桥梁工程项目成本管理信息化研究

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  摘 要:传统的桥梁工程成本管理模式存在数据需求不明确,成本信息不规范,成本数据不能及时为项目决策提供支持等问题。本文提出了解决工程项目成本管理信息化的主要途径,根据工作职能将成本管理信息系统划分为责任成本的编制与内部计价、工程量管理、合同管理、劳务分包结算管理、物资管理、机械管理能及成本分析报表七个模块。通过这些模块功能的实现,达到成本分析与成本控制的目的。
  关键词:桥梁工程 成本管理 信息化
  一、项目成本管理信息化面临的问题
  1.项目成本管理数据需求不明确。桥梁工程施工周期长,结构及施工过程较为复杂,项目实施过程中会产生海量级的数据。这些数据既有对项目成本管理作用不大的多余信息,也有项目部各职能部门都重复收集的信息,收集什么样的信息及由谁收集以需要明确。
  2.成本信息不规范。项目部各职能部门存在信息孤岛,费用归类不统一,对费用内容的理解有偏差,甚至对费用类别的命名都不统一。最终成本归集时造成成本的重复或遗漏。
  3.缺乏项目实时动态分析。对项目成本的整体情况及时准确的分析,可以为管理层的决策提供充分的信息支持。大型桥梁工程信息成千上万,做一次经济活动分析需要很长的时间,由于缺乏现代技术手段对项目管理的决策提供支持,直接影响到决策的速度和精度。
  近年来,一些施工企业通过构建集成化的网络平台,来加强对工程项目的集中管控,取得了一定的成效。但项目管理信息化的成功与否还取决于有效的企业管理模式、企业文化等因素,例如,若一个企业过于注重控制与监督而忽视工作效率,其信息平台可能会侧重于企业机关对项目部业务流程的监控,业务审批链条太长,而对项目现场是否能利用这个平台提高工作效率关注不够。因此,项目管理信息化的完善有赖于企业管理的完善。
  二、解决工程项目信息化的主要途径
  1.围绕成本分析与控制来搜集数据。企业的目标是经济效益的最优化,成本分析与控制的一切工作都是为了效益,因此,应紧紧围绕成本分析与控制来搜集数据。成本管理的目标要求实际成本控制在目标成本之内,首先要确定成本控制目标,制定控制流程及明确相关责任,然后从成本实施过程中不断收集成本数据,与成本控制目标进行比较分析,对偏差进行有效控制。
  2.按桥梁工程项目管理的特征規范成本信息。由于工程的复杂性和多变性,给信息的归类带来了很大的困难,从信息的使用范围看,可区分为项目部门级的信息、项目级的公共信息以及企业级的公共信息;从信息的构成看,是一个多层次的树型结构,一般可将工程结构或施工过程分解为分部分项工程,分部分项工程又可分解为“费用内容、数量、时间、单价”等未加工的原始数据,原始数据直接来源于施工现场及各职能部门。而数据之间的逻辑关系、计算汇总等数据加工工作,应交给计算机自动处理。
  分部分项工程应统一编制施工工号(无法分解至分部分项工程的费用也可单独编制施工工号),施工工号对应的工作内容每个职能部门应能随时查阅,搜集的成本信息按施工工号进行归类。
  3.利用计算机与互联网技术来处理与共享数据。桥梁工程的经济活动分析更注重于对累计成本的分析,工程规模越大,施工周期越长,最终积累的数据就越多,而信息系统对数据处理、减少重复性工作具有天然优势。基于互联网的工程项目管理网站是目前较为广泛的采用方式,将程序与数据库集中上传于成本较为低廉的云服务器,用户通过登录网站可随时随地操作信息系统,获取实时信息。
  三、项目成本管理信息系统设计
  1.项目成本管理信息系统的功能需求分析。项目成本管理信息系统的目的是将各职能部门的与成本关联的业务活动集成到统一的环境中,通过实际成本与责任成本的对比分析,找出成本控制的偏差。具体功能需求分析包括:
  1.1企业成本职能部门在项目成本管理信息系统上制定责任成本,批复项目部申报的责任成本验工计价,系统相应生成工料机量价控制指标,实现责任成本信息的共享。
  1.2项目部各职能部门在项目成本管理信息系统上输入实际成本的原始数据,相关人员根据各自权限获取原始数据或经过系统加工的数据。
