论文部分内容阅读
摘要：每年“微机应用实习”面对不同的学生，都会有一些相同的问题困扰他们，文中对这些平时训练比较少同学们不太注意，但在实际应用中也很重要的内容，所反映出的看似简单但是却普遍存在的问题进行了列举，根据三个Office组件分门别类的对各自问题进行了汇总并加以系统的分析，对每个具体的问题给出了相应的解决办法。并对综合应用这三个组件提出了一些建议。
关键词：实习；应用；Word；Excel；Powerpoint
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)25-6273-02
How to Guide Students to "The Microcomputer Application Practice"
REN Jiang-ming
(Computer Science Institute, Yangtze University, Jingzhou 434023, China)
Abstract: Every year the "microcomputer application practice "face the different students, they will have some of the same problems, the paper list the problem which the student training is less in peacetime and they don’t pay much attention to, but in the actual application of the content is very important also, reflects the seemingly simple but common of those, according to three components to classify won their problems to collect and analysis of the system, to each specific problems are given the corresponding solution. And the integrated application of the three components and put forward some Suggestions.
Key words: practice; apply; Word; Excel; powerpoint
每个学期结束时，学校都要按排老师辅导学生进行“微机应用实习”，实习的主要内容是综合使用所学的Office知识，包括Word、Excel、POWERPOINT三个软件的使用，它是对教学上机的一个补充，对所学知识的一个综合应用。它和平时上机的内容所做操作不太相同，平时上机都是针对某一个专题内容进行上机，虽然也有综合应用，但是平时上机的综合训练相对来说比较简单，这次要全面一点，把平时应用比较少，但也很重要的东西拿来训练一下，为今后走向社会，面对各种实际情况的应用打下坚实的基础。
1 Word的应用实习指导
对于Word这种应用最广的文字排版软件，这次实习强调的是一个综合的排版操作，除字符和段落排版以及图文混排外，页面的一些设置就显得比较重要，其中页眉和页脚的设置平时操作较少，但在实际的操作中却应用的较多，所以通过这次上机实习要对它有一个较全面的应用，例如怎样将页眉设置成不同的内容，可能学生知道主要通过分节来实现，但具体的操作是怎样的就不太清楚。这就需要老师对它进行指导，有个学生设置的页码每一节都是从1开始计数的，不任 “页眉页脚”工具栏中的“链接到前一项”这个按钮是按下还是弹起的，因为常规的操作是为了和前一个页面保持一致是要按下“链接到前一项”按钮的，后来找原因，才发现需要在“设置页码格式”中对“页码编排”设置“续前节”，而学生选的是“起始页码”是1，通过这个问题说明找解决途径不能只找一个方面，要全面的考虑。
另外像目录的制作，这些在平时的上机实习中应用的相对来说较少，但是却是很实用的技术，也是这次实习练习的内容之一。有个同学找到在菜单“插入”中选“引用”里的“索引和目录”来进行设置，但就是没有得到所需要的目录，这是因为他没有将每个需要显示为目录的文字设置成“标题”样式所导致的。
