论文部分内容阅读
【摘 要】文章从对档案管理信息化建设的内涵和主要内容分析入手，提出了加快硬件设施建设、建立健全制度规范档案管理、建立档案信息化系统、完善档案信息安全保障体系、加强档案管理队伍建设等加快企业档案管理信息化建设步伐的策略。
【分类号】：G270.7
【关键词】档案管理；信息化建设；安全保障体系；策略。
0前 言 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动的重要资源，信息技术的发展和应用推动了档案工作管理和利用模式的转变。档案管理信息化是我国现代档案事业发展的新目标。企业的档案管理工作，还需要从新思想，新方法入手，并利用现代先进的科学技术，实现档案管理的信息化、网络化，这不但是提高我国档案管理信息化管理的手段，还是现代社会档案管理事业发展的必然趋势和走向。实现企业档案管理的信息化建设，合理利用和开发企业资源，是现代企业档案工作中的重点。
1 档案管理信息化管理的主要内容
档案管理信息化是适应企业档案管理发展的必然要求，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行的规范管理和有效共享、开发与利用，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。与传统的档案管理相比，档案管理信息化，可以最大限度地节约人力、物力、财力，可以提高工作效率和质量，有利于快速有效地实现资源共享，真正体现档案记录历史、服务管理、促进发展的价值和作用。其主要内容包括：
1.1档案资源信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案信息化管理具有许多传统档案储存所不具备的功能，从而使数字档案管理在服务手段、服务质量，提供信息的广度和深度等方面都有很有效的提高。档案利用者可以不受时间、空间、数量的限制，迅速、准确地从网络查阅各种档案信息资源。
1.2档案管理方法科学化。根据信息社会的特点和档案工作的特点进行合理的组织计划和控制。自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。
1.3管理人员素质现代化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。
1.4档案资源利用的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。
2 加快企业档案管理信息化建设步伐的策略。
2.1努力争取领导重视和支持、不断增加资金投入力度，加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化，为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。
档案人员要加强宣传，增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，使领导们充分认识到企业档案信息化对企业信息发展的重要意义，制定相关的建设计划， 不断增加资金投入力度，推动企业档案管理的进步。如及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。计算机是为档案发展提供快、准、全的档案信息强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体，减轻管理人员的工作量，提高檔案工作效率。随着企业档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。
2.2科学化和标准化档案整理，总体优化档案管理工作。
对现有纸质档案科学化和标准化整理在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。包括对档案资源的分类、组卷、著录、编目等环节工作。以实现：①对目标档案的规则分类与归集；②对已分类的档案资源进行按规组卷；③对所有应著录的项目和信息录入数据库； ④对整理后的档案编制档案目录、填写案卷脊背。通过档案整理工作，奠定后期的档案信息化、高效化、标准化管理基础。通过不断的档案整理、数字化及档案管理要求的提升，针对历史档案、现行文件、归档档案的管理要求和具体工作为后续发展档案管理信息化提升提供数据基础以及可参考的标准规范和建设思路。 2.3建立健全制度，规范档案管理，实现企业档案制度管理创新。
档案基础工作的规范化和标准化是档案信息化建设的前提。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料，建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度；建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。一是创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。二是统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
2.4建设复合型的管理队伍，提高档案管理人员的信息化意识和信息化工作技能，建设好档案管理工作软环境，推进企业档案管理信息化建设。
社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求。如信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作科技进步、推动档案事业科学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
2.5建立档案信息化系统
档案信息的建设需要强大、功能齐全的档案数据库作保障，在实现目录级管理的基础上，结合扫描等技术实现档案数字化存储，建立全文信息、图像信息、数据统计等功能，满足原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公及生产自动化总体布局中，实现电子文件生成、运转、归档、管理、利用、销毁等全方位控制，达到信息资源有效整合、兼容和共享，使之成为一个完整、全面的档案信息利用系统，为用户提供主动、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。
2.6增强安全意识，注重档案信息的安全管理，保证信息安全。
信息网络化不断深入发展，档案信息得到了普遍应用，而安全性问题成为管理工作的重中之重。由于档案具有一定的保密性，存在使用权限的问题，但网络容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技术淘汰等多种因素的影响，因此，现代档案信息的安全问题是值得我们注意的。许多档案管理人员已经认识到档案信息化带来的一系列安全问题，但在分析问题时还不够身体，而操作手段也比较落后，导致防范不足，没有真正实现防范。因此，为了保证信息安全，必须建立完善的信息系统，设计防御软件，首先，严格执行国家颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章。在每次开发利用档案信息资源和网络系统建设的过程中，要发挥积极的监督作用，增强安全意识，防止失密、泄密事件发生；其次，对已经有了的防范措施，如防火墙技術、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等，要开展综合利用；最后，要不断研究和探索新的安全防护技术，有效应用身份认证、识别、数据加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术检验过滤过往信息。
总之，在科技技术不断进步的今天， 档案作为重要的信息资料，档案管理信息化建设是现代社会档案管理发展的主题和社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对她的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。
参考文献：
⒈牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[j].中国中医药线代远程教育.2010.12.