  1.3系统采用严格的权限管理,不同用户拥有不同权限,用户登录前先进行权限验证,通过后只能进行权限范围内的操作,建立系统的操作日志,分清相关责任,以保障系统的安全性。
  系统的操作流程、输入输出界面应尽量贴近用户的工作习惯,各类单据、报表等格式尽量与纸质文件一致。在日常工作中,用户一般采用excel处理数据,因此,系统应具备对excel文件数据的的导入导出功能,以减少用户数据输入、使用的工作。
  2.项目成本管理信息化系统的总体框架。项目成本管理信息系统将数据分为三大类,第一类是项目职能部门数据,如物资消耗、机械台班等与部门相关的数据;第二类是项目部各部门都需要知道的项目公共信息,如工号内容,责任成本信息、工程量、劳务合同、形象进度等。项目公共信息传达到位有利于各部门统一成本核算的口径、明确成本控制目标等;第三类为企业公共信息,主要包括物资、机械的标准分类,企业内部定额等,企业公共信息为系统内置信息,不需要相关部门输入。
  根据成本管理的工作职能,系统划分为如下模块:责任成本的编制与内部计价、工程量管理、合同管理、劳务分包结算管理、物资管理、机械管理能及成本分析报表。
  劳务合同、劳务结算、物资、机械等均以台帐形式显示初始界面,初始界面包括添加、删除、查询、显示明细以及导出等功能,以利于操作者进入系统即可了解整体情况。
  3.项目成本管理信息化系统的主要内容。
  3.1责任成本的编制与计价。责任成本的编制不以投标价的高低为依据,而是结合现场实际情况及企业内部定额进行编。在编制责任成本的分部分项工程时,设置施工工号,以利于实际成本与责任成本的对比。同时也可与工程量清单支付号相关联,以利于合同清单价与责任成本的比较。责任成本编制程序:项目中标后进行合同交底→项目实施性施工方案→核定工程数量→确定资源价格→编制项目责任成本初稿→审查责任成本初稿→形成项目责任成本编制报告。   责任成本的编制与计价模块基本功能如下:(1)责任成本的录入,类似于工程概预算软件,通过在企业内部定额中选取相应的分部分项工程,输入工程量、施工工号、对应的工程量清单支付号。当选取的定额与现场实际情况有差别时,可对定额内容进行编辑修改。(2)责任成本的汇总,责任成本录入后,自动生成分部分项工程表、工料机价格表,主材总量表等。(3)责任成本计价,企业成本职能部门审批项目部申报的责任成本验工计价,计价反映当期完成及开工累计完成的责任成本。
  责任成本的编制权限为企业成本职能部门所有,只有通过责任成本相关的调整手续后才能予以修改。
  3.2工程量管理。工程量控制是成本控制的重要目标,工程量的控制是结算控制、材料采购控制、材料消耗控制的重要依据。工程量控制程序:项目部收到施工设计图纸后,由项目总工组织相关人员进行图纸会审,审核工程量并编制工程数量统计台帐,发生工程量变更时及时更新台帐,并报企业相关职能部门备案。企业职能部门审核责任成本完成量、劳务队伍完成工作量、主材消耗时均应与完成的理论数量进行对照。
  为了能直观的显示工程进度,信息系统以图表来表示桥梁各桥墩部位,选择计划或实际完成桥墩部位时,能迅速计算汇总计划或选定期间内实际完成的理论工程量。基本功能如下:(1)将工程数量统计台帐(excel文件)导入系统数据库,工程量变更时在系统中及时对工程量进行修改;(2)将每个桥墩的工程部位设定为三种状态,即未施工、计划完成、已经完成,以三种不同的颜色表示这三种状态。未施工指既未完成,也未计划的工程;计划完成工程量:根据施工计划选择工程部位的墩桩号。例如计划完成数个墩的承台,只需将这些墩的承台状态设定为计划完成状态,即可计算承台所包含的基坑挖方、承台砼、承台钢筋等明细项的汇总工程数量。取消或重排计划时,工程回归未施工状态;已经完成工程量:工程完成时选择该墩桩号,并输入完成日期。可按指令任意期间统计实际完成工程理论数量。已完成状态不可更改。(3)企业工程管理职能部门及成本职能部门具有使用的权限,作为审批内部验工计价、劳务结算、材料采购计划等的工程量计算工具。
  3.3劳务合同管理。合同管理信息化的目标是对施工企业签订的劳务合同的基本信息进行管理;通过信息平台实现合同评审的网络化;将合同执行情况作为结算的依据。合同管理模块基本功能如下:(1)添加合同,合同经过评审后,将合同最终文本及评审意见导入数据库。输入劳务合同工程清单,将工程量清单中的分部分项工程与施工工號建立关联。新增工程须签订补充合同,否则既不符合管理程序,在信息系统中也不法录入劳务结算单。(2)形成合同台账,可对合同任意分类及查阅单个合同详情。
