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【摘要】中美两国在历史演变、政治体制、经济制度和文化发展等方面的差异导致两国在人事档案管理上的不同，具体体现在管理体制、管理模式、利用范围等方面。美国人事档案管理制度经过二百余年的发展已渐趋成熟，分析中美人事档案管理间的差异可以为中国人事档案改革方面提供有益经验。
【关键词】中美；人事档案；管理；比较
在全球信息化、人才国际化背景下，人力资源建设越来越为各国政府、企业、非盈利组织所重视，而人事档案的管理利用作为人力资源建设的重要内容，关系到人才的发掘、引进和培养，如何实现人事档案价值的最大化，是档案界一直关注的问题。
一、中美两国公务员人事档案管理比较
我国现代人事档案管理体制在形成之初是为组织了解党团人员的政治忠诚和思想作风而建立的。这种明显的政治目的使日后我国的人事档案管理打上了深深的政治烙印，以至于在相当长的历史时期内，"干部档案"成了人事档案的专有名词，并成为人事档案的主体。而随着我国进入市场经济体制后，原有的内向型、封闭式的干部人事档案管理模式逐渐被打破，干部人事档案转而成为公务员档案的代称。尽管我国公务员档案管理经历数次全国干部档案工作座谈会后不断被完善，但始终在沿用传统的"按干部管理权限集中统一管理，各级组织、人事部门明确管理权限，分管哪一级别的干部就负责哪一级别干部的档案，做到'人档统一'"的管理制度。
美国人事档案管理权主要集中在人事管理总署（也称人事管理办公室）和国家档案与文件署。前者直接对总统负责，是联邦政府管理公务员的中心机构；后者是美国政府系统的行政领导中心，负责对政府各机构人事档案管理进行监督和指导，制定机关人事档案的制度、政策和标准，并为机关人事档案工作提供制度保障。公共服务部门的人事档案一般采取的是集中管理模式。各级政府机构和其他公立组织的现职人员的人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管。非现职人员，其人事档案则由"国家人事文件中心"集中保管[1]。
二、中美私立系统人事档案管理比较
改革开放后，我国许多干部职工选择"下海"，他们的人事档案也随之流失到体制外。这不仅对档案持有者本身的就业、生活不利，也不便于社会对他们进行管理。针对这种状况，中组部在1991年3月对流动人员的档案管理做出相应规定：通过劳动部门就业的干部，其档案归劳动部门保管，或转人事部门所属的人才流动服务中心保管。而随着流动人员主体的不断扩张，流动人员人事档案范围也逐步扩展到辞职或被辞退的机关工作人员、待业毕业生、自费出国留学人员、非国有企业聘用的专业技术人员等。
而国有企业、外资企业和私营企业人员的人事档案也因所有制的不同而在管理上有所区别：国有企业一般延续机关单位"档随人走"的原则；外资企业则仿照美国对企业人事档案的做法， 实行"人档分离"，即所有职员到企业后都由人事部门重新建档；私营企业的人事档案管理目前还十分不规范，多数私营企业没有专门的人事档案部门，人事档案的管理工作多由文书部门或干脆由秘书兼任，更有甚者将企业的人事档案寄存在人才交流中心等档案机构，每年交付一定的费用后就不闻不问了。
总的来说，我国"档随人走"的人事档案管理体制不符合现代社会人才流动的大背景。也在一定程度上导致了"死档"的出现和新建档的泛滥。早在2002年，人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心就做过一项不完全统计，全国至少有60万"弃档族"。而《民主与法制时报》2013年11月4日报道，仅2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示的首批长期失去联系的流动人员档案就达5700多份，仅有200多人前来认领。其他5500多份失去联系超过5年且被公示的档案将被入库封存，成为"死档"。如此的弃档现象绝非偶然，以济南市为例，2014年初，通过市人才市场存放的人事档案已达13.7万份，而其中超过2年派遣期、未办代理的档案就近3万份。在当前企业求贤若渴的背景下，人事档案的有无已鲜成为招贤的标准之一，很多企业甚至愿意为引进人才新建档案。在我国"档随人走"的档案管理体制尚行期间，新建档案只能使本身就较为混乱的人事档案管理更加不堪，"一人多档"、"人档不统一"成为人事档案管理中面临的新挑战。
在美国，私立系统普遍采取分散的社会化管理模式，大型企业或私立组织的人员档案都由企业内部的人事部门保管，如遇到职员调动、辞职或死亡， 其人事档案不向档案机构或文件中心移交，仍保留在原工作单位，到新单位后再建立新的人事档案[2]。在某些情况下，企业、公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存。
