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档案行政处罚的矛盾探究
2007年第2期《中国档案》王保国的文章指出，档案行政处罚难以实施的关键在于档案行政处罚权本身存在五个方面的矛盾，使档案行政机关处于“非是不为、实不能为”的尴尬境地。
一、权力与职责的矛盾。我国的档案法在档案行政处罚的设定上过度拘谨和约束，并没有能够赋予各级档案行政管理部门真正完整的处罚权，档案行政管理部门在履行法定权力的过程中常常感到有心无力，不能真正承担起维护社会档案管理秩序，保障国家档案资源完整、安全的责任。
二、自律与他律的矛盾。在档案违法行为中，大多数属于法人或领导违法。由于档案工作的特殊性，能接触档案的群体相对来说与单位或部门具有利益的一致性，再加上大多数单位在处理档案违法行为时，不能不考虑到本单位的形象，往往会出现回避矛盾的情况。因此，自律在一定程度上难以落实，甚至会成为一种“自纵”，极不利于档案违法案件的查处。
三、服务滞后与追罚时效的矛盾。档案管理的不公开性使档案服务具有滞后性和极大的不确定性，档案在许多时候是作为一种历史资料被保存着的，进入人们的视线的时候，时间已经过去了很多年，远远超出了行政处罚的追罚时效，而当事人的损失却是现实存在的。这种矛盾很难避免，直接影响档案行政处罚的顺利实施。
四、管理目的与处罚手段的矛盾。现实当中，大多数的违法行为发生在基层，档案行政管理部门在管理基层档案工作中只能采取监督、指导的手段，即使发现有违法行为最多采取责令改正通报批评等行政管理手段，除此就无能为力，事实上使基层单位的档案违法行为的查处处于一种失控的境地，纠正无力。这也是近年来档案丢失现象较为严重、基层单位归档不够齐全、社会档案资源缺乏完整性和整体性的重要因素。
五、处罚与裁决的矛盾。档案违法案件具有一般行政案件的特点，即大多数情况下。违法行为都会引发对社会主体权益的侵害，因此在查处过程中，必然涉及档案行政裁决，但由档案违法案件引发的民事纠纷纷繁复杂，涉及社会各个领域，是否应由档案部门裁决也存在着难以回避的矛盾。
对数字档案馆的理性思考
胡文莉在《浙江档案》2007年第1期上对数字档案馆的建设提出了四方面的问题。
一、能不能提高利用率。数字档案馆的建成能实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。因为数字檔案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。数字档案馆的建设和运行只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于国家级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的部分市(地)级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道．解决不了根本问题。
二、要不要成本效益观。建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的．它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。
三、怎样定位。对于数字档案馆的定位，应该有这样的认识：一，目前，由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，很难起到档案馆的作用；二，数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，数字档案馆应该姓“档”，应当坚持“档案馆”的属性。三，数字档案馆是一个发展的概念，会随着技术的完善饿逐渐克服其缺陷而走向成熟。
四、如何建设。是一哄而上，还是循序渐进；是追求形式。还是追求内容。作者认为，在数字档案馆建设过程中应避免两种倾向：重“硬件”建设、轻“软件”环境改变和重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用。数字档案馆的建设应有重点，分步骤。
档案整理归档中“正件”与“附件”问题
《山西档案》2006年第5期翟素萍的文章认为，以“件”为单位整理档案有许多的好处，然而在编目的过程当中，人们注重的是对“正件”题名的揭示“附件”内容却往往被忽视，从而造成档案利用的质量下降，档案的现行价值和历史价值被削弱。常规的整理归档方法采用“正件”在前、附件在后的、万式装订成为一件。对该“件”档案进行编目时，所标识的信息只是“正件”的题名，而“附件”的题名并没有在目录中反映，问题出在如果利用者只知道“附件”的内容和某个人的名字，并不知道“正件”的题名的话，在查找利用时，就必然存在着严重的漏检问题。