  3.4劳务分包结算管理。劳务结算是劳务分包管理结果的最终体现,劳务分包结算的程序:劳务合同清单项完工并具备结算条件后,项目部成本部门依据验收的工程量及合同办理结算,各职能部门分别就安全、质量、物资消耗、机械使用等方面的情况签署结算意见,项目部报送结算单至公司审核备案。对已完成但不具备结算条件的工程办理预结算。
  劳务分包管理模块功能功能如下:(1)添加结算单,系统默认为办理正式结算,也可选择预结算选项,在选择结算的协力队伍后,录入分部分项工程的项目名称、单位、合同单价时只能从该协力队伍的合同分部分项工程量清单中选择,因此只需录入完成的工程量即可。材料调拨、机械使用等费用由其他职能部门提供。(2)预结算项目要办理正式结算时,先整体冲减该期间的预结算,预结算的所有子目会自动删除。(3)自动形成劳务结算台帐,可按需显示各协力队伍各期结算明细及汇总。
  3.5物资管理。物资管理按照“量价分离的原则”分别从“量”和“价”两方面对材料成本进行控制,从控制范围看,量的控制主要在项目级,重点控制施工现场的材料消耗,价的控制主要在公司级,重点控制采购价格。物资管理程序:公司材料部门将各项目主材需用计划汇集,在公司采购平台进行集中采购。项目部对材料进行验收、入库、库存物资管理、出库、消耗管理、现场盘点等。
  物资管理模块重点对物资的收发存进行核算:项目部物资管理部门按不同的业务,录入收料单、用料单、调拨单及周转材料使用单等。用料单应严格区分用途,与施工工号对应。录入用料单、调拨单时,用料、发料等信息从收料库中取得,只用输入用料数量、调拨数量即可。库存信息随着材料的收发而自动更新。系统生成收发存台帐,可查询任何材料的动态信息。各类材料单据可按时间、使用单位、材料类别等进行查询。
  3.6机械管理。设备管理的主要目标是运用信息技术对施工机械设备的基本信息、设备使用状态进行监控、对设备费用进行核算,以减少设备的闲置,提高机械设备利用效率,降低设备成本。
  设备管理模块的主要功能如下:(1)设备进场后,建立设备的基本信息卡片,每台设备设置唯一的设备编号。(2)为了更好的分析设备的利用(在用与闲置情况)及在用设备(共用与自用设备)的使用效率及油耗等,将机械设备分为四种使用状态,即租出机械、共用机械、自用机械、闲置机械。各种状态可相互转换。a、租出机械:将机械租给协力队伍,按月收取租费。在只有单个协力队伍使用时一般采取这种形式,租出机械不应列入任一工号的费用,只计算租进的租金和租出租金的差额单列成本;b、共用机械:多个协力队伍或项目部都需使用的机械(例如吊机等),按台班收取费用。包括项目部使用在内,都应使用台班数计入工号;c、自用机械:指由项目部单独使用的机械(例如发电机等,凡是未在协力队伍承包范围内的在用机械),共用机械与自用机械加油时,都应记录每张燃油用料单所使用的机械(加油时间应与用料单出具时间一致);d、闲置机械:连续未使用时间超过规定天数的(必须备用机械除外,如发电机),都应列为闲置机械。(3)形成设备状态查询,机械部门每月录入机械数据后自动生成设备利用报表、设备成本报表等。
  3.7成本分析。成本分析模块中数据全部依赖于其他模块中录入的数据,主要以施工工号为基础将各类成本进行归集。主要分析功能如下:(1)按工程部位、施工工号分级进行工料机费用进行统计查询;(2)工料机的责任成本分别与实际成本进行对比分析。
  四、结语
  结合桥梁工程施工成本管理的实践经验,通过分析研究,将整个管理过程分解成相对独立而又相互联系的功能模块,并对各塻块的功能和成本信息进行定义和有机链接,形成管理过程连续、管理层次清晰、管理目标明确的工程施工成本管理信息系统。解决了工程成本管理庞大的数据处理问题和远程传输问题,实现桥梁工程施工成本管理的自动化和信息化,为企业项目成本管理水平持续发展提供技术保障。
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