邮件合并技术对产生批量文本很实用，可以节省大量的时间，所以也是这次实习内容的一个环节。其实对邮件合并主要分三步操作，产生三个文档，其中操作次序非常重要。“数据源”是要首先产生的文件。它可以是Word表格或Excel的一个数据列表，还有Access的表或者其它数据库里的表等等都可做数据源，在实际操作中学生建立Word表格最普遍，但也有相当一部分学生建不好数据源的表格，普遍存在的问题是他们先写了一个标题，其实这个表格是不需要标题的，它只是单纯的一个二维表格，第一行是列名（字段名），且每一列是同类型的数据，相当于Excel中的数据列表。紧接着就是主文档的创建，主文档中输入固定的内容（每个邮件里都相同的内容），第三步就是调出“邮件合并”工具栏进行设置，这是书上所讲的操作步骤，但实际操作起来，我觉得应该先调出工具栏再来创建主文档，通常邮件合并后的文档是“普通文档”，那么先写固定的内容，或是“设置文档类型”，谁先谁后都无所谓，但是如果合并后的文档要设置成“信封”或者是“标签”，这时就需要先设置文档类型，否则你输入了内容，再来选文档类型是“标签”，那么你先输入的内容将被覆盖。这次实习是要同学们利用“邮件合并”生成学生成绩单操作，由于成绩单的内容较少，设置成“标签”的文档类型比较好，所以要先调出“邮件合并”工具栏，设置了文档类型后，再输入固定内容，这样就没有问题了。同学们接着点击工具栏上的“打开数据源”，选择刚才建立的表格，将数据源中的各个项（域名）插入到主文档的相应位置，最后点击“合并到新文档”按钮，但是这时产生的新文档中一页纸只有一个“标签”，并没有按设计的有4个“标签”，这是因为做好一个标签后，还需点击“邮件合并”工具栏上的“扩散标签”按钮，这样才能在其它的标签里填充相应的内容。这些操作在课本上都没有讲，所以需要在实际中操作才能掌握。
2 Excel的应用实习指导
Excel作为电子表格的优秀软件，它的工作是熟练应用函数、排序、筛选、图表等内容，这次实习主要是利用一个成绩表来完成求加权平均分，排名次，求最高、最低分等内容，这就涉及到函数的输入及数据管理方面的内容。其中对排名次可利用先“排序”后填充名次来完成，也可利用rank函数直接求出名次，输入函数时，如果比较熟练可直接在编辑栏中写出公式，不熟练的可调出相应函数的对话框，根据提示在文本框中选择对象输入。将加权平均分是80分以上及英语成绩是90分的学生选出来就需要用到“高级筛选”的操作。所谓“筛选”也就是数据库中关系运算的选择操作，有些学生操作起来还是有问题，操作步骤不太清楚，特别对于“高级筛选”的操作，我在课堂上反复强调演示，但学生一旦自己操作时又忘记了。所以在实习中需要对学生加强一些指导，我总结的规律是，先复制需要作为条件的列表名（字段名）到空白处，这样可避免手工输入列表名时出错，输入条件时，运算符一定要在英文状态下输入，有很多同学输入的运算符都是中文的标点符号，这样参与运算肯定出不来结果。另外，如果要将筛选结果放在哪个工作表中，在筛选前，就要定位在那个工作表中，否则选择在其它的表空白处放置筛选结果时，就会弹出“只能复制筛选过后数据到活动工作表”的警告对话框。
Excel对于表格的处理是非常方便的，一些简单的统计操作可以很快的完成，所以学习好这个软件对于今天实际的应用大有好处。这次实习根据一个综合应用来汇总各种独立的知识点对学生处理各类电子表格的问题有好处，能使学生尽量做到举一反三，融会贯通。
3 PowerPoint的应用实习指导
PowerPoint这款软件主要应用于演讲和产品演示方面。主要操作是环绕一个主题来组织幻灯片，要求有文字和图片，布局合理，详略得当，再加入一些动画效果，这次实习主要围绕“节能减排，低碳生活”这个主题来写一个演讲稿。对于幻灯片初学者来说最简单的操作是利用“向导”，几步就可完成一个专业的PPT，只需要改动和补充一些内容就可以了，但是“向导”产生的幻灯片比较死板，所以一般情况下还是利用空白的模板添加内容，再利用设计模板完成相应的操作，也可自己制作相应的母版或改变背景和配色方案来完成幻灯片。幻灯片里面的色彩搭配非常重要，我总结了两个规律，一个是避免使用过多的颜色，色彩过于丰富显得比较混乱。二是字体颜色和背景色要协调，对比要强烈，背景和字体颜色不要选相近的颜色。幻灯片的布局也比较重要，文字内容不要太多，尽量做到简单明了，图文动画搭配合理。有个同学想在里面加入一些音乐，但每次只能在一张幻灯片中加音乐，到下一张幻灯片中就停止播放了，它试了几次都不能在后面幻灯片中进行播放，后来在我的指导下终于正确的设置了播放结束的幻灯片，操作步骤是先点击播放喇叭的图片，在右边任务窗格中选“自定义动画”，点击这首乐曲的下拉箭头下的“效果选项”，在“停止播放”下“在X张幻灯片后”，这里X就是你的所需停止播放的幻灯片页码，这样乐曲就可一直播放到你设置的那张幻灯片为止。
PowerPoint操作说简单也比较简单，但要设计一个好的幻灯片却不是一件容易的事，需要耗费大量的精力，但是有了正确的方法指导，做起来也是一件有趣的事情。
4 合并各个文档的实习指导