⒉周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[j].黑龙江交通科技.2010.01.
⒊何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯.2004.（5）
【分类号】：G270.7
【关键词】档案管理；信息化建设；安全保障体系；策略。
0前 言 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动的重要资源，信息技术的发展和应用推动了档案工作管理和利用模式的转变。档案管理信息化是我国现代档案事业发展的新目标。企业的档案管理工作，还需要从新思想，新方法入手，并利用现代先进的科学技术，实现档案管理的信息化、网络化，这不但是提高我国档案管理信息化管理的手段，还是现代社会档案管理事业发展的必然趋势和走向。实现企业档案管理的信息化建设，合理利用和开发企业资源，是现代企业档案工作中的重点。
1 档案管理信息化管理的主要内容
档案管理信息化是适应企业档案管理发展的必然要求，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行的规范管理和有效共享、开发与利用，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。与传统的档案管理相比，档案管理信息化，可以最大限度地节约人力、物力、财力，可以提高工作效率和质量，有利于快速有效地实现资源共享，真正体现档案记录历史、服务管理、促进发展的价值和作用。其主要内容包括：
1.1档案资源信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案信息化管理具有许多传统档案储存所不具备的功能，从而使数字档案管理在服务手段、服务质量，提供信息的广度和深度等方面都有很有效的提高。档案利用者可以不受时间、空间、数量的限制，迅速、准确地从网络查阅各种档案信息资源。
1.2档案管理方法科学化。根据信息社会的特点和档案工作的特点进行合理的组织计划和控制。自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。
1.3管理人员素质现代化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。
1.4档案资源利用的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。
2 加快企业档案管理信息化建设步伐的策略。
2.1努力争取领导重视和支持、不断增加资金投入力度，加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化，为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。
档案人员要加强宣传，增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，使领导们充分认识到企业档案信息化对企业信息发展的重要意义，制定相关的建设计划， 不断增加资金投入力度，推动企业档案管理的进步。如及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。计算机是为档案发展提供快、准、全的档案信息强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体，减轻管理人员的工作量，提高檔案工作效率。随着企业档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。
2.2科学化和标准化档案整理，总体优化档案管理工作。
对现有纸质档案科学化和标准化整理在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。包括对档案资源的分类、组卷、著录、编目等环节工作。以实现：①对目标档案的规则分类与归集；②对已分类的档案资源进行按规组卷；③对所有应著录的项目和信息录入数据库； ④对整理后的档案编制档案目录、填写案卷脊背。通过档案整理工作，奠定后期的档案信息化、高效化、标准化管理基础。通过不断的档案整理、数字化及档案管理要求的提升，针对历史档案、现行文件、归档档案的管理要求和具体工作为后续发展档案管理信息化提升提供数据基础以及可参考的标准规范和建设思路。 2.3建立健全制度，规范档案管理，实现企业档案制度管理创新。
档案基础工作的规范化和标准化是档案信息化建设的前提。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料，建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度；建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。一是创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。二是统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
2.4建设复合型的管理队伍，提高档案管理人员的信息化意识和信息化工作技能，建设好档案管理工作软环境，推进企业档案管理信息化建设。
社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求。如信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作科技进步、推动档案事业科学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
2.5建立档案信息化系统
档案信息的建设需要强大、功能齐全的档案数据库作保障，在实现目录级管理的基础上，结合扫描等技术实现档案数字化存储，建立全文信息、图像信息、数据统计等功能，满足原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公及生产自动化总体布局中，实现电子文件生成、运转、归档、管理、利用、销毁等全方位控制，达到信息资源有效整合、兼容和共享，使之成为一个完整、全面的档案信息利用系统，为用户提供主动、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。
2.6增强安全意识，注重档案信息的安全管理，保证信息安全。
信息网络化不断深入发展，档案信息得到了普遍应用，而安全性问题成为管理工作的重中之重。由于档案具有一定的保密性，存在使用权限的问题，但网络容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技术淘汰等多种因素的影响，因此，现代档案信息的安全问题是值得我们注意的。许多档案管理人员已经认识到档案信息化带来的一系列安全问题，但在分析问题时还不够身体，而操作手段也比较落后，导致防范不足，没有真正实现防范。因此，为了保证信息安全，必须建立完善的信息系统，设计防御软件，首先，严格执行国家颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章。在每次开发利用档案信息资源和网络系统建设的过程中，要发挥积极的监督作用，增强安全意识，防止失密、泄密事件发生；其次，对已经有了的防范措施，如防火墙技術、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等，要开展综合利用；最后，要不断研究和探索新的安全防护技术，有效应用身份认证、识别、数据加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术检验过滤过往信息。
总之，在科技技术不断进步的今天， 档案作为重要的信息资料，档案管理信息化建设是现代社会档案管理发展的主题和社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对她的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。
参考文献：
⒈牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[j].中国中医药线代远程教育.2010.12.
⒉周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[j].黑龙江交通科技.2010.01.
⒊何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯.2004.（5）