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摘 要：档案资源作为国家资源的重要组成部分，其保密工作非常重要。笔者就保密工作的重要性和如何做好档案保密工作，谈几点粗浅的认识。
关键词：档案资料；秘密性；重要性
一、档案保密工作的重要性
档案资料的秘密性是有等级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供使用档案。但其秘密性不是一成不变的。一旦保密期限届满，档案资料便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密等级使用管理档案资料，而应该按照解密后的要求进行管理。一成不变地看待档案资料的保密性，无视其秘密性的时效和范围，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，这将人为地增加档案资料保密、管理难度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率，如今只有定密没有解密的现象仍较普遍，影响了档案的开放利用。但缺乏保密观念、无视其秘密性，提前解密或无限扩大开放范围，造成无密可保、有密不保，给党和国家事业带来危害，这是极端错误的。因此，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的又一个重要环节。
二.加强档案保密工作的措施
档案资料是人们社会活动的真实记录，是记录历史、承传文明、服务社会、造福人民的重要工作。借助档案资料，人们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来，是认识和把握客观规律的重要依据。但如何正确处理档案资料的使用与保密这对矛盾，是每一位档案工作者必须认真关注的重要课题。
1、加强档案库房建设
档案库房建设是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独建设，但一些不具备条件的单位也可将档案库房建设在办公楼内。档案库房建设除了必须做到的“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器）外，还应注意：不宜将库房设在办公楼的最底层，档案库门窗等应专门加固，“五防”（防盗、防火、防霉、防虫、防腐蚀）措施到位，密码密钥分人保管，并尽量与办公室、阅览室、会场等人员公共聚集场所分开。
2、加强人员队伍建设
档案管理人员因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键，必须具备较高的素质：
一是政治素质。必须具备坚定的政治信仰，对党、对祖国、对人民、对社会主义事业绝对忠诚，思想品德优秀，能自觉抵制各利益种诱惑和侵蚀，具有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。
二是业务素质。要具备较高的专业知识，熟悉档案工作内容，熟悉档案法律法规，档案资料在使用管理中做到“四不”（不坏、不丢、不散、不乱）。“不坏”：就是档案资料保管得完好无损，不因各种不利因素而使档案损坏；对已经破损的档案，要及时抢救恢复。“不丢”：就是使档案绝对安全，不因工作疏忽而使档案遗失或被窃，同时要求不仅是保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。“不散”：就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。“不乱”：就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全。
三是文化素质。要具有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验教训，从中掌握工作的规律，提高工作效率。此外，还要有较强的独立工作能力和敏锐的观察辨析能力，能独立处理档案资料使用管理中出现的一般性问题。要有主动学习意识，及时学习了解并掌握新科技、新技术，并自觉运用到工作中去，用高新科技手段为档案工作服务，不断提高工作效率和服务保障能力。
四是纪律素质。档案管理人员不仅要有较强的责任心、事业心，严谨的工作作风和高度的保密意识，还要有较强的纪律素质，即：严格按照各项规章制度使用管理档案资料，严格纪律，坚持原则，敢于抵制并坚决杜绝领导干部、重点（特殊） 岗位人员和非工作需要的超范围借阅、超时限使用、超规定复制、超纪律携带等随意借阅使用行为。除此之外，档案管理人员要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，同时这也是政治和纪律素质的最直接体现。
3、加强档案制度建设
回顾本单位多年来档案没有发生任何失、泄密和档案资料受损事件，我们感到，这里除了各级党委、政府的正确领导和全体人员共同努力外，还得益于在工作中长期形成的一整套行之有效的规章制度，如：工作责任制度、定期检查制度、阅览制度（含外借制度、复制制度）、考核奖惩制度等，这些长期在工作中形成的制度，有效地规范和约束档案建设及使用管理中的工作行为，使档案使用管理始终沿着健康的轨道发展。
4、加强档案使用管理。
在工作中，我们还应根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的使用范围，规定不同的审批手续；根据不同的使用对象，采取不同的监防保护措施，通过“三勤”（嘴勤、眼勤、手勤）全面加强管理和使用。“嘴勤”：勤宣传档案使用管理制度规定，勤与使用者交谈，掌握其工作目的与动机。“眼勤”：勤观察动态，把每份档案资料和每个使用者尽收眼底，始终置于掌握之中。“手勤”：勤检查被使用的案卷，要在使用者离去之前，仔细检查翻阅被档案资料的完好性，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。如对某些为获取凭证来查阅档案的使用者，要采取必要的防范措施防止偷、撕、涂改和私下复制、拍照档案资料等；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的使用者，要及时提醒和警告。 5、加强档案解密管理