除此以外，美国还存在一些保存公民专业档案的机构，比如，美国社会保障署建立的社会保障号和人事档案记录。社会保障号如同我们的身份证一样重要，公民的违规违法行为都会被记录在案，伴随一生。不仅如此，公民还要凭此获取退休金、老年医疗保险、退伍军人福利等各种社会福利和保障。社会保障号从最初仅用于社会保障服务体系逐渐演变成为全社会共享的、全国范围联网的数据库，随时调出用以查询。它超越了档案的运用范围，在控制社会秩序方面具有良好的作用[3]。
三、中美人事档案利用比较
从人事档案的内容上不难发现，我国人事档案多反映人员的主要经历、政治面貌、品德作风等，一般在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等时使用，仅供组织上考察了解人所用。此外，人事档案一般更新很慢，材料也多陈旧久远。多数情况下，人事档案处于沉睡状态。而美国的人事档案的涵盖范围一般包括工资福利记录、社会和医疗保险交付情况、受雇时间、病假及休假情况和奖惩记录、工作鉴定等。袋中的材料少而精且每年不断更新。例如每年的工资材料放入个人档案袋中后上一年的工资材料就取出，以减少档案的体积[4]。中美对人事档案内容的界定在一定程度上反应了两国对其利用的倾向性。
受我国人事档案具有浓郁政治色彩影响，一直以来，我国人事档案偏重于个人政治历史、家庭社会关系方面的材料，而对于反应个人业绩和能力等方面的材料不仅数量少之又少，且言辞上大多流于形式，甚至这方面材料多为档案持有者自己填写，主观性可见一斑。在开放利用对象上，我国公民对自身的档案也多是终其一生不得见，一些可能存在的捏造、虚假的个人信息很难得到修復，而各级党委、组织人事部门却可以对这些档案一览无遗。在利用程序上，上级领导以及负责管理本单位人事档案的部门领导手续可免，非上级领导或非组织人事部门领导查阅时则要履行审批手续和查阅登记。而对外单位的人员，必须是党员干部且得凭借工作证、调查介绍信、行政介绍信，并在查阅单位填写《查（借）阅人事档案审批表》，得到领导同意后方可查阅。 在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用，在某些州未经人事档案主体授权的人看他人的人事档案是违法的，执法人员也不例外[5]。此外，美国在人事档案利用程序上也显示了对档案主体的尊重和开放利用的意识，第一步，提交书面授权书。如果利用者是档案主体本人，则提交一份附有正式签名和日期的申请信。如果利用者不是档案主体本人，并且档案主体还健在，则提交档案主体授权的签名信。如果档案主体已经死亡，则应提交死亡证明。假如档案主体年龄已经超过一百岁，则无需提交死亡证明。第二步则是提交便于文件中心确认文件所需的信息，包括档案主体任职期间使用全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称、任职时间和离职时间。第三步列出所需利用的文件或信息，说明利用目的[6]。
中美两国在人事档案利用上的区别不仅体现在开放主体、查阅程序方面，在现行人事档案的管理模式上也存在不小差异。当前，美国已经采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，并不断地开发人事档案管理自动化系统，建立了社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化和利用网络化[7]。美国人事管理办公室还设有专门的官网（OPM.gov.），公民可以自行在线查阅与人事档案相关的政策法规、个人的社保医疗情况等。而我国不管是公务员系统还是私立机构人员的档案管理都还停留在原始的库房存放、案卷查阅的阶段，就连社会上的各人才交流服务中心，在收取一定管理费用的前提下，人事档案也仅停留在保管的阶段。
四、我国人事档案发展的方向
美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重以充分保障档案主体的合法权益的做法以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴[7]。但是，不得不说，美国私立机构"人档分离"的分散化管理也存在"人档不一"、"一人多档"的潜在风险，同时如何规避在完全尊重个人意愿前提下查阅其人事档案的做法而引起的私自篡改情况，这些仍是我们需要思考的。对于我国的人事档案发展方向，笔者有以下几点思考：
