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做好基层计生档案工作，不仅是当前人口和计生工作的需要，而且也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。计生工作各项资料的积累也有赖于基层良好的计生档案工作，从而为制定科学合理的计生工作目标奠定科学基础。然而应该看到，基层单位受观念、体制、人力、条件和经费等因素的制约和影响，计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。
一、基层计生档案工作的问题
1、缺乏档案管理意识。人们缺乏计生档案工作重要性的认识，特别是一些领导不够重视基层的档案管理工作，没有把档案工作提到议事日程上来。比如：尚未将档案工作纳入计生的考核体系中，在人员配备上兼职多，专职的少，缺乏资金投入，疏于用制度管档，从而影响了计生档案管理事业的健康发展。
2、档案人员素质偏低。基层大部分单位计生档案管理人员由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频，也造成了档案资料的散失。
3、档案管理不到位。基层计生办（站）无专职档案管理人员，没有专用的档案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，许多文件没有归档，甚至随意销毁等不良现象；有档案室的也设施简陋，无保护措施，不符合档案存放条件，基层计生单位普遍存在不能按照档案管理规范化要求去操作，管理水平亟待提高；村级计生档案受村干部更迭频繁等因素影响，更是管理混乱、残缺不全。
二、档案管理存在的问题
1、档案意识不强。普遍存在部门主要领导对档案工作不够重视，缺乏较为完善的规章制度，管理人员职责不明，各项管理措施不能到位，档案管理工作纪律松懈，以致档案材料胡堆乱放，该归档的材料长期不能归档，档案残缺不全现象较为严重等，在一定程度上影响了政府部门的公众形象。
2 、档案分散管理。人才交流机构、就业管理机构及其他人才的一些机构把档案看作是小部门财产，各類档案分别由职能科室分散管理，难以形成统一规范集中。因而，造成档案的使用价值与保存价值降低，形成了档案使用弱化的恶性循环状况，给工作带来诸多方面不便，给当事人造成不良后果。
3、管理不够完善。档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整，各类都有缺失。即使归档了，档案材料也不规范，纸张不符合要求，记载不实、审核不准等问题。
4、人员素质低。档案管理人员多为兼职，人员素质低，水平差，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂档案知识及微机的使用，现代化管理手段缺乏，难以适应档案工作需要。
5、保管条件差。档案保管没有专室，不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处撒放，造成极大隐患，工作人员不负责任，档案丢失现象时有发生。
6、缺乏服务意识。不能及时收集档案信息归档，档案不能满足利用者了解和掌握全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对档案材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料。档案利用价值低，因此服务功能越来越弱化。
三、加强基层计生档案工作的对策
1、加强学习培训，提高思想认识。要采取多种形式，通过开展档案管理法规的宣传教育，全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予保证。加强档案工作人员的理论业务学习，尤其是要掌握计算机知识，以便管理档案。同时，档案工作人员要有责任心，要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新，科学地保管好档案。
2、建立有效机制，规范管理制度。基层计生档案工作是一个系统工程，必须综合治理，要建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度，让计生档案管理工作有章可循；要把档案管理工作列入基层计生干部年度目标责任制，与计划生育工作同步检查、同步考核，建立起计生档案管理的长效机制，形成一个相互配套的规章制度和政策，促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。
3、适应形势需要，创新管理模式。计生档案管理要适应新形势发展的需要，必须与时俱进，用创新的思维对待计生档案管理工作，逐步树立起大档案思想，建立计生档案室，配齐人员，实现计生档案统一管理。要严格要求，加大检查力度，推动其业务工作的开展，使档案管理与计生业务良性互动，收到实效，不断提高管理水平。
4、加大经费投入，改善保管条件。在财力上要给予大力支持，把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善基层计生档案室的保管条件，档案室窗户要挂窗帘，室内应安装瓦数适宜的白炽灯泡，以便有利于保护好档案资料。有防潮措施，安装排风扇，购买温湿度计，有条件的最好安装空调、去湿机等，还要用计算机管理档案。
5、强化服务观念，拓宽服务渠道。计生档案管理人员要用发展的眼光积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。要对计生档案实行动态管理，注意材料积累，及时收集材料归档，建立完整准确的计生档案，善于利用档案材料为各项工作服务，为计生档案的信息化管理打下坚实基础。还要重视计生档案的证据作用，通过档案材料总结经验教训，分析规律指导实践。在推进计算机管理的过程中应先根据档案的重要程度进行排队，将那些利用率较高的档案进行优先加工整理，提高计生档案的利用率，计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出贡献。