作者指出，鉴于“附件”在档案利用中的价值，进行深层次地、多角度地揭示“附件”及“附件”的内容非常重要。可以采取两种解决方法，一种是把“附件”的题名作为副标题列入“正件”标题之后，并以[]标注；第二种是当“附件”种类太多，使用第一种方法又显累赘时，可以采用“件”中“卷”的标识方法，即：把“正件”的标题作为“案卷”目录，把“附件”的标题或者是名单作为内目录加以标识。通过建立一个既能检索文件级目录，又能检索卷内目录级的检索数据库，就可以完全解决对于“附件”难以查找的问题。
档案信息化人才需求分析
张照余在2006年第12期《档案与建设》上撰文，对档案信息化所需人才的结构进行了分析。
(1)管理型人才，即省、市档案信息化项目的组织推动、战略规划、工程策划和标准制定者，也是档案信息化工程设计的主要参与者。要求了解国内外档案信息化建设的现状．熟悉档案信息化建设的内容和要求，做到既精通档案管理业务，又熟悉信息技术应用。在管理方面，要有良好的档案学理论基础，通过实践谙熟档案管理业务的各个环节，了解档案工作的实际要求和趋势；在技术方面，除具有计算机软硬件基础知识和基本操作技能外，根据工作需要还需对信息网络技术、数据库技术、程序设计知识和多媒体技术有一定程度的认知，了解技术发展动态。高层管理型人才由于具有较大的决策权，还需具备较高的政策水平和组织能力，了解社会信息化政策、法规和战略。
(2)技术型人才。即档案信息化项目的工程设计、系统分析和技术实现者。必须具有信息技术专业背景。具备较为深厚的信息技术功底，精通并能熟练应用信息技术某一领域的知识或技能。并具有档案管理基础知识，了解文件档案管理的信息流程。
(3)技能型人才，即档案信息化工程中具体承担系统日常操作和管理维护的人才。
(4)研究型人才。即档案研究机构、高等院校和档案管理部门中从事档案信息化理论和应用技术研究的高端人才。档案信息化研究型人才需要在实践的基础上构建档案信息化建设的理论，研究新技术、新方法在档案领域的应用，提出电子文件和数字档案管理的建议标准，从理论与技术上指导档案信息化建设的开展。
作者认为，档案信息化建设过程中，上述四类人才需相互合作，互为基础，共同担当起档案信息化建设的重任。其中，研究型人才起着咨询、指导的作用，管理型人才起到主导与核心的作用，技术型人才是档案信息化建设的主体，而技能型人才则是档案信息化建设的基础力量。
2007年第2期《中国档案》王保国的文章指出，档案行政处罚难以实施的关键在于档案行政处罚权本身存在五个方面的矛盾，使档案行政机关处于“非是不为、实不能为”的尴尬境地。
一、权力与职责的矛盾。我国的档案法在档案行政处罚的设定上过度拘谨和约束，并没有能够赋予各级档案行政管理部门真正完整的处罚权，档案行政管理部门在履行法定权力的过程中常常感到有心无力，不能真正承担起维护社会档案管理秩序，保障国家档案资源完整、安全的责任。
二、自律与他律的矛盾。在档案违法行为中，大多数属于法人或领导违法。由于档案工作的特殊性，能接触档案的群体相对来说与单位或部门具有利益的一致性，再加上大多数单位在处理档案违法行为时，不能不考虑到本单位的形象，往往会出现回避矛盾的情况。因此，自律在一定程度上难以落实，甚至会成为一种“自纵”，极不利于档案违法案件的查处。
三、服务滞后与追罚时效的矛盾。档案管理的不公开性使档案服务具有滞后性和极大的不确定性，档案在许多时候是作为一种历史资料被保存着的，进入人们的视线的时候，时间已经过去了很多年，远远超出了行政处罚的追罚时效，而当事人的损失却是现实存在的。这种矛盾很难避免，直接影响档案行政处罚的顺利实施。
四、管理目的与处罚手段的矛盾。现实当中，大多数的违法行为发生在基层，档案行政管理部门在管理基层档案工作中只能采取监督、指导的手段，即使发现有违法行为最多采取责令改正通报批评等行政管理手段，除此就无能为力，事实上使基层单位的档案违法行为的查处处于一种失控的境地，纠正无力。这也是近年来档案丢失现象较为严重、基层单位归档不够齐全、社会档案资源缺乏完整性和整体性的重要因素。
五、处罚与裁决的矛盾。档案违法案件具有一般行政案件的特点，即大多数情况下。违法行为都会引发对社会主体权益的侵害，因此在查处过程中，必然涉及档案行政裁决，但由档案违法案件引发的民事纠纷纷繁复杂，涉及社会各个领域，是否应由档案部门裁决也存在着难以回避的矛盾。
对数字档案馆的理性思考
胡文莉在《浙江档案》2007年第1期上对数字档案馆的建设提出了四方面的问题。