档案资料的秘密性是有等级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供使用档案。但其秘密性不是一成不变的。一旦保密期限届满，档案资料便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密等级使用管理档案资料，而应该按照解密后的要求进行管理。一成不变地看待档案资料的保密性，无视其秘密性的时效和范围，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，这将人为地增加档案资料保密、管理难度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率，如今只有定密没有解密的现象仍较普遍，影响了档案的开放利用。但缺乏保密观念、无视其秘密性，提前解密或无限扩大开放范围，造成无密可保、有密不保，给党和国家事业带来危害，这是极端错误的。因此，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的又一个重要环节。
档案资料的解密依据只有一条，那就是：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密 。（《保密法》第16条）”这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。但对于负责具体工作的档案管理部门和工作人员来说应做好以下几项工作：一是初审，根据规定要求对即将解密开放的档案资料逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由原确定密级的机关、单位或其上级机关有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
档案资料的解密工作也不是简单地一解了之，还有大量档案资料解密后开放使用基础工作需要认真抓好：一是提高开放档案资料的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档案号。要适应开放后检索与管理的要求。三是编制新的检索工具。如基础性检索工具：《开放档案目录》，骨干性检索工具：《开放档案卡片目录》，文字叙述性检索工具：《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本，提高档案资料使用寿命。
综上所述，为了档案事业健康的发展，我们应从加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度、正确处理保密与利用等方面做好档案保密工作，更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。
关键词：档案资料；秘密性；重要性
一、档案保密工作的重要性
档案资料的秘密性是有等级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供使用档案。但其秘密性不是一成不变的。一旦保密期限届满，档案资料便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密等级使用管理档案资料，而应该按照解密后的要求进行管理。一成不变地看待档案资料的保密性，无视其秘密性的时效和范围，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，这将人为地增加档案资料保密、管理难度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率，如今只有定密没有解密的现象仍较普遍，影响了档案的开放利用。但缺乏保密观念、无视其秘密性，提前解密或无限扩大开放范围，造成无密可保、有密不保，给党和国家事业带来危害，这是极端错误的。因此，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的又一个重要环节。
二.加强档案保密工作的措施
档案资料是人们社会活动的真实记录，是记录历史、承传文明、服务社会、造福人民的重要工作。借助档案资料，人们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来，是认识和把握客观规律的重要依据。但如何正确处理档案资料的使用与保密这对矛盾，是每一位档案工作者必须认真关注的重要课题。
1、加强档案库房建设
档案库房建设是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独建设，但一些不具备条件的单位也可将档案库房建设在办公楼内。档案库房建设除了必须做到的“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器）外，还应注意：不宜将库房设在办公楼的最底层，档案库门窗等应专门加固，“五防”（防盗、防火、防霉、防虫、防腐蚀）措施到位，密码密钥分人保管，并尽量与办公室、阅览室、会场等人员公共聚集场所分开。
2、加强人员队伍建设
档案管理人员因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键，必须具备较高的素质：
一是政治素质。必须具备坚定的政治信仰，对党、对祖国、对人民、对社会主义事业绝对忠诚，思想品德优秀，能自觉抵制各利益种诱惑和侵蚀，具有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。