首先，人事档案内容部分向档案主体开放。人事档案不应该成为限制人才流动、就业的手段，而应该为公民享受医疗、保险、晋升等方面的保证。此外在社会记忆、城市记忆盛行的社会大背景下，公民也有权参看自己的档案回顾成长轨迹。同时，对于档案中可能存在的篡改、信息不符等情况也可以及早规避。
其次，创新人事档案管理模式。当前比较盛行的两种提法是设立区域性政府人事档案管理中心和设立集约化社会服务的人事档案管理中心。前者以行政区域为主，建立由县级以上党委组织部门和政府人事部门双重领导下的，由政府档案行政管理部门统一管理的各级党政机关、国有企事业单位所有人员的人事档案管理中心，取消以往的分散的、多头的管理，对公共部门有关人员的人事档案分级、分区域、分系统设立若干个人事档案管理类别，实行集中统一管理。后者以县级或县级以上为区域单位，以各类人才中介服务机构为依托，设立商业性的社会人才中介人事档案管理中心[1]。
事实上，这两种管理模式并不冲突，笔者认为当前我国公务员系统内的人事档案管理相对规范，而国有企事业单位人员档案可一并归入由政府行政管理部门统一领导的人事档案管理中心。将它们统一划为体制内人事档案。对于私立机构档案设置商业性的人事档案管理中心，并在一定程度上仿照美国建立的诚信档案一样设立可以对公民个人能力、业绩进行资讯的网络系统。但是，我们也应该考虑到谁能保证系统内所记录的个人资料是真实、权威的？什么人有资格为员工填写个人资料？什么行为能够被作为"劣迹"记录在内，有没有标准界定"劣迹"与"隐私"？正如2001年相继出现的中国企业从业人员管理系统和中国企业员工表现鉴定与评估在线管理系统相继在运行初就销声匿迹一样，我国人事档案管理改革所面临的挑战绝不仅仅来自于理论，更来自于实践问题的解决。
参考文献
[1] 代春辉. 美国人事档案管理启示[J]. 华章，2011，（2）：238.
[2] 张宏. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2006，（12）：47.
[3] 黄霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：21.
[4] 邓曼，丁璇. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2005，（7）：22.
[5] 王红敏. 美国的人事档案管理[J]. 中国档案，2003，（4）：16.
[6] 黃霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：20-23.
[7] 贺未英. 中美人事档案利用之比较研究[J]. 佛山科学技术学院学报（社会科学版），2008，（5）：87
【关键词】中美；人事档案；管理；比较
在全球信息化、人才国际化背景下，人力资源建设越来越为各国政府、企业、非盈利组织所重视，而人事档案的管理利用作为人力资源建设的重要内容，关系到人才的发掘、引进和培养，如何实现人事档案价值的最大化，是档案界一直关注的问题。
一、中美两国公务员人事档案管理比较
我国现代人事档案管理体制在形成之初是为组织了解党团人员的政治忠诚和思想作风而建立的。这种明显的政治目的使日后我国的人事档案管理打上了深深的政治烙印，以至于在相当长的历史时期内，"干部档案"成了人事档案的专有名词，并成为人事档案的主体。而随着我国进入市场经济体制后，原有的内向型、封闭式的干部人事档案管理模式逐渐被打破，干部人事档案转而成为公务员档案的代称。尽管我国公务员档案管理经历数次全国干部档案工作座谈会后不断被完善，但始终在沿用传统的"按干部管理权限集中统一管理，各级组织、人事部门明确管理权限，分管哪一级别的干部就负责哪一级别干部的档案，做到'人档统一'"的管理制度。
美国人事档案管理权主要集中在人事管理总署（也称人事管理办公室）和国家档案与文件署。前者直接对总统负责，是联邦政府管理公务员的中心机构；后者是美国政府系统的行政领导中心，负责对政府各机构人事档案管理进行监督和指导，制定机关人事档案的制度、政策和标准，并为机关人事档案工作提供制度保障。公共服务部门的人事档案一般采取的是集中管理模式。各级政府机构和其他公立组织的现职人员的人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管。非现职人员，其人事档案则由"国家人事文件中心"集中保管[1]。
二、中美私立系统人事档案管理比较
改革开放后，我国许多干部职工选择"下海"，他们的人事档案也随之流失到体制外。这不仅对档案持有者本身的就业、生活不利，也不便于社会对他们进行管理。针对这种状况，中组部在1991年3月对流动人员的档案管理做出相应规定：通过劳动部门就业的干部，其档案归劳动部门保管，或转人事部门所属的人才流动服务中心保管。而随着流动人员主体的不断扩张，流动人员人事档案范围也逐步扩展到辞职或被辞退的机关工作人员、待业毕业生、自费出国留学人员、非国有企业聘用的专业技术人员等。