一、能不能提高利用率。数字档案馆的建成能实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。因为数字檔案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。数字档案馆的建设和运行只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于国家级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的部分市(地)级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道．解决不了根本问题。
二、要不要成本效益观。建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的．它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。
三、怎样定位。对于数字档案馆的定位，应该有这样的认识：一，目前，由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，很难起到档案馆的作用；二，数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，数字档案馆应该姓“档”，应当坚持“档案馆”的属性。三，数字档案馆是一个发展的概念，会随着技术的完善饿逐渐克服其缺陷而走向成熟。
四、如何建设。是一哄而上，还是循序渐进；是追求形式。还是追求内容。作者认为，在数字档案馆建设过程中应避免两种倾向：重“硬件”建设、轻“软件”环境改变和重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用。数字档案馆的建设应有重点，分步骤。
档案整理归档中“正件”与“附件”问题
《山西档案》2006年第5期翟素萍的文章认为，以“件”为单位整理档案有许多的好处，然而在编目的过程当中，人们注重的是对“正件”题名的揭示“附件”内容却往往被忽视，从而造成档案利用的质量下降，档案的现行价值和历史价值被削弱。常规的整理归档方法采用“正件”在前、附件在后的、万式装订成为一件。对该“件”档案进行编目时，所标识的信息只是“正件”的题名，而“附件”的题名并没有在目录中反映，问题出在如果利用者只知道“附件”的内容和某个人的名字，并不知道“正件”的题名的话，在查找利用时，就必然存在着严重的漏检问题。
作者指出，鉴于“附件”在档案利用中的价值，进行深层次地、多角度地揭示“附件”及“附件”的内容非常重要。可以采取两种解决方法，一种是把“附件”的题名作为副标题列入“正件”标题之后，并以[]标注；第二种是当“附件”种类太多，使用第一种方法又显累赘时，可以采用“件”中“卷”的标识方法，即：把“正件”的标题作为“案卷”目录，把“附件”的标题或者是名单作为内目录加以标识。通过建立一个既能检索文件级目录，又能检索卷内目录级的检索数据库，就可以完全解决对于“附件”难以查找的问题。
档案信息化人才需求分析
张照余在2006年第12期《档案与建设》上撰文，对档案信息化所需人才的结构进行了分析。
(1)管理型人才，即省、市档案信息化项目的组织推动、战略规划、工程策划和标准制定者，也是档案信息化工程设计的主要参与者。要求了解国内外档案信息化建设的现状．熟悉档案信息化建设的内容和要求，做到既精通档案管理业务，又熟悉信息技术应用。在管理方面，要有良好的档案学理论基础，通过实践谙熟档案管理业务的各个环节，了解档案工作的实际要求和趋势；在技术方面，除具有计算机软硬件基础知识和基本操作技能外，根据工作需要还需对信息网络技术、数据库技术、程序设计知识和多媒体技术有一定程度的认知，了解技术发展动态。高层管理型人才由于具有较大的决策权，还需具备较高的政策水平和组织能力，了解社会信息化政策、法规和战略。
(2)技术型人才。即档案信息化项目的工程设计、系统分析和技术实现者。必须具有信息技术专业背景。具备较为深厚的信息技术功底，精通并能熟练应用信息技术某一领域的知识或技能。并具有档案管理基础知识，了解文件档案管理的信息流程。
(3)技能型人才，即档案信息化工程中具体承担系统日常操作和管理维护的人才。
(4)研究型人才。即档案研究机构、高等院校和档案管理部门中从事档案信息化理论和应用技术研究的高端人才。档案信息化研究型人才需要在实践的基础上构建档案信息化建设的理论，研究新技术、新方法在档案领域的应用，提出电子文件和数字档案管理的建议标准，从理论与技术上指导档案信息化建设的开展。
作者认为，档案信息化建设过程中，上述四类人才需相互合作，互为基础，共同担当起档案信息化建设的重任。其中，研究型人才起着咨询、指导的作用，管理型人才起到主导与核心的作用，技术型人才是档案信息化建设的主体，而技能型人才则是档案信息化建设的基础力量。