完成上述内容后，需要将内容组合成一个Word文档打印出来交给老师评阅，这项内容又要利用到Word的 “长文档”的相关知识，将各个文档插入进来。其中插入刚才所做的Word文档，可利用“插入”菜单里的“文件”命令来完成，这里就相当于复制原文件的内容到新文档中，也可在“大纲”视图下点击“插入子文档”命令来完成。这时插入的子文档能保持自己的页码。
插入的Excel文档时，必须利用“插入”菜单里“对象”命令来完成，选择“由文件创建”选项卡来打开Excel文档，可钩选“链接到文件”这一选项，这是以连接的方式插入Excel文件，可以节省文件的存储空间，但在Word文档中只能显示第一张工作表的内容，不钩选这一项，则是将整个Excel文档插入到Word文档中，可通过右键选择不同的工作表显示在Word文档中，如果有多张工作表则选择这种方式来插入。注意排版时Excel工作表需要调整显示大小，从而保证它能完整地显示在Word文档的页面中。
要将PowerPower文档放入Word中则有如下三种方法，方法之一是将每个PPT幻灯片截图，然后依次插入到Word中，这种方法笨一点，操作起来比较麻烦，如果幻灯片张数比较多就不建议这么做。第二种方法是将PPT幻灯片打印输出为一个图片类型的文件，只需选择“打印”操作，将打印机设为“Microsoft Office Document Image Writer”，以讲义的形式打印多张幻灯片为一张图片。然后将这张图片整个插入到Word文档中。这里要注意每次打印时它只能产生一张图片，如果幻灯片较多，则需要选择打印范围，依次产生所需幻灯片的图片插入到Word中。第三种方法需要安装两个软件，首先安装pdfFactory，它是一个无须Acrobat创建AdobePDF文件的打印机驱动程序，可将任何打印文档转换为PDF文件。在打印PPT文档时，选择打印机是pdfFactory，就将PPT文档转化为PDF文件。再安装Solid Convert PDF这个软件，它将PDF变为Word文档，然后插入到前面合并的Word文档中即可。
5 结论
通过对微机应用实习的指导，学生基本掌握了Office三大组件的应用，能完成一般的日常操作，为今后的日常工作和学习打下了坚实的基础，学生通过这次实习收获很多，将平时书本上的知识终于应用到实践中去了感到很快乐，就如孔子所说“学而时习之，不亦说乎？”，这里的“习”就是“实践、练习、实行”的意思。学习到的东西，在适当的时机，被用上了，不是很快乐吗？
参考文献：
[1] 杜有福.大学计算机基础教程[M]. 科学出版社.
[2] 杜有福.大学计算机基础实践教程[M]. 科学出版社.
[3] 李秀，姚瑞霞.计算机文化基础[M]. 清华大学出版社.
关键词：实习；应用；Word；Excel；Powerpoint
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)25-6273-02
How to Guide Students to "The Microcomputer Application Practice"
REN Jiang-ming
(Computer Science Institute, Yangtze University, Jingzhou 434023, China)
Abstract: Every year the "microcomputer application practice "face the different students, they will have some of the same problems, the paper list the problem which the student training is less in peacetime and they don’t pay much attention to, but in the actual application of the content is very important also, reflects the seemingly simple but common of those, according to three components to classify won their problems to collect and analysis of the system, to each specific problems are given the corresponding solution. And the integrated application of the three components and put forward some Suggestions.
Key words: practice; apply; Word; Excel; powerpoint