而国有企业、外资企业和私营企业人员的人事档案也因所有制的不同而在管理上有所区别：国有企业一般延续机关单位"档随人走"的原则；外资企业则仿照美国对企业人事档案的做法， 实行"人档分离"，即所有职员到企业后都由人事部门重新建档；私营企业的人事档案管理目前还十分不规范，多数私营企业没有专门的人事档案部门，人事档案的管理工作多由文书部门或干脆由秘书兼任，更有甚者将企业的人事档案寄存在人才交流中心等档案机构，每年交付一定的费用后就不闻不问了。
总的来说，我国"档随人走"的人事档案管理体制不符合现代社会人才流动的大背景。也在一定程度上导致了"死档"的出现和新建档的泛滥。早在2002年，人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心就做过一项不完全统计，全国至少有60万"弃档族"。而《民主与法制时报》2013年11月4日报道，仅2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示的首批长期失去联系的流动人员档案就达5700多份，仅有200多人前来认领。其他5500多份失去联系超过5年且被公示的档案将被入库封存，成为"死档"。如此的弃档现象绝非偶然，以济南市为例，2014年初，通过市人才市场存放的人事档案已达13.7万份，而其中超过2年派遣期、未办代理的档案就近3万份。在当前企业求贤若渴的背景下，人事档案的有无已鲜成为招贤的标准之一，很多企业甚至愿意为引进人才新建档案。在我国"档随人走"的档案管理体制尚行期间，新建档案只能使本身就较为混乱的人事档案管理更加不堪，"一人多档"、"人档不统一"成为人事档案管理中面临的新挑战。
在美国，私立系统普遍采取分散的社会化管理模式，大型企业或私立组织的人员档案都由企业内部的人事部门保管，如遇到职员调动、辞职或死亡， 其人事档案不向档案机构或文件中心移交，仍保留在原工作单位，到新单位后再建立新的人事档案[2]。在某些情况下，企业、公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存。
除此以外，美国还存在一些保存公民专业档案的机构，比如，美国社会保障署建立的社会保障号和人事档案记录。社会保障号如同我们的身份证一样重要，公民的违规违法行为都会被记录在案，伴随一生。不仅如此，公民还要凭此获取退休金、老年医疗保险、退伍军人福利等各种社会福利和保障。社会保障号从最初仅用于社会保障服务体系逐渐演变成为全社会共享的、全国范围联网的数据库，随时调出用以查询。它超越了档案的运用范围，在控制社会秩序方面具有良好的作用[3]。
三、中美人事档案利用比较
从人事档案的内容上不难发现，我国人事档案多反映人员的主要经历、政治面貌、品德作风等，一般在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等时使用，仅供组织上考察了解人所用。此外，人事档案一般更新很慢，材料也多陈旧久远。多数情况下，人事档案处于沉睡状态。而美国的人事档案的涵盖范围一般包括工资福利记录、社会和医疗保险交付情况、受雇时间、病假及休假情况和奖惩记录、工作鉴定等。袋中的材料少而精且每年不断更新。例如每年的工资材料放入个人档案袋中后上一年的工资材料就取出，以减少档案的体积[4]。中美对人事档案内容的界定在一定程度上反应了两国对其利用的倾向性。
受我国人事档案具有浓郁政治色彩影响，一直以来，我国人事档案偏重于个人政治历史、家庭社会关系方面的材料，而对于反应个人业绩和能力等方面的材料不仅数量少之又少，且言辞上大多流于形式，甚至这方面材料多为档案持有者自己填写，主观性可见一斑。在开放利用对象上，我国公民对自身的档案也多是终其一生不得见，一些可能存在的捏造、虚假的个人信息很难得到修復，而各级党委、组织人事部门却可以对这些档案一览无遗。在利用程序上，上级领导以及负责管理本单位人事档案的部门领导手续可免，非上级领导或非组织人事部门领导查阅时则要履行审批手续和查阅登记。而对外单位的人员，必须是党员干部且得凭借工作证、调查介绍信、行政介绍信，并在查阅单位填写《查（借）阅人事档案审批表》，得到领导同意后方可查阅。 在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用，在某些州未经人事档案主体授权的人看他人的人事档案是违法的，执法人员也不例外[5]。此外，美国在人事档案利用程序上也显示了对档案主体的尊重和开放利用的意识，第一步，提交书面授权书。如果利用者是档案主体本人，则提交一份附有正式签名和日期的申请信。如果利用者不是档案主体本人，并且档案主体还健在，则提交档案主体授权的签名信。如果档案主体已经死亡，则应提交死亡证明。假如档案主体年龄已经超过一百岁，则无需提交死亡证明。第二步则是提交便于文件中心确认文件所需的信息，包括档案主体任职期间使用全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称、任职时间和离职时间。第三步列出所需利用的文件或信息，说明利用目的[6]。
