类和整理,对于不同性质的文档没有采用规范性的划分管理,在文档中很多资料采用堆积的方式进行罗列,没有目录和标题。这种情况下,尤其是等到文档资料进行大量堆积之后,对于后续的资料查找工作,一定会出现很大的影响。
  3.管理技术相对落后。随着当前管理水平的不断发展,信息化、电子化、网络应用技术的不断普及,文书档案的管理工作理应是更加便捷和有序。但是当前仍然存在很多机关事业单位由于人员分配不足、技术支持不到位的问题,导致文书档案无法及时的进行数字化信息处理,不仅影响了文档的管理效率和水平,而且也无法达到信息化文档管理高效率用的效率。
  三、机关事业单位文书档案管理强化途径分析
  1.加强对于文书档案管理工作的宣传。要想提高文书档案管理工作的效率,就要提高相关工作人员的管理意识和重视程度,要改变以往对于文书档案不重视的观念,只有这样才能有效的提高文书档案管理工作的质量。从领导阶层开始,要加强对于文书档案管理工作的宣传,要让其明白,文书档案资料对于一个单位的发展和进步是非常重要的,将文书档案的管理工作加入到单位领导阶层对于下层工作人员监督任务环节中去,加强对于文书档案管理工作人员的督促,提高执行人员对于文书档案管理的重视和谨慎度。对于不按照规定进行文书档案管理工作的人员要进行严格的批评教育,要提高全体工作人员的配合度,营造一个良好的文书档案管理工作的外部氛围,文书档案的收集和管理关系到每一个工作人员的实习操作,只有在这个过程中大家培养出良好的默契度和配合度,才能够保證档案管理工作的有效性和实际性。
  2.增强文书档案管理工作人员的基本素养。在各个机关事业单位进行文书档案管理工作人员配备的问题上,一定要注意对其进行素养的考核,要及时的做好和工作人员的沟通工作,加强其关于管理工作的素质,也是间接的提高了管理能力。例如,对其进行考核时要严格规定其在今后的管理工作中一定要保证文书档案的分类满足单位发展的要求,并且要设置有对应的目录和标题信息,其分类也要注重以人性化为主,要有一套专业的制度和要求,要方便人们的日后使用和查阅。文档在管理过程中不能仅关注其收集和保存,还要注重档案内容的整理和规划,要选择有价值的文案进行保存。对于管理工作人员的管理技术和方法,相关单位也要定期的对其进行培训和指导,减少工作人员在执行过程中可能遇到的障碍和困难,为文书档案管理工作打下坚实的基础。
  3.强化信息化技术管理的应用。随着信息时代的到来,文书档案管理的方式和技术也有了明显的提高,对于其保存采用更多的是电子计算机保存技术,能够更加便捷,安全,有序的对文档资料进行收集和整理。在实际的工作中,相关单位应该要重视信息的管理、分类以及加密,同时电子档案在进行保存的过程中还可以根据实际情况打印出纸质版作为备份,以防止资料的泄漏或丢失,同时,可以对电子档案进行有效的分级管理,不同级别的工作人员能够看到和浏览的信息不同,避免档案资料的泄漏。在相关技术方面,可以聘请专业的技术操作人员对其进行管理,要注重文档管理平台建设的专业性和便捷性,对于软件日常的维护工作一定要落实到位,防止出现安全故障导致资料丢失。
  四、结语
  虽然当前很多机关事业单位的文书档案管理工作都采用了信息管理技术和方法,但是,如果没有响应的管理手段和管理意识,再高的技术也只是纸上谈兵。在此,本文着重介绍了机关事业单位文书档案管理强化途径和方法,希望能够为今后的档案管理工作提供一些文本上的帮助和思考。
  参考文献:
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