每个学期结束时，学校都要按排老师辅导学生进行“微机应用实习”，实习的主要内容是综合使用所学的Office知识，包括Word、Excel、POWERPOINT三个软件的使用，它是对教学上机的一个补充，对所学知识的一个综合应用。它和平时上机的内容所做操作不太相同，平时上机都是针对某一个专题内容进行上机，虽然也有综合应用，但是平时上机的综合训练相对来说比较简单，这次要全面一点，把平时应用比较少，但也很重要的东西拿来训练一下，为今后走向社会，面对各种实际情况的应用打下坚实的基础。
1 Word的应用实习指导
对于Word这种应用最广的文字排版软件，这次实习强调的是一个综合的排版操作，除字符和段落排版以及图文混排外，页面的一些设置就显得比较重要，其中页眉和页脚的设置平时操作较少，但在实际的操作中却应用的较多，所以通过这次上机实习要对它有一个较全面的应用，例如怎样将页眉设置成不同的内容，可能学生知道主要通过分节来实现，但具体的操作是怎样的就不太清楚。这就需要老师对它进行指导，有个学生设置的页码每一节都是从1开始计数的，不任 “页眉页脚”工具栏中的“链接到前一项”这个按钮是按下还是弹起的，因为常规的操作是为了和前一个页面保持一致是要按下“链接到前一项”按钮的，后来找原因，才发现需要在“设置页码格式”中对“页码编排”设置“续前节”，而学生选的是“起始页码”是1，通过这个问题说明找解决途径不能只找一个方面，要全面的考虑。
另外像目录的制作，这些在平时的上机实习中应用的相对来说较少，但是却是很实用的技术，也是这次实习练习的内容之一。有个同学找到在菜单“插入”中选“引用”里的“索引和目录”来进行设置，但就是没有得到所需要的目录，这是因为他没有将每个需要显示为目录的文字设置成“标题”样式所导致的。
邮件合并技术对产生批量文本很实用，可以节省大量的时间，所以也是这次实习内容的一个环节。其实对邮件合并主要分三步操作，产生三个文档，其中操作次序非常重要。“数据源”是要首先产生的文件。它可以是Word表格或Excel的一个数据列表，还有Access的表或者其它数据库里的表等等都可做数据源，在实际操作中学生建立Word表格最普遍，但也有相当一部分学生建不好数据源的表格，普遍存在的问题是他们先写了一个标题，其实这个表格是不需要标题的，它只是单纯的一个二维表格，第一行是列名（字段名），且每一列是同类型的数据，相当于Excel中的数据列表。紧接着就是主文档的创建，主文档中输入固定的内容（每个邮件里都相同的内容），第三步就是调出“邮件合并”工具栏进行设置，这是书上所讲的操作步骤，但实际操作起来，我觉得应该先调出工具栏再来创建主文档，通常邮件合并后的文档是“普通文档”，那么先写固定的内容，或是“设置文档类型”，谁先谁后都无所谓，但是如果合并后的文档要设置成“信封”或者是“标签”，这时就需要先设置文档类型，否则你输入了内容，再来选文档类型是“标签”，那么你先输入的内容将被覆盖。这次实习是要同学们利用“邮件合并”生成学生成绩单操作，由于成绩单的内容较少，设置成“标签”的文档类型比较好，所以要先调出“邮件合并”工具栏，设置了文档类型后，再输入固定内容，这样就没有问题了。同学们接着点击工具栏上的“打开数据源”，选择刚才建立的表格，将数据源中的各个项（域名）插入到主文档的相应位置，最后点击“合并到新文档”按钮，但是这时产生的新文档中一页纸只有一个“标签”，并没有按设计的有4个“标签”，这是因为做好一个标签后，还需点击“邮件合并”工具栏上的“扩散标签”按钮，这样才能在其它的标签里填充相应的内容。这些操作在课本上都没有讲，所以需要在实际中操作才能掌握。
2 Excel的应用实习指导
Excel作为电子表格的优秀软件，它的工作是熟练应用函数、排序、筛选、图表等内容，这次实习主要是利用一个成绩表来完成求加权平均分，排名次，求最高、最低分等内容，这就涉及到函数的输入及数据管理方面的内容。其中对排名次可利用先“排序”后填充名次来完成，也可利用rank函数直接求出名次，输入函数时，如果比较熟练可直接在编辑栏中写出公式，不熟练的可调出相应函数的对话框，根据提示在文本框中选择对象输入。将加权平均分是80分以上及英语成绩是90分的学生选出来就需要用到“高级筛选”的操作。所谓“筛选”也就是数据库中关系运算的选择操作，有些学生操作起来还是有问题，操作步骤不太清楚，特别对于“高级筛选”的操作，我在课堂上反复强调演示，但学生一旦自己操作时又忘记了。所以在实习中需要对学生加强一些指导，我总结的规律是，先复制需要作为条件的列表名（字段名）到空白处，这样可避免手工输入列表名时出错，输入条件时，运算符一定要在英文状态下输入，有很多同学输入的运算符都是中文的标点符号，这样参与运算肯定出不来结果。另外，如果要将筛选结果放在哪个工作表中，在筛选前，就要定位在那个工作表中，否则选择在其它的表空白处放置筛选结果时，就会弹出“只能复制筛选过后数据到活动工作表”的警告对话框。