中美两国在人事档案利用上的区别不仅体现在开放主体、查阅程序方面，在现行人事档案的管理模式上也存在不小差异。当前，美国已经采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，并不断地开发人事档案管理自动化系统，建立了社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化和利用网络化[7]。美国人事管理办公室还设有专门的官网（OPM.gov.），公民可以自行在线查阅与人事档案相关的政策法规、个人的社保医疗情况等。而我国不管是公务员系统还是私立机构人员的档案管理都还停留在原始的库房存放、案卷查阅的阶段，就连社会上的各人才交流服务中心，在收取一定管理费用的前提下，人事档案也仅停留在保管的阶段。
四、我国人事档案发展的方向
美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重以充分保障档案主体的合法权益的做法以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴[7]。但是，不得不说，美国私立机构"人档分离"的分散化管理也存在"人档不一"、"一人多档"的潜在风险，同时如何规避在完全尊重个人意愿前提下查阅其人事档案的做法而引起的私自篡改情况，这些仍是我们需要思考的。对于我国的人事档案发展方向，笔者有以下几点思考：
首先，人事档案内容部分向档案主体开放。人事档案不应该成为限制人才流动、就业的手段，而应该为公民享受医疗、保险、晋升等方面的保证。此外在社会记忆、城市记忆盛行的社会大背景下，公民也有权参看自己的档案回顾成长轨迹。同时，对于档案中可能存在的篡改、信息不符等情况也可以及早规避。
其次，创新人事档案管理模式。当前比较盛行的两种提法是设立区域性政府人事档案管理中心和设立集约化社会服务的人事档案管理中心。前者以行政区域为主，建立由县级以上党委组织部门和政府人事部门双重领导下的，由政府档案行政管理部门统一管理的各级党政机关、国有企事业单位所有人员的人事档案管理中心，取消以往的分散的、多头的管理，对公共部门有关人员的人事档案分级、分区域、分系统设立若干个人事档案管理类别，实行集中统一管理。后者以县级或县级以上为区域单位，以各类人才中介服务机构为依托，设立商业性的社会人才中介人事档案管理中心[1]。
事实上，这两种管理模式并不冲突，笔者认为当前我国公务员系统内的人事档案管理相对规范，而国有企事业单位人员档案可一并归入由政府行政管理部门统一领导的人事档案管理中心。将它们统一划为体制内人事档案。对于私立机构档案设置商业性的人事档案管理中心，并在一定程度上仿照美国建立的诚信档案一样设立可以对公民个人能力、业绩进行资讯的网络系统。但是，我们也应该考虑到谁能保证系统内所记录的个人资料是真实、权威的？什么人有资格为员工填写个人资料？什么行为能够被作为"劣迹"记录在内，有没有标准界定"劣迹"与"隐私"？正如2001年相继出现的中国企业从业人员管理系统和中国企业员工表现鉴定与评估在线管理系统相继在运行初就销声匿迹一样，我国人事档案管理改革所面临的挑战绝不仅仅来自于理论，更来自于实践问题的解决。
参考文献
[1] 代春辉. 美国人事档案管理启示[J]. 华章，2011，（2）：238.
[2] 张宏. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2006，（12）：47.
[3] 黄霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：21.
[4] 邓曼，丁璇. 中美人事档案管理比较[J]. 兰台世界，2005，（7）：22.
[5] 王红敏. 美国的人事档案管理[J]. 中国档案，2003，（4）：16.
[6] 黃霄羽. 国外人事档案管理的特点及启示[J]. 北京档案，2006，（1）：20-23.
[7] 贺未英. 中美人事档案利用之比较研究[J]. 佛山科学技术学院学报（社会科学版），2008，（5）：87