二是业务素质。要具备较高的专业知识，熟悉档案工作内容，熟悉档案法律法规，档案资料在使用管理中做到“四不”（不坏、不丢、不散、不乱）。“不坏”：就是档案资料保管得完好无损，不因各种不利因素而使档案损坏；对已经破损的档案，要及时抢救恢复。“不丢”：就是使档案绝对安全，不因工作疏忽而使档案遗失或被窃，同时要求不仅是保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。“不散”：就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。“不乱”：就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全。
三是文化素质。要具有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验教训，从中掌握工作的规律，提高工作效率。此外，还要有较强的独立工作能力和敏锐的观察辨析能力，能独立处理档案资料使用管理中出现的一般性问题。要有主动学习意识，及时学习了解并掌握新科技、新技术，并自觉运用到工作中去，用高新科技手段为档案工作服务，不断提高工作效率和服务保障能力。
四是纪律素质。档案管理人员不仅要有较强的责任心、事业心，严谨的工作作风和高度的保密意识，还要有较强的纪律素质，即：严格按照各项规章制度使用管理档案资料，严格纪律，坚持原则，敢于抵制并坚决杜绝领导干部、重点（特殊） 岗位人员和非工作需要的超范围借阅、超时限使用、超规定复制、超纪律携带等随意借阅使用行为。除此之外，档案管理人员要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，同时这也是政治和纪律素质的最直接体现。
3、加强档案制度建设
回顾本单位多年来档案没有发生任何失、泄密和档案资料受损事件，我们感到，这里除了各级党委、政府的正确领导和全体人员共同努力外，还得益于在工作中长期形成的一整套行之有效的规章制度，如：工作责任制度、定期检查制度、阅览制度（含外借制度、复制制度）、考核奖惩制度等，这些长期在工作中形成的制度，有效地规范和约束档案建设及使用管理中的工作行为，使档案使用管理始终沿着健康的轨道发展。
4、加强档案使用管理。
在工作中，我们还应根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的使用范围，规定不同的审批手续；根据不同的使用对象，采取不同的监防保护措施，通过“三勤”（嘴勤、眼勤、手勤）全面加强管理和使用。“嘴勤”：勤宣传档案使用管理制度规定，勤与使用者交谈，掌握其工作目的与动机。“眼勤”：勤观察动态，把每份档案资料和每个使用者尽收眼底，始终置于掌握之中。“手勤”：勤检查被使用的案卷，要在使用者离去之前，仔细检查翻阅被档案资料的完好性，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。如对某些为获取凭证来查阅档案的使用者，要采取必要的防范措施防止偷、撕、涂改和私下复制、拍照档案资料等；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的使用者，要及时提醒和警告。 5、加强档案解密管理
档案资料的秘密性是有等级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供使用档案。但其秘密性不是一成不变的。一旦保密期限届满，档案资料便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密等级使用管理档案资料，而应该按照解密后的要求进行管理。一成不变地看待档案资料的保密性，无视其秘密性的时效和范围，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，这将人为地增加档案资料保密、管理难度，阻塞使用通道，增加使用成本，降低使用效率，如今只有定密没有解密的现象仍较普遍，影响了档案的开放利用。但缺乏保密观念、无视其秘密性，提前解密或无限扩大开放范围，造成无密可保、有密不保，给党和国家事业带来危害，这是极端错误的。因此，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的又一个重要环节。
档案资料的解密依据只有一条，那就是：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密 。（《保密法》第16条）”这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。但对于负责具体工作的档案管理部门和工作人员来说应做好以下几项工作：一是初审，根据规定要求对即将解密开放的档案资料逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由原确定密级的机关、单位或其上级机关有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
档案资料的解密工作也不是简单地一解了之，还有大量档案资料解密后开放使用基础工作需要认真抓好：一是提高开放档案资料的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档案号。要适应开放后检索与管理的要求。三是编制新的检索工具。如基础性检索工具：《开放档案目录》，骨干性检索工具：《开放档案卡片目录》，文字叙述性检索工具：《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本，提高档案资料使用寿命。
综上所述，为了档案事业健康的发展，我们应从加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度、正确处理保密与利用等方面做好档案保密工作，更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。