一、基层计生档案工作的问题
1、缺乏档案管理意识。人们缺乏计生档案工作重要性的认识，特别是一些领导不够重视基层的档案管理工作，没有把档案工作提到议事日程上来。比如：尚未将档案工作纳入计生的考核体系中，在人员配备上兼职多，专职的少，缺乏资金投入，疏于用制度管档，从而影响了计生档案管理事业的健康发展。
2、档案人员素质偏低。基层大部分单位计生档案管理人员由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频，也造成了档案资料的散失。
3、档案管理不到位。基层计生办（站）无专职档案管理人员，没有专用的档案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，许多文件没有归档，甚至随意销毁等不良现象；有档案室的也设施简陋，无保护措施，不符合档案存放条件，基层计生单位普遍存在不能按照档案管理规范化要求去操作，管理水平亟待提高；村级计生档案受村干部更迭频繁等因素影响，更是管理混乱、残缺不全。
二、档案管理存在的问题
1、档案意识不强。普遍存在部门主要领导对档案工作不够重视，缺乏较为完善的规章制度，管理人员职责不明，各项管理措施不能到位，档案管理工作纪律松懈，以致档案材料胡堆乱放，该归档的材料长期不能归档，档案残缺不全现象较为严重等，在一定程度上影响了政府部门的公众形象。
2 、档案分散管理。人才交流机构、就业管理机构及其他人才的一些机构把档案看作是小部门财产，各類档案分别由职能科室分散管理，难以形成统一规范集中。因而，造成档案的使用价值与保存价值降低，形成了档案使用弱化的恶性循环状况，给工作带来诸多方面不便，给当事人造成不良后果。
3、管理不够完善。档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整，各类都有缺失。即使归档了，档案材料也不规范，纸张不符合要求，记载不实、审核不准等问题。
4、人员素质低。档案管理人员多为兼职，人员素质低，水平差，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂档案知识及微机的使用，现代化管理手段缺乏，难以适应档案工作需要。
5、保管条件差。档案保管没有专室，不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处撒放，造成极大隐患，工作人员不负责任，档案丢失现象时有发生。
6、缺乏服务意识。不能及时收集档案信息归档，档案不能满足利用者了解和掌握全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对档案材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料。档案利用价值低，因此服务功能越来越弱化。
三、加强基层计生档案工作的对策
1、加强学习培训，提高思想认识。要采取多种形式，通过开展档案管理法规的宣传教育，全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予保证。加强档案工作人员的理论业务学习，尤其是要掌握计算机知识，以便管理档案。同时，档案工作人员要有责任心，要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新，科学地保管好档案。
2、建立有效机制，规范管理制度。基层计生档案工作是一个系统工程，必须综合治理，要建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度，让计生档案管理工作有章可循；要把档案管理工作列入基层计生干部年度目标责任制，与计划生育工作同步检查、同步考核，建立起计生档案管理的长效机制，形成一个相互配套的规章制度和政策，促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。
3、适应形势需要，创新管理模式。计生档案管理要适应新形势发展的需要，必须与时俱进，用创新的思维对待计生档案管理工作，逐步树立起大档案思想，建立计生档案室，配齐人员，实现计生档案统一管理。要严格要求，加大检查力度，推动其业务工作的开展，使档案管理与计生业务良性互动，收到实效，不断提高管理水平。
4、加大经费投入，改善保管条件。在财力上要给予大力支持，把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善基层计生档案室的保管条件，档案室窗户要挂窗帘，室内应安装瓦数适宜的白炽灯泡，以便有利于保护好档案资料。有防潮措施，安装排风扇，购买温湿度计，有条件的最好安装空调、去湿机等，还要用计算机管理档案。
5、强化服务观念，拓宽服务渠道。计生档案管理人员要用发展的眼光积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。要对计生档案实行动态管理，注意材料积累，及时收集材料归档，建立完整准确的计生档案，善于利用档案材料为各项工作服务，为计生档案的信息化管理打下坚实基础。还要重视计生档案的证据作用，通过档案材料总结经验教训，分析规律指导实践。在推进计算机管理的过程中应先根据档案的重要程度进行排队，将那些利用率较高的档案进行优先加工整理，提高计生档案的利用率，计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出贡献。