Excel对于表格的处理是非常方便的，一些简单的统计操作可以很快的完成，所以学习好这个软件对于今天实际的应用大有好处。这次实习根据一个综合应用来汇总各种独立的知识点对学生处理各类电子表格的问题有好处，能使学生尽量做到举一反三，融会贯通。
3 PowerPoint的应用实习指导
PowerPoint这款软件主要应用于演讲和产品演示方面。主要操作是环绕一个主题来组织幻灯片，要求有文字和图片，布局合理，详略得当，再加入一些动画效果，这次实习主要围绕“节能减排，低碳生活”这个主题来写一个演讲稿。对于幻灯片初学者来说最简单的操作是利用“向导”，几步就可完成一个专业的PPT，只需要改动和补充一些内容就可以了，但是“向导”产生的幻灯片比较死板，所以一般情况下还是利用空白的模板添加内容，再利用设计模板完成相应的操作，也可自己制作相应的母版或改变背景和配色方案来完成幻灯片。幻灯片里面的色彩搭配非常重要，我总结了两个规律，一个是避免使用过多的颜色，色彩过于丰富显得比较混乱。二是字体颜色和背景色要协调，对比要强烈，背景和字体颜色不要选相近的颜色。幻灯片的布局也比较重要，文字内容不要太多，尽量做到简单明了，图文动画搭配合理。有个同学想在里面加入一些音乐，但每次只能在一张幻灯片中加音乐，到下一张幻灯片中就停止播放了，它试了几次都不能在后面幻灯片中进行播放，后来在我的指导下终于正确的设置了播放结束的幻灯片，操作步骤是先点击播放喇叭的图片，在右边任务窗格中选“自定义动画”，点击这首乐曲的下拉箭头下的“效果选项”，在“停止播放”下“在X张幻灯片后”，这里X就是你的所需停止播放的幻灯片页码，这样乐曲就可一直播放到你设置的那张幻灯片为止。
PowerPoint操作说简单也比较简单，但要设计一个好的幻灯片却不是一件容易的事，需要耗费大量的精力，但是有了正确的方法指导，做起来也是一件有趣的事情。
4 合并各个文档的实习指导
完成上述内容后，需要将内容组合成一个Word文档打印出来交给老师评阅，这项内容又要利用到Word的 “长文档”的相关知识，将各个文档插入进来。其中插入刚才所做的Word文档，可利用“插入”菜单里的“文件”命令来完成，这里就相当于复制原文件的内容到新文档中，也可在“大纲”视图下点击“插入子文档”命令来完成。这时插入的子文档能保持自己的页码。
插入的Excel文档时，必须利用“插入”菜单里“对象”命令来完成，选择“由文件创建”选项卡来打开Excel文档，可钩选“链接到文件”这一选项，这是以连接的方式插入Excel文件，可以节省文件的存储空间，但在Word文档中只能显示第一张工作表的内容，不钩选这一项，则是将整个Excel文档插入到Word文档中，可通过右键选择不同的工作表显示在Word文档中，如果有多张工作表则选择这种方式来插入。注意排版时Excel工作表需要调整显示大小，从而保证它能完整地显示在Word文档的页面中。
要将PowerPower文档放入Word中则有如下三种方法，方法之一是将每个PPT幻灯片截图，然后依次插入到Word中，这种方法笨一点，操作起来比较麻烦，如果幻灯片张数比较多就不建议这么做。第二种方法是将PPT幻灯片打印输出为一个图片类型的文件，只需选择“打印”操作，将打印机设为“Microsoft Office Document Image Writer”，以讲义的形式打印多张幻灯片为一张图片。然后将这张图片整个插入到Word文档中。这里要注意每次打印时它只能产生一张图片，如果幻灯片较多，则需要选择打印范围，依次产生所需幻灯片的图片插入到Word中。第三种方法需要安装两个软件，首先安装pdfFactory，它是一个无须Acrobat创建AdobePDF文件的打印机驱动程序，可将任何打印文档转换为PDF文件。在打印PPT文档时，选择打印机是pdfFactory，就将PPT文档转化为PDF文件。再安装Solid Convert PDF这个软件，它将PDF变为Word文档，然后插入到前面合并的Word文档中即可。
5 结论
通过对微机应用实习的指导，学生基本掌握了Office三大组件的应用，能完成一般的日常操作，为今后的日常工作和学习打下了坚实的基础，学生通过这次实习收获很多，将平时书本上的知识终于应用到实践中去了感到很快乐，就如孔子所说“学而时习之，不亦说乎？”，这里的“习”就是“实践、练习、实行”的意思。学习到的东西，在适当的时机，被用上了，不是很快乐吗？
参考文献：
[1] 杜有福.大学计算机基础教程[M]. 科学出版社.
[2] 杜有福.大学计算机基础实践教程[M]. 科学出版社.
[3] 李秀，姚瑞霞.计算机文化基础[M]. 清华